7 wskazówek dotyczących pracy zdalnej

Praca w domu ma wiele aspektów. Z pewnością zyskujesz większą elastyczność i wygodę, ale musisz też radzić sobie z czynnikami rozpraszającymi – lub wyznaczać wyraźne granice między pracą a życiem domowym.

Kiedy nie osiągasz optymalnych wyników podczas pracy zdalnej, ogromną różnicę może zrobić prosta zmiana nastawienia, metodologii lub konfiguracji technicznej.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Nasze specjalistyczne wskazówki pomogą Ci doświadczyć korzyści płynących z pracy zdalnej lub z domu.

Przejdź bezpośrednio do wskazówek:

1. Ustal rutynę i trzymaj się jej
2. Komunikuj się z zespołem
3. Uzbrój się w najlepsze narzędzia
4. Oddziel pracę od życia osobistego
5. Eksperymentuj z przepływem pracy
6. Nie zapominaj o zdrowiu fizycznym i psychicznym
7. Przestrzegaj etykiety spotkań wideo

Praca zdalna zostanie z nami na zawsze

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy zatrudniasz osoby, które to robią – bez cienia wątpliwości praca zdalna lub hybrydowa będzie cieszyć się niesłabnącą popularnością. Badanie przeprowadzone przez OwlLabs wykazało, że zainteresowanie pracą zdalną wzrosło o 24% w latach 2021–2022.

Dlaczego?

Przyczyna jest oczywista: zależy nam na elastyczności.

Nie dziwią więc następujące wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Statista: 67% osób chce elastycznego harmonogramu, 62% preferuje elastyczną lokalizację pracy, a 59% zamierza skrócić czas dojazdu do pracy.

Jakie korzyści płyną z pracy zdalnej?

Niezależnie od tego, czy pracujesz w pełni zdalnie, prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w domu, czy jesteś częścią zespołu hybrydowego, uzyskasz następujące korzyści:

• elastyczność w zakresie miejsca i sposobu pracy;
• krótkie dojazdy do pracy lub całkowite ich wyeliminowanie – według badania OwlLabs zaoszczędzony czas to równowartość średnio 15 USD dziennie;
• mniej czynników rozpraszających uwagę i lepsze skupienie – 62% osób czuje się bardziej produktywnymi;
• korzyści finansowe (dla niektórych);
• lepsze możliwości rozwoju kariery w całym kraju.
  

Z jakimi wyzwaniami wiąże się praca zdalna?

Wielu pracowników zdalnych nieśmiało przyznaje, że z tym modelem pracy wiążą się pewne wyzwania. Jest on obecnie dość modny, ale należy pamiętać, że istnieją powody, dla których wielu osobom trudno jest się w nim odnaleźć, takie jak:

• problemy komunikacyjne;
• osobiste sygnały społeczne i mowa ciała;
• poczucie samotności i izolacji.

Na szczęście dzięki chmurowym narzędziom zwiększającym produktywność takim jak Dropbox wiele z tych wyzwań można łatwo pokonać.

Pierwsze kroki z Dropbox

7 najważniejszych wskazówek dotyczących pracy zdalnej

Pamiętaj o tych kwestiach, aby odnieść większy sukces podczas pracy w domu, na odległość lub w jakimkolwiek innym modelu.

1. Ustal rutynę i trzymaj się jej

Wstań, ubierz się do pracy i nakreśl plan dnia. Staraj się jednak unikać planowania każdej minuty; skorzystaj z poniższych wskazówek, aby zbudować dobre nawyki:

• Ułatw sobie życie, tworząc poranną rutynę przygotowania do pracy i przestrzegając jej co do joty. 
• Wybierz główny cel dnia pracy – jeden lub dwa szerokie cele są lepsze niż wiele szczegółowych.
• Dbaj o porządek w kalendarzu, uwzględniając przerwy na lunch, spotkania i terminy, ale także regularne przerwy w pracy w ciągu dnia.

Jak nad tym wszystkim zapanować? Uzbrój się w narzędzia, które pozwolą Ci utrzymać właściwy kurs. Dzięki Dropbox Paper możesz z łatwością korzystać ze sprawdzonych sposobów na zwiększenie produktywności, takich jak listy zadań i kalendarze.

