Per creare un piano di progetto a prova di bomba, servono, innanzitutto, gli strumenti giusti e in questa fase, ciò significa trovare un luogo in cui creare e condividere i documenti del piano e in cui collaborare alla loro preparazione.
Dropbox Paper ha tutto ciò che serve per redigere il piano di progetto e svolgere molte altre cose. Provalo gratuitamente e utilizza la nostra guida per garantirti le migliori probabilità di successo.
Tutto pronto? Apri un modello di piano di progetto e iniziamo.
Vai alla sezione desiderata:
- Definizione di piano di progetto e motivo per cui è così importante
- Passaggi per creare un piano di progetto strepitoso
- Passaggio 1: definisci l'ambito del progetto
- Passaggio 2: stabilisci le misure per determinare il successo
- Passaggio 3: suddividi il progetto in compiti di entità minore
- Passaggio 4: crea una scaletta temporale del progetto
- Passaggio 5: assegna risorse e finanze
- Passaggio 6: identifica i rischi
- Passaggio 7: comunica e collabora
- Passaggio 8: monitora e traccia i progressi
- Passaggio 9: riesamina e valuta
- Passaggio 10: celebra i successi e prendi atto degli insuccessi
- Consigli per una migliore gestione del progetto
Che cos'è un piano di progetto e perché è essenziale?
Un piano di progetto è una tabella di marcia dettagliata che delinea l'ambito, gli obiettivi, i risultati, le scadenze, le risorse e i rischi di un progetto.
I piani di progetto sono importanti perché forniscono un quadro chiaro degli obiettivi generali, delle tappe principali e delle singole attività di un progetto. I piani di progetto ben strutturati offrono i seguenti vantaggi:
- Un calendario accurato del progetto
- Una budgetizzazione e proiezioni finanziarie precise
- Un'allocazione di risorse equilibrata
- Minori rischi o maggiore consapevolezza e mitigazione dei rischi
- Un modo chiaro di comunicare le aspettative tra team e stakeholder
I progetti richiedono tempo e implicano l'uso di molti dati e file differenti. Non aspettare che qualcosa vada storto: utilizza Dropbox Backup per mettere al sicuro e archiviare rapidamente il tuo duro lavoro.
10 passaggi per creare un piano di progetto straordinario
Le specifiche di un piano variano molto e dipendono dal progetto. Potresti voler creare un'app o realizzare un film: gli obiettivi potrebbero essere i più disparati.
Fortunatamente, indipendentemente dal progetto sul quale si sta lavorando, alcuni passaggi sono comuni a tutti i piani.
Passaggio 1: definisci l'ambito del progetto
A questo punto del piano, quello che occorre è semplicemente definire dei confini, stabilendo ciò che rientra e ciò che non rientra nel progetto. Quali sono gli obiettivi del progetto che si prospettano vincenti?
L'aumento dei ricavi o della soddisfazione dei clienti, la crescita delle vendite o della base clienti oppure la riduzione dei costi sono esempi di obiettivi. Gli obiettivi aiutano a determinare i risultati da fornire e i compiti del progetto.
Questo passaggio è fondamentale, in quanto non solo aiuta a gettare le basi per la pianificazione, ma contribuisce anche a motivare il team, fornendo un quadro generale più ampio.
Passaggio 2: stabilisci le misure per determinare il successo
Per determinare se si soddisfino gli obiettivi determinanti per il successo, è indispensabile disporre di criteri ben chiari. Le tappe intermedie più importanti possono includere il passaggio alla fase di test beta o la finalizzazione del design di un cartellone pubblicitario.
Definisci gli obiettivi e assicurati che siano specifici, misurabili, attingibili, rilevanti e temporalmente limitati (SMART). Gli obiettivi non si raggiungono solo avvalendosi di sensazioni, ma disponendo di dati solidi che li supportino.
Esempi di misurazioni concrete possono consistere nei 1.000 download dei podcast nel primo mese, nelle 500 prenotazioni entro la fine dell'anno, nelle 10.000 impressioni sugli annunci entro il secondo trimestre e così via.
Passaggio 3: suddividi il progetto in compiti di entità minore
Questa è la fase in cui è possibile individuare i principali stakeholder, iniziare a distribuire il lavoro e determinare le responsabilità. Questa è l'occasione per stabilire chi è coinvolto e cosa aspettarsi da ognuno.
A tal fine, è necessario identificare grandi blocchi di attività e suddividerli in porzioni gestibili. Per esempio, potresti suddividere il piano di progetto per un video nella scrittura della sceneggiatura, nelle riprese e nel montaggio.
