Sudahkah Anda memanfaatkan telecommuting?

Apa itu Telecommuting?

Telecommuting adalah istilah yang sedikit lebih bergengsi dari istilah working from home, karena seringkali tidak ada ruang kantor untuk didatangi. Anda mungkin juga pernah mendengar istilah ini disebut sebagai "teleworking", "bekerja dari mana saja", atau "ruang kerja fleksibel". Pekerja telecommuting bisa jadi adalah pekerja purna waktu yang bekerja untuk sebuah perusahaan, bekerja paruh waktu pada beberapa perusahaan, atau bekerja sendiri, bekerja kapan saja mereka mau. Jika Anda pernah mendengar seseorang yang menyebut dirinya sebagai "digital nomad", ini berarti mereka tidak terikat ke lokasi fisik dan melakukan pekerjaan telecommuting. Sepanjang ada alat untuk membuat ruang kerja digital, seperti Dropbox, tim Anda bebas bekerja dari lokasi mana saja di luar kantor yang mereka pilih.

Jadi, apa itu kerja tele (telework)?

Kerja tele adalah pekerjaan yang diselesaikan oleh tim telecommuting. Itu berarti bahwa pekerjaan yang dapat dilakukan dari jarak jauh, tanpa harus berada di kantor atau di ruangan yang sama dengan rekan-rekan kerjanya. Jika tim Anda belum pernah bekerja dari rumah di sebagian besar tahun ini, mungkin Anda ragu seberapa besar pekerjaan bisa benar-benar bisa dilakukan dari rumah. Anda akan merasa senang jika mengetahui bahwa berdasarkan berbagai studi, bekerja dari rumah terbukti lebih efektif daripada hari kerja standar dari kantor.

Bagaimana telecommuting dapat membantu bisnis?

Ada beberapa hal yang membuat telecommuting dianggap dapat membantu orang dan juga perusahaan tetap berjalan. Berikut sebagian besar manfaat umum dari telecommuting"

Keseimbangan antara urusan pekerjaan dan urusan pribadi

Tidak ada seorang pun yang suka pulang pergi ke kantor. Bagaimana pun juga, siapa yang suka kehilangan waktu serta biaya tol dan ongkos lainnya yang mahal? Bekerja dari rumah menghilangkan stres seperti ini. Tidak perlu lagi berdesak-desakan di pintu, menghabiskan waktu di sore hari terjebak dalam kemacetan, atau menunggu lama karena kereta yang terlambat. Tidak lagi ada yang harus absen karena keadaan darurat di rumah tangga. Pekerja yang bekerja dari rumah bisa mengatur harinya yang paling produktif. Pukul 8 – 9 pagi tidak harus lagi dialokasikan untuk melakukan bepergian ke tempat kerja. Setiap orang dapat bekerja pada jam-jam yang menurutnya paling produktif, dan ini bisa pukul 8 pagi atau 6 sore. Selain itu, jika Anda menggabungkan telecommuting dengan jam kerja fleksibel, Anda bahkan bisa mendapatkan yang terbaik dari tim Anda. Ini artinya motivasi yang lebih besar, produktivitas lebih tinggi, serta retensi tenaga kerja berbakat yang lebih baik.

Bekerja pada zona waktu yang berbeda

Salah satu manfaat terbesar dari bekerja dari jarak jauh adalah bekerja dapat dilakukan di mana saja, dalam zona waktu apa saja. Meski zona waktu berbeda terkadang membuat mencari waktu yang sama-sama disepakati untuk melakukan panggilan telepon sedikit sulit (namun dengan komunikasi asinkron, panggilan telepon bahkan mungkin tidak diperlukan), hal tersebut juga dapat berarti bahwa Anda bisa menjadi kantor yang "selalu aktif". Sementara tim Anda di New York tidur, kantor Anda di London dapat bekerja, sehingga Anda bisa menjadi lebih responsif daripada sebelumnya.

Mengurangi biaya

Ini adalah manfaat yang jelas terlihat. Jika tim Anda tidak berada di kantor, maka Anda tidak memerlukan kantor. Selamat tinggal biaya sewa kantor di kota yang mahal. Hal yang sama juga terjadi pada tim Anda, yang tidak perlu dipaksa tinggal dalam kamar tidur kecil di kota-kota besar hanya agar dapat bisa bekerja di kantor setiap hari. Bekerja dari rumah berarti bahwa pekerjaan tim Anda tidak mengharuskan di mana tempat rumahnya, dan ini menjadi pendorong kesehatan mental dan kebahagiaan terbesar bagi siapa saja. Perusahaan bahkan dapat meneruskan pengurangan biaya ini kepada karyawan dalam bentuk tunjangan listrik dan internet yang bisa mereka gunakan khusus untuk melakukan pekerjaan mereka. Memberikan voucher tunjangan kepada siapa saja di hari gajian tentu juga akan sangat dihargai. Bagaimana pun juga, tidak ada lagi kopi di dapur yang perlu dikeluarkan.

Kekurangan telecommuting

Ada satu bidang yang mungkin disetujui tim Anda sebagai kekurangan dari kerja tele adalah aspek sosial dan kurangnya waktu tatap muka langsung. Saat semua tim Anda terbentuk dan bekerja sendirian di kantor sekaligus rumah mereka tanpa ada kantor bersama, maka kita gampang melupakan fakta bahwa mereka semua sebenarnya adalah satu tim . Ini menjadi alasan mengapa komunikasi itu menjadi sangat penting.

