¿Qué es el "camino crítico"?

¿Qué es el método del camino crítico?

Al gestionar proyectos complejos en los que hay que tener en cuenta varios elementos y fechas, puede resultar difícil que la entrega se haga a tiempo y respetando el presupuesto. Existe una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarte a conseguirlo y una de ellas es lo que se llama el "método del camino crítico" (también conocido como "CPM" por sus siglas en inglés).

¿Qué es un camino crítico?

Al hablar de CPM nos referimos a una técnica de modelización que se puede utilizar para analizar, planificar y organizar proyectos complejos. Básicamente, para seguir el método del camino crítico hay que preparar una lista con todas las actividades que hay que terminar para completar un proyecto, la duración temporal de cada una de estas actividades y las relaciones de dependencia que se establecen entre ellas. En particular, el concepto "camino crítico" en sí mismo hace referencia a la mayor cantidad de tiempo que se necesita para completar el proyecto en su totalidad. Este dato permite estructurarlo para garantizar que se entrega en la fecha requerida y sin superar el mínimo coste establecido. En resumen, este método ayuda a entender cuál es el cronograma óptimo para completar un proyecto.

La historia del método de análisis basado en el camino crítico

En los años cincuenta, James E. Kelley de Remington Rand y Morgan R. Walker de DuPont desarrollaron el CPM. Buscaban formas de reducir los coste asociados a los cierres y reaperturas de sus plantas que se producían por culpa de una programación ineficiente. Para asegurarse de que cada tarea se llevaba a cabo en el momento más adecuado, en lugar de simplemente solventar el problema contratando a trabajadores adicionales, vieron que lo que tenían que hacer era evitar el exceso de gastos.

Kelley y Walker publicaron un artículo sobre su investigación en 1959, a pesar de que DuPont se alejó de la técnica que habían ideado cuando el equipo directivo responsable de dicha técnica cambió. En esa misma época, la Armada de los Estados Unidos y Booz Allen Hamilton desarrollaron una técnica similar que llamaron PERT o Program Evaluation and Review Technique (técnica de revisión y evaluación de programas) y de ahí surgió el término "camino crítico". De hecho, el análisis crítico tiene sus raíces en algunas de las técnicas de DuPont de principio de los años 40, que contribuyeron en el éxito de Proyecto Manhattan.

A pesar de que el interés en el método del camino crítico de DuPont perdió fuerza a principio de los años sesenta, un par de empresas más empezaron a utilizarlo para planificar proyectos grandes, entre ellas Mauchly Associates y Catalytic Construction. Al principio, era necesario tener acceso a grandes ordenadores centrales, que ocupaban mucho espacio, para utilizar el CPM. Como resultado, el coste de gestionar un proyecto a través del método del camino crítico era muy caro, lo cual era un impedimento para su uso. Sin embargo, tras la revolución de los PC y las innovaciones en ámbito del software y del hardware empezó a ser posible gestionar programaciones desde un ordenador de sobremesa estándar. Entonces fue cuando el método del camino crítico empezó a extenderse.

¿Cómo se gestiona un proyecto a través del método del camino crítico?

El primer nivel del método del camino crítico se divide en cuatro pasos básicos. Te los presentamos a continuación de forma detallada:

1. Haz una lista con todas las tareas/actividades: Lo primero que tienes que hacer es preparar una lista en la que se desglosen todas las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Esta lista se denomina "estructura de descomposición del trabajo" o (EDT). En general, solo deberían incluirse las tareas más importantes y principales (sin entrar en detalle). Si se incluyeran todas las tareas de forma detallada, el análisis del camino crítico podría complicarse demasiado.
   
   
2. Calcula la duración de cada tarea:  En segundo lugar, vas a tener que calcular el tiempo máximo que vas a necesitar para completar cada una de las tareas o actividades. Evidentemente, esta duración será un cálculo estimado. Ten en cuenta tu experiencia y conocimientos, así como la de tus compañeros, y haced una valoración bien fundamentada. Además, tienes que añadir las tareas a la lista en función de la fecha más temprana en la que tienen que empezarse para que el proyecto no se demore.
   
   
3. Determina la relación de dependencia entre las tareas: A continuación, tienes que determinar la relación de dependencia entre las tareas, es decir, si hay tareas que determinan la fecha de inicio de otras tareas. Para poder determinar cuáles dependen de otras, hazte las preguntas siguientes al listar las actividades:
   a. ¿Qué tareas tienen que completarse antes de que esta tarea se pueda iniciar?
   b. ¿Qué tarea debería iniciarse inmediatamente después de esta otra tarea?
   c. ¿Qué tarea debería completarse al mismo tiempo que esta otra tarea?
   
   
4. Anota los hitos del proyecto: Por último, es importante añadir los principales hitos del proyecto, así como sus entregables.
   

