วิธีจัดการการทำงานแบบกระจายตัวด้วย Dropbox Spaces

ตัวอย่างข้อเสนอของลูกค้าที่สร้างขึ้นด้วย Dropbox Spaces

ก่อนเกิดโควิด-19 เรื่องที่เครียดที่สุดในแต่ละวันของคุณอาจเป็นการเดินทางฝ่ารถติดไปยังสำนักงานที่ตั้งอยู่อีกฟากของเมือง ส่วนตอนนี้คุณต้องเผชิญกับความโกลาหลที่ไม่สามารถคาดเดาได้ ข่าวคราวก็น่ากังวลใจ แถมยังต้องวุ่นวายเรียนรู้วิธีการทำงานใหม่ทั้งหมดจากที่บ้านโดยไม่มีเพื่อนร่วมทีมคอยช่วยเหลือ

คุณอาจมีประสบการณ์ในการทำงานทางไกลอยู่แล้วและคุ้นเคยกับการทำงานที่บ้านเป็นครั้งคราว แต่ก็คงไม่เหมือนกับกรณีที่ทีมทั้งทีมต้องงดเข้าสำนักงานอย่างไม่มีกำหนด

เมื่อต้นเดือนนี้ Chris Marsh ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยของ 451 Research ซึ่งเป็นหน่วยงานหนึ่งของ S&P Global Market Intelligence ได้พูดถึงความแตกต่างที่สำคัญ ระหว่างการทำงานทางไกลกับการทำงานแบบกระจายตัว เขาพูดถึงกรณีที่บริษัทที่เพิ่งเริ่มทำงานแบบกระจายตัวมักจะพึ่งพาการสื่อสารแบบเรียลไทม์มากเกินไป เช่น แชทและการประชุมทางวิดีโอ เพราะขาดระบบที่ดีในการจัดระเบียบงาน

ก่อนที่โรคระบาดจะทำให้ชีวิตเราพลิกผันและเปลี่ยนวิธีการทำงานของเราในชั่วพริบตา เราใช้เวลาไปมากกับการสลับไปมาระหว่างอีเมล การสนทนาแชท การอัปเดตสถานะ เอกสารบนคลาวด์ และไฟล์ต่างๆ ทำให้ติดตามรายละเอียดทั้งหมดได้ยาก และภายในแต่ละช่องทางเหล่านั้น คุณจะได้รับมุมมองตามลำดับเวลาของการแลกเปลี่ยนกับสมาชิกในทีมเพียงไม่กี่คน 

จบลงด้วยการสร้างไซโลที่ไม่มีที่สิ้นสุด ทำให้การดูบริบทภายในเครือข่ายของคุณและโครงการของคุณทั่วทั้งองค์กรเป็นไปได้ยาก ปัญหาเหล่านี้มีแต่จะเพิ่มพูนขึ้นในสภาพการทำงานแบบกระจายตัวรูปแบบใหม่ของเรา และยังเป็นปัญหาที่เรากำลังพยายามแก้ไขด้วยการสร้างพื้นที่งานที่ชาญฉลาด

การใช้ Spaces ทำให้คุณสามารถมีระบบองค์กรเพียงระบบเดียวแทนที่จะต้องมีหลายๆ ระบบ และสามารถค้นหาไฟล์ประเภทต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ขณะนี้ที่ทีมต่างๆ ทั่วโลกต้องปรับตัวเข้ากับการย้ายสถานที่และการขาดการติดต่อกันเพราะการทำงานจากที่บ้าน การสื่อสารและการทำงานร่วมกันจึงยากขึ้นไปอีก วันนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าทีมแบบกระจายตัวของคุณสามารถใช้ Dropbox Spaces เพื่อลดความสับสนวุ่นวายและจัดระเบียบการทำงานอีกครั้งโดยการสร้างบริบทและปรับปรุงการมองเห็นได้อย่างไร

จัดระเบียบข้อมูลสำหรับงานของคุณทั้งหมด 

เมื่อไฟล์ โฟลเดอร์ และเอกสารทั้งหมดของคุณกระจัดกระจายอยู่ในหลายๆ แอป คุณก็จะลืมได้ง่ายๆ ว่าจะไปหาสิ่งที่คุณต้องการได้จากที่ไหน โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ที่เอกสารและบันทึกช่วยจำเพิ่มจำนวนขึ้นรวดเร็วกว่าที่เคย 

