Sept conseils pour travailler à distance

Travailler à domicile n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Bien sûr, vous bénéficiez d’une plus grande flexibilité et du confort de la maison, mais vous devez également faire face à certaines distractions, ou alors fixer des limites claires entre vie professionnelle et vie privée.

Si votre façon de travailler à distance n’est pas optimale, un simple changement d’attitude, de méthodologie ou de configuration technique peut faire une énorme différence.

Vous souhaitez en savoir plus? Nos conseils d’experts vous aideront à découvrir les avantages du travail à distance ou à domicile.

Accédez directement aux conseils :

1. Établissez une routine et ne vous en éloignez pas!
2. Communiquer avec l’équipe
3. Munissez‑vous des meilleurs outils
4. Tracez la ligne entre vie privée et vie professionnelle
5. Testez votre processus de travail
6. Ne négligez pas votre santé physique et mentale
7. Respectez les règles de courtoisie pendant les vidéoconférences

Le télétravail n’est pas un phénomène éphémère

Que télétravail soit une réalité pour vous ou pour vos employés, ce type de travail à distance ou hybride n’est pas prêt de disparaître. Une étude menée par OwlLabs démontre que l’intérêt suscité par le télétravail a augmenté de 24 % entre 2021 et 2022.

Pourquoi?

C’est simple : tout le monde recherche la flexibilité.

Il n’est donc pas surprenant de constater que, selon une étude complémentaire de Statista, 67 % des personnes souhaitent des horaires flexibles, 62 % préfèrent un lieu de travail flexible et 59 % ont l’intention de réduire leur temps de déplacement pour se rendre au travail et en revenir.

Quels sont les avantages du télétravail?

Quelle que soit votre situation (travail entièrement à distance, solopreneur travaillant de la maison ou membre d’une équipe hybride), vous profiterez des avantages suivants :

• Flexibilité en termes de lieu de travail et de façon de travailler
• Absence ou réduction du temps de déplacement, ce qui se traduit par une économie de 15 USD par jour en moyenne, selon une étude d’OwlLabs
• Moins de distractions et une meilleure concentration : 62 % des personnes se sentent ainsi plus productives
• Avantage financier, pour certains
• De meilleures opportunités de carrière dans tout le pays
  

Quels sont les défis inhérents au télétravail?

Les personnes qui travaillent à distance n’admettent pas volontiers les difficultés qu’elles doivent affronter. Même si le télétravail est plutôt à la mode, voici pourquoi de nombreuses personnes ont du mal à s’adapter.

• Rupture de communication
• Absence de langage corporel et de repères sociaux physiques
• Sentiment de solitude et d’isolement

Heureusement, grâce aux outils de productivité basés sur le nuage comme Dropbox, la plupart de ces problèmes sont facilement résolus.

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Sept principaux conseils pour travailler à distance

Gardez ces points à l’esprit pour mieux travailler à domicile, à distance ou partout ailleurs.

1. Établissez une routine et ne vous en éloignez pas!

Levez‑vous, habillez‑vous pour le travail et organisez votre journée. Il n’est pas nécessaire de planifier chaque moment de la journée, mais tenez compte des conseils suivants pour prendre de bonnes habitudes :

• Épargnez‑vous des décisions inutiles en créant une routine matinale de préparation et en la suivant à la lettre. 
• Choisissez un objectif principal pour la journée de travail. Un ou deux objectifs généraux valent mieux que plusieurs objectifs vagues.
• Organisez votre agenda en y intégrant les pauses pour le lunch, les réunions et les rendez‑vous, mais aussi les pauses régulières que vous prenez au cours de la journée.

Mais comment faire pour rester au-dessus de la mêlée? Munissez-vous des outils nécessaires pour mener votre travail à bien. Avec Dropbox Paper, il est facile de mettre en œuvre des méthodes de productivité éprouvées, comme les listes de tâches et les calendriers pour votre routine.

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« L’important, ce n’est pas de prioriser ce qui figure sur votre horaire, mais de programmer vos priorités ».

- Stephen Covey

2. Communiquez avec votre équipe

Il est recommandé d’organiser une réunion d’équipe régulière chaque matin pour faire le point et prendre contact. Voici d’autres conseils pour améliorer la communication à distance :

• Envoyez un message vidéo ou une saisie d’écran, une façon beaucoup plus percutante de communiquer que les communications par texte.
• Planifiez des réunions hebdomadaires pour aborder les questions non professionnelles (un conseil précieux pour les gestionnaires).
• Essayez notre boîte à outils Virtual First, qui vous aidera à communiquer plus efficacement.

En matière de communication, vous avez aussi la possibilité d’associer vos outils favoris à Dropbox. Parcourez nos intégrations logicielles avec Slack, Google Workspace, Zoom et autres.

Une communication efficace exige une attention constante et un travail d’équipe. Pour en savoir plus, consultez « Comment instaurer et maintenir de bonnes habitudes de travail en équipe ».

3. Munissez‑vous des meilleurs outils physiques et numériques

Vous pouvez être amené à travailler à bord d’un avion, d’un train ou ailleurs, de sorte que le travail en déplacement est tout aussi important que le travail à la maison. Suivez ces conseils pour mieux aménager votre cadre de travail à domicile ou en déplacement :

• Utilisez uniquement les outils dont vous avez besoin et évitez tout encombrement, ce qui est essentiel si vous avez besoin d’espace ou si vous voyagez.
• Munissez-vous d’équipements technologiques qui vous protègent des distractions pendant vos déplacements, par exemple un casque à réduction de bruit.
• Occupez‑vous aussi des outils numériques : faites en sorte que votre ensemble d’outils soit toujours pertinent, compatible et à jour.

