Wat is het kritieke pad?

Uitleg over de methode van het kritieke pad

Wanneer je een complex project beheert met veel bewegende delen en veranderende deadlines, kan het moeilijk zijn om op tijd en binnen het budget te leveren. Er is een breed scala aan projectmanagementtools die je kunnen helpen om deze doelen te bereiken, waaronder de methode van het kritieke pad (MKP).

Dus, wat is een kritiek pad?

MKP is een techniek voor projectmodellering die je kunt gebruiken om complexe projecten te analyseren, te plannen en in te roosteren. In wezen vereist de methode van het kritieke pad dat je een lijst maakt van alle activiteiten die moeten worden uitgevoerd om een project te voltooien, de tijd die elke activiteit in beslag neemt en de afhankelijkheden tussen deze activiteiten. Het kritieke pad zelf is de langste tijd die je nodig hebt om het gehele project te voltooien, waardoor je inzicht krijgt in hoe je jouw projectplanning het beste kunt structureren om ervoor te zorgen dat het project op tijd en tegen minimale kosten wordt geleverd. De methode van het kritieke pad helpt je dus om de optimale tijdlijn voor het voltooien van je project te begrijpen.

De geschiedenis van de analyse van het kritieke pad

MKP is aan het eind van de jaren vijftig ontwikkeld door James E. Kelley van Remington Rand en Morgan R. Walker van DuPont. Ze probeerden manieren te vinden om de kosten te verminderen van het stilleggen en herstarten van fabrieken als gevolg van inefficiënte planning. In plaats van het probleem aan te pakken door simpelweg extra arbeidskrachten in te zetten, ontdekten ze dat extra kosten konden worden voorkomen door ervoor te zorgen dat de juiste taken op het juiste moment werden uitgevoerd.

In 1959 publiceerden Kelley en Walker een paper over hun onderzoek, hoewel DuPont de techniek niet langer gebruikte nadat het verantwoordelijke managementteam veranderde. Rond dezelfde tijd ontwikkelden de Amerikaanse marine en Booz Allen Hamilton een vergelijkbare techniek⁠ (PERT, oftewel Program Evaluation and Review Technique: programma-evaluatie- en -beoordelingstechniek)⁠ en daar komt de term 'kritiek pad' vandaan. De analyse van het kritieke pad had eigenlijk zijn oorsprong in enkele DuPont-technieken die teruggaan tot het begin van de jaren veertig van de vorige eeuw, toen de analyse een bijdrage had geleverd aan het succes van het Manhattan-project.

Hoewel de interesse van DuPont in de methode van het kritieke pad begin jaren zestig was afgenomen, begon een aantal andere bedrijven de methode te gebruiken om grote projecten te controleren, waaronder Mauchly Associates en Catalytic Construction. In eerste instantie was toegang tot omvangrijke, gespecialiseerde mainframecomputers nodig om MKP te gebruiken. Als gevolg hiervan vormden de kosten van projectmanagement op basis van de methode van het kritieke pad een belangrijk obstakel. Nadat de pc-revolutie en innovaties in computerhardware/-software het echter mogelijk maakten om planningsbeheer uit te voeren op een standaard desktopcomputer, begon men de methode van het kritieke pad veel vaker te gebruiken.

Hoe werkt projectmanagement op basis van het kritieke pad?

De eerste fase van de methode van het kritieke pad bestaat uit vier basisstappen. Hier volgt een gedetailleerde omschrijving van deze stappen:

1. Maak een lijst van taken/activiteiten: Ten eerste moet je een lijst maken van alle taken en activiteiten die nodig zijn voor de voltooiing van het project in een Work Breakdown Structure (WBS). Over het algemeen zou dit alleen kritieke taken en activiteiten op een hoger niveau moeten omvatten (in plaats van details), omdat het mogelijk is dat de analyse van kritieke paden te complex wordt om te beheren als een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten wordt opgenomen.
   
   
2. Bereken de duur van elke taak: Ten tweede moet je berekenen hoeveel tijd elke taak maximaal kost. Natuurlijk zijn al deze activiteitsduren een schatting, dus gebruik je ervaring en de kennis van je collega's om een weloverwogen schatting te maken. Ook moet je een lijst maken van alle taken op basis van de vroegste datum waarop elke kan beginnen en eindigen zonder de deadline van het project te overschrijden.
   
   
3. Stel taakafhankelijkheden vast: Vervolgens moet je alle taakafhankelijkheden verzamelen, waarbij een eerste activiteit of voorafgaande taak de startdatum van de volgende taak bepaalt. Stel jezelf de volgende vragen wanneer je activiteiten opsomt om de afhankelijke taken van je project uit te werken:
   a. Welke taak moet worden voltooid voordat deze taak kan beginnen?
   b. Welke taak moet direct na deze taak worden uitgevoerd?
   c. Welke taak moet tegelijkertijd met deze taak worden voltooid?
   
   
4. Noteer projectmijlpalen: Ten slotte is het belangrijk om zowel belangrijke projectmijlpalen als de projectresultaten te noteren.
   

