การทำงานจากที่บ้านอาจมีข้อดีและข้อเสียปะปนกันไป แน่นอนว่าคุณจะมีความยืดหยุ่นและความสะดวกสบายมากขึ้น แต่คุณก็ยังต้องเผชิญกับสิ่งรบกวนสมาธิ หรือการกำหนดขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตที่บ้าน
เมื่อการทำงานจากระยะไกลทำให้คุณทำงานได้อย่างไม่เต็มประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ ในเรื่องทัศนคติ วิธีการ หรือเพียงแค่ปรับเปลี่ยนอุปกรณ์เครื่องมือทางเทคนิคก็สามารถสร้างความแตกต่างได้มาก
ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมใช่ไหม เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญของเราจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากการทำงานจากระยะไกลหรือจากที่บ้าน
มาดูที่เคล็ดลับกันเลย
- สร้างกิจวัตรประจำวันขึ้นมา และทำตามอย่างเคร่งครัด!
- สื่อสารกับทีมของคุณ
- หาเครื่องมือที่ดีที่สุดมาใช้
- แยกชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวออกจากกัน
- ทดลองใช้เวิร์กโฟลว์หลายๆ แบบ
- อย่ามองข้ามเรื่องสุขภาพกายและสุขภาพจิต
- ฝึกฝนมารยาทในการประชุมทางวิดีโอที่ดี
การทำงานจากระยะไกลจะดำเนินต่อไป
ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือจ้างคนที่ทำงานในรูปแบบนี้ การทำงานจากระยะไกลหรือการทำงานแบบไฮบริดก็จะไม่หายไปไหน การวิจัยจาก OwlLabs แสดงให้เห็นว่าความสนใจในการทำงานจากระยะไกลเพิ่มขึ้น 24% จากปี 2021 ถึง 2022
ทำไมกันล่ะ
คำตอบง่ายมาก ก็เพราะผู้คนต้องการความยืดหยุ่น
ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่จะเห็นว่าการวิจัยเพิ่มเติมจาก Statista แสดงให้เห็นว่าผู้คน 67% ต้องการเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่น, 62% ชอบสถานที่ทำงานที่ยืดหยุ่นมากกว่า และ 59% อยากที่จะลดเวลาในการเดินทางไปทำงานของตนเองลง
ประโยชน์ของการทำงานจากระยะไกลมีอะไรบ้าง
ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลแบบ 100%, เป็นเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียวที่ดำเนินกิจการจากที่บ้าน หรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมแบบไฮบริด คุณจะได้รับประโยชน์จากสิ่งต่อไปนี้
- ความยืดหยุ่น ทั้งในแง่สถานที่และวิธีการในการทำงานของคุณ
- การใช้เวลาเดินทางน้อยหรือการไม่ต้องเดินทาง การวิจัยของ OwlLabs บอกว่าคุณจะประหยัดเงินได้โดยเฉลี่ย $15 ต่อวัน
- สิ่งรบกวนสมาธิน้อยลงและมีสมาธิดีขึ้น ผู้คน 62% รู้สึกว่าตนมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นจากข้อดีนี้
- ประโยชน์ทางการเงิน (สำหรับบางคน)
- ได้รับโอกาสทางอาชีพในสถานที่ต่างๆ ทั่วประเทศมากขึ้น
อุปสรรคของการทำงานจากระยะไกลมีอะไรบ้าง
พนักงานที่ทำงานจากระยะไกลอาจรู้สึกเขินอายที่ต้องยอมรับว่ามีอุปสรรคบางประการอยู่ ถึงแม้การทำงานรูปแบบนี้จะค่อนข้างทันสมัย แต่นี่คือเหตุผลว่าทำไมหลายคนถึงคิดว่าการทำงานจากระยะไกลนั้นเป็นเรื่องยาก
- ความล้มเหลวในการสื่อสาร
- การแสดงบริบทในการสื่อสารต่อหน้าและภาษากาย
- ความรู้สึกเหงาและโดดเดี่ยว
โชคดีที่มีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานบนระบบคลาวด์อย่าง Dropbox เราจึงสามารถเอาชนะอุปสรรคมากมายเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย
7 สุดยอดเคล็ดลับในการทำงานจากระยะไกล
โปรดนึกถึงประเด็นเหล่านี้อยู่เสมอเพื่อให้สามารถทำงานที่บ้าน ทำงานจากระยะไกล หรือทำงานจากที่อื่นๆ ได้อย่างประสบความสำเร็จมากขึ้น
1. สร้างกิจวัตรประจำวันขึ้นมา และทำตามอย่างเคร่งครัด!