Wybierz taryfę już dziś

„Kluczem nie jest ustalanie priorytetów dla zaplanowanych działań, ale planowanie działań priorytetowych”.

– Stephen Covey

2. Komunikuj się z zespołem

Dobrą praktyką jest organizowanie regularnych spotkań zespołu każdego ranka, podczas których można się przywitać i wymienić spostrzeżenia. Oto kilka innych wskazówek dotyczących lepszej komunikacji zdalnej:

• Wysyłaj wiadomości wideo lub nagrania ekranu, które są skuteczniejsze niż wiadomości tekstowe.
• Planuj cotygodniowe spotkania w celu omówienia spraw niezwiązanych z pracą – to świetna wskazówka dla menedżerów.
• Wypróbuj nasz zestaw narzędzi do pracy wirtualnej, który pomaga zwiększyć efektywność komunikacji.

Jeśli obecny system komunikacji jest solidny, możesz połączyć swoje ulubione narzędzia z Dropbox. Zapoznaj się z naszymi integracjami aplikacji – m.in. Slack, Google Workspace i Zoom.

Skuteczna komunikacja wymaga stałej uwagi i pracy zespołowej. Dowiedz się więcej na temat nawyków pozwalających na efektywną pracę w zespole i sposobów ich budowania.

3. Uzbrój się w najlepsze narzędzia fizyczne i cyfrowe

Pracować zdalnie można w samolocie, pociągu lub jakimkolwiek innym miejscu, więc praca w podróży jest tak samo ważna jak w domu. Wypróbuj poniższe wskazówki, aby stworzyć lepsze warunki do pracy w domu lub w podróży:

• Używaj tylko niezbędnych narzędzi i unikaj bałaganu, co jest ważne, jeśli potrzebujesz miejsca lub podróżujesz.
• Wyposaż się w rozwiązania techniczne zapobiegające rozpraszaniu uwagi podczas podróży, które mogą obejmować słuchawki z redukcją szumów i inne gadżety.
• Nie zaniedbuj narzędzi cyfrowych, w których także może powstać bałagan – zawsze dbaj o to, by zestaw narzędzi był odpowiedni, kompatybilny i aktualny.

Narzędzia fizyczne będą się różnić w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. Jeśli chodzi o narzędzia cyfrowe, zapoznaj się z niektórymi zaawansowanymi funkcjami Dropbox, które mogą znacznie zwiększyć produktywność.

4. Oddziel pracę od życia osobistego

Zacznij od uzgodnienia podstawowych zasad z osobami, z którymi dzielisz swoje środowisko pracy – np. z partnerem lub współlokatorem. Możesz również wypróbować następujące rozwiązania, aby stworzyć lepszą równowagę między pracą a życiem prywatnym:

• Wyznacz sztywny czas zakończenia (i rozpoczęcia) dnia pracy – gdy jesteś w domu, może być kuszące, aby reagować na pojawiające się zlecenia, ale najlepiej jest trzymać się uprzednio ustalonego harmonogramu.
• Nigdy nie bądź „zawsze online” – to ważne dla liderów, ponieważ pozwala określić oczekiwania wobec zespołu i zmniejsza napięcie lub stres poza godzinami pracy.
• Unikaj powiadomień mobilnych, niezależnie od tego, czy są to e-maile, czy wiadomości w komunikatorach, ponieważ mogą one poważnie zatrzeć granice między pracą a życiem osobistym, zwłaszcza gdy pracujesz z domu!

Pomocny będzie przekrojowy sposób myślenia, więc należy kierować się zdrowym rozsądkiem. Usługa przechowywania w chmurze Dropbox może pomóc w oddzieleniu plików służbowych od osobistych podczas pracy zdalnej.