เมื่อเนื้อหาทั้งหมดนั้นอยู่ในเครื่องมือแบบประสานเวลาและไม่ประสานเวลาปะปนกัน ก็ยิ่งทำให้ซับซ้อนขึ้นไปอีก คุณอาจจำชื่อไฟล์หรืออย่างน้อยก็หัวข้อได้ แต่ถ้าคุณจำไม่ได้ว่าไฟล์นั้นส่งเป็นสิ่งที่แนบมาในอีเมล ข้อความ Slack หรือลิงค์แชท Zoom คุณก็ต้องไปค้นหาในทุกๆ ที่ซ้ำๆ และใช้เวลามากเกินไปในการเข้าออกจากเวิร์กโฟลว์ที่กระจัดกระจายเหล่านี้เพียงเพื่อหาไฟล์เดียว

แต่ Spaces ทำให้คุณสามารถเก็บเนื้อหาทุกประเภทไว้ในที่เดียวกันได้ คุณจึงมีระบบสำหรับจัดระเบียบงานทั้งหมดของคุณแค่เพียงระบบเดียว ไฟล์ PDF และ Photoshop สามารถอยู่ร่วมกับเอกสารบนคลาวด์ เช่น ไฟล์ Google Docs หรือ Figma ใน Spaces ไฟล์บนฮาร์ดไดรฟ์และเอกสารบนคลาวด์จะไม่ใช่โลกที่แยกจากกันอีกต่อไป ไฟล์เหล่านั้นสามารถเข้าถึงได้ในที่เดียวกัน ทำให้คุณสามารถมีระบบองค์กรเพียงระบบเดียวแทนที่จะต้องมีหลายๆ ระบบ และสามารถค้นหาไฟล์ประเภทต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ถาดจะแสดงเอกสารล่าสุดที่คุณเข้าไปทำงาน รวมทั้งเนื้อหาที่แนะนำซึ่งคุณอาจต้องใช้สำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้นโดยรวมทั้งหมดไว้ในที่เดียว

สร้างความสอดคล้องให้เนื้อหา

การใช้การสนทนาแชท ชุดอีเมล วิดีโอคอลเป็นวิธีหลักในการสื่อสารเรื่องงานจะก่อให้เกิดปัญหาเรื่องความสอดคล้อง เป้าหมายของโครงการและข้อคิดเห็นเกี่ยวกับความคืบหน้าต่างแยกออกจากงานจริง ซึ่งทำให้เกิดความสับสน ความเข้าใจผิด และความคลาดเคลื่อน

ทุกคนต่างมีวิธีการทำงานของตัวเอง บางคนชอบการสนทนาทางอีเมลเพราะค้นหาได้ง่าย บางคนชอบได้รับคำตอบอย่างรวดเร็วในแชทบน Slack แต่ยิ่งคุณมีคนในทีมมากเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องตรวจสอบช่องทางและต้องทำงานมากขึ้นเพื่อรวบรวมบทสนทนามากมายเกี่ยวกับโครงการของคุณ 

ลองนึกภาพว่ามีเพียง Space เดียวที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของโครงการ แทนที่จะโต้ตอบแยกกันตามการสื่อสารเกี่ยวกับโครงการ การโต้ตอบจะเกิดขึ้นในบริบทของงาน ภาพรวมของโครงการและลำดับเวลาสามารถดูถัดจากเนื้อหาได้เลย คุณจึงสามารถเข้าใจขอบเขตของโครงการและวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดียิ่งขึ้น

แนวคิดนี้คือเหตุผลที่คุณควรใช้ Spaces การเชื่อมโยงผู้คนและเนื้อหาเข้าไว้ในที่เดียวกันทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคนที่เหมาะสมจะทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับโครงการ และทุกคนในทีมจะมีข้อมูลที่จำเป็นเพื่อการร่วมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ  

เมื่อคุณอยู่ใน Space ที่กำหนดขอบเขตกลยุทธ์ของโครงการและกำหนดเวลาส่งงาน การมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม ติดตามความคืบหน้า และดูความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาก็เป็นเรื่องง่าย ทำทั้งหมดได้ในที่เดียว

จัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การทำงานเป็นทีมแบบกระจายตัวอาจนำไปสู่การแจ้งเตือนมากจนเกินไป เมื่อทีมของคุณใช้เครื่องมือแบบเรียลไทม์อย่างการแชทเป็นพื้นฐานในการทำงาน คุณจะได้รับการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง และคุณเองก็ไม่อยากจะเสียมารยาท จึงต้องรีบตอบกลับทันที ทำให้ยากที่จะโฟกัสกับงานที่สำคัญของคุณ 

