Vad är den kritiska linjen?

Förklaring av den kritiska linjen

När du hanterar ett komplext projekt med många rörliga delar och föränderliga deadlines kan det vara svårt att leverera i tid och innanför budget. Det finns många olika projektledningsverktyg som kan hjälpa dig att nå dessa mål, varav ett är den kritiska linjen (critical path method, CPM).

Så vad är en kritisk linje?

CPM är en projektmodelleringsteknik som du kan använda för att analysera, planera och schemalägga komplexa projekt. I huvudsak kräver denna metod att du listar alla aktiviteter som behöver avslutas för att projektet ska slutföras, hur lång tid varje aktivitet tar och hur dessa aktiviteter är beroende av varandra. Den kritiska linjen i sig är den längsta tid det tar för dig att slutföra det övergripande projektet, och detta ger dig en inblick i hur du bäst strukturerar ditt projektschema för att säkerställa att projektet levereras i tid och till lägsta kostnad. Enkelt uttryckt hjälper CPM dig att hitta den optimerade tidslinjen för att slutföra ditt projekt.

Historien om den kritisk linjeanalysen

CPM utvecklades i slutet av 1950-talet av James E. Kelley från Remington Rand och Morgan R. Walker från DuPont. De försökte hitta sätt att minska kostnaderna i samband med stopp och uppstarter av produktionsanläggningar som orsakades av ineffektiv schemaläggning. Genom att se till att rätt uppgifter utfördes vid i tidpunkt, i stället för att bara mätta problemet med ytterligare arbetskraft, märkte de att överskottskostnader kunde undvikas.

Kelley och Walker publicerade en uppsats om sin forskning 1959, även om DuPont slutade med tekniken när ledningsgruppen som var ansvarig för den förändrades. Ungefär samtidigt utvecklade den amerikanska flottan och Booz Allen Hamilton en liknande teknik⁠ – PERT (”Program Evaluation and Review Technique”, ungefär programutvärderings- och granskningsteknik)⁠ – det är här termen ”kritisk väg” har sitt ursprung. Faktum är att den kritiska linjeanalysen har sina rötter i några DuPont-tekniker som går tillbaka till början av 1940-talet och där de bidrog till framgångarna för Manhattan-projektet.

Även om DuPonts intresse för den kritiska linjen hade minskat i början av 1960-talet, började ett par andra företag använda den för att övervaka stora projekt, inklusive Mauchly Associates och Catalytic Construction. Inledningsvis krävdes skrymmande, specialiserade stordatorer för att använda CPM. Därför var kostnaden för projektledning med kritisk linje ett betydande hinder. Efter PC-revolutionen och innovationer inom maskinvara/programvara blev det emellertid möjligt att hantera scheman på en vanlig stationär dator, användningen av den kritiska linjen blev mycket mer utbredd.

Hur fungerar projektledning med kritisk linje?

Det första skedet i den kritiska linjemetoden har fyra grundläggande steg. Här är en lite mer detaljerad förklaring av hur de fungerar:

1. Lista alla uppgifter/aktiviteter: Först och främst måste du lista alla uppgifter och aktiviteter som är nödvändiga för att projektet ska slutföras i en Work Breakdown Structure (WBS). Generellt sett bör endast kritiska uppgifter och aktiviteter på högre nivå ingå här (snarare än de fina detaljerna), eftersom den kritiska linjeanalysen kan bli för komplex att hantera om en detaljerad översikt över alla aktiviteter ingår.
   
   
2. Beräkna varje uppgifts varaktighet: Därefter måste du beräkna den längsta tid som varje uppgift i den kritiska linjen kommer att kräva för att slutföras. Naturligtvis måste varaktigheten för en aktivitet uppskattas, så använd din erfarenhet och dina kollegors kunskap för att göra bra gissningar. Du måste också lista varje uppgift utifrån det tidigaste datumet som den kan påbörjas och avslutas på utan att projektet försenas.
   
   
3. Fastställ uppgifternas beroenden av varandra: Därefter ska du fastställa beroenden mellan uppgifter, där en första aktivitet eller föregående uppgift bestämmer startdatumet för den efterföljande uppgiften. För att förstå vilka uppgifter som är beroende av varandra i ditt projekt ska du ställa dig själv följande frågor när du listar aktiviteter:
   a. Vilken uppgift måste slutföras innan denna uppgift kan påbörjas?
   b. Vilken uppgift ska ske omedelbart efter denna uppgift?
   c. Vilken uppgift ska avslutas samtidigt som den här uppgiften?
   
