Apakah laluan genting?

Permudahkan urusan kerja anda dengan kaedah laluan genting agar anda boleh memastikan projek anda sentiasa menepati masa dan mengikut belanjawan.

Huraian kaedah laluan genting

Apabila anda menguruskan projek yang rumit dengan banyak bahagian bergerak dan tarikh akhir yang berubah-ubah, maka agak sukar untuk menghantar projek tepat pada masanya dan mengikut belanjawan. Terdapat pelbagai jenis alat pengurusan projek yang boleh membantu anda mencapai matlamat ini dan salah satunya ialah kaedah laluan genting (CPM).

Jadi, apakah laluan genting?

CPM ialah teknik pemodelan projek yang boleh anda gunakan untuk menganalisis, merancang dan menjadualkan projek yang rumit. Ringkasnya, kaedah laluan genting memerlukan anda untuk menyenaraikan semua aktiviti yang perlu disiapkan untuk melengkapkan sesuatu projek, tempoh masa yang diperlukan untuk setiap aktiviti dan kebergantungan antara aktiviti ini. Laluan genting itu sendiri ialah tempoh masa paling panjang yang anda perlukan untuk melengkapkan keseluruhan projek, lantas memberikan anda maklumat dalaman tentang cara terbaik bagi menstrukturkan jadual projek anda dalam memastikan projek dihantar tepat pada masanya dan pada kos minimum. Tuntasnya, kaedah laluan genting membantu anda memahami garis masa optimum untuk melengkapkan projek anda.

Sejarah analisis laluan genting

CPM dibangunkan pada lewat tahun 1950-an oleh James E. Kelley daripada Remington Rand dan Morgan R. Walker daripada DuPont. Mereka cuba mencari cara untuk mengurangkan kos berkaitan dengan penutupan dan pembukaan semula loji yang disebabkan oleh penjadualan yang tidak berkesan. Dengan memastikan bahawa tugasan yang betul dilakukan pada waktu yang tepat, dan bukannya sekadar menambah masalah dengan tenaga kerja tambahan, mereka mendapati bahawa kos lebihan boleh dielakkan.

Kelley dan Walker menerbitkan kertas penyelidikan mereka pada tahun 1959, namun, DuPont tidak lagi mengamalkan teknik ini selepas pasukan pengurusan yang bertanggungjawab menguruskannya telah berubah. Pada masa yang sama, Tentera Laut A.S. dan Booz Allen Hamilton membangunkan teknik serupa, yang digelar⁠ PERT (Teknik Penilaian dan Semakan Program)⁠, yang melahirkan istilah "laluan genting". Hakikatnya, analisis laluan genting bermula dalam sesetengah teknik DuPont sejak awal 1940-an, yang mana analisis ini menyumbang kepada kejayaan Projek Manhattan.

Walaupun minat DuPont terhadap kaedah laluan genting telah menurun pada awal tahun 1960-an, beberapa syarikat lain mula menggunakannya untuk memantau projek besar, termasuklah Mauchly Associates dan Catalytic Construction. Pada awalnya, akses ke komputer kerangka utama yang besar dan khusus adalah diperlukan untuk menggunakan CPM. Hasilnya, kos pengurusan projek laluan genting menjadi penghalang utama kemasukan. Walau bagaimanapun, revolusi PC dan inovasi dalam perkakasan/perisian komputer membolehkan kita menjalankan pengurusan jadual pada komputer desktop yang standard dan penggunaan laluan genting menjadi lebih meluas.

Bagaimanakah pengurusan projek laluan genting berfungsi?

Peringkat pertama kaedah laluan genting mempunyai empat langkah asas. Beginilah cara kaedah ini berfungsi dengan lebih terperinci:

 

  1. Senaraikan semua tugasan/aktiviti: Pertama sekali, anda perlu menyenaraikan semua tugasan dan aktiviti yang penting untuk menyiapkan projek dalam Struktur Pecahan Kerja (WBS). Secara umumnya, langkah ini sepatutnya hanya merangkumi tugasan genting dan aktiviti tahap lebih tinggi (berbanding butiran terperinci) kerana analisis laluan genting boleh menjadi terlalu rumit untuk diuruskan jika rumusan terperinci semua aktiviti disertakan.

  2. Kira tempoh setiap tugas: Kedua, anda perlu mengira tempoh masa paling lama yang diperlukan oleh setiap tugasan laluan genting untuk dilengkapkan. Sudah tentulah, tempoh aktiviti memerlukan anggaran, maka gunakan pengalaman anda dan pengetahuan rakan sekerja anda untuk membuat tekaan yang tepat. Anda juga perlu menyenaraikan setiap tugasan mengikut tarikh paling awal tugasan tersebut boleh bermula dan berakhir tanpa melambatkan projek tersebut.

  3. Tetapkan kebersandaran tugasan: Seterusnya, anda harus mengumpulkan sebarang kebersandaran tugasan, apabila aktiviti pertama atau tugasan terdahulu menentukan tarikh mula tugasan yang seterusnya. Untuk mengetahui tugasan kebersandaran projek anda, tanya diri anda soalan berikut semasa anda menyenaraikan aktiviti:
    a. Tugasan yang manakah perlu dilengkapkan sebelum tugasan ini boleh bermula?
    b. Tugasan yang manakah patut dilakukan dengan serta-merta selepas tugasan ini?
    c. Tugasan yang manakah patut dilengkapkan pada masa yang sama dengan tugasan ini?

  4. Ambil maklum akan batu penanda projek: Akhir sekali, penting untuk anda mengambil maklum akan batu penanda projek dan juga boleh serah projek.

