¿Qué es la ruta crítica?

Explicación del método de la ruta crítica

Cuando estás gestionando un proyecto complejo con muchas piezas en juego y plazos que cambian constantemente, puede ser difícil entregar un producto a tiempo y dentro del presupuesto. Hay una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarte a lograr estos objetivos, una de ellas es el método de la ruta crítica.

Ahora bien, ¿qué es una ruta crítica?

El método de la ruta crítica es una técnica de modelado de proyectos que puedes usar para analizar, planificar y programar proyectos complejos. Básicamente, el método de la ruta crítica le exige que enumere todas las actividades que deben terminarse para completar un proyecto, el tiempo que llevará realizar cada actividad y las dependencias entre estas actividades. La ruta crítica en sí es la mayor cantidad de tiempo que te llevará completar el proyecto general, lo que te permitirá saber cuál es la mejor manera de estructurar la programación del proyecto para garantizar que se entregue a tiempo y con un costo mínimo. En pocas palabras, el método de la ruta crítica te ayuda a comprender cuál es la línea de tiempo óptima para completar tu proyecto.

La historia del análisis de la ruta crítica

El método de la ruta crítica fue desarrollado a fines de la década de 1950 por James E. Kelley de Remington Rand y Morgan R. Walker de DuPont. Estaban intentando encontrar maneras de reducir los costos asociados con los cierres y reinicios de plantas, causados por programaciones ineficientes. Al garantizar que las tareas correctas se realizaran en los tiempos adecuados, en lugar de simplemente saturar el problema con mano de obra adicional, encontraron que se podían evitar los costos excesivos.

Kelley y Walker publicaron un artículo sobre su investigación en 1959, aunque DuPont abandonó la técnica después de que el equipo de gerencia, que era responsable de esta, la cambiara. Casi al mismo tiempo, la Marina de los Estados Unidos y Booz Allen Hamilton desarrollaron una técnica similar⁠: PERT (técnica de revisión y evaluación de programas),⁠ que es donde surgió el término “ruta crítica”. De hecho, el análisis de ruta crítica tiene sus raíces en algunas de las técnicas de DuPont que se remontan a principios de la década de 1940 y que contribuyeron al éxito del Proyecto Manhattan.

Si bien el interés de DuPont por el método de la ruta crítica había disminuido a principios de la década del 60, algunas otras empresas comenzaron a usarlo para supervisar proyectos grandes, incluidas Mauchly Associates y Catalytic Construction. Al principio, para usar el método de la ruta crítica se necesitaba acceder a grandes computadoras centrales y especializadas. Por este motivo, el costo de la gestión de proyectos con ruta crítica era un obstáculo significativo para adoptar su uso. No obstante, después de la revolución de las computadoras y las innovaciones en hardware/software informático que hicieron posible realizar la gestión de programas en una computadora de escritorio estándar, el uso de la ruta crítica se extendió mucho más.

¿Cómo funciona la gestión de proyectos con ruta crítica?

La primera etapa del método de la ruta crítica tiene cuatro pasos básicos. Así es como funcionan con un poco más de detalle:

1. Enumerar todas las tareas/actividades: en primer lugar, debes enumerar todas las tareas y actividades que se necesitan para completar el proyecto en una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). En términos generales, esto debería incluir solo las tareas críticas y las actividades de nivel superior (en lugar de detalles mínimos), ya que es posible que el análisis de ruta crítica se vuelva muy complejo de manejar si se incluye una descripción detallada de todas las actividades.
2. Calcular la duración de cada tarea: en segundo lugar, necesitarás calcular el tiempo más largo que necesitarás para completar cada tarea de la ruta crítica. Sin dudas, la duración de la actividad será un cálculo aproximado, por lo que debes usar tu experiencia, como así también el conocimiento de tus compañeros de trabajo, para hacer una estimación con fundamentos. También deberás enumerar cada tarea según la fecha más temprana en la que puede comenzar y terminar sin retrasar el proyecto.
   
3. Establecer las dependencias entre las tareas: luego, debes registrar cualquier dependencia entre las tareas, donde una primera actividad o tarea predecesora determina la fecha de inicio de la tarea sucesora. Para calcular las tareas dependientes de tu proyecto, debes hacerte las siguientes preguntas al enumerar las actividades:
   
   a. ¿Qué tareas se deben completar antes de que esta tarea pueda empezar?
   b. ¿Qué tarea debería ocurrir inmediatamente después de esta tarea?
   c. ¿Qué tarea debe terminar al mismo tiempo que esta tarea?
   
4. Identificar los hitos del proyecto: por último, es importante identificar los principales hitos del proyecto, como así también los resultados que deben entregarse.
   

