Le PDF est presque aussi universel que le courriel : idéal pour le travail comme pour les loisirs, il peut aussi bien servir à échanger des contrats qu’à lire des magazines. Dans le cadre professionnel, les avantages des fichiers PDF se répartissent en trois catégories principales.
Vous pouvez très probablement envoyer un PDF à vos grands-parents et leur ancien ordinateur pourra l’ouvrir sans problème. En effet, c’est un format de fichier plutôt robuste.
Les PDF sont essentiels pour les entreprises de toute taille. Vous avez un document important? Utilisez Dropbox Sign pour y ajouter une signature à valeur juridique. Comme vous le voyez, ses avantages sont plutôt évidents!
15 avantages du PDF pour votre entreprise
Les fichiers PDF sont faciles à créer, à lire et à partager. Mais saviez-vous que vous pouvez les modifier directement dans Dropbox? Lisez l’article Modification de fichiers PDF dans Dropbox pour en savoir plus.
Vous vous demandez ce qui les rend si incontournables en entreprise? Découvrez quelques façons d’utiliser les PDF pour stimuler votre productivité.
Les PDF offrent une meilleure compatibilité
Certes, les PDF sont compatibles, on le sait, mais à quel point? Il n’y a qu’une réponse : ils sont « très compatibles ». Même dans mille ans, un extraterrestre descendu sur terre pourrait ouvrir un PDF sans problème.
La compatibilité est donc un concept plutôt vague et difficile à expliquer. Voici quelques façons de profiter au maximum de la supercompatibilité des PDF pour augmenter l’efficacité de vos processus.
Ouvrez tous les documents sans souci
Comme chaque entreprise utilise des systèmes différents, il est parfois compliqué de partager des fichiers.
La solution? Le format PDF. Tout le monde ou presque peut les ouvrir sur son ordinateur ou appareil mobile, ce qui vous fait déjà une frustration en moins!
Partez à la conquête du monde et ses différentes langues
Les PDF sont comme un traducteur de poche qui vous facilite la collaboration.
Qu’il s’agisse de créer, de lire ou de partager des PDF, ils s’adaptent à différents alphabets, scripts et langues. Adieu barrières linguistiques, bonjour opérations internationales fluides!
Persuadez vos interlocuteurs en présentant vos argumentaires de vente
Les PDF sont faciles à envoyer et permettent de créer des présentations captivantes.
En plus, vous pouvez y ajouter des liens hypertextes qui redirigeront votre public vers d’autres documents clés pour conclure l’affaire. Un peu comme une carte de course au trésor, ils guideront votre interlocuteur vers toutes les infos dont il a besoin pour vous dire oui!
Enrichissez votre processus grâce aux intégrations
Pas besoin d’être pro des nouvelles technologies pour constater que vos applications préférées et les PDF sont faits pour s’entendre.
De nombreuses applications disposent d’une fonctionnalité « Enregistrer sous » ou « Exporter vers » permettant de convertir votre contenu. Ce faisant, vous disposerez d’un format universel pour toutes vos créations numériques.
Faites tomber les cloisons et stimulez votre équipe
Cet incroyable format encourage la collaboration et l’efficacité, mais aussi la cohésion d’équipe.
En effet, les PDF vous permettent de créer des canaux de communication entre les différents services de votre entreprise. En partageant les documents importants, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Vous pouvez consulter les PDF sur un téléphone ou un ordinateur, Windows ou Mac, et encore d’autres appareils et systèmes d’exploitation. Leur compatibilité en fait donc un format très robuste.
Et Dropbox renforce encore cette compatibilité grâce à de puissantes fonctionnalités de conversion. Lisez l’article Conversion de fichiers Dropbox pour découvrir comment convertir des fichiers en PDF.
Les PDF sont garants de la sécurité de vos données
Vous pouvez définir des paramètres empêchant les utilisateurs de partager, de copier et d’imprimer vos fichiers PDF, entre autres. La sécurité qu’ils offrent est probablement l’argument le plus convaincant pour les entreprises qui souhaitent éviter une fuite ou une modification accidentelle.
Avec un PDF, barèmes de rémunération, informations de poste, données personnelles, données sensibles sur vos clients et autres éléments sont à l’abri des regards indiscrets. La sécurité offerte par les PDF peut profiter à votre entreprise de différentes façons.
Protégez vos données en toutes circonstances
Les PDF présentent un avantage incontestable : le chiffrement. Avec les bons paramètres, vos informations seront complètement inaccessibles.
C’est vous qui décidez de qui dispose du code pour consulter vos fichiers classés secrets. C’est l’alliance parfaite de l’efficacité et du gadget.
Préservez l’intégrité de vos documents
Concernant la protection de vos fichiers contre les modifications non autorisées, les PDF ont de sérieux atouts à faire valoir.
Grâce à la multitude de paramètres de sécurité, vous pouvez protéger les documents importants (comme les contrats) contre les interventions indésirables.
Inspirez instantanément confiance
Les identifiants numériques et les certificats sécurisés confèrent à vos fichiers un sceau de légitimité.
Lorsque vous ajoutez des signatures numériques à vos PDF, vous faites figure de conseiller de confiance doté d’un cachet d’authenticité officiel. Plus de place pour le doute chez vos interlocuteurs!