นอกจากนี้ยังทำให้ประสิทธิภาพของทั้งทีมของคุณลดลงและทำให้ความคืบหน้าช้าลง เคยอยู่ในการประชุม Zoom แล้วลืมปิดการแจ้งเตือน Slack ไหม ระหว่างการประชุม คุณจะได้ยินการแจ้งเตือนและเหลือบมองการแจ้งเตือนนั้นทันที ป้ายสีแดงหายไปเพราะคุณดูข้อความนั้นแล้ว แต่หลังจากที่คุณหันมาสนใจการประชุม คุณก็จะลืมไปเลยว่าได้รับข้อความใน Slack สองวันต่อมาเพื่อนร่วมทีมของคุณก็มาเตือนคุณว่าเธอยังคงรอให้คุณตัดสินใจในโครงการนั้นอยู่ นำสถานการณ์นี้ไปคูณกับทุกคนที่คุณทำงานด้วย ผลที่ได้ก็คือการทำงานที่ติดขัดทั่วทั้งองค์กรเพียงเพราะปัญหาการลืมคำถามที่เพื่อนร่วมงานถาม 

Dropbox ได้รับการออกแบบมาตามการทำงาน ไม่ใช่ตามการสนทนาเกี่ยวกับงาน ให้คุณสามารถตอบกลับความคิดเห็นในเวลาที่คุณพร้อม วิธีนี้ช่วยให้คุณและทีมมีพื้นที่ทำงานและรวบรวมความคิดก่อน และไม่ต้องรีบร้อนจัดประชุมเพิ่มเติมให้เปลืองเวลาในปฏิทิน 

ดังที่ Daniel Kahneman กล่าวไว้ใน Thinking Fast and Slow หลายๆ คนถนัดที่จะค่อยๆ คิดอย่างรอบคอบมากกว่าที่จะสนทนาโต้ตอบแบบเรียลไทม์ เมื่อคุณสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเนื้อหาภายในบริบทของภาพรวมโครงการได้ คุณจะสามารถประหยัดเวลาที่คุณใช้ในการสนทนาและการประชุมเพื่อพยายามอธิบายบริบทให้กระจ่าง ช่วยให้คุณใช้เวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดผลมากขึ้น

ลดความยุ่งยาก

เมื่อทีมของเราเปลี่ยนไปทำงานแบบกระจายตัว ส่วนใหญ่ก็ทิ้งจอมอนิเตอร์ขนาดใหญ่ไว้ที่ทำงานและนำแล็ปท็อปกลับบ้าน ซึ่งเป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผลเนื่องจากเราไม่รู้ว่าการทำงานที่บ้าน (WFH) อาจเป็นความปกติใหม่ของเรา ตอนนี้เราได้ทำงานในลักษณะนี้มาหลายสัปดาห์แล้ว ทำให้เราเห็นได้ว่าการทำงานเมื่อต้องสลับแอปไปมาบนหน้าจอขนาด 13 นิ้วนั้นทำให้ความคิดเราสะดุด

การเปลี่ยนสภาพการทำงานจากการสร้างเนื้อหามาเป็นการสื่อสารก็ยากเพียงพอแล้ว แต่ก็ยิ่งยากขึ้นไปอีกเมื่อคุณต้องเพ่งตาดูหน้าต่างเล็กๆ ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการผสานการทำงานของเครื่องมือทั้งหมดที่คุณใช้ Spaces จึงได้รวบรวม Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign และเครื่องมืออื่นๆ มากมายที่คุณวางใจไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว ซึ่งช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นในที่เดียว แทนที่จะต้องกลับไปกลับมายังโปรแกรมต่างๆ

แอนิเมชั่นของไฟล์ที่แนบมาที่แนะนำสำหรับปฏิทินใน Dropbox

4 วิธีในการใช้ Dropbox Spaces เพื่อลดความยุ่งยาก ได้แก่

  • แนบไฟล์สำหรับการประชุม Zoom ที่กำลังจะมีขึ้นให้พร้อมเมื่อคุณเข้าร่วม
  • แชทเกี่ยวกับเอกสารผ่าน Slack จากเอกสาร 
  • แนบไฟล์ไปยังบอร์ด Trello
  • ส่งสัญญาหรือเอกสารเพื่อลงนามโดยใช้ HelloSign

แม้หลังจากวิกฤตโควิด-19 ได้สิ้นสุดลง วิธีการทำงานของเราก็ยังจะพัฒนาต่อไปให้ลื่นไหลและคล่องตัวมากขึ้น และเนื่องจากผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ทำงานผ่านช่องทางต่างๆ บนอุปกรณ์หลายเครื่อง การมีพื้นที่ทำงานแบบรวมเป็นหนึ่งเดียวจึงสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำให้ทีมมีความเข้าใจตรงกัน

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมโปรดอ่านบทแนะนำ Spaces Dropbox หรือไปที่ศูนย์ความช่วยเหลือของเราเพื่อดูภาพรวมสั้นๆ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Spaces และทุกสิ่งที่ Dropbox มีให้กับธุรกิจของคุณ

ติดต่อ Dropbox