Pliki PDF są niemal tak samo uniwersalne, jak wiadomości e-mail. Są idealne zarówno do pracy, jak i do rozrywki – można ich z łatwością używać do umów i do czytania czasopism. Główne zalety plików PDF w biznesie można podzielić na trzy ważne kategorie.
Format PDF jest tak wszechstronny i niezawodny, że jeśli wyślesz plik PDF na 20-letni komputer w domu swoich dziadków, prawdopodobnie będzie go można bez problemu otworzyć.
Pliki PDF mają kluczowe znaczenie w małych i dużych firmach. Masz ważny dokument? Możesz użyć Dropbox Sign, aby uzyskać na nim prawnie wiążący podpis. Widzisz? Ten format juz usprawnia pracę w Twojej firmie!
15 korzyści, jakie format PDF zapewnia Twojej firmie
Pliki PDF są łatwe do tworzenia, czytania i udostępniania. Czy wiesz, że możesz je odczytywać i edytować za pomocą Dropbox? Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj artykuł „Jak edytować pliki PDF w Dropbox”.
Co jednak takiego dobrego przynoszą firmie? Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych sposobów zastosowania plików PDF, które mogą pomóc w zwiększeniu produktywności:
Pliki PDF są lepsze pod względem zgodności
Wciąż słyszymy o tym, że pliki PDF są takie zgodne – ale tak naprawdę, to w jakim stopniu? Nie ma innej odpowiedzi niż „w bardzo dużym”. Jeśli kosmita znajdzie laptop za tysiąc lat, istnieje prawdopodobieństwo, że bez problemu otworzy plik PDF.
Rozumiemy, że zgodność to bardzo szerokie pojęcie, które trudno przypiąć do czegoś konkretnego. Oto więc kilka praktycznych sposobów wykorzystania niesamowicie zgodnego formatu PDF w celu zwiększenia wydajności i usprawnienia przepływów pracy w firmie:
Nigdy więcej kłopotów z otwieraniem dokumentów
Nie każda firma używa tego samego systemu, co stanowi nie lada kłopot przy próbie udostępnienia plików.
Rozwiązanie? Pliki PDF. Prawie każdy może otwierać je na swoim komputerze lub urządzeniu, więc masz o jeden problem mniej. Załatwione!
Podbijaj świat za pomocą wielu języków/skryptów
Dzięki formatowi PDF masz w kieszeni uniwersalny translator, który sprawia, że globalna współpraca to pestka.
Niezależnie od tego, czy tworzysz, czytasz czy udostępniasz, format PDF Cię nie zawiedzie, ponieważ obsługuje wiele języków oraz różnorodne skrypty i alfabety. Pożegnaj bariery językowe i powitaj bezproblemową działalność międzynarodową!
Zostań mistrzem perswazji podczas sprzedaży i prezentowania oferty
Pliki PDF możesz bezproblemowo rozesłać, zapewniając wszystkim miejsce w pierwszym rzędzie podczas swoich fascynujących prezentacji.
W tych plikach możesz umieścić hiperłącza prowadzące odbiorców do innych ważnych dokumentów i plików, które przypieczętują umowę. To tak, jakby dać komuś mapę wskazującą miejsce ukrycia skarbu ze wszystkimi informacjami potrzebnymi, aby uzyskać odpowiedź „Tak”!
Rozruszaj swój przepływ pracy za pomocą integracji z aplikacjami
Nie musisz być technologicznym ekspertem, aby zauważyć, że Twoje ulubione aplikacje i pliki PDF są dla siebie stworzone.
Wiele aplikacji ma funkcję „Zapisz jako PDF” lub „Wyeksportuj do pliku PDF”, która umożliwia konwertowanie zawartości na ten sprawdzony format. Dzięki temu masz uniwersalny format na wszystkie swoje cyfrowe dzieła.
Bądź najlepszym członkiem zespołu i usuwaj ograniczenia
Dzięki temu turbodoładowanemu formatowi możesz zadbać o współpracę i zwiększyć wydajność, utrzymując zjednoczony front.
Pliki PDF są świetnym narzędziem do budowania mostów komunikacyjnych między działami. Z łatwością możesz udostępniać ważne dokumenty, mając pewność, że wszyscy będą wiedzieć, o co chodzi. Koniec z izolacją.