ตื่นนอน แต่งตัวไปทำงาน และวางแผนวันของคุณ พยายามหลีกเลี่ยงการวางแผนที่ละเอียดเกินไปอย่างทุกนาทีในแต่ละวัน แต่ให้นำเคล็ดลับต่อไปนี้ไปปฏิบัติเพื่อสร้างลักษณะนิสัยที่ดี
- ป้องกันไม่ให้เกิดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจด้วยการสร้างกิจวัตร “เตรียมตัวให้พร้อม” ในตอนเช้า แล้วปฏิบัติตามให้ได้แบบเป๊ะๆ
- เลือกจุดโฟกัสหลักสำหรับวันทำงาน เป้าหมายกว้างๆ หนึ่งหรือสองเป้าหมายย่อมดีกว่าเป้าหมายหลายๆ อย่างที่มากเกินไป
- จัดระเบียบปฏิทินของคุณ รวมถึงช่วงพักกลางวัน การประชุม และการนัดหมาย และยังรวมถึงช่วงพักระหว่างทำงานปกติที่คุณใช้ผ่อนคลายระหว่างวันด้วย
แต่คุณจะคอยติดตามและจัดการทุกสิ่งได้อย่างไร ให้หาเครื่องมือต่างๆ มาใช้เพื่อช่วยให้ตัวคุณทำทุกอย่างได้ตามแผน วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว เช่น รายการสิ่งที่ต้องทำและปฏิทินสำหรับกิจวัตรประจำวันของคุณ ก็ทำได้ง่ายๆ ด้วย Dropbox Paper
“สิ่งสำคัญไม่ใช่การจัดลำดับความสำคัญให้กับสิ่งที่อยู่ในตารางเวลา แต่คือการจัดตารางเวลาให้กับลำดับความสำคัญเหล่านั้น”
- Stephen Covey
2. สื่อสารกับทีมของคุณ
เคล็ดลับที่ดีคือจัดให้มีการประชุมทีมเป็นประจำทุกเช้าเพื่อเช็คอินและทักทายกัน ส่วนเคล็ดลับอื่นๆ เพื่อการสื่อสารระยะไกลที่ดียิ่งขึ้น ได้แก่
- ส่งข้อความวิดีโอหรือการบันทึกหน้าจอ ซึ่งจะทำให้คุณสื่อสารได้ดีกว่าการใช้การสื่อสารแบบเป็นข้อความ
- กำหนดให้มีการประชุมรายสัปดาห์เพื่อพูดคุยกันในเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงาน ซึ่งเป็นเคล็ดลับที่ดีสำหรับผู้จัดการ
- ลองใช้ชุดเครื่องมือที่เน้นรูปแบบเสมือนของเรา ซึ่งจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
หากคุณจัดการด้านการสื่อสารได้อย่างอยู่หมัดแล้ว คุณก็จะสามารถผสานรวมเครื่องมือโปรดของคุณเข้ากับ Dropbox ได้ เรียกดูการผสานการทำงานแอปของเราสำหรับ Slack, Google Workspace, Zoom และอื่นๆ
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยความเอาใจใส่และการทำงานเป็นทีมอย่างสม่ำเสมอ เรียนรู้เพิ่มเติมได้ใน “นิสัยการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพและวิธีการสร้างนิสัยเหล่านั้น”
3. หาเครื่องมือที่จับต้องได้จริงและเครื่องมือดิจิทัลที่ดีที่สุดมาใช้
เมื่อทำงานจากระยะไกล คุณอาจได้ทำงานบนเครื่องบิน บนรถไฟ หรือในสถานที่อื่นๆ ดังนั้นการทำงานระหว่างเดินทางจึงมีความสำคัญไม่แพ้ที่บ้าน ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องมือการทำงานที่บ้านหรือแบบเคลื่อนที่ให้ดียิ่งขึ้น
- ใช้เฉพาะเครื่องมือที่คุณต้องการและหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงรกรุงรัง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการพื้นที่หรือกำลังเดินทาง
- จัดหาเทคโนโลยีที่ช่วยป้องกันสิ่งรบกวนสมาธิขณะเดินทาง ซึ่งอาจรวมถึงหูฟังตัดเสียงรบกวนและอุปกรณ์อื่นๆ
- อย่าละเลยเครื่องมือดิจิทัลที่อาจเกิดความเกะกะได้ คอยตรวจสอบให้ชุดเครื่องมือของคุณมีประโยชน์ ใช้งานร่วมกันได้ และทันสมัยอยู่เสมอ