Privilégiez la discrétion
Le PDF est l’allié idéal des droits de propriété intellectuelle, des droits d’auteur, ou simplement des actualités à ne pas publier avant une certaine date.
Grâce aux fonctionnalités de sécurité, votre contenu précieux ou sensible reste sous clé. Vous n’aurez plus à vous inquiéter des accès non autorisés ou des fuites accidentelles : tout reste secret jusqu’au jour du dévoilement.
Ne vous inquiétez plus du RGPD
Les PDF vous permettent de traiter des données sensibles, de protéger la confidentialité et de vous plier aux exigences des organismes de réglementation.
Ils vous aident à vous conformer aux règles fondamentales de protection des données et à éviter de douloureuses pénalités. Un risque auquel toutes les entreprises sont confrontées!
Vous avez la possibilité de stocker vos PDF et de nombreux autres types de fichiers dans votre compte Dropbox pour plus de sécurité.
Choisissez un forfait Dropbox pour protéger tous vos fichiers grâce au chiffrement sécurisé.
Les PDF prennent peu d’espace et sont faciles à compresser
Les PDF sont compacts. À tel point qu’un roman complet n’occuperait que peu de place dans votre espace de stockage. Sur le projet Gutenberg, le roman « Guerre et Paix » occupe moins de 5 Mo d’espace. On comprend aisément pourquoi ce format est si répandu.
La petite taille des PDF s’avère très pratique pour les enregistrements détaillés des transactions avec les clients, des profils de client ou simplement des données historiques. Découvrez comment leur petite taille facilitera vos activités.
Accélérez la distribution
Les PDF sont de véritables marathoniens qui se déplacent rapidement sur Internet grâce à leur forme agile.
Surmontez les problèmes de connexion lente ou de compatibilité des fichiers grâce aux PDF qui vous permettent d’envoyer facilement documents, images et autres. Des pièces jointes, mais en version musclée!
Gérez votre stockage infonuagique
Grâce aux PDF, vous n’avez plus à attendre le chargement de fichiers volumineux ou à vous inquiéter d’un manque d’espace de stockage.
Peu importe que vous partagiez, téléversiez ou téléchargiez ces fichiers PDF de confiance, ils s’intégreront sans effort à votre espace dans Dropbox.
Dirigez vos équipes comme un chef d’orchestre
Grâce aux PDF, les équipes évoluent au même rythme. Dans votre compte Dropbox, les mises à jour se synchronisent à une vitesse fulgurante.
Imaginez que quelqu’un mette à jour un PDF vers une nouvelle version à ne pas manquer, avec d’intéressantes modifications. Partager et synchroniser ce magnifique fichier est on ne peut plus simple. Même pas besoin d’actualiser quoi que ce soit.
Travaillez en déplacement
Les tailles de fichier compactes vous permettent d’exécuter vos tâches en toute simplicité.
Les PDF sont les alliés des travailleurs autonomes et des nomades numériques, en particulier lorsque la connexion Internet ou la bande passante ne sont pas au rendez-vous. Finies les frustrations.
Partagez vos créations avec le monde entier
Les PDF sont l’un des outils les plus utiles pour atteindre une portée et une exposition maximales.
Qu’il s’agisse d’une offre d’emploi, d’une vidéo ou d’un document pour les abonnées de votre bulletin d’information, le PDF est le format de référence. Diffusez vos fichiers tout en sachant que tout le monde pourra les télécharger et les consulter.
Leur petite taille les rend très faciles à gérer, ce qui contribue à améliorer la productivité, à économiser de l’espace et à faciliter les interactions avec le contenu. En somme, les PDF sont petits, mais costauds!
Y a-t-il des inconvénients à utiliser les PDF?
Les PDF présentent peu d’inconvénients pour les entreprises, mais leurs fonctionnalités intéressantes peuvent parfois être à double tranchant.
- Les PDF peuvent parfois être difficiles à modifier, ce qui est facile à surmonter grâce aux fonctionnalités de modification des PDF de Dropbox, proposées avec tous les forfaits.
- Utiliser un PDF pour vos présentations peut être moins interactif et ludique qu’un PowerPoint.
- L’aspect « lettre » des PDF peut les rendre difficiles à lire, et il faut souvent faire défiler de nombreuses pages.
Voici pour les exemples de problèmes liés à l’utilisation des PDF, ce qui n’empêche qu’ils restent faciles à gérer. Leur popularité n’est pas près de baisser, car leurs avantages l’emportent sur leurs inconvénients.
Pour mieux utiliser ce format dans votre entreprise, lisez l’article Longue vie aux PDF, qui vous explique comment les fonctionnalités Dropbox vous aideront à tirer le meilleur parti de vos fichiers.
Tirez le meilleur parti de vos fichiers avec Dropbox
Petite taille, sécurité, compatibilité : autant d’avantages qui font du PDF l’allié de votre entreprise. Grâce à lui, vous pourrez tirer le meilleur parti de vos données dans Dropbox. C’est l’outil parfait pour faire de bonnes affaires.
Vous bénéficiez de fonctionnalités intuitives de stockage, de collaboration et de partage des données adaptées à toutes les entreprises. Choisissez un forfait Dropbox et stimulez votre productivité pour tirer le meilleur parti de vos fichiers PDF.