Apa itu jalur kritis?

Penjelasan metode jalur kritis

Ketika Anda mengelola proyek yang kompleks dengan banyak bagian-bagiannya bergerak dan tenggat yang terus berubah, sulit untuk menyerahkan proyek tepat waktu dan tepat anggaran. Ada banyak alat manajemen proyek yang dapat membantu Anda mencapai tujuan-tujuan ini, salah satunya adalah metode jalur kritis (CPM).

Jadi apa itu jalur kritis?

CPM merupakan teknik pemodelan proyek yang dapat Anda gunakan untuk menganalisis, merencanakan, dan menjadwalkan proyek yang kompleks. Intinya, metode jalur kritis mengharuskan Anda mencantumkan semua aktivitas yang perlu diselesaikan untuk menuntaskan sebuah proyek, panjang waktu yang dibutuhkan setiap aktivitas, dan ketergantungan diantara aktivitas-aktivitas ini. Jalur kritis adalah secara istilahnya sendiri merupakan waktu terpanjang yang Anda perlukan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek, memberi Anda pemahaman mengenai cara terbaik menstrukturkan jadwal proyek Anda untuk memastikan bahwa proyek tersebut diserahkan tepat waktu dengan biaya minimum. Secara sederhana, metode jalur kritis membantu Anda memahami jadwal optimal untuk menyelesaikan proyek Anda.

Sejarah analisis jalur kritis

CPM dikembangkan di akhir tahun 1950-an oleh James E. Kelley dari Remington Rand dan Morgan R. Waklker dari DuPont. Mereka berusaha mencari jalan untuk mengurangi biaya yang terkait dengan penghentian dan pembukaan kembali pabrik karena penjadwalan yang tidak efisien. Dengan memastikan bahwa tugas-tugas yang tepat dilakukan pada waktu yang tepat, alih-alih menambah masalah dengan tenaga kerja tambahan, mereka menemukan bahwa pembengkakan biaya dapat dihindari.

Kelley dan Walker menerbitkan makalah tentang penelitian mereka di tahun 1959, meskipun DuPont tidak lagi menggunakan teknik ini setelah tim manajemen yang bertanggung jawab atas hal tersebut berganti. Pada waktu itu juga, AL AS dan Booz Allen Hamilton mengembangkan teknik yang serupa⁠—yaitu PERT (Program Evaluation and Review Technique)⁠—yang melahirkan istilah “alur penentu”. Faktanya, analisis alur penentu berasal dari beberapa teknik DuPont sejak awal 1940-an, yang turut berkontribusi terhadap kesuksesan Proyek Manhattan.

Meski minat DuPont dalam metode jalur kritis telah memudar di awal 1960-an, beberapa perusahaan lain mulai menggunakannya untuk mengawasi proyek-proyek besar, termasuk Mauchly Associates dan Catalytic Construction. Pada awalnya, akses ke komputer mainframe yang berukuran raksasa spesialis diperlukan untuk menggunakan CPM. Akibatnya, biaya dalam contoh jalur kritis dalam manajemen proyek menjadi penghambat masuk yang signifikan. Namun demikian, setelah revolusi PC dan inovasi dalam perangkat keras/perangkat lunak komputer memungkinkan manajemen jadwal pada komputer desktop standar, penggunaan jalur kritis menjadi lebih tersebar.

Bagaimana cara kerja jalur kritis dalam manajemen proyek?

Tahapan pertama dari metode jalur kritis memiliki empat langkah dasar. Berikut cara kerjanya secara lebih mendetail:

1. Membuat daftar semua tugas/aktivitas: Pertama, Anda perlu menuliskan daftar semua tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk penyelesaian proyek dalam sebuah Struktur Uraian Pekerjaan atau Work Breakdown Structure (WBS). Secara umum, daftar ini semestinya hanya mencakup tugas-tugas penting dan aktivitas tingkat tinggi (bukan perinciannya), karena analisis alur penentu dapat menjadi terlalu kompleks untuk dikelola jika gambaran terperinci semua aktivitas dimasukkan.
   
   
2. Menghitung durasi setiap tugas: Kedua, Anda perlu menghitung waktu terlama yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas di alur penentu. Tentu saja, durasi sebuah aktivitas harus berupa estimasi; maka, gunakan pengalaman Anda serta pengetahuan rekan-rekan kerja Anda sebagai informasi untuk membuat perkiraan ini. Anda juga perlu menuliskan setiap tugas sesuai tanggal tercepat tugas itu dapat dimulai dan berakhir tanpa membuat proyek terlambat.
   
   
3. Menentukan dependensi tugas: Selanjutnya, Anda harus mengumpulkan setiap dependensi tugas, yaitu aktivitas pertama atau tugas pendahulu yang menentukan tanggal mulai dari tugas selanjutnya. Untuk membuat dependensi tugas dalam proyek Anda, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut saat Anda membuat daftar aktivitas:
   a. Tugas mana yang harus diselesaikan sebelum tugas ini dapat dimulai?
   b. Tugas mana yang harus segera dikerjakan setelah tugas ini?
   c. Tugas mana yang harus diselesaikan bersamaan dengan tugas ini?
   
   
4. Mencatat tahap pencapaian proyek: Terakhir, Anda harus mencatat tahap pencapaian penting proyek, serta hasil pekerjaan proyek.
   