เครื่องมือที่จับต้องได้จริงจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณกำลังทำอยู่ สำหรับเครื่องมือดิจิทัล โปรดดูคุณสมบัติของ Dropbox ซึ่งทั้งทรงพลังและสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก
4. แยกชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณออกจากกัน
ขั้นแรก ให้สร้างกฎเกณฑ์พื้นฐานร่วมกับผู้ที่อยู่ในสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ เช่น คู่รักหรือเพื่อนร่วมห้อง เมื่อมีกฎเกณฑ์แล้ว คุณยังสามารถลองทำสิ่งต่อไปนี้เพื่อสร้างสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวให้ดียิ่งขึ้น
- กำหนดเวลาเริ่มงาน (และเลิกงาน) ให้กับวันทำงานของคุณ แม้ว่าคุณอาจจะอยากตอบกลับคำขอเรื่องงานเมื่อคุณอยู่ที่บ้าน แต่เวลาเลิกงานที่แน่นอนจะช่วยสร้างช่วงเวลาสิ้นสุดวันทำงานที่ชัดเจน
- อย่า “ทำงานอยู่ตลอดเวลา” ซึ่งนี่เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำควรทำเพื่อกำหนดความคาดหวังที่มีต่อทีมของตน และจะช่วยลดความตึงเครียดหรือความกดดันนอกเวลาทำงาน
- หลีกเลี่ยงการแจ้งเตือนทางมือถือ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที การแจ้งเตือนเหล่านี้อาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวกลายเป็นสิ่งที่ไม่ชัดเจนเอาเสียเลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานจากที่บ้าน!
การใช้แนวความคิดแบบจัดแบ่งสิ่งต่างๆ ให้แยกออกจากกันเป็นส่วนๆ จะช่วยคุณได้ ดังนั้นให้ใช้สามัญสำนึกในการดำเนินการ บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox สามารถช่วยเก็บไฟล์งานและไฟล์ส่วนตัวแยกกันในขณะที่ทำงานจากระยะไกลได้
5. พัฒนาปรับเปลี่ยนหรือทดลองหลายๆ อย่างเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
การทดลองใช้วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานถือเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณเริ่มทำงานจากระยะไกลเป็นครั้งแรก หากทำงานจากที่บ้าน ให้ลองพิจารณาสิ่งต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- ลงมือทำงานที่ยากและงานที่ง่ายในเวลาที่เหมาะสม การเริ่มต้นทำสิ่งที่ท้าทายในตอนที่ยังไม่มีอารมณ์นั้นไร้ประโยชน์ ดังนั้นให้เก็บงานธรรมดาซ้ำซากไว้ทำในช่วงที่ชิลๆ
- พัฒนาปรับเปลี่ยนการสื่อสาร ซึ่งอาจทำให้วิธีการทำงานของคุณมีชีวิตชีวาขึ้น และอาจมอบวิธีที่ดีกว่าให้กับคุณได้ ลองส่งข้อความวิดีโอแทนอีเมลฉบับถัดไป แล้วดูว่าผลลัพธ์จะออกมาเป็นอย่างไร
- ใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมลง่ายๆ หรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อใช้ช่วงเวลาที่ไม่มีค่อยมีกระจิตกระใจจะทำงานให้เป็นประโยชน์ และหลีกเลี่ยงรูปแบบการติดต่อที่รบกวนสมาธิ
อุปกรณ์เครื่องมือการทำงานจากระยะไกลของคุณเป็นสิ่งที่ทำอย่างไรก็คงไม่สมบูรณ์แบบ ดังนั้น การลองใช้อะไรสักอย่างแล้วเปลี่ยนกลับถ้าไม่ได้ผลก็คงไม่เสียหาย ให้กล้าและอยากรู้อยากลองสิ่งใหม่ๆ เข้าไว้