Pliki PDF można otwierać na telefonach i komputerach, w systemie Windows i macOS oraz w innych systemach technologicznych i operacyjnych – ich zgodność sprawia, że jest to bardzo wszechstronny format, który działa niezależnie od używanego urządzenia.
Dropbox wspomaga tę zgodność za pomocą zaawansowanych funkcji konwersji. Zobacz artykuł „Jak konwertować pliki Dropbox”, aby dowiedzieć się więcej o konwertowaniu plików na format PDF.
Pliki PDF oferują znakomite zabezpieczenia danych
Konfigurując ustawienia zabezpieczeń PDF, możesz uniemożliwić innym udostępnianie, kopiowanie, drukowanie i wykonywanie innych czynności na plikach. Bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych dla firmy cech tego formatu. Pozwala pozbyć się ciekawskich i zapobiega przypadkowym zmianom.
W pliku PDF bezpiecznie ukryjesz przed niepowołanym wzrokiem skale płac, informacje służbowe, dane osobowe, poufne dane klientów i inne rzeczy. Zabezpieczenia formatu PDF mogą przynieść Twojej firmie wiele korzyści:
Bądź tajnym agentem ochrony danych
Pliki PDF mają fantastyczną funkcję – szyfrowanie. Zastosuj te ustawienia, a będziesz mieć dane pod kluczem.
Osoby posiadające kod będą miały dostęp do Twoich ściśle tajnych plików, ale to Ty decydujesz, kto otrzyma przepustkę. To najlepszy gadżet połączony z najnowocześniejszą technologią.
Chroń integralność dokumentów
Jeśli chodzi o ochronę plików przed niepożądanym edytowaniem, format PDF jest nieźle wyposażony.
Dzięki licznym ustawieniom zabezpieczającym możesz chronić ważne dokumenty (takie jak umowy), aby nie wpadły w niepowołane ręce.
Zdobywaj zaufanie dzięki profesjonalizmowi
Cyfrowe identyfikatory i certyfikaty bezpieczeństwa zapewniają Twoim plikom lśniącą odznakę z etykietą „To jest wiarygodne”.
A kiedy jeszcze dodasz do swoich plików PDF cyfrowe podpisy, będziesz jak zaufany doradca z oficjalną pieczęcią autentyczności. Możesz pożegnać sceptycyzm. Odbiorcy będą wiedzieć, że Twoje pliki PDF to poważna sprawa.
Dyskrecja jest najważniejsza
Pliki PDF są nieocenioną pomocą w sprawach własności intelektualnej, praw autorskich i sensacyjnych wiadomości.
Dzięki funkcjom bezpieczeństwa możesz zablokować dostęp do wartościowych i poufnych treści. Nie musisz się martwić o nieautoryzowany dostęp lub przypadkowe wycieki – wszystko do samego końca jest trzymane w tajemnicy.
Pielęgnuj swojego wewnętrznego guru od RODO
Format PDF umożliwia obsługę poufnych danych, ochronę prywatności i zaspokojenie wymagań organów regulacyjnych.
Ułatwia zachowanie zgodności ze wszystkimi ważnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Możesz mieć pewność, że będziesz po właściwiej stronie prawa i unikniesz uciążliwych kar – a jest to coś, na co firmy mogą być szczególnie narażone!
W celu dodatkowego zabezpieczenia pliki PDF oraz wiele innych typów plików możesz przechowywać na koncie Dropbox.
Wybierz taryfę Dropbox i przechowuj wszystkie swoje pliki w bezpiecznym, zaszyfrowanym miejscu.
Pliki PDF wyróżniają się małym rozmiarem i łatwą kompresją
Pliki PDF są małe. Długa powieść w formacie PDF zajmie zaledwie niewielką cząstkę Twojego miejsca do przechowywania w chmurze. Te pliki są niesamowicie kompaktowe. W projekcie Gutenberg wielka powieść „Wojna i pokój” zajmuje mniej niż 5 MB. Dlatego właśnie PDF to najczęściej wybierany format.
Niezależnie od tego, czy chodzi o obszerne rekordy transakcji z klientem, profile klientów, czy tylko o dane historyczne, mały rozmiar plików PDF sprawia, że są one poręczne. Oto, w jaki sposób małe rozmiary plików ułatwiają prowadzenie działalności:
Optymalizacja pod kątem szybkiej dystrybucji
Pliki PDF to sprinterzy cyfrowego świata, błyskawicznie przemierzający sieć dzięki swojej zwinnej formie.