Sebaik sahaja anda mengumpulkan semua data ini, anda perlu membina model untuk menggambarkan aktiviti projek anda. Terdapat beberapa model berbeza yang boleh anda gunakan, daripada graf ringkas dan gambar rajah rangkaian kepada paparan carta Gantt. Kemudian, anda dapat mengetahui laluan genting projek itu sendiri menggunakan model ini. Sebagai peringatan semula, itu merupakan laluan paling panjang dalam aktiviti terancang anda sehinggalah akhir projek dan juga tarikh/waktu paling awal dan paling lewat yang setiap aktiviti boleh mulakan tanpa melambatkan projek. Ini juga akan menunjukkan anda tempoh paling lama yang diperlukan oleh projek untuk disiapkan.

Setelah anda mengetahui laluan genting, anda boleh mengenal pasti item yang merupakan "aktiviti genting" dan yang mempunyai "apung penuh" (boleh ditangguhkan tanpa melanjutkan projek). Kemudian, anda boleh menggunakan maklumat ini untuk menjejak waktu mula tugasan tertentu dengan pantas, memendekkan masa projek jika perlu dan menguruskan kekangan sumber dengan lebih berkesan.

Kelebihan kaedah laluan genting

Terdapat beberapa manfaat penting yang dikaitkan dengan pengurusan projek laluan genting. Pertama sekali, kaedah ini membantu pengurus projek mengenal pasti tugasan yang paling penting dalam projek anda. Jika mana-mana aktiviti laluan genting anda mempunyai waktu mula yang lambat atau memakan lebih banyak masa daripada yang dijangkakan, maka seluruh projek akan terjejas. Oleh itu, berguna untuk pengurus projek memiliki pelan projek yang mengenal pasti tugasan yang perlu diuruskan dengan lebih teliti berbanding orang lain. Penting juga untuk mempertimbangkan bahawa analisis laluan genting boleh membantu memendekkan garis masa projek. Selepas anda menjalankan analisis anda, anda akan dapat melihat tugasan yang paling sesuai dengan pengurangan jangka masa.

Selain itu, pengurusan projek laluan genting boleh menjadikan proses penilaian risiko lebih mudah. Sebaik sahaja anda menetapkan keberdasaran tugasan, maka lebih mudah untuk mengetahui kesan tarikh akhir yang tidak ditepati pada boleh serah yang seterusnya. Tambahan lagi, analisis laluan genting menyediakan rangka kerja yang sempurna buat pengurus projek untuk mengukur perkembangan sebenar projek berbanding perkembangan yang diharapkan. Dengan menjejaki hasil anda berbanding garis asar yang asal, anda boleh mengetahui faktor ketidakcekapan dan mengambil langkah untuk menghapuskan faktor tersebut daripada aliran kerja anda.

Adakah laluan genting sesuai dengan saya?

Analisis laluan genting boleh digunakan untuk hampir kesemua jenis projek, termasuklah penyelidikan, kejuruteraan, pembangunan produk, pembangunan perisian, pembinaan dan sebagainya. Jika pernyataan berikut adalah benar mengenai projek yang anda sertai, maka kaedah laluan genting mungkin sesuai buat anda:

  • Aktiviti yang ditentukan dengan baik dan apabila selesai, akan menandakan penyiapan projek tersebut.
  • Aktiviti tersusun dan mesti dilakukan mengikut urutan. Misalnya, bahan untuk projek pembinaan perlu disumberkan sebelum pembinaan sebenar boleh dimulakan.
  • Aktiviti boleh dihentikan dan dimulakan secara bebas dalam urutan tertentu (tanpa mengira aktiviti proses aliran berterusan seperti penapisan minyak).

Seperti yang boleh anda lihat, pengurusan projek laluan genting adalah sesuai untuk pelbagai industri dan projek. Namun, anda tidak perlu menggunakan laluan genting sepenuhnya untuk mendapat manfaat daripada kesannya. Jika terdapat elemen CPM yang berkesan buat anda, maka lebih bermanfaat untuk menyepadukan elemen tersebut dalam proses pengurusan projek anda. Akhir sekali, kesesuaian adalah salah satu daripada kualiti utama pengurus projek yang berjaya.

Penggunaan laluan genting dengan pasukan anda

Apabila anda sudah mengetahui lebih banyak tentang kaedah laluan genting, maka berbaloi untuk anda memikirkan tentang cara anda boleh memanfaatkannya dalam organisasi anda. Dropbox menawarkan beberapa alatan yang boleh membantu anda melaksanakan analisis laluan genting. Misalnya, Dropbox Paper boleh membantu anda menguruskan seluruh hala tuju projek anda daripada satu lokasi, lantas menjadikannya cara yang sesuai untuk mencontohi pengurusan projek laluan genting. Pertama sekali, gunakan templat perancangan projek untuk membimbing ahli pasukan anda melalui projek pada setiap langkah. Kemudian, agihkan tugasan kepada ahli pasukan yang sewajarnya, cipta senarai tugasan untuk memastikan projek anda berjalan pada kadar yang optimum dan gunakan alat pengurusan tugasan untuk mendapatkan perspektif tahap tinggi tentang tugasan yang ditugaskan kepada pasukan anda.

Pendapat akhir

Pada dasarnya, kaedah laluan genting memberikan anda kejelasan, menawarkan gambaran visual aliran kerja seluruh projek anda, dari awal sehingga akhir. Dengan mengenal pasti "laluan genting," anda boleh memastikan bahawa sumber diperuntukkan kepada tugasan paling penting dan mengoptimumkan kelajuan agar projek utama dilengkapkan dan dihantar.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business