5. Eksperymentuj i dostosowuj procesy, aby zwiększyć produktywność

Przy pierwszych krokach z pracą zdalną niezbędne jest eksperymentowanie z rozwiązaniami zwiększającymi produktywność. Rozważ zastosowanie poniższych sposobów, aby poprawić produktywność podczas pracy w domu:

• Zajmuj się trudnymi i łatwymi zadaniami w odpowiednim czasie – nie ma sensu zaczynać czegoś trudnego bez odpowiedniego nastawienia, dlatego zawsze zachowuj prozaiczne zadania na spokojniejsze okresy.
• Doskonal metody komunikacji, które mogą odświeżyć Twój sposób działania, a nawet go usprawnić – spróbuj wysłać wiadomość wideo zamiast następnego e-maila i zobacz, dokąd to zaprowadzi.
• Korzystaj z komunikacji asynchronicznej, takiej jak zwykłe e-maile lub wiadomości w komunikatorach, aby wypełnić bezproduktywne okresy i uniknąć rozpraszających form kontaktu.

System pracy zdalnej nigdy nie będzie idealny, więc warto testować inne rozwiązania. Jeśli nie przyniosą oczekiwanych rezultatów, zawsze można wrócić do poprzednich. Miej odwagę, by próbować nowych rzeczy.

Dropbox Capture to idealne narzędzie do komunikacji asynchronicznej, obejmującej m.in. filmy czy nagrania ekranu, które pomaga oszczędzać czas i rozwijać bardziej produktywne wzorce pracy.

6. Na pierwszym miejscu stawiaj zdrowie fizyczne i psychiczne

Istnieje kilka prostych zasad, które można zastosować w każdym miejscu pracy, aby zadbać o zdrowie. Wypróbuj poniższe wskazówki, aby poprawić funkcjonowanie mózgu i ciała:

• Rozciągaj kończyny i mięśnie, co zapewni przepływ krwi bogatej w tlen oraz zapobiegnie bólom i skurczom wynikającym z siedzenia przy biurku.
• Pamiętaj o nawodnieniu. Pij wodę, aby zachować czujność umysłu i ciała – staraj się unikać zbyt wielu napojów gazowanych lub zawierających kofeinę, które mogą Cię odwodnić.
• Nie pracuj w piżamie, dresach ani innym zbyt swobodnym stroju – jeśli nosisz te same ubrania, w których odpoczywasz lub śpisz, może się to przełożyć się na Twoje podejście do pracy.

Podobnie jak w przypadku większości kwestii związanych z pracą zdalną, kluczowe jest zachowanie odpowiedniej równowagi. Pamiętaj, że będziesz mieć dobre i złe dni, ale pozytywne nawyki przekładają się na lepsze wyniki. 

„Zdrowie psychiczne nie jest celem, ale procesem. Używając analogii kierowcy samochodu, chodzi o to, jak prowadzisz, a nie dokąd jedziesz”. – dr Noam Shpancer

7. Przestrzegaj etykiety spotkań wideo

Większości z nas zdarzyło się przypadkowo zostawić włączony mikrofon lub włączoną kamerę – to nic przyjemnego. Spróbuj wykonać następujące czynności, aby spotkanie wideo było bardziej udane:

• Podczas spotkań zdalnych zwracaj uwagę na mimikę i ton głosu, które mogą sygnalizować pytanie lub brak zgody, i odpowiednio reaguj.
• Podczas wideorozmów kamera powinna być zawsze włączona, co będzie świadczyć o tym, że słuchasz swoich rozmówców – to kluczowa zasada wideokonferencji.
• Podczas rozmów nie zajmuj się innymi rzeczami, takimi jak np. edytowanie dokumentów czy sprawdzanie innych okien – to nieuprzejme i sprzeczne z etykietą. 

Etykieta spotkań wideo rozwija się i zmienia z czasem, podobnie jak w przypadku większości interakcji fizycznych lub cyfrowych – kluczem jest poczucie obecności. Dowiedz się więcej o dobrej etykiecie wideokonferencji.

Usprawnij pracę zdalną dzięki Dropbox

Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy nie, Dropbox może pomóc Ci odnieść sukces. 

Nasze narzędzia do zwiększania produktywności i współpracy zdalnej zapewniają proste, zorganizowane i bezpieczne rozwiązanie do rozwoju firmy.