Pokonaj powolne łącza internetowe lub problemy ze zgodnością plików. Dzięki formatowi PDF Twoi odbiorcy błyskawicznie otrzymają potrzebne im dokumenty, obrazy i inne elementy. To jak turbodoładowanie załączników!
Zarządzanie miejscem do przechowywania w chmurze
Dzięki formatowi PDF nie musisz czekać na załadowanie opasłych plików ani irytować się, że zajmują Ci one cenne miejsce.
Kiedy transferujesz, przesyłasz lub pobierasz niezawodne pliki PDF, są one jak zwinni akrobaci, którzy bez wysiłku i z gracją szybują przez Twój Dropbox.
Zespół pracujący jak dobrze naoliwiona maszyna
Dzięki plikom PDF Twój zespół pracuje w jednym rytmie. Aktualizacje na koncie Dropbox są synchronizowane błyskawicznie.
Wyobraź sobie, że ktoś aktualizuje plik PDF do nowej ważnej wersji lub wprowadza kilka błyskotliwych zmian. I wiesz co? Może bez wysiłku udostępnić i zsynchronizować swoje arcydzieło w formacie PDF. Już nie musisz w kółko klikać Odśwież.
Załatwianie spraw w locie
Dzięki małym rozmiarom plików możesz realizować swoje zadania bez wysiłku.
Format PDF jest zbawienny dla osób samozatrudnionych i cyfrowych nomadów, szczególnie dla tych, którzy polegają na mniej niezawodnych czy wolniejszych połączeniach internetowych. Koniec frustracji.
Podziel się ze światem niesamowitymi efektami swojej pracy
Pliki PDF to jedne z najlepszych narzędzi, które możesz wykorzystać podczas misji zdobywania maksymalnego zasięgu i jak największej ekspozycji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o ofertę pracy, fajny filmik lub coś, czym chcesz się podzielić ze swoją listą kontaktów, format PDF jest najlepszą opcją. Możesz wysłać pliki w świat, wiedząc, że praktycznie każdy będzie mógł je pobrać i wyświetlić.
Ogólnie rzecz biorąc, niewielki rozmiar pliku PDF sprawia, że jest on łatwy w obsłudze. Mniejsze pliki pomagają zwiększyć produktywność i zaoszczędzić miejsce, a także ułatwiają pracę. Format PDF zmieści dużo w niewielkim pakiecie.
Czy używanie formatu PDF ma jakieś wady?
Nie ma zbyt wielu minusów używania plików PDF w firmie, jednak czasami ich korzystne cechy mogą stanowić problem. Wady używania plików PDF w firmie mogą być następujące:
- Edytowanie plików PDF może być trudne – chociaż w przypadku wbudowanych funkcji edytowania PDF dostępnych we wszystkich taryfach Dropbox nie stanowi ono problemu.
- Używanie formatu PDF na potrzeby prezentacji może być mniej atrakcyjne niż w przypadku pokazu slajdów.
- Plik PDF w formie „listu” może być trudny do odczytania i często wymaga dużej ilości przewijania.
Istnieje więc kilka potencjalnych problemów z używaniem plików PDF, ale można sobie z nimi dość łatwo poradzić. Na pewno w najbliższej przyszłości ten format pliku nie wypadnie z łask – jego zalety przeważają nad wadami.
Aby jak najlepiej pracowało Ci się z formatem PDF w firmie, przeczytaj artykuł „Niech żyje PDF”. Dowiesz się z niego, jak funkcje Dropbox mogą pomóc Ci w pełni wykorzystać możliwości tych plików.
Wykorzystaj wszystkie możliwości plików dzięki Dropbox
Rozmiar, zabezpieczenia i zgodność sprawiają, że pliki PDF są doskonałym narzędziem do wykorzystania w firmie. Jeśli używasz formatu PDF lub jakiegokolwiek innego typu pliku, Dropbox pomoże Ci w pełni wykorzystać potencjał Twoich danych. Jest to idealne narzędzie do zapewnienia sprawnej pracy w firmie.
Uzyskasz intuicyjne miejsce na dane oraz funkcje udostępniania i współpracy odpowiednie dla każdej działalności. Wybierz taryfę i zwiększ swoją produktywność za pomocą Dropbox, aby jak najpełniej wykorzystać możliwości swoich plików PDF.