Panggilan zoom dengan sajian makanan dan minuman setiap Jumat sore adalah salah satu cara melakukannya, namun itu tidak memperhitungkan anggota tim di belahan dunia yang lain. Jenis komunikasi paling berharga adalah komunikasi yang benar-benar tertanam di dalam jadwal kerja. Seperti penyuntingan real-time dan anotasi, kolaborasi pada dokumen bersama, atau pesan Slack kapan saja setiap hari. Tim Anda perlu mengetahui bahwa mereka dapat berkomunikasi kapan saja mereka inginkan, tidak hanya dalam jam-jam saat panggilan video yang telah ditetapkan.

Mempertahankan yang khusus tetap spesial

Untuk acara spesial seperti liburan, cobalah dan atur kegiatan berkumpul bagi anggota tim yang saling berdekatan. Bagi mereka yang benar-benar jauh dari kantor, aturlah sebuah pesta online, dan pastikan Anda mengirimkan kartu Natal dan mungkin sedikit hadiah. Jika kantor tradisional Anda selalu bangga membicarakan tentang "melakukan yang terbaik" bagi karyawan, maka kantor remote Anda harus beroperasi atas nilai-nilai yang sama.

Cara memulai telecommuting

Jika Anda sudah siap melakukan perubahan yang sudah banyak dilakukan pihak lain, prosesnya lebih rumit daripada sekadar menyuruh orang pulang dan memberi tahu mereka agar tidak kembali ke kantor dalam waktu dekat. Butuh perencanaan dan menemukan alat terbaik untuk mendukung tim terdistribusi.

Internet

Tim remote tidak akan bisa bekerja tanpa internet, jadi ketahui apakah setiap anggota staf dapat menyediakannya di rumah mereka. Anda mungkin menghemat uang karena tidak lagi memiliki dan menjalankan kantor secara fisik, namun tidak berarti bahwa Anda tidak harus menginvestasikan kembali penghematan itu ke dalam bisnis Anda. Lihat kemungkinan yang bisa Anda lakukan untuk memberikan tunjangan agar tim Anda bisa menyiapkan fasilitas internet atau Wi-Fi yang mereka butuhkan di rumah. Selain itu, Anda harus memilih perangkat lunak yang memungkinkan Anda bekerja offline jika internet tersedia.

Perangkat Lunak

Teknologi adalah kunci dalam semakin maraknya bekerja secara remote, jadi bisnis Anda harus dibekali dan diperlengkapi sebagaimana mestinya. Mungkin Anda merasa bahwa Anda masih bisa tetap bertahan memakai dokumen word yang ditulis, disimpan, dan diteruskan lewat lampiran email—namun kebiasaan seperti ini tidak akan berhasil untuk melakukan pekerjaan yang fleksibel. Anda tinggal menunggu waktu saja sebelum file itu benar-benar hilang. Dropbox menghilangkan segala kemungkinan kesalahan dari metode jadul ini. Dengan dokumen bersama yang dapat diedit oleh tim secara langsung, memiliki beberapa dokumen kini tidak perlu lagi. Hanya akan ada satu versi lengkap yang terbaru.

Buat ruang kerja bersama digital online di mana semua orang terkoneksi. Dengan folder bersama dari Dropbox, semua orang mengakses apa yang penting, dengan integrasi yang memungkinkan tim Anda melakukan yang terbaik. Ada penekanan tambahan pada keamanan saat mengizinkan tim Anda melakukan pekerjaan dari rumah atau telecommuting. Tanpa adanya tim—dan perangkatnya—di bawah satu atap, data perusahaan sensitif dapat sulit dilacak. Dropbox menawarkan kontrol keamanan yang memberi Anda ketenangan pikiran. Dengan perlindungan kata sandi, opsi berbatas waktu, dan manajemen mobilitas perusahaan (EMM), Anda dapat memastikan bahwa tautan dan dokumen hanya diakses oleh pengguna yang berwenang.

Peralatan

Tidak semua orang dibekali atau memiliki fasilitas yang diperlukan untuk dapat bekerja di rumah. Sebagian orang mungkin tidak memiliki meja khusus dan area kerja di rumahnya jika mereka tidak biasa bekerja di rumah. Tentu saja, selalu ada cara dan sarana untuk menyelesaikannya, namun maukah tim Anda bekerja dari meja dapur, meja rias, atau bahkan meja setrika? Pastikan untuk menyediakan anggaran untuk permintaan perabot kantor dan berikan tim Anda peralatan fisik yang mereka perlukan untuk menyiapkan tempat kerja yang sesuai. Pada akhirnya, semua ini akan menghasilkan hasil yang lebih baik.

Tidak ada perusahaan yang terlalu besar atau terlalu kecil

Bekerja dengan tim jarak jauh telah merevolusi cara kerja beberapa merek terbesar di dunia. Tanyakan saja pada Dentsu, yang telah menggunakan Dropbox untuk memperkecil biaya surat menyurat dan meningkatkan produktivitas mereka baik di dalam maupun di luar kantor: “Saya sering memeriksa berbagai proyek memakai aplikasi mobile Dropbox dan mengirim tautan ke rekan-rekan kerja bahkan sebelum mereka tiba di kantor, ujar Account Supervisor yaitu Ai Ando. Namun jangan merasa bahwa pilihan kerja fleksibel hanya bisa dilakukan di perusahaan besar atau pemilik tunggal yang bekerja khusus dari laptop. Telecommuting merupakan sistem serbaguna yang dapat diterapkan dalam berbagai bisnis. Dan dengan alat yang tepat, ini juga bisa Anda lakukan.