Después de recopilar toda esta información, llega el momento de construir un modelo para visualizar las actividades del proyecto. Hay varios modelos disponibles que puedes utilizar, desde gráficos simples o diagramas de red hasta gráficos de Gantt. A continuación, al utilizar este modelo, puedes elaborar el camino crítico del proyecto en sí. Solo para refrescar la memoria, con este concepto se hace referencia al camino más largo que hay que seguir para llegar a finalizar el proyecto, así como las fechas/horas más tempranas y tardías en qué se puede empezar cada actividad para que el proyecto no se demore. Esto también te indicará cuál es la duración más larga necesaria para la finalización del proyecto.

Después de preparar el camino crítico, puedes identificar las "actividades críticas" y el "margen total" (que es el tiempo máximo que se pueden retrasar sin tener que ampliar el tiempo de duración del proyecto). Más adelante, puedes utilizar esta información para acelerar los tiempos de inicio de determinadas tareas, acortar el tiempo del proyecto si es necesario y gestionar las limitaciones de recursos de forma más eficaz.

Ventajas del método del camino crítico

La gestión de proyectos aplicando el método del camino crítico tiene muchos beneficios importantes asociados. En primer lugar, ayuda a los gestores de proyecto a identificar las tareas más importantes del proyecto. Si alguna de las actividades que forman parte del camino crítico se inician más tarde de lo previsto o se demoran, todo el proyecto se verá afectado. Por eso, resulta de gran ayuda que los gestores cuenten con un plan de proyecto en el que se identifiquen las tareas que tienen que seguirse más de cerca. También es importante tener en cuenta el hecho de que el análisis a través del método del camino crítico puede ayudar a reducir los plazos. Después de realizar el análisis, consigues tener una mejor visibilidad de las tareas cuya duración se puede reducir más fácilmente.

Y eso no es todo, la gestión de proyectos a través del método del camino crítico puede facilitar el proceso de evaluación de riesgos. Después de revisar las tareas que dependen de otras tareas, resulta relativamente fácil ver qué efectos puede tener el hecho de llegar tarde a la fecha de entrega en la actividad siguiente. Además, el análisis del camino crítico proporciona a los gestores el marco de trabajo perfecto para medir el progreso real del proyecto y compararlo con el progreso esperado. Si se comparan los resultados con la línea de base original, se puede averiguar dónde están las ineficiencias y tomar medidas para eliminarlas del flujo de trabajo.

¿Se ajusta a mis necesidades el método del camino crítico?

El análisis a través del método del camino crítico se puede utilizar prácticamente en todo tipo de proyectos, incluidos los proyectos de investigación, de ingeniería, de desarrollo de productos, de desarrollo de software, de construcción, etc. Si las siguientes afirmaciones encajan con el proyecto en el que estás a punto de embarcarte, este método puede ser una buena opción para ti:

• Las actividades están bien definidas y, al completarse, indicarán que el proyecto ha finalizado.
• Las actividades están ordenadas y se tienen que realizar secuencialmente. Por ejemplo, hay que obtener los materiales de construcción antes de poder empezar a construir.
• Las actividades se pueden detener e iniciar independientemente dentro de una secuencia determinada (contando las actividades de proceso de flujo continuo como la refinación del petróleo).
  

Tal y como puedes ver, la gestión de proyectos con el método del camino crítico puede ser adecuada para una amplía gama de sectores y proyectos. Pero, para beneficiarte de sus ventajas, no es necesario que adoptes este método al completo. Si hay un elemento del método del camino crítico que te funciona, puede que te vaya bien integrarlo en tu proceso de gestión de proyectos. Al fin y al cabo, la capacidad de adaptación es una de las cualidades clave de un buen gestor de proyectos.

Aplicar el método del camino crítico con tu equipo

Ahora que ya tienes un poco más de información sobre el método del camino crítico, vale la pena empezar a hablar de cómo lo puedes aplicar a tu organización. Dropbox te ofrece varias herramientas que te pueden ayudar a implementarlo. Por ejemplo, Dropbox Paper es ideal para gestionar la hoja de ruta de todo el proyecto desde un solo espacio. Es una herramienta perfecta para dar forma a la gestión del proyecto con el método del camino crítico. Primero, utiliza la plantilla de planificación del proyectos para guiar a los miembros del equipo, paso a paso. Luego, delega, crea listas de tareas para asegurarte de que todo avanza al ritmo adecuado y utiliza las herramientas de gestión de proyectos  para tener una perspectiva amplia de las tareas asignadas a tu equipo.

Conclusiones

Por último, el método del camino crítico te ofrece una mayor claridad al presentarte de forma visual todo el flujo de trabajo del proyecto, desde que empieza hasta que termina. Al identificar el "camino crítico" puedes asegurarte de que los recursos necesarios están preparados para cada tarea y así optimizar la velocidad a la que se terminan y se entregan los proyectos más importantes.