Setelah Anda mengumpulkan semua data ini, Anda harus membangun model untuk memvisualisasikan aktivitas proyek. Ada beberapa model berbeda yang dapat Anda gunakan, mulai dari grafik yang simpel dan diagram jaringan sampai tampilan Gantt chart. Selanjutnya, menggunakan model ini, Anda dapat mengerjakan jalur kritis dari proyek itu sendiri. Sebagai pengingat, itulah jalur terpanjang dari aktivitas yang direncanakan hingga akhir dari proyek, serta tanggal/waktu paling cepat atau paling akhir dari setiap aktivitas dapat memulai tanpa membuat proyek menjadi terlambat. Ini juga akan menunjukkan kepada Anda durasi terpanjang yang diperlukan agar proyek selesai.

Setelah Anda mengerjakan jalur kritis, Anda dapat mengidentifikasi item apa yang merupakan "aktivitas kritis" dan mana yang memiliki "ambangan total" (dapat tertunda tanpa memperpanjang durasi proyek). Anda selanjutnya dapat menggunakan informasi ini untuk melacak cepat tugas-tugas tertentu, memperpendek waktu proyek jika perlu, dan mengelola hambatan sumber daya secara lebih efektif.

Keuntungan metode jalur kritis

Ada beberapa manfaat penting yang terkait dengan manajemen proyek jalur kritis. Yang pertama dan terpenting, hal tersebut membantu manajer proyek dalam mengidentifikasi tugas-tugas penting di dalam proyek Anda. Jika salah satu aktivitas jalur penting Anda memiliki waktu mulai yang terlambat atau membutuhkan waktu lebih lama daripada yang diharapkan, keseluruhan proyek akan terpengaruh. Oleh karena itu, ada manfaatnya jika manajer proyek memiliki rencana proyek yang mengidentifikasi tugas-tugas apa yang diperlukan untuk dikelola lebih intensif daripada lainnya. Juga penting mempertimbangkan fakta bahwa analisis jalur kritis dapat membantu mempersingkat jadwal proyek. Setelah Anda melakukan analisis, Anda akan mengetahui tugas-tugas yang lebih cocok untuk dikurangi durasinya.

Selain itu, jalur kritis dalam manajemen proyek dapat membuat proses penilaian risiko menjadi jauh lebih mudah. Setelah Anda membuat ketergantungan, relatif mudah untuk mengerjakan sesuatu yang diakibatkan oleh terlewatnya sebuah tenggat pada capaian tugas berikutnya. Selanjutnya, analisis jalur kritis memberi manajer proyek dengan kerangka kerja sempurna untuk mengukur kemajuan sebenarnya dari proyek terhadap kemajuan yang diharapkan. Dengan melacak hasil Anda dengan dasar target awal, Anda dapat memperbaiki inefisiensi dan mengambil langkah-langkah untuk menghilangkannya dari alur kerja Anda.

Apakah jalur kritis cocok untuk saya?

Analisis jalur kritis dapat digunakan untuk semua jenis proyek, termasuk penelitian, engineering, pengembangan produk, pengembangan perangkat lunak, konstruksi, dll. Jika pernyataan berikut benar untuk proyek yang Anda kerjakan maka metode jalur kritis mungkin sesuai:

• Aktivitas-aktivitas didefinisikan dengan baik dan saat selesai, akan menandai penyelesaian proyek.
• Aktivitas diurutkan dan harus dilakukan sesuai urutan. Misalnya, material untuk proyek konstruksi perlu diperoleh sebelum pekerjaan konstruksi dapat dimulai.
• Aktivitas dapat dihentikan dan dimulai secara terpisah di dalam urutan yang diberikan (tanpa memperhitungkan aktivitas proses alur kontinu seperti pengilangan minyak).
  

Seperti yang Anda dapat lihat, manajemen proyek jalur kritis cocok untuk berbagai jenis industri dan proyek. Namun Anda tidak perlu mengadopsi seluruh jalur kritis untuk memperoleh manfaat dari efeknya. Jika ada elemen CPM yang berfungsi untuk Anda, ada manfaatnya untuk mengintegrasikannya ke dalam proses manajemen proyek Anda. Pada akhirnya, kemampuan beradaptasi merupakan kualitas kunci bagi manajer proyek yang berhasil.

Menggunakan jalur kritis pada tim Anda

Setelah mengetahui metode alur penentu, sekarang Anda perlu memikirkan bagaimana memanfaatkannya di dalam organisasi Anda. Dropbox menawarkan beberapa alat yang dapat membantu Anda menerapkan analisis alur penentu. Misalnya, Dropbox Paper dapat membantu Anda mengelola seluruh panduan rencana proyek Anda dari satu lokasi, sehingga menjadi cara yang ideal untuk meniru manajemen proyek menggunakan alur penentu. Pertama, gunakan templat perencanaan untuk memandu anggota tim Anda di setiap tahap pelaksanaan proyek. Selanjutnya, delegasikan tugas-tugas kepada anggota tim yang sesuai, buat daftar tugas untuk memastikan bahwa proyek Anda berjalan dengan kecepatan yang optimal, dan gunakan alat manajemen tugas untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang tugas yang diberikan kepada tim Anda.

Pemikiran akhir

Pada akhirnya, metode jalur kritis memberi Anda kejelasan, menawarkan gambaran visual dari alur kerja keseluruhan proyek Anda, mulai dari awal sampai akhir. Dengan mengidentifikasi "jalur kritis" adalah berarti Anda dapat memastikan bahwa sumber daya teralokasi ke tugas-tugas terpenting dan mengoptimalkan kecepatan dalam menyelesaikan dan menyerahkan proyek-proyek penting.