Pliki PDF są niemal tak samo uniwersalne, jak wiadomości e-mail. Są idealne zarówno do pracy, jak i do rozrywki – można ich z łatwością używać do umów i do czytania czasopism. Główne zalety plików PDF w biznesie można podzielić na trzy ważne kategorie.
Prawdopodobnie możesz wysłać plik PDF do 20-letniego komputera w domu dziadków, a oni będą mogli go otworzyć bez żadnych problemów. Jest to format pliku dość solidny.
Pliki PDF mają kluczowe znaczenie w małych i dużych firmach. Masz ważny dokument? Możesz użyć Dropbox Sign, aby uzyskać na nim prawnie wiążący podpis. Widzisz? Ten format już usprawnia pracę w Twojej firmie!
A jest jeszcze wiele innych korzyści ze stosowania plików PDF w firmie…
Pliki PDF są lepsze pod względem zgodności
Jasne, często słyszymy, że „pliki PDF są tak kompatybilne”, ale jak bardzo są one kompatybilne? Nie ma innej odpowiedzi niż „bardzo”. Jeśli za tysiąc lat kosmita znajdzie laptopa, jest duże prawdopodobieństwo, że bez problemu załaduje plik PDF.
Ze względu na niezwykłą elastyczność formatu PDF konwertowanie do niego plików może być doskonałym sposobem na zabezpieczenie materiałów na przyszłość. Aby pomóc Ci postawić pierwsze kroki, stworzyliśmy bezpłatne narzędzia online, które pozwalają konwertować pliki Word, PPT, JPG lub PNG do formatu PDF – bez konieczności posiadania konta Dropbox.
Wiadomo, że kompatybilność może wydawać się szeroka i trudna do określenia. Oto kilka praktycznych sposobów, w jaki wykorzystanie niezwykle kompatybilnego pliku PDF zwiększy wydajność i usprawni przepływ pracy w firmie:
1. Nigdy nie męcz się i nie marnuj czasu na otwieranie dokumentu
Nie wszystkie firmy korzystają z tych samych systemów, co sprawia, że udostępnianie plików staje się prawdziwym problemem.
Rozwiązanie? Pliki PDF. Prawie każdy może je otworzyć na swoim komputerze lub innym urządzeniu, więc to o jedną frustrację mniej w ciągu dnia. Sprawdzać!
2. Podbij świat wieloma językami/skryptami
Pliki PDF to uniwersalny tłumacz, który zawsze masz w kieszeni, dzięki czemu współpraca na całym świecie staje się łatwiejsza.
Niezależnie od tego, czy tworzysz, czytasz czy udostępniasz, pliki PDF są dostępne w wielu językach, różnych skryptach i alfabetach. Żegnajcie bariery językowe, witajcie bezproblemowe międzynarodowe interesy!
3. Stań się mistrzem perswazji podczas sprzedaży i prezentacji
Pliki PDF możesz bezproblemowo rozesłać, zapewniając wszystkim miejsce w pierwszym rzędzie podczas swoich fascynujących prezentacji.
Do plików PDF możesz dodać hiperłącza, które poprowadzą odbiorców do innych ważnych dokumentów i plików, co ostatecznie przesądzi o zakupie. To tak, jakby udostępnić mapę skarbów zawierającą wszystkie informacje potrzebne, żeby móc powiedzieć „tak!”.
4. Ulepsz swój przepływ pracy dzięki integracjom aplikacji
Nie musisz być technologicznym ekspertem, aby zauważyć, że Twoje ulubione aplikacje i pliki PDF są dla siebie stworzone.
Wiele aplikacji ma funkcję „Zapisz jako” lub „Eksportuj do” pliku PDF, dzięki której możesz przekonwertować swoją treść na zaufany format. Zrób to, a otrzymasz uniwersalny format dla wszystkich swoich cyfrowych kreacji.
5. Bądź najlepszym graczem zespołowym i rozbijaj silosy
Dzięki temu turbodoładowanemu formatowi możesz zadbać o współpracę i zwiększyć wydajność, utrzymując zjednoczony front.
Pliki PDF doskonale sprawdzają się jako narzędzie do budowania pomostów w komunikacji między działami. Możesz łatwo udostępniać ważne dokumenty, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco, dosłownie! Koniec z silosami.
Pliki PDF działają na telefonie i komputerze, w systemie Windows lub macOS, a także w innych systemach technologicznych lub operacyjnych, więc ich zgodność sprawia, że są bardzo niezawodnym formatem — niezależnie od tego, jakiego urządzenia używasz.
Dropbox wspomaga tę zgodność za pomocą zaawansowanych funkcji konwersji. Zobacz artykuł „Jak konwertować pliki Dropbox”, aby dowiedzieć się więcej o konwertowaniu plików na format PDF.
Pliki PDF zapewniają doskonałe bezpieczeństwo danych
Konfigurując ustawienia zabezpieczeń PDF, możesz uniemożliwić innym udostępnianie, kopiowanie, drukowanie i wykonywanie innych czynności na plikach. Bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych dla firmy cech tego formatu. Pozwala pozbyć się ciekawskich i zapobiega przypadkowym zmianom.
Skale płac, informacje o pracy, dane osobowe, poufne dane klientów i inne rzeczy są bezpieczne przed ciekawskimi oczami w pliku PDF. Zabezpieczenie plików PDF może przynieść Twojej firmie następujące korzyści:
6. Bądź tajnym agentem ochrony danych
Pliki PDF mają fantastyczną funkcję – szyfrowanie. Zastosuj te ustawienia, a będziesz mieć dane pod kluczem.
Osoby, którym powierzono kod, mogą uzyskać dostęp do twoich ściśle tajnych plików i je przeglądać, ale to ty decydujesz, kto otrzyma przepustkę VIP. To połączenie najlepszych gadżetów i urządzeń z zaawansowaną technologicznie wydajnością.
7. Zapewnij integralność dokumentu
Jeśli chodzi o ochronę plików przed niepożądanym edytowaniem, format PDF jest nieźle wyposażony.
Dzięki licznym ustawieniom bezpieczeństwa możesz zabezpieczyć ważne dokumenty, np. umowy, i sprawić, że staną się niedostępne dla osób niepowołanych.
8. Zdobywaj punkty zaufania jak profesjonalista
Cyfrowe identyfikatory i certyfikaty bezpieczeństwa zapewniają Twoim plikom lśniącą odznakę z etykietą „To jest wiarygodne”.
Dodając podpisy cyfrowe do swoich plików PDF, stajesz się zaufanym doradcą z oficjalną pieczęcią autentyczności. Żegnaj sceptycyzmie! Odbiorcy będą wiedzieć, że Twoje pliki PDF są autentyczne.
9. Zachowaj dyskrecję na pierwszym miejscu
Pliki PDF są nieocenioną pomocą w sprawach własności intelektualnej, praw autorskich i sensacyjnych wiadomości.
Funkcje bezpieczeństwa pozwalają Ci zabezpieczyć cenne lub poufne treści. Nie musisz już martwić się o nieautoryzowany dostęp lub przypadkowe przecieki — wszystko pozostaje tajne aż do wielkiego ujawnienia.
10. Odżywiaj swojego wewnętrznego guru RODO
Format PDF umożliwia obsługę poufnych danych, ochronę prywatności i zaspokojenie wymagań organów regulacyjnych.
Pomagają one przestrzegać najważniejszych zasad ochrony danych. Gwarantujemy, że pozostaniesz po właściwej stronie prawa i unikniesz dotkliwych kar — a firmy mogą być na to narażone w dużym stopniu!
Aby zapewnić sobie jeszcze większe bezpieczeństwo, możesz przechowywać pliki PDF i wiele innych typów plików na swoim koncie Dropbox.
Wybierz taryfę Dropbox i przechowuj wszystkie swoje pliki w bezpiecznym, zaszyfrowanym miejscu.
Pliki PDF charakteryzują się bardzo małym rozmiarem i łatwą kompresją
Pliki PDF są małe. Długa powieść w formacie PDF zajmie zaledwie niewielką cząstkę Twojego miejsca do przechowywania w chmurze. Te pliki są niesamowicie kompaktowe. W projekcie Gutenberg wielka powieść „Wojna i pokój” zajmuje mniej niż 5 MB. Dlatego właśnie PDF to najczęściej wybierany format.
Niezależnie od tego, czy chodzi o obszerne zapisy transakcji klientów, profile klientów czy po prostu dane historyczne, niewielki rozmiar plików PDF sprawia, że są one poręczne. Oto w jaki sposób małe rozmiary plików ułatwiają prowadzenie biznesu:
11. Optymalizacja pod kątem szybkiej dystrybucji
Pliki PDF to sprinterzy cyfrowego świata, błyskawicznie przemierzający sieć dzięki swojej zwinnej formie.
Pokonaj powolne połączenie internetowe i problemy ze zgodnością plików. Dzięki plikom PDF odbiorcy mogą bez trudu otrzymywać dokumenty, obrazy i inne materiały. To jest dodatkowa turbosprężarka!
12. Zarządzaj swoją pamięcią masową w chmurze
Dzięki plikom PDF nie musisz już czekać na załadowanie dużych plików ani irytować się, że zabierają one cenną przestrzeń dyskową.
Niezależnie od tego, czy przesyłasz, publikujesz czy pobierasz te sprawdzone pliki PDF, są one niczym zwinni akrobaci, którzy z łatwością poruszają się po Twoim Dropboxie.
13. Zarządzaj zespołami jak dobrze naoliwioną maszyną
Dzięki plikom PDF Twój zespół pracuje w jednym rytmie. Aktualizacje na koncie Dropbox są synchronizowane błyskawicznie.
Wyobraź sobie, że ktoś aktualizuje plik PDF do nowej, ważnej wersji lub wprowadza jakieś efektowne zmiany. Zgadnij co? Umożliwia bezproblemowe udostępnianie i synchronizowanie arcydzieł w formacie PDF. Nie trzeba już klikać „Odśwież”.
14. Wykonuj zadania w biegu
Dzięki małym rozmiarom plików możesz realizować swoje zadania bez wysiłku.
Pliki PDF to wybawca jednoosobowych działalności gospodarczych i cyfrowych nomadów, zwłaszcza jeśli polegają na mniej niezawodnym lub wolniejszym połączeniu internetowym. Koniec z frustracjami.
15. Podziel się swoimi niesamowitymi rzeczami ze światem
Pliki PDF to jedne z najlepszych narzędzi, które możesz wykorzystać podczas misji zdobywania maksymalnego zasięgu i jak największej ekspozycji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o ofertę pracy, fajny klip wideo czy coś, czym chcesz się podzielić ze swoją listą mailingową, pliki PDF są najlepszym formatem. Możesz udostępniać pliki w sposób nieskrępowany, wiedząc, że praktycznie każdy może je pobrać i przeglądać.
Ogólnie rzecz biorąc, niewielki rozmiar pliku PDF sprawia, że można nim łatwo zarządzać. Mniejsze pliki mogą pomóc zwiększyć produktywność, zaoszczędzić miejsce i ułatwić pracę z plikami. Pliki PDF mogą zawierać wiele treści w niewielkim formacie!
Czy używanie formatu PDF ma jakieś wady?
Nie ma zbyt wielu minusów używania plików PDF w firmie, jednak czasami ich korzystne cechy mogą stanowić problem. Wady używania plików PDF w firmie mogą być następujące:
- Edytowanie plików PDF może być trudne – chociaż w przypadku wbudowanych funkcji edytowania PDF dostępnych we wszystkich taryfach Dropbox nie stanowi ono problemu.
- Używanie formatu PDF na potrzeby prezentacji może być mniej atrakcyjne niż w przypadku pokazu slajdów.
- Plik PDF w formie „listu” może być trudny do odczytania i często wymaga dużej ilości przewijania.
Korzystanie z plików PDF wiąże się z kilkoma potencjalnymi problemami, jednak są one stosunkowo łatwe do rozwiązania. Nie spodziewamy się, że format PDF szybko straci popularność — jego zalety przewyższają wady.
Aby jak najlepiej pracowało Ci się z formatem PDF w firmie, przeczytaj artykuł „Niech żyje PDF”. Dowiesz się z niego, jak funkcje Dropbox mogą pomóc Ci w pełni wykorzystać możliwości tych plików.
Wykorzystaj lepiej swoje pliki dzięki Dropbox
Rozmiar, zabezpieczenia i zgodność sprawiają, że pliki PDF są doskonałym narzędziem do wykorzystania w firmie. Jeśli używasz formatu PDF lub jakiegokolwiek innego typu pliku, Dropbox pomoże Ci w pełni wykorzystać potencjał Twoich danych. Jest to idealne narzędzie do zapewnienia sprawnej pracy w firmie.
Otrzymasz intuicyjne funkcje przechowywania, udostępniania i współpracy danych dostosowane do potrzeb każdej firmy. Wybierz plan i zwiększ swoją produktywność dzięki Dropboxowi, aby w pełni wykorzystać swoje pliki PDF.
Poznaj powiązane zasoby
Jak podzielić plik PDF w 3 prostych krokach, korzystając z bezpłatnych narzędzi Dropbox
Dziel pliki PDF szybko i bezpiecznie za pomocą Dropbox. Wyodrębniaj strony, zapisuj osobne pliki i organizuj dokumenty bez wysiłku — bez konieczności pobierania. Utrzymuj dostęp do swoich plików na wszystkich urządzeniach.
