Hvad er kritisk sti?

Forklaring af kritisk sti-metoden

Når du administrerer et komplekst projekt med en masse ting, der hele tiden udvikler sig, kan det være vanskeligt at levere til tiden og inden for budgettet. Der findes en bred vifte af projektstyringsværktøjer, der kan hjælpe dig med at opnå disse mål, og et af disse værktøjer er kritisk sti-metoden.

Hvad er en kritisk sti?

Kritisk sti-metoden (CPM - Critical Path Method) er en projektmodelleringsteknik, som du kan bruge til at analysere, planlægge og tidsstyre komplekse projekter. Kritisk sti-metoden kræver, at du angiver alle de aktiviteter, der skal færdiggøres for at gennemføre et projekt, hvor lang tid hver aktivitet vil tage, og afhængighederne mellem de forskellige aktiviteter. Selve den kritiske sti er den længste tid, det vil tage dig at fuldføre det overordnede projekt, hvilket giver dig et overblik over, hvordan du bedst strukturerer projektplanen, så du sikrer, at projektet leveres til tiden og med så få omkostninger som muligt. Enkelt beskrevet hjælper kritisk sti-metoden dig med at få den optimale tidslinje for fuldførelsen af dit projekt.

Historien bag kritisk sti-analyse

CPM (kritisk sti-metoden) blev udviklet i slutningen af 1950'erne af James E. Kelley fra Remington Rand og Morgan R. Walker fra DuPont. De forsøgte at finde metoder til at reducere de omkostninger, der var forbundet med lukninger og genåbninger af anlæg forårsaget af ineffektiv planlægning. De fandt ud af, at man kunne undgå yderligere omkostninger ved at sikre, at de rigtige opgaver udføres på de rigtige tidspunkter, i stedet for at man løser problemet med ekstra arbejde.

Kelley og Walker offentliggjorde en afhandling om deres forskning i 1959, selvom DuPont stoppede med at bruge teknikken, efter at det ledelsesteam, som var ansvarlig for den, blev ændret. Omkring det samme tidspunkt udviklede den amerikanske flåde og Booz Allen Hamilton en lignende teknik⁠ –PERT (Program Evaluation and Review Technique)⁠ – som begrebet "kritisk sti" stammer fra. Kritisk sti-analyse havde faktisk rødder i nogle DuPont-teknikker helt tilbage fra starten af 1940'erne, hvor den bidrog til Manhattan-projektets succes.

Selvom DuPont mistede interessen for kritisk sti-metoden i starten af 1960'erne, begyndte nogle andre virksomheder at bruge den til at overvåge store projekter, bl.a. Mauchly Associates og Catalytic Construction. I første omgang måtte man bruge store, specialiserede mainframecomputere for at kunne anvende kritisk sti-metoden. Det betød, at omkostningerne ved kritisk sti-projektstyring var en væsentlig barriere. Kritisk sti-metoden er dog blevet langt mere udbredt, efter at pc-revolutionen og innovationen inden for computerhardware og -software har gjort det muligt at udføre tidsstyring på en almindelig stationær computer.

Hvordan fungerer kritisk sti-projektstyring?

Den første fase i kritisk sti-metoden har fire grundlæggende trin. Her er en lidt mere detaljeret beskrivelse af, hvordan de fungerer:

1. Angiv alle opgaver/aktiviteter: Først skal du angive alle de opgaver og aktiviteter, som er nødvendige for, at projektet kan gennemføres, i en arbejdsfordelingsstruktur. Den bør kun indeholde kritiske opgaver og aktiviteter på højt niveau (i stedet for et højt niveau af detaljer), da kritisk sti-analyse kan blive for kompliceret at administrere, hvis der inkluderes en detaljeret oversigt over alle aktiviteter.
   
   
2. Beregn varigheden af hver enkelt opgave: Dernæst skal du beregne den længste tid, der skal bruges for at fuldføre hver opgave på den kritiske sti. Varigheden af en aktivitet må selvfølgelig være et estimat, så brug din erfaring og din viden om dine kolleger til at komme med et kvalificeret gæt. Du skal også angive hver opgave med hensyn til den tidligste dato, hvor den kan påbegyndes og afsluttes, uden at projektet bliver forsinket.
   
   
3. Fastsæt opgaveafhængigheder: Dernæst skal du registrere alle opgaveafhængigheder, hvor en første aktivitet eller forgængeropgave afgør startdatoen for den efterfølgende opgave. Du kan finde de indbyrdes afhængige opgaver i dit projekt ved at stille dig selv følgende spørgsmål, når du angiver aktiviteter:
   a. Hvilken opgave skal færdiggøres, før denne opgave kan påbegyndes?
   b. Hvilken opgave skal udføres lige efter denne opgave?
   c. Hvilken opgave skal færdiggøres samtidig med denne opgave?
   