Vos outils physiques varieront en fonction du type de travail que vous effectuez. Concernant les outils numériques, consultez certaines des puissantes fonctionnalités de Dropbox, qui peuvent booster votre productivité.

4. Tracez la ligne entre vie privée et vie professionnelle

Tout d’abord, fixez des règles de base avec les personnes de votre entourage : conjoint(e) ou colocataire. À partir de là, vous pouvez également tester les conseils suivants pour améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée :

• Fixez une heure de fin (et de début) pour votre journée de travail. Même s’il peut être tentant de réagir à la moindre demande professionnelle lorsque vous êtes chez vous, une heure de fin définitive mettra un terme à votre journée de travail.
• Ne soyez pas « toujours disponible ». Il est important pour les dirigeants de définir les attentes envers leur équipe et ainsi réduire la tension ou le stress en dehors des heures de travail.
• Évitez les alertes mobiles, que ce soit par courriel ou par message instantané. Ces alertes peuvent estomper considérablement la frontière entre vie professionnelle et vie privée, surtout si vous travaillez de la maison!

Faites preuve de bon sens et définissez des limites. Le stockage infonuagique Dropbox permet de séparer les fichiers professionnels des fichiers personnels lorsque vous travaillez à distance.

5. Expérimentez et vérifiez vos processus de travail pour améliorer la productivité

Il est essentiel d’expérimenter différentes astuces de productivité lorsque vous commencez à travailler à distance. Suivez les conseils suivants si vous travaillez à domicile :

• Choisissez le bon moment pour traiter les tâches exigeantes et les tâches faciles. Il ne sert à rien de commencer un travail complexe si vous êtes occupé à autre chose : gardez donc toujours les tâches fastidieuses pour les périodes plus calmes.
• Testez différents moyens de communication et voyez si vous pouvez améliorer votre façon de travailler. Essayez par exemple d’envoyer un message vidéo au lieu d’un courriel et regardez le résultat.
• Utilisez la communication asynchrone, comme un simple courriel ou un message instantané, pour combler les périodes non productives et éviter les modes de contact qui perturbent la concentration.

Votre environnement de travail à distance ne sera jamais parfait, il est donc tout à fait justifié d’essayer une configuration et de l’abandonner si elle ne donne pas les résultats escomptés. Faites preuve d’audace et de curiosité dans vos essais de nouveautés.

Dropbox Capture est l’outil parfait pour communiquer de façon asynchrone (par vidéo ou saisie d’écran). Il vous permet de gagner du temps et de développer des méthodes de travail plus productives.

6. Faites de la santé physique et mentale une priorité

Vous pouvez mettre en place des gestes simples pour ne pas délaisser votre santé au travail. Suivez ces conseils pour améliorer votre fonctionnement cérébral et corporel :

• Étirez vos membres et vos muscles afin d’oxygéner votre sang et d’éviter les courbatures, les crampes ou les douleurs provoquées par la position assise.
• Hydratez‑vous régulièrement, buvez de l’eau pour garder un esprit vif et un corps alerte. Essayez d’éviter les sodas ou les boissons contenant de la caféine qui risquent de vous déshydrater.
• Ne travaillez pas en pyjama, en jogging ou dans une tenue trop décontractée. Si vous portez les mêmes vêtements pour la détente que pour le travail, votre état d’esprit et votre motivation risquent de s’en ressentir.

Comme pour tout ce qui concerne le travail à distance, il s’agit de trouver le bon équilibre. Rappelez‑vous qu’il y aura des bons et des mauvais jours, mais des habitudes saines vous permettront de parvenir à de meilleurs résultats. 

« La santé mentale... n’est pas une finalité, mais un processus. Ce qui compte, c’est la façon de conduire, pas la destination. » — Noam Shpancer, PhD

7. Respectez les règles de savoir‑vivre pendant les vidéoconférences

Beaucoup ont déjà fait la désagréable expérience de laisser leur caméra ou leur micro allumé par erreur. Essayez de mettre ces conseils en pratique pour une vidéoconférence réussie :

• Soyez attentif aux signaux visuels et sonores : lors d’une réunion à distance, vous pouvez scruter les signaux faciaux ou vocaux susceptibles de signaler une question ou un désaccord et réagir en conséquence.
• Laissez toujours votre caméra allumée pendant les appels vidéo. Cela montre que vous écoutez et que vous êtes attentif. C’est le principe de base de la vidéoconférence.
• Ne travaillez pas sur autre chose pendant les appels, comme saisir du texte dans un document, ouvrir d’autres fenêtres ou quoi que ce soit d’autre. Ce serait un manque de politesse et une grave entorse aux règles de courtoisie qui régissent les réunions. 

Les règles de courtoisie pendant les vidéoconférences s’élaborent et évoluent au fil du temps, comme la plupart des interactions physiques et numériques. La clé est de démontrer que l’on est présent. En savoir plus sur les règles de courtoisie pendant les vidéoconférences.

Favorisez le télétravail avec Dropbox

Que vous travailliez à distance ou non, vous pouvez mettre toutes les chances de votre côté avec Dropbox. 

Nos outils de productivité et de collaboration à distance offrent une solution simple, organisée et sécurisée pour optimiser votre travail et développer votre activité.