Cos'è il percorso critico?

Introduzione al metodo del percorso critico

Quando si gestiscono progetti complessi, caratterizzati da scadenze in continua evoluzione, può essere difficile rispettare le tempistiche e il budget. Il mercato offre molti strumenti per la gestione in grado di agevolare il raggiungimento degli obiettivi lavorativi e uno di questi è proprio il metodo del percorso critico (CPM, Critical Path Method).

Di cosa si tratta esattamente?

CPM è una tecnica di creazione dei progetti da usare per analizzare, pianificare e programmare i progetti più complessi. Fondamentalmente, il metodo del percorso critico richiede che vengano elencate le attività da completare per finalizzare un progetto, la durata di ogni attività e le dipendenze tra queste. Il percorso critico in sé costituisce il periodo di tempo più lungo necessario per completare il progetto nel suo complesso, fornendo informazioni dettagliate su come strutturare al meglio il programma del progetto per garantire che venga consegnato in tempo e al minimo costo possibile. Per semplificare, il metodo del percorso critico consente di identificare la cronologia ideale per il completamento del progetto.

La storia dell'analisi del percorso critico

CPM è stato sviluppato verso la fine degli anni '50 dello scorso secolo da James E. Kelley di Remington Rand e Morgan R. Walker di DuPont. Stavano cercando di trovare un modo per ridurre i costi associati agli arresti e ai riavvii degli impianti causati da una programmazione inefficiente. Scoprirono che potevano essere evitati i costi in eccesso garantendo che le attività giuste fossero eseguite al momento più opportuno, invece di saturare il problema con manodopera aggiuntiva.

Kelley e Walker pubblicarono un documento sulla loro ricerca nel 1959, sebbene DuPont si sia allontanato dalla tecnica in seguito al cambio del team di gestione dedicato alla sua realizzazione. Nello stesso momento, la marina statunitense e Booz Allen Hamilton svilupparono una tecnica simile denominata PERT (Program Evaluation and Review Technique), da dove ha origine il termine "percorso critico". Infatti, l'analisi del percorso critico trova le sue origini in alcune tecniche di DuPont che risalgono agli anni '40 dello scorso secolo, che hanno contribuito al successo del progetto Manhattan.

Sebbene l'interesse di DuPont nei confronti del metodo del percorso critico fosse diminuito nei primi anni '60 del 1900, un paio di società iniziarono a usarlo per supervisionare progetti complessi, tra cui Mauchly Associates e Catalytic Construction. Inizialmente, l'utilizzo di questo metodo prevedeva l'accesso a computer mainframe ingombranti e specializzati. Di conseguenza, il costo della gestione dei progetti tramite il metodo del percorso critico costituiva un ostacolo significativo. Tuttavia, in seguito alla rivoluzione dei PC e alle relative innovazioni di hardware/software, fu possibile condurre una gestione pianificata su un computer desktop standard e l'utilizzo del percorso critico iniziò a diffondersi.

Come funziona la gestione dei progetti tramite il percorso critico?

La prima fase del metodo del percorso critico presenta quattro passaggi fondamentali. Ecco come funzionano nel dettaglio:

1. Elencare tutte le attività: come prima cosa, sarà necessario elencare tutte le attività necessarie per il completamento del progetto in una struttura di scomposizione del lavoro (WBS, Work Breakdown Structure). Dovrebbero essere incluse solo le attività fondamentali e generali (senza considerare i dettali specifici), per evitare che la gestione dell'analisi del percorso critico diventi troppo complessa in presenza di una panoramica dettagliata di tutte le attività.
   
   
2. Calcolare la durata di ogni attività: in secondo luogo, si dovrà calcolare il periodo di tempo più lungo che ogni attività del percorso potrebbe richiedere per essere completata. Naturalmente, la durata di un'attività si baserà su una stima, quindi la propria esperienza e le conoscenze dei colleghi saranno fondamentali per effettuare una previsione ponderata. Sarà inoltre necessario elencare ogni attività considerando come data di inizio la prima data utile e come data di fine una data che consenta di rispettare la scadenza dell'attività.
   
   
3. Stabilire delle dipendenze tra le attività: quindi, sarà possibile raccogliere qualsiasi dipendenza tra le attività, in cui la prima attività o l'attività precedente determini la data di avvio di quella successiva. Nell'ambito dell'elenco delle attività, per identificare le attività dipendenti del progetto, è opportuno porsi le seguenti domande:
   a. Quali attività devono essere completate prima che l'attività possa iniziare?
   b. Quale attività dovrebbe verificarsi immediatamente dopo?
   c. Quale attività dovrebbe terminare contemporaneamente a questa?
   
   
4. Registrare le tappe del progetto: infine, si dovranno registrare le tappe principali del progetto, come anche i risultati attesi.
   