   
4. Markér projektets milepæle: Endelig er det vigtigt at angive vigtige milepæle i projektet samt projektleverancerne.
   

Når du har indsamlet alle disse data, skal du udarbejde en model, der visualiserer dine projektaktiviteter. Der er flere forskellige modeller, du kan bruge – lige fra enkle grafer og netværksdiagrammer til Gantt-diagrammer. Derefter kan du ved hjælp af denne model afgøre projektets kritiske sti. Som nævnt tidligere er den kritiske sti den længste vej for dine planlagte aktiviteter helt til projektets færdiggørelse, samt de tidligste og seneste datoer og tidspunkter, hvor hver aktivitet kan starte, uden at projektet forsinkes. Det viser dig desuden den længste tid, det kan tage at færdiggøre projektet.

Når du har fastsat den kritiske sti, kan du identificere, hvilke punkter der er "afgørende aktiviteter", og hvilke der er "totalt flydende" ("total float") (kan blive forsinket, uden at projektet i sig selv forsinkes). Du kan så bruge disse oplysninger til at fremskynde starttidspunktet for visse opgaver og om nødvendigt reducere projekttiden samt til at administrere ressourcebegrænsninger mere effektivt.

Fordele ved kritisk sti-metoden

Der er flere væsentlige fordele ved kritisk sti-projektstyring. Først og fremmest hjælper det projektledere med at identificere projektets vigtigste opgaver. Hvis nogen af dine kritisk sti-aktiviteter har en sen startdato eller tager mere tid end forventet, vil hele projektet blive påvirket af det. Den er nyttig for projektledere, så de kan have en projektplan, der identificerer, hvilke opgaver der skal styres mere omhyggeligt end andre. Det er desuden vigtigt at tage højde for det faktum, at kritisk sti-analyse kan hjælpe med at reducere projekttidslinjer. Når du har foretaget din analyse, har du et overblik over de opgaver, der bedst egner sig til en reduktion af varigheden.

Derudover kan kritisk sti-projektstyring gøre risikovurderingen langt lettere. Når du har fastsat opgaveafhængighederne, er det relativt enkelt at afgøre, hvilken effekt en overskredet tidsfrist vil have på den næste leverance. Desuden giver kritisk sti-analyse projektledere den perfekte metode til at måle projektets faktiske status i forhold til den forventede status. Ved at overvåge dine resultater i forhold til det oprindelige udgangspunkt kan du finde ud af, hvor der er ineffektive procedurer og tage skridt til at fjerne dem fra arbejdsprocessen.

Er kritisk sti det rigtige for mig?

Kritisk sti-analyse kan bruges til stort set alle typer projekter, bl.a. inden for forskning, ingeniørarbejde, produktudvikling, byggeri osv. Hvis følgende udsagn gælder for det projekt, du er ved at påbegynde, kan den kritiske sti være velegnet:

• Aktiviteterne er veldefinerede og vil, når de er afsluttede, signalere, at projektet er fuldført.
• Aktiviteterne er ordnede og skal udføres i en bestemt rækkefølge. Materialerne til et byggeprojekt skal f.eks. indkøbes, inden det egentlige byggearbejde kan påbegyndes.
• Aktiviteterne kan stoppes og startes uafhængigt af hinanden inden for en given rækkefølge (bortset fra aktiviteter, der kræver et kontinuerligt flow, som f.eks. olieraffinering).
  

Som du kan se, kan kritisk sti-projektstyring være velegnet til en lang række forskellige brancher og projekter. Du behøver imidlertid ikke at indføre kritisk sti fuldt ud for at kunne drage fordel af dens resultater. Hvis der er et element af CPM, der fungerer for dig, kan det være en fordel at integrere denne del i din projektstyringsproces. I sidste ende er omstillingsparathed en af de vigtigste egenskaber for en projektleder.

Brug af kritisk sti sammen med dit team

Nu, hvor du ved lidt mere om kritisk sti-metoden, er det værd at overveje, hvordan du kan bruge den i din organisation. Dropbox indeholder nogle værktøjer, der kan hjælpe dig med at implementere kritisk sti-analyse. Dropbox Paper kan f.eks. hjælpe dig med at administrere hele projektets køreplan fra ét sted, hvilket gør det til en ideel metode til at modellere kritisk sti-projektstyring. Brug først projektplanlægningsskabelonen til at guide dine teammedlemmer hele vejen gennem projektet. Uddeleger derefter opgaver til relevante teammedlemmer, udarbejd opgavelister for at sikre, at projektet skrider frem hurtigt nok, og brug opgavestyringsværktøjer for at opnå et perspektiv på højt niveau på de opgaver, teamet har fået tildelt.

Nogle sidste overvejelser

I sidste ende giver kritisk sti-metoden dig overskuelighed med en visuel fremstilling af hele projektprocessen fra start til slut. Ved at identificere den "kritiske sti" kan du sikre, at ressourcerne allokeres til de vigtigste opgaver, og sørge for, at vigtige projekter færdiggøres og leveres så hurtigt som muligt.