   
4. Anteckna projektets milstolpar: Slutligen är det viktigt att anteckna viktiga milstolpar i projektet, samt projektets slutgiltiga resultat.
   

När du har samlat all denna information måste du skapa en modell för att visualisera projektaktiviteterna. Det finns flera olika modeller som du kan använda, från enkla grafer och nätverksdiagram till Gantt-diagramvyer. Med den här modellen kan du sedan räkna ut projektets kritiska linje. Detta är alltså den längsta linjen för dina planerade aktiviteter till projektets slut, liksom de tidigaste och senaste datum/tider som varje aktivitet kan påbörjas utan att projektet försenas. Detta visar dig också den längsta längden som kan krävas för att projektet ska slutföras.

När du har utarbetat den kritiska linjen kan du identifiera vilka objekt som är ”kritiska aktiviteter” och vilka som har ”total float” (alltså kan fördröjas utan att projektet försenas). Du kan sedan använda denna information för att snabba på starttiderna för vissa uppgifter, vid behov förkorta projekttiden och hantera resursbegränsningar mer effektivt.

Fördelar med den kritiska linjemetoden

Det finns flera viktiga fördelar förknippade med den kritiska linjen vid projektledning. Först och främst hjälper den projektledare att identifiera de viktigaste uppgifterna i ditt projekt. Om någon av de kritiska linjeaktiviteter har sen starttid eller tar längre tid än väntat kommer hela projektet att påverkas. Därför är det bra för projektledare att ha en projektplan som identifierar vilka uppgifter som måste övervakas mer noggrant än andra. Det är också viktigt att tänka på det faktum att kritisk linjeanalys kan bidra till att projektet går fortare. När analysen har genomförts ser du de uppgifter vars varaktighet kan minskas.

Dessutom kan projektledning med kritisk linje göra riskbedömningsprocessen mycket enklare. När du väl har fastställt hur olika uppgifter är beroende av varandra är det relativt enkelt att räkna ut vilken effekt en missad deadline får på nästa projektmål. Dessutom ger kritisk linjeanalys projektledare ett perfekt ramverk för att mäta den faktiska utvecklingen i projektet i förhållande till förväntade framsteg. Genom att jämföra resultaten mot den ursprungliga baslinjen kan du räkna ut var ineffektiviteten finns och vidta åtgärder för att eliminera den från arbetsflödet.

Är den kritiska linjen rätt för mig?

Kritisk linjeanalys kan användas i praktiskt taget alla typer av projekt, inklusive forskning, teknik, produktutveckling, mjukvaruutveckling, konstruktion med mera. Om följande påståenden är sanna för ditt projekt kanske den kritiska linjen passar:

• Aktiviteterna är väldefinierade och kommer när de är färdiga att signalera att projektet är klart.
• Aktiviteter beställs och måste utföras i ordning. Till exempel måste material till ett byggprojekt anskaffas innan själva konstruktionen kan börja.
• Aktiviteter kan stoppas och startas oberoende av varandra inom en given sekvens (processaktiviteter med kontinuerligt flöde som oljeraffinering räknas bort).
  

Som synes kan projektledning med kritisk väg vara lämplig för ett brett spektrum av olika branscher och projekt. Men du behöver inte implementera den kritiska linjen helt för att dra nytta av dess effekter. Om det finns en del av CPM som fungerar för dig kan det vara fördelaktigt att integrera denna i projektledningsprocessen. I slutändan är anpassningsförmågan en av de viktigaste egenskaperna hos en framgångsrik projektledare.

Använda den kritiska linjen med ditt team

Nu när du vet lite mer om den kritiska linjemetoden är det värt att fundera på hur du kan använda den i din organisation. Dropbox erbjuder ett antal verktyg som kan hjälpa dig att genomföra kritisk linjeanalys. Till exempel kan Dropbox Paper hjälpa dig att hantera hela projektets färdplan från en plats, vilket gör verktyget perfekt för att modellera projektledning med kritisk linje. Använd först projektplaneringsmallen för att vägleda teamkollegerna genom projektets alla steg. Delegera sedan uppgifter till lämpliga teammedlemmar, skapa att göra-listor för att se till att ditt projekt löper på i rätt takt och använd uppgiftshanteringsverktyg för att få bra översikt över teamets tilldelade uppgifter.

Avslutande tankar

I slutändan ger den kritiska linjen dig tydlighet och erbjuder en visuell översikt av hela projektets arbetsflöde, från början till slut. Genom att identifiera den ”kritiska linjen” kan du se till att resurser allokeras till de viktigaste uppgifterna och optimera den hastighet med vilken kritiska projekt slutförs och levereras.