Una volta raccolti tutti questi dati, sarà necessario creare un modello per visualizzare le attività del progetto. Sono disponibili diversi modelli, da semplici grafici e diagrammi di rete ai diagrammi di Gantt. Tramite i modelli sarà possibile delineare il percorso critico del progetto stesso. Un piccolo promemoria: si tratta del percorso più lungo delle attività pianificate fino al termine del progetto, come anche delle tempistiche/date (da quelle più ottimistiche a quelle più pessimistiche) che ogni attività dovrà seguire per rispettare le scadenze del progetto. In questo modo, si avrà un'idea chiara delle tempistiche più lunghe di completamento del progetto.

Dopo aver elaborato il percorso critico, sarà possibile identificare quali elementi siano "attività critiche" e quali siano più "flessibili" (ovvero che possono essere protratti senza ritardare il progetto). Si possono usare queste informazioni per un rapido monitoraggio dei tempi di avvio di determinate attività, riducendo, se del caso, le tempistiche del progetto e gestendo in modo più efficace i limiti delle risorse.

I vantaggi del metodo del percorso critico

I vantaggi associati alla gestione dei progetti tramite il metodo del percorso critico sono molteplici. Innanzi tutto, consente ai project manager di identificare le attività più importanti nell'ambito del progetto. Qualora una delle attività del percorso critico iniziasse in ritardo o richiedesse più tempo del previsto, ne risentirebbe tutto il progetto. Per questo motivo, è utile che i project manager dispongano di un piano che identifichi le attività a cui assegnare la massima priorità. L'analisi del percorso critico mira proprio a ridurre le tempistiche dei progetti. Dopo aver condotto l'analisi, sarà possibile identificare le attività la cui durata può essere ridotta.

Inoltre, la gestione dei progetti tramite percorso critico può agevolare il processo di valutazione dei rischi. Una volta stabilite le dipendenze tra le attività, sarà relativamente semplice identificare l'effetto di una scadenza non rispettata sul risultato atteso. Inoltre, l'analisi del percorso critico fornisce ai project manager l'ambito necessario per misurare i progressi effettivi del progetto rispetto alle previsioni. Monitorando i risultati rispetto allo scenario di riferimento originale, sarà possibile identificare le inefficienze e adottare le misure necessarie per eliminarle dal flusso di lavoro.

Il percorso critico è adatto alle mie esigenze?

L'analisi del percorso critico può essere usata praticamente per qualsiasi tipologia di progetto, tra cui ricerca, progettazione, sviluppo di prodotti, sviluppo di software, edilizia e così via. Il metodo del percorso critico potrebbe essere appropriato qualora:

• Le attività del progetto fossero ben definite e, una volta terminate, comportassero il completamento del progetto.
• Le attività del progetto fossero ordinate e dovessero essere completate in sequenza. Ad esempio, i materiali necessari per un progetto edilizio dovranno essere forniti prima di avviare la costruzione.
• Le attività del progetto potessero essere interrotte e avviate autonomamente entro una data sequenza (senza contare le attività continuative del processo, come la raffinazione del petrolio).
  

È evidente quanto la gestione dei progetti tramite il metodo del percorso critico si possa adattare a una vasta gamma di settori e progetti. Non è necessario adottare questo metodo completamente per sfruttare appieno i suoi vantaggi, ma, qualora un elemento del metodo si rivelasse utile, sarebbe opportuno integrarlo nel processo di gestione del progetto. In ultima analisi, l'adattabilità rappresenta una delle qualità chiave di un project manager di successo.

Usare il percorso critico nel team

Dopo aver acquisito alcune nozioni sul metodo del percorso critico, sarebbe opportuno pensare a come poterlo usare nella propria organizzazione. Dropbox offre alcuni strumenti in grado di agevolare l'implementazione dell'analisi del percorso critico. Ad esempio, Dropbox Paper può aiutare a gestire la roadmap delle attività da un'unica posizione per favorire una gestione ottimale del progetto tramite il percorso critico. Innanzi tutto, è necessario usare il modello di pianificazione del progetto per guidare i membri del team attraverso ogni sua fase: delegare le attività ai membri del team appropriati, creare elenchi attività per garantire che il progetto proceda al ritmo atteso e usare gli strumenti di gestione delle attività per disporre di una prospettiva generale sulle attività assegnate al team.

Considerazioni finali

In definitiva, il metodo del percorso critico offre una rappresentazione chiara del flusso di lavoro complessivo del progetto, dall'inizio alla fine. Identificando il "percorso critico" sarà possibile avere la certezza che le attività più importanti dispongano delle risorse necessarie e ottimizzare la velocità con cui i progetti critici vengono completati e consegnati.