5 façons d'optimiser vos workflows de projets avec Dropbox et Asana

Une femme travaille sur des fichiers créatifs sur son ordinateur portable

Que vous soyez rédacteur, concepteur, spécialiste du marketing ou chef de projet au sein d'une agence de création ou d'une équipe marketing interne, vous savez comme il est difficile de gérer de multiples projets, délais et types de livrables sur différentes plateformes, entre différentes équipes, sur différents fuseaux horaires.

 

D'après le rapport Anatomy of Work 2021 publié par Asana, la multiplication des outils entrave l'alignement des équipes. En effet, les employés alternent entre 10 applications différentes 25 fois par jour. La communication perd en fluidité et l'efficacité n'est plus au rendez-vous.

 

En intégrant Dropbox à Asana, vous pouvez facilement joindre et partager des fichiers sans changer d'application. Le résultat : vous gagnez du temps, présentez les informations en contexte et vous pouvez vous concentrer sur les tâches créatives que vous aimez. 

Interface utilisateur de l'intégration Asana pour les workflows créatifs

Pour mieux nous représenter les avantages de cette intégration, imaginons une campagne publicitaire dans cet environnement intégré :

 

  1. Planification : utilisez Asana pour planifier votre campagne et rassembler les ressources de l'équipe. En accédant instantanément à l'ensemble de votre bibliothèque de fichiers Dropbox depuis Asana, vous regroupez facilement toutes les informations et tous les documents clés nécessaires au lancement de la phase de développement créatif.
  2. Développement créatif : rassemblez toutes les idées et commentaires au même endroit pour stimuler la créativité de l'équipe. Créez des moodboards de projets dans Asana avec des visuels issus de Dropbox ou associez des fichiers Dropbox à des tâches d'échange d'idées dans votre workflow de création de publicités, afin que tous les membres de l'équipe disposent des éléments nécessaires pour laisser parler leur créativité et réfléchir à de nouveaux concepts.
  3. Suivi : les tâches avec fichiers Dropbox peuvent être attribuées, commentées et classées par ordre de priorité. Ainsi, vous pouvez facilement consulter le planning global de la campagne et identifier les éléments à risque qui requièrent votre attention immédiate. En associant Asana et Dropbox, vous pouvez suivre l'avancement de votre équipe grâce à des points de situation rapides et précis. Ainsi, vous savez toujours où en sont vos livrables et pouvez effectuer des réajustements si nécessaire.
  4. Vérifications et approbations : partagez facilement vos fichiers créatifs Dropbox et recueillez les commentaires des parties prenantes en vous épargnant le va-et-vient entre divers outils. Les fichiers Dropbox joints aux tâches Asana peuvent être envoyés aux parties prenantes internes ou aux clients pour examen et approbation. Les commentaires et demandes de modifications restent ainsi associés au fichier, ce qui permet à votre équipe d'avancer dans son travail sans quitter le workflow Asana.
  5. Sauvegarde et enregistrement : sauvegardez vos fichiers partagés et les éléments créatifs de votre campagne sur Dropbox tout au long du projet. Ainsi, la dernière version de chaque document reste toujours accessible et les fichiers peuvent être restaurés à tout moment. Ajoutez un niveau de protection supplémentaire avec des contrôles simples permettant de définir des autorisations de lecture seule, de modification, de téléchargement ou d'autres niveaux d'accès pour chaque utilisateur, afin que vos supports de campagne ne soient mis à jour que par les membres de l'équipe habilités.

 

Voici cinq exemples de la façon dont Dropbox et Asana peuvent aider les professionnels de la création comme vous à collaborer plus efficacement sur des projets.  Pour découvrir d'autres avantages de cette intégration pour les équipes, consultez la page https://www.dropbox.com/apps/asana.