Una vez que hayas recopilado toda esta información, deberás construir un modelo para visualizar las actividades de tu proyecto. Hay varios modelos diferentes que puedes utilizar, desde gráficos simples y diagramas de red hasta vistas de diagramas de Gantt. Luego, usando este modelo, puedes calcular la ruta crítica del proyecto en sí. Solo para recordar, es la ruta más larga de las actividades programadas para terminar el proyecto, como también las fechas/horas más tempranas y más tardías en la que se puede iniciar cada actividad sin retrasar el proyecto. Esto también te mostrará la mayor cantidad de tiempo que se necesita para terminar el proyecto.

Una vez que hayas calculado la ruta crítica, puedes identificar qué elementos son "actividades críticas" y cuáles tienen "holgura total" (que se pueden demorar sin extender el proyecto). Puedes usar esta información para hacer un seguimiento rápido de las fechas de inicio de determinadas tareas, acortar el tiempo del proyecto si fuera necesario y administrar las limitaciones de recursos con mayor eficacia.

Ventajas del método de la ruta crítica

Hay varios beneficios importantes asociados a la gestión de proyectos con ruta crítica. Ante todo, ayuda a quienes gestionan proyectos a identificar las tareas más importantes de tu proyecto. Si alguna de tus actividades de la ruta crítica comienza en una fecha tardía o lleva más tiempo del previsto, afectará a todo el proyecto. Por este motivo, es útil para quienes gestionan proyectos tener un plan del proyecto que identifique qué tareas deben gestionarse más pronto que otras. También es importante tener en cuenta el hecho de que el análisis de ruta crítica puede ayudar a reducir las líneas de tiempo del proyecto. Una vez que realizas tu análisis, podrás visualizar las tareas que mejor se adaptan a la reducción de la duración.

Además, la gestión de proyectos con ruta crítica puede simplificar el proceso de evaluación de riesgos. Una vez que hayas establecido las dependencias entre tareas, es relativamente simple calcular qué efecto tendrá no cumplir con un plazo en la próxima entrega. Además, el análisis de ruta crítica proporciona a quienes gestionan proyectos el marco perfecto para medir el progreso real de un proyecto en comparación con el progreso previsto. Al hacer un seguimiento de los resultados en comparación con la base de referencia original, puedes calcular dónde están las ineficiencias y tomar medidas para eliminarlas de tu flujo de trabajo.

¿La ruta crítica es una buena opción para mí?

El análisis de ruta crítica se puede usar para prácticamente cualquier tipo de proyecto, incluida la investigación, la ingeniería, el desarrollo de productos, el desarrollo de software, la construcción, entre otros. Si las siguientes afirmaciones se aplican al proyecto en el que te estás embarcando, el método de la ruta crítica puede ser adecuado:

• Las actividades están bien definidas y al terminarlas indicarán la concreción de proyecto.
• Las actividades están ordenadas y se deben realizar de forma secuencial. Por ejemplo, los materiales para un proyecto de construcción se deben proveer para que pueda empezar la construcción en sí.
• Las actividades se pueden detener e iniciar de forma independiente dentro de una secuencia determinada (excluyendo las actividades de procesos de flujo continuo como la refinación de petróleo).
  

Como puedes ver, la gestión de proyectos con ruta crítica puede adecuarse a una amplia variedad de industrias y proyectos. Pero no es necesario que adoptes la ruta crítica plenamente para obtener beneficios de sus efectos. Si hay un elemento del método de la ruta crítica que te sirve, puede ser beneficioso integrarlo en tu proceso de gestión del proyecto. Básicamente, la adaptabilidad es una de las propiedades clave de un director de proyectos exitoso.

Cómo usar la ruta crítica con tu equipo

Ahora que conoces un poco más sobre el método de la ruta crítica, vale la pena pensar cómo puedes usarlo dentro de tu organización. Dropbox ofrece algunas herramientas que pueden ayudarte a implementar el análisis de ruta crítica. Por ejemplo, Dropbox Paper puede ayudarte a gestionar la ruta de mapa completa de tu proyecto desde un solo lugar, lo que lo convierte en una forma ideal de modelar la gestión de proyectos con ruta crítica. En primer lugar, usa la planilla de planificación del proyecto para guiar a los miembros de tu equipo a lo largo del proyecto, paso a paso. Luego, delega tareas a los miembros del equipo que corresponda, elabora listas de tareas para garantizar que tu proyecto avance a un ritmo óptimo y usa las herramientas de gestión de tareas para tener una perspectiva de alto nivel de las tareas asignadas a tu equipo.

Ideas finales

Básicamente, el método de la ruta crítica te proporciona claridad, te ofrece una representación visual de todo el flujo de trabajo de tu proyecto, desde el inicio hasta el final. Al identificar la "ruta crítica", puedes garantizar que los recursos se asignen a las tareas más importantes y optimizar la velocidad con la que se completan y entregan los proyectos críticos.