L'aspetto più importante è stimare il tempo e le risorse necessarie per completare ciascuna di queste porzioni, il che porta al passaggio successivo.
Passaggio 4: crea una scaletta temporale del progetto
È necessaria una programmazione dettagliata che includa ogni attività, ogni tappa intermedia e ogni scadenza. Dropbox Paper dispone di eccellenti funzionalità per la collaborazione che facilitano la pianificazione: utilizzale per tracciare un percorso preciso.
Prova a creare un diagramma di Gantt per sviluppare una scaletta temporale con una visibilità nel futuro, per esempio, di alcuni mesi, in modo da renderne più semplice la comprensione. Avere una panoramica temporale può favorire la percezione che il progetto sia più realizzabile.
Passaggio 5: assegna risorse e finanze
In questa fase avviene l'identificazione delle risorse necessarie (persone, attrezzature o materiali) per ogni attività. Questa parte è fondamentale per assicurarsi di disporre di tutto ciò che serve nel momento opportuno.
Per esempio, potresti avere bisogno di due attori e di un cameraman per le riprese di uno spot pubblicitario o di un designer per il rendering di un logo. In ogni caso, assicurati di stimare con precisione le risorse di ogni attività.
Passaggio 6: identifica i rischi
Pianifica eventuali ritardi o imprevisti, come ad esempio una malattia, e preparati a ogni evenienza per evitare problemi. Tra i rischi potrebbero esserci un numero eccessivo di feedback da parte dei clienti, ritardi tecnici o persino il maltempo.
Analizza le interdipendenze delle varie attività (quali compiti è necessario terminare prima di iniziarne un altro) e concentrati su queste. Avendo dei piani solidi per la gestione dei rischi, la maggior parte di questi può essere affrontata in modo abbastanza semplice.
Passaggio 7: comunica e collabora
In questa parte del piano di progetto viene stabilita la catena di comunicazione tra le parti interessate: si decide chi deve riferire a chi, ad esempio i membri più giovani del team ai capi reparto.
Un esempio importante di questo aspetto è la gestione dei cambiamenti: un punto cruciale per i progetti a lungo termine.
Chi stabilisce le aspettative in caso di cambiamenti in un progetto e chi ha il compito di motivare il team? Sarà necessario nominare gli stakeholder con cui tenere riunioni o sessioni di domande e risposte in cui comunicare le variazioni e risolvere eventuali problemi.
In questa fase del piano e durante la gestione del progetto, incoraggia la collaborazione. La collaborazione aiuta a favorire il lavoro di squadra e garantisce che tutti lavorino per il raggiungimento dello stesso obiettivo.
Dropbox dispone di potenti funzionalità che consentono di aggiungere note ai PDF, commentare i video fotogramma per fotogramma, fornire feedback sui documenti in tempo reale e altro ancora. Scegli il tuo piano e registrati oggi stesso.
Passaggio 8: monitora e traccia i progressi
Buone notizie! Hai fatto tutto ciò che serve per un piano di progetto di successo, ora puoi sederti e rilassarti. E, invece, no: purtroppo, si tratta di uno scherzo. È necessario monitorare costantemente i progressi e apportare correzioni.
Dropbox Paper dispone di funzionalità e strumenti di gestione delle attività che aiutano a tenere sotto controllo le date, a monitorare il lavoro e a ricevere promemoria automatici. Seguire i progressi rispetto al budget e alla programmazione dà soddisfazione.
Passaggio 9: riesamina e valuta
Man mano che il piano di progetto procede, è necessario effettuare revisioni periodiche per determinare gli aspetti che funzionano e quelli che necessitano di un miglioramento. Il piano contiene un punto critico che vorresti rivedere?
Per esempio, se il progetto consiste in una pubblicità di pannolini con genitori e bambini presenti sul set, una pianificazione accurata è difficile. Da buon project manager, puoi inserire alcuni aspetti da considerare (come le pause per il pisolino) nei progetti futuri.
Passaggio 10: celebra i successi e prendi atto degli insuccessi
La pianificazione di progetti implica la celebrazione dei successi conseguiti, come il superamento di una tappa. Così facendo, si ravviva lo spirito dei team nel caso di progetti di maggiore entità, che richiedono la collaborazione di molte persone e di diversi reparti.
Pianificazione e gestione efficace sono attività strettamente connesse tra loro. Pertanto, anche in presenza di difficoltà, riconosci gli sforzi dei membri del team e dedica del tempo a riflettere sui risultati raggiunti dal gruppo.
Per avere maggiori opportunità di successo, utilizza il modello gratuito di piano di progetto disponibile in Dropbox Paper, nel quale trovi una vasta libreria di modelli utili anche per altri tipi di lavoro.
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