Dropbox Capture เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เช่น การแคปเจอร์ภาพวิดีโอหรือภาพหน้าจอ ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและพัฒนารูปแบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
6. ให้ความสำคัญกับการรักษาสุขภาพกายและสุขภาพจิต
มีหลายสิ่งง่ายๆ ที่คุณสามารถทำได้ในทุกสถานการณ์เพื่อให้สามารถทำงานได้โดยรักษาสุขภาพไปด้วย ลองใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อให้สมองและร่างกายทำงานได้ดียิ่งขึ้น
- ยืดแขนขาและกล้ามเนื้อ ซึ่งจะทำให้เลือดที่มีออกซิเจนไหลเวียนได้สะดวกและหลีกเลี่ยงอาการปวดเมื่อย ตะคริว หรือความเจ็บปวดที่เกิดจากการนั่งทำงานได้
- ดื่มน้ำให้เพียงพออยู่เสมอ อย่าลืมดื่มน้ำเพื่อให้จิตใจและร่างกายของคุณตื่นตัว พยายามหลีกเลี่ยงการดื่มน้ำอัดลมหรือเครื่องดื่มที่มีคาเฟอีนมากเกินไปจนอาจทำให้คุณขาดน้ำ
- อย่าทำงานในชุดนอน ชุดลำลอง หรือชุดอะไรก็ตามที่สบายสุดๆ หากคุณสวมเสื้อผ้าแบบเดียวกับที่คุณพักผ่อนหรือนอน เสื้อผ้าดังกล่าวอาจก่อให้เกิดความรู้สึกผ่อนคลาย ซึ่งจะส่งผลต่อแนวทางการทำงานของคุณ
เช่นเดียวกับสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจากระยะไกล สิ่งสำคัญคือการสร้างสมดุลที่เหมาะสม ให้คำนึงไว้ว่าคุณจะมีทั้งวันที่ดีและวันที่แย่ แต่หากมีนิสัยที่ดีต่อสุขภาพก็จะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
“สุขภาพจิต…ไม่ใช่เรื่องผลลัพธ์ปลายทาง แต่เป็นกระบวนการ เป็นสิ่งที่ขึ้นอยู่กับวิธีการดูแล ไม่ใช่ว่าคุณตั้งเป้าหมายไว้เป็นอย่างไร” — ดร. Noam Shpancer
7. ฝึกฝนมารยาทในการประชุมทางวิดีโอที่ดี
คนส่วนใหญ่เคยมีประสบการณ์เปิดไมโครโฟนหรือกล้องทิ้งไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งไม่ใช่เรื่องสนุกเลย ลองทำขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้การประชุมทางวิดีโอประสบความสำเร็จมากขึ้น
- ให้คอยจับตาดูสัญญาณในการสื่อสารแบบภาพและเสียง เมื่อคุณประชุมจากระยะไกล คุณสามารถมองหาสัญญาณทางใบหน้าหรือน้ำเสียงที่อาจส่งสัญญาณว่านั่นเป็นคำถาม ความไม่เห็นด้วย และคำตอบได้
- เปิดกล้องไว้เสมอในระหว่างการวิดีโอคอล ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังรับฟังและตั้งใจ สิ่งนี้ถือเป็นพื้นฐานของการประชุมผ่านวิดีโอ
- อย่าทำงานอย่างอื่นระหว่างอยู่ในสายการประชุม เช่น พิมพ์เอกสาร เปิดดูหน้าต่างอื่น หรือทำอย่างอื่น การทำเช่นนี้นั้นไม่สุภาพและเป็นมารยาทการประชุมที่ไม่ดี
มารยาทในการประชุมทางวิดีโอมีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เช่นเดียวกับการมีปฏิสัมพันธ์แบบต่อหน้าหรือทางดิจิทัลส่วนใหญ่ สิ่งสำคัญคือต้องรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาทในการประชุมทางวิดีโอที่ดี
ช่วยให้การทำงานจากระยะไกลประสบความสำเร็จด้วย Dropbox
ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือไม่ คุณก็สามารถเตรียมตัวให้มุ่งสู่ความสำเร็จได้ด้วย Dropbox
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลของเราจะมอบโซลูชันที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน เป็นระเบียบ และปลอดภัยเพื่อนำไปสู่การทำงานและการเติบโตทางธุรกิจ