關鍵路徑是什麼?

運用關鍵路徑法簡化工作生活,確保專案一律按原訂時間及預算完成。

關鍵路徑法介紹

在管理複雜的專案時,若其中有許多環節會不斷變化,而且截止日也持續變動,想按原訂的時間及預算完成專案可不簡單。專案管理的工具有豐富的選擇,可幫助您達成這類目標,關鍵路徑法 (CPM) 也是其中之一。

所以關鍵路徑是什麼?

CPM 是一種專案模型技巧,可用於分析和計畫複雜的專案,並安排專案的時程。關鍵路徑法基本上會要求列出專案結案前所需完成的所有活動、每項活動花費的時間長度,以及活動之間的相依關係。關鍵路徑本身即是完成整個專案所需花費的最長時間,可透過清楚的深度分析,讓您瞭解如何建構最佳專案時程,確保能按照原訂時間及最低預算完成專案。簡單來說,關鍵路徑法有助於瞭解完成專案的最佳時程。

關鍵路徑分析的歷史

CPM 是由雷明頓蘭德 (Remington Rand) 公司的 James E. Kelley 和杜邦 (DuPont) 公司的 Morgan R. Walker 於 1950 年代後期所開發。他們想找出降低成本的方法。因為時程安排效率不彰,導致工廠停工又重新開工,相關成本因此增加。他們發現,只要確實在正確的時間執行正確的工作,而非一味增加勞力來解決問題,多餘的成本是可以避免的。

儘管杜邦公司在負責的管理團隊變更後,放棄了這項技術,Kelley 和 Walker 於 1959 年發表了一篇關於研究的論文。大約同時期,美國海軍和 Booz Allen Hamilton 發展了類似的技巧⁠—PERT (計畫評核術)⁠,「關鍵路徑」一詞就是起源於此。其實,關鍵路徑分析的起源可以追溯到 1940 年代初期的杜邦技術,這些技術造就了曼哈頓計畫的成功。

儘管杜邦公司對於關鍵路徑法的興趣在 1960 年代初期已減弱,但其他幾間公司也開始用這個方法來監督大型專案,例如 Mauchly Associates 及 Catalytic Construction。一開始,必須透過笨重的大型專業電腦才能使用 CPM。因此,關鍵路徑專案管理的高成本成為進入市場的重大阻礙。然而,經過 PC 革命及電腦軟硬體的創新後,大家可以在標準桌上型電腦上進行時程管理,關鍵路徑的應用變得更加廣泛。

如何運用關鍵路徑專案管理法?

關鍵路徑法的第一階段包含四個基本步驟。以下會詳細說明如何運用:

 

  1. 列出所有工作項目或活動:首先需以工作分解結構 (WBS) 列出完成專案所需的所有工作項目和活動。一般來說,工作分解結構中只應納入關鍵任務和較綜觀性的活動 (而非枝微末節)。因為如果將所有活動的過多細節全包含在概要中,可能會讓關鍵路徑分析變得太過複雜而難以管理。

  2. 計算每項工作的持續時間:再來需計算完成每項關鍵路徑工作所需要的最長時間。當然,活動持續時間只是估計值,因此請善用您的經驗及同事的知識,做出有根據的推測。還需在不造成專案延後的前提下,依據工作項目可開始和結束的最早日期,列出每項工作。

  3. 建立任務依存關係:接下來需要收集所有任務的依存關係,也就是第一個活動或前項工作會決定後續工作開始日期的情況。若要釐清專案工作的依存關係,請在列出活動時提出以下問題:
    a. 需要先完成哪項工作,才能開始這項工作?
    b.這項工作完成後,應立刻執行哪項工作?
    c.哪項工作應該和這項工作同時完成?

  4. 備註專案里程碑:最後,專案的主要里程碑及專案的交付成果的記錄相當重要。

收集到所有數據後,就需要構建模型,將專案活動視覺化。您可以使用幾種不同的模型,像是簡單的圖表、網路圖,乃至於甘特圖的檢視圖。接著透過此模型,便能找出專案本身的關鍵路徑。複習一下,這條關鍵路徑會一路到專案結束,是所有活動規劃中最長的路徑,也是在不造成專案延後的前提下,每項活動可以開始的最早和最晚的日期或時間。也會顯示出完成專案所需的最長持續時間。

找出關鍵路徑之後,便可以確認哪些項目屬於「關鍵活動」,哪些項目具有「總浮動時間」(代表有延遲空間且不須延長專案時間)。接著就能運用這項資訊來快速追蹤特定工作的開始時間,也可在需要時縮短專案時間,並且更有效地管理有限資源。

關鍵路徑法的優點

關鍵路徑專案管理有幾大優點。首先是能幫助專案經理辨認出專案中最重要的工作項目。若任何關鍵路徑活動的開始時間延後,或花費的時間比預期還長,整個專案都會受到影響。因此對專案經理來說,訂定專案計畫很有幫助,因為可以找出最需要密切管理的重要任務。同樣值得注意的是,要考量到關鍵路徑分析有助於縮短專案時程這項事實。進行分析後,您會發現最適合縮短時間的工作項目。

此外,關鍵路徑專案管理法,可讓風險評估過程變得更加輕鬆。一旦建立起任務之間的依存關係,若想確認錯過截止日會對下一項交付成果造成何種影響,相對更加容易。此外,關鍵路徑分析為專案經理提供了完美的架構,可以依據預期進度來衡量專案的實際進度。在追蹤結果時,與原始基準交互比較,便能找出缺乏效率的環節,並採取措施將之從工作流程去除。

我適合用關鍵路徑嗎?

關鍵路徑分析幾乎可用於任何類型的專案,包含研究調查、工程設計、產品開發、軟體開發、工程建設等。若以下幾項敘述適用於您要啟動的專案,可能就適合採用關鍵路徑法:

  • 明確的活動,完成後即代表專案完成。
  • 活動有先後順序,且必須按順序執行。例如:工程建設專案使用的材料,必須在實際建造工程開始前採購完畢。
  • 活動可以依照特定的順序獨立停止和開始 (排除煉油之類的連續流程過程活動)。

如您所見,關鍵路徑專案管理適合各式各樣的產業和專案。但您不用完全採用關鍵路徑,就可從其影響受益。如果其中一項 CPM 元素對您有用,將其整合至專案管理流程中可能就會有所助益。說到底,適應能力是專案經理成功的關鍵素質之一。

我的團隊適合用關鍵路徑嗎?

既然您對關鍵路徑法有所了解,可以認真考慮如何在組織中好好使用這個方法。Dropbox 提供了一些工具,可以幫助您實施關鍵路徑分析。例如, Dropbox Paper 可以幫您從單一位置管理整個專案規劃藍圖,這是模擬關鍵路徑專案管理的理想方法。首先可使用專案規劃範本,引導團隊成員逐步完成專案。然後將任務委派給合適的團隊成員,建立待辦清單來確保專案保持最佳的進度,並利用工作項目管理工具從更宏觀的角度來管理團隊被指定的工作項目。

結語

終歸來看,關鍵路徑法可讓專案清晰明瞭,以視覺化方式呈現整個專案從頭到尾的工作流程。找出「關鍵路徑」,便能確保將資源分配給最重要的工作,並讓重要專案完成及交付的速度達到最佳效果。