Nadat je al deze gegevens hebt verzameld, moet je een model samenstellen om je projectactiviteiten te visualiseren. Er zijn verschillende modellen die je kunt gebruiken, van eenvoudige grafieken en netwerkdiagrammen tot Gantt-diagramweergaven. Vervolgens kun je met behulp van dit model het kritieke pad van het project zelf uitwerken. Dat is dus het langste pad van je geplande activiteiten tot het einde van het project, evenals de vroegste en laatste datums/tijden waarop elke activiteit kan beginnen zonder de deadline van het project te overschrijden. Dit toont ook de langste duur van het project die nodig is voor voltooiing.

Nadat je het kritieke pad hebt uitgewerkt, kun je identificeren welke items 'kritieke activiteiten' zijn en welke kunnen worden uitgesteld zonder het project te verlengen. Je kunt deze informatie vervolgens gebruiken om de starttijden van bepaalde taken te versnellen, indien nodig de projecttijd te verkorten en beperkingen van middelen effectiever te beheren.

Voordelen van de methode van het kritieke pad

Er zijn verschillende belangrijke voordelen verbonden aan projectmanagement op basis van het kritieke pad. Allereerst helpt het projectmanagers om de belangrijkste taken binnen je project te identificeren. Als een van je activiteiten van het kritieke pad een late starttijd heeft of meer tijd in beslag neemt dan verwacht, heeft dat gevolgen voor het hele project. Het is dus nuttig voor projectmanagers om een projectplan te hebben waarin wordt aangegeven welke taken zorgvuldiger moeten worden beheerd dan de andere. Het is ook belangrijk om te beseffen dat de analyse van het kritieke pad de projecttijdlijnen kan helpen verkorten. Nadat je de analyse hebt uitgevoerd, heb je inzicht in de taken die het meest geschikt zijn voor tijdsvermindering.

Bovendien kan projectmanagement op basis van het kritieke pad het risicobeoordelingsproces veel gemakkelijker maken. Als je eenmaal taakafhankelijkheden hebt vastgesteld, is het relatief eenvoudig om uit te rekenen wat het effect van een gemiste deadline zal zijn op het volgende te leveren onderdeel. Bovendien biedt de analyse van het kritieke pad projectmanagers het perfecte kader om de werkelijke voortgang van het project te vergelijken met de verwachte voortgang. Door je resultaten te vergelijken met de oorspronkelijke uitgangswaarde, kun je bepalen waar de inefficiënties zitten en stappen ondernemen om ze uit je workflow te verwijderen.

Is het kritieke pad geschikt voor mij?

De analyse van het kritieke pad kan voor vrijwel elk type project worden gebruikt, inclusief onderzoek, engineering, productontwikkeling, softwareontwikkeling, bouw, enzovoort. Als de volgende beweringen waar zijn voor het project waaraan je begint, is de methode van het kritieke pad wellicht geschikt:

• De activiteiten zijn goed gedefinieerd en als ze allemaal klaar zijn, is het project voltooid.
• Activiteiten zijn geordend en moeten op volgorde worden uitgevoerd. Materialen voor een bouwproject moeten bijvoorbeeld worden ingekocht voordat de daadwerkelijke bouw kan beginnen.
• Activiteiten kunnen binnen een bepaalde volgorde onafhankelijk worden gestopt en gestart (waarbij continue procesactiviteiten zoals olieraffinage worden meegerekend).
  

Projectmanagement op basis van het kritieke pad kan dus geschikt zijn voor een breed scala aan sectoren en projecten. Je hoeft het kritieke pad echter niet volledig te gebruiken om van de effecten te profiteren. Als er een element van MKP is dat goed voor jou werkt, kan het nuttig zijn om dat in je projectmanagementproces te integreren. Uiteindelijk is aanpassingsvermogen een van de belangrijkste eigenschappen van een succesvolle projectmanager.

Het kritieke pad gebruiken met je team

Nu je wat meer weet over de methode van het kritieke pad, is het de moeite waard om na te denken over hoe je er binnen je organisatie gebruik van kunt maken. Dropbox biedt een paar tools die je kunnen helpen bij het implementeren van de analyse van het kritieke pad. Dropbox Paper kan je bijvoorbeeld helpen om je volledige projectstappenplan vanaf één locatie te beheren, waardoor het een ideale manier is om projectmanagement op basis van het kritieke pad te modelleren. Gebruik eerst de sjabloon voor projectplanning om je teamleden bij elke stap door het project te begeleiden. Delegeer vervolgens taken aan de juiste teamleden, maak takenlijsten om ervoor te zorgen dat je project in een optimaal tempo verloopt en gebruik taakmanagementtools voor toezicht op hoog niveau op de toegewezen taken van je team.

Ten slotte

Uiteindelijk biedt de methode van het kritieke pad je duidelijkheid en een visuele weergave van je volledige projectworkflow, van begin tot eind. Door het 'kritieke pad' te identificeren, kun je ervoor zorgen dat middelen aan de belangrijkste taken worden toegewezen en dat de snelheid wordt geoptimaliseerd waarmee kritieke projecten worden voltooid en opgeleverd.