Por que usar PDFs no seu trabalho? 15 benefícios dos PDFs para o seu negócio

Os PDFs são praticamente tão universais quanto o e-mail. Ideais para trabalho e lazer, são tão fáceis de usar em contratos quanto em leitura de revistas. Os principais benefícios dos arquivos PDF para empresas são divididos em três importantes categorias.

Provavelmente, se você enviar um PDF para o computador de 20 anos da casa dos seus avós, eles vão conseguir abri-lo sem problemas: como formato de arquivo, é bastante robusto.

Os PDFs são cruciais para pequenas ou grandes empresas. Tem um documento importante? Use o Dropbox Sign para fazer uma assinatura juridicamente vinculativa. Viu só? Os PDFs já estão impulsionando o seu negócio!

E há muitos outros benefícios em usar PDFs no seu negócio…

Os PDFs são melhores para compatibilidade

Ouve-se muito dizer que "os PDFs são muito compatíveis”, mas o quanto eles são compatíveis? Não há outra resposta além de “muito”. Se um alienígena encontrar um laptop daqui a mil anos, ele provavelmente conseguirá carregar um PDF sem problemas.

Graças à sua resiliência como formato, a conversão de arquivos para PDFs pode ser uma excelente forma de preparar seu trabalho final para o futuro. Para ajudar você a começar, criamos ferramentas on-line gratuitas que permitem converter arquivos de Word, PPT, JPG ou PNG para PDF, sem necessidade de conta do Dropbox

Está claro que compatibilidade é algo abrangente e complexo de se determinar. Então, confira algumas maneiras práticas de usar o supercompatível PDF para impulsionar a eficiência e o fluxo de trabalho dentro de uma empresa:

1. Não se aborreça nem se incomode na hora de abrir um documento

Nem todas as empresas usam os mesmos sistemas, o que deixa tudo mais complexo na hora de tentar compartilhar arquivos.

A solução? Os PDFs. Quase todas as pessoas conseguem abri-los no computador ou em dispositivos, o que significa uma frustração a menos no dia de trabalho. Confira!

2. Conquiste o mundo com vários idiomas/scripts

Os PDFs oferecem um tradutor universal no seu bolso, facilitando a colaboração global.

Esteja você criando, lendo ou compartilhando, os PDFs funcionam em vários idiomas, diversos scripts e alfabetos. Dê adeus às barreiras linguísticas e entre no mundo dos negócios internacionais descomplicados!

3. Torne-se mestre na arte da persuasão durante as vendas e as apresentações de pitch decks

É muito fácil enviar PDFs, proporcionando a todos uma excelente visão da sua envolvente apresentação.

Você pode inserir hyperlinks nos PDFs, direcionando seu público a outros documentos e arquivos essenciais para concluir o negócio. É como compartilhar um mapa do tesouro com todas as informações necessárias para que as outras pessoas digam “Ótimo!”

4. Agilize seu fluxo de trabalho com as integrações de aplicativos

Você não precisa ser especialista em tecnologia para saber que seus aplicativos favoritos e os PDFs foram feitos um para o outro.

Muitos aplicativos contam com o recurso "Salvar como" ou "Exportar para" PDF, que permite converter seu conteúdo em um formato confiável. Fazendo isso você terá um formato universal para todas as suas criações digitais.

5. Seja o melhor da equipe e acabe com a compartimentalização

Esse formato turbinado permite promover a colaboração e a eficiência e manter a equipe unida.

Os PDFs são incríveis para servir como pontes e otimizar a comunicação entre departamentos. Você pode, com facilidade, compartilhar documentos importantes, garantindo que todos estejam na mesma página, literalmente! Dê um basta nas compartimentalizações.

Os PDFs funcionam em celulares ou computadores, Windows ou macOS e em outros sistemas operacionais ou tecnológicos. Pode-se dizer que é um formato muito robusto porque é muito compatível, independentemente do dispositivo que é usado.

O Dropbox também ajuda na compatibilidade, graças a poderosos recursos de conversão. Confira "Como converter arquivos do Dropbox" para saber como converter arquivos para PDF.

Os PDFs oferecem uma excelente segurança de dados

Você pode definir os recursos de segurança de um PDF para impedir que pessoas compartilhem, copiem, imprimam e façam outras coisas no arquivo. A segurança pode ser o recurso mais promissor do formato para as empresas. Mantenha olhares curiosos à distância ou simplesmente impossibilite a interferência acidental.

Escalas de pagamentos, informações de trabalho, detalhes pessoais, dados confidenciais de clientes entre outras coisas ficam protegidos contra olhares curiosos em um PDF. As empresas podem se beneficiar da segurança do PDF das seguintes maneiras:

6. Seja um agente secreto da proteção de dados

Os PDFs têm um recurso incrível: a criptografia. Aplique as configurações e mantenha os dados sob chave e cadeado.

Aqueles que possuem o código podem acessar e visualizar seus arquivos ultrassecretos, mas você controla quem recebe o passe VIP. É o que há de melhor em termos de engenhocas aliado à eficiência da alta tecnologia.

7. Proteja a integridade dos documentos

Em termos de proteger seus arquivos contra edições indesejadas, os PDFs são muito eficientes.

Com uma legião de configurações de segurança disponíveis, você consegue proteger documentos importantes, como contratos, deixando-os intocáveis por quem não tenha o devido consentimento.

8. Ganhe pontos de confiança como profissional

As IDs digitais e os certificados seguros dão aos seus arquivos um emblema chamativo que não deixa dúvidas: “Isso é legítimo”.

Ao adicionar assinaturas digitais aos PDFs, você atua como um consultor confiável com um selo oficial de autenticidade. Diga adeus ao ceticismo. Os destinatários terão certeza de que seus PDFs são reais.

9. Mantenha a discrição em primeiro lugar

Os PDFs são aliados confiáveis para propriedade intelectual, direitos autorais ou novas histórias interessantes ainda não reveladas.

O recurso de segurança permite bloquear seu conteúdo valioso ou confidencial. Não precisa se preocupar com acessos não autorizados nem com vazamentos acidentais: tudo fica guardado em segredo até a esperada revelação.

10. Incentive os especialistas internos em GDPR

Os PDFs permitem que você lide com dados confidenciais, proteja a privacidade e permaneça nas boas graças dos reguladores.

Eles ajudam você a cumprir essas importantes regras de proteção de dados, garantindo que você esteja do lado certo da lei e evite penalidades indesejadas, algo a que as empresas têm grande exposição!

Você pode armazenar seus PDFs e muitos outros tipos de arquivos em sua conta do Dropbox para mais segurança.

Escolha um plano Dropbox e mantenha todos os seus arquivos sob criptografia segura.

Os PDFs têm tamanhos de arquivo muito pequenos e são fáceis de compactar

Os PDFs são pequenos. Em um PDF, um romance inteiro dificilmente afetará seu armazenamento em nuvem. Eles são ultracompactos! No Projeto Gutenberg, o romance épico "Guerra e Paz" tem menos de 5 MB. Isso tudo faz os PDFs serem o formato preferido.

Quer se trate de extensos registros de transações de clientes, perfis de clientes ou apenas dados históricos, os PDFs são úteis pelo tamanho pequeno. Veja como arquivos pequenos proporcionam melhores negócios:

11. Otimize para rápida distribuição

Os PDFs são os velocistas do mundo digital, deslizando rapidamente pela internet com sua forma ágil.

Supere velocidades lentas da internet ou problemas de compatibilidade de arquivos. Com os PDFs, fica fácil para seus destinatários receberem documentos, imagens ou outros itens. É um impulso turbo para os anexos!

12. Gerencie seu armazenamento em nuvem

Os PDFs impedem que você fique esperando o carregamento de arquivos volumosos ou que a irritação tome conta quando perceber que eles estão ocupando seu precioso espaço de armazenamento.

Seja na transferência, envio ou download de PDFs confiáveis, eles são verdadeiros acrobatas velozes que deslizam tranquilamente pelo seu Dropbox.

13. Administre equipes sem interrupções

Os arquivos PDF mantêm as equipes progredindo no mesmo ritmo. As atualizações sincronizam muito rápido na sua conta do Dropbox.

Imagine que uma pessoa decide atualizar um PDF para uma nova versão importante ou fazer algumas alterações interessantes. Sabe o que acontece? A nova versão do PDF é compartilhada e sincronizada num piscar de olhos. Não há necessidade de clicar em nenhuma tecla.

14. Faça o que precisa ser feito de qualquer lugar

Com tamanhos de arquivo pequenos, você pode navegar por todo o trabalho sem complicações.

Os PDFs são a salvação dos empreendedores individuais e dos nômades digitais, especialmente quando confrontados com conexões de internet menos confiáveis ou com menor largura de banda. As frustrações ficam de lado.

15. Compartilhe seu trabalho incrível com o mundo

Em sua busca pelo máximo alcance e exposição, o PDF é uma das melhores ferramentas que você vai encontrar.

Seja um anúncio de emprego, um videoclipe interessante ou algo que você queira compartilhar com sua lista de e-mails, o PDF é o formato ideal. Você consegue disponibilizar arquivos sabendo que praticamente todas as pessoas podem baixá-los e visualizá-los.

Em geral, o PDF é gerenciável graças ao seu tamanho pequeno. Arquivos menores podem ajudar a impulsionar a produtividade, economizar espaço e facilitar a interação com arquivos. Um PDF pode reunir muito conteúdo em um arquivo pequeno.

Há desvantagens no uso do PDF?

Não há muitas desvantagens no uso do PDF para as empresas, mas, às vezes, suas características benéficas podem causar problemas. Entre as possíveis desvantagens do uso do PDF nos negócios estão:

• Pode ser difícil editar um PDF, embora isso não seja um problema com os recursos de edição de PDF integrados do Dropbox, disponíveis em todos os planos.
• Usar um PDF para uma apresentação pode não ser tão interessante quanto uma apresentação de slides
• A aparência de "carta" de um PDF pode dificultar a leitura, pois geralmente exige muita rolagem de tela

Portanto, existem alguns problemas potenciais no uso dos PDFs, mas eles são facilmente administráveis. Não veremos os PDFs caindo em desuso tão cedo, pois as vantagens superam de longe as desvantagens.    

Para trabalhar melhor com o formato PDF em sua empresa, leia "Vida longa ao PDF", um recurso que destaca como as funcionalidades do Dropbox ajudam você a aproveitar ao máximo seus arquivos.

Aproveite melhor seus arquivos usando o Dropbox

Tamanho, segurança e compatibilidade tornam os PDFs excelentes para os negócios. Se você usa PDFs ou qualquer outro tipo de arquivo, pode aproveitar ao máximo seus dados com o Dropbox. É a ferramenta perfeita para ótimos negócios.

Você contará com recursos intuitivos de armazenamento de dados, compartilhamento e colaboração adequados para qualquer empresa. Escolha um plano e aumente a produtividