PDF はメールと同じくらい万能です。仕事にも遊びにも最適で、雑誌を読むのも契約に使うのも簡単です。ビジネスで PDF ファイルを使用する主なメリットは、3 つの重要なカテゴリに分類されます。
祖父母の家にある 20 年前のパソコンに PDF を送っても、おそらく問題なく開くことができるでしょう。ファイル形式として、PDF はかなり盤石です。
PDF は中小企業や大企業にとって不可欠なものです。重要な書類がある場合、法的拘束力のある署名には Dropbox Sign を使用することができます。PDF はすでにあなたのビジネスを便利にしているのです。
PDF がビジネスにもたらす 15 のメリット
PDF は簡単に作成、閲覧、共有することができます。Dropbox で PDF の閲覧や編集ができることをご存じですか？詳細については、「Dropbox で PDF を編集する方法」をご覧ください。
PDF は、ビジネスにとってどのようなメリットがあるのでしょうか？続いて、PDF を使うことで生産性を向上できる実用的な方法を示します。
PDF は互換性が高い
「PDF はとても互換性が高い」とよく耳にしますが、実際のところ、どの程度互換性があるのでしょうか？「とても」以外の答えはないでしょう。千年後に宇宙人がノート パソコンを見つけたとしても、PDF をうまく読み込むことができるのではないでしょうか。
互換性というと、大雑把で、明確に定義するのが難しく思えるかもしれません。そこで、超互換の PDF を活用することで、企業内の効率やワークフローを向上させる実用的な方法をいくつかご紹介します。
ドキュメントを開くのに手間がかからない
すべての企業が同じシステムを使っているわけではないので、ファイルを共有しようとするととても面倒なことになります。
この問題を解決するには、どうすればよいでしょうか？答えは、PDF を使用することです。PDF はほとんどの人が自分のパソコンやデバイスで開くことができるので、その日のフラストレーションが 1 つ減ることになります。
世界に通用するさまざまな言語やスクリプト
PDF は手近な万能翻訳機として、グローバルなコラボレーションを容易にします。
作成、閲覧、共有のいずれについても、PDF は多言語、多様なスクリプト、アルファベットに対応しています。長い間、言葉の壁に阻まれていたビジネスが、シームレスで国際的なビジネスに変わります。
セールスやピッチで説得の達人に
PDF の送信は簡単です。まるで、魅力的なプレゼンテーションを皆に最前列で見せるようなものです。
これらの PDF にハイパーリンクを組み込んで、閲覧している取引相手を他の重要な文書やファイルに誘導し、取引の成立へと導くことができます。それは宝の地図を共有するようなもので、そこには取引相手に「はい」と言わせるために必要な情報がすべて含まれています。
アプリ インテグレーションでワークフローをパワーアップ
お気に入りのアプリと PDF を連携するために、テクノロジーに精通している必要はありません。
多くのアプリには「名前を付けて保存」や「PDF にエクスポート」の機能があり、コンテンツを信頼できる形式に変換できます。そうすれば、すべてのデジタル作品に対応する形式を手に入れることができます。
究極のチーム プレーヤーとなり、サイロ化を解消
PDF は万能な形式であるため、共同作業と効率性を促進し、チームワークを維持することができます。
PDF は、部門を超えたコミュニケーションの有効な架け橋となります。ユーザーは重要な文書を簡単に共有でき、全員が同じものを見て同じ認識を持つことができます。もはやプロセスのサイロ化は過去のものです。
PDF は、携帯電話やパソコンでも、Windows や macOS でも、他のどんなテクノロジーや OS でも動作します。その互換性の高さゆえに、使用しているデバイスを問わず、安心して利用できます。
また、Dropbox も強力な変換機能によってこの互換性に対応しています。ファイルを PDF に変換する方法については、「Dropbox ファイルの変換方法」をご覧ください。
優れたデータ セキュリティを提供
PDF のセキュリティ機能を設定することで、ファイルの共有、コピー、印刷、その他の操作を制限することができます。セキュリティは、ビジネスにとって PDF の最も頼もしい機能と言えるかもしれません。覗き見や偶発的な干渉を防ぎます。
PDF では、給与体系、職務情報、個人情報、機密性の高い顧客データなどを覗き見されることはありません。PDF のセキュリティは次のような点でビジネスに効果を発揮します。
プロフェッショナルなデータ保護
PDF には暗号化という優れた機能があります。設定を適用すれば、データは厳重に管理されます。
信頼されている人は、コードで極秘ファイルにアクセスして閲覧することができますが、誰が VIP パスを手に入れるかを決めるのはユーザー自身です。ハイテクの効率性と組み合わされた、最高の仕掛けと言えます。
ドキュメントの完全性を維持
不要な編集からファイルを守るという点で、PDF はとても優秀です。
豊富なセキュリティ設定により、契約書のような重要なドキュメントを保護し、承認されていない人の手には触れられないようにすることができます。
プロのように信頼を獲得
デジタル ID と安全な証明書により、ファイルが合法であることが保証されます。
PDF にデジタル署名を追加すると、信頼できるアドバイザーとして、公式な認証印が押されます。もう疑われることはありません。受信者は、PDF が本物であることがわかります。
慎重さを最優先
PDF は、知的財産権や著作権、あるいは非公開のニュース記事を保護するための信頼できる手段です。
セキュリティ機能により、貴重なコンテンツや機密性の高いコンテンツを保護することができます。不正アクセスや偶発的な情報漏えいの心配はなくなります。大々的に発表されるまで、すべては隠されます。
GDPR を遵守
PDF を使うと、機密データを扱い、プライバシーを保護し、規制当局の機嫌を損ねないようにすることができます。
また、重要なデータ保護規則を遵守するのにも役立ちます。法に触れないようにし、企業にとって大きなリスクとなる厄介な罰則を回避できるようにします。
Dropbox アカウントに PDF やその他多くの種類のファイルを保存すれば、セキュリティを強化することができます。
Dropbox のプランを選択し、すべてのファイルを安全に暗号化して保存しましょう。
ファイル サイズがとても小さく、圧縮が簡単
PDF はサイズが小さく、小説 1 冊を PDF 形式で保存してもクラウド ストレージの容量はほとんど減りません。それほどまでに超コンパクトです。Project Gutenberg では、長編小説「戦争と平和」の容量も 5 MB 未満になっています。これが PDF が選ばれる理由です。
顧客との詳細な取引記録、顧客プロファイル、または単なる履歴データのいずれであっても、PDF はサイズが小さいので便利です。ファイル サイズを小さくすることで、ビジネスを促進する方法をご紹介します。
最適化して迅速に送信
PDF はデジタル界のスプリンターであり、その俊敏なフォームでインターウェブを駆け抜けます。
インターネット速度の低下やファイルの互換性の問題に対処します。PDF を使えば、受信者はドキュメントや画像、その他の情報を簡単に受け取ることができます。添付ファイルとして、迅速なやり取りが可能です。
クラウド ストレージを管理
PDF を使えば、巨大なファイルの読み込みを待つことも、貴重なストレージ スペースを占有されてイライラすることもありません。
信頼できる PDF を転送、アップロード、ダウンロードするときにも、まるで器用な曲芸師のように、Dropbox の中を軽快に移動します。
チームの作業効率をアップ
PDF ファイルを使えば、チームの情報共有もスムーズです。アップデートは Dropbox アカウントに超高速で同期されます。
誰かが PDF を重要な新しいバージョンに更新したり、ちょっとした変更を加えたりしたとします。どうなると思いますか？PDF に加えられた変更は、簡単に共有し、同期できます。もう更新ボタンを押す必要はありません。
外出先でも仕事を継続
ファイル サイズが小さいため、苦労せずに作業を進めることができます。
PDF は個人事業主やデジタル ノマドの救世主であり、特に信頼性の低いインターネット接続や低帯域幅のインターネット接続を頼りにしている場合に便利です。もうイライラすることはありません。
コンテンツを世界と共有
PDF は、認知度を高め、露出を増やすのに最適なツールの 1 つです。
求人情報、クールなビデオ クリップ、メーリング リストで共有したいものなど、PDF の形式はどんなものにも適しています。誰でもファイルをダウンロードして閲覧できることを前提に、ファイルを公開することができます。
全体として、PDF のサイズは小さいので、管理が簡単です。ファイルを小さくすることで、生産性を高め、スペースを節約し、ファイルの操作をスムーズにすることができます。PDF なら小さなパッケージにたくさん詰め込むことができます。
PDF を使用するデメリット
PDF をビジネスで使う際のデメリットはあまりありませんが、時にはその有益な機能が問題を引き起こす場合があります。PDF をビジネスで使うことのデメリットとして、以下のようなことが考えられます。
- PDF は編集が難しい場合があります。ただし、Dropbox のすべてのプランで利用できる PDF 編集機能を使えば問題ありません
- PDF をプレゼンテーションに使用すると、スライド資料よりも魅力が劣るように感じられる可能性があります
- PDF は手紙のような見た目になるため、スクロールの回数が増えて読みにくくなる可能性があります
PDF を使用する際には潜在的な問題もいくつかありますが、これらを管理するのはとても簡単です。PDF がすぐに人気を失うことはないでしょう。なんと言っても、メリットがデメリットを上回るからです。
ビジネスで PDF 形式を使いこなすには、「長く使われ続ける PDF 形式」をお読みください。Dropbox の機能を使ってファイルを最大限に活用する方法をご紹介しています。
Dropbox でファイルをさらに活用
サイズ、セキュリティ、互換性など、どれをとっても PDF はビジネスに最適です。PDF やその他のファイル形式を使用している場合は、Dropbox を使ってデータを最大限に活用することができます。Dropbox はビジネスの効率化に最適なツールです。
あらゆる企業に適したデータ保存、共有、共同作業の直感的な機能が用意されています。Dropbox のプランを選んで生産性を強化し、PDF ファイルを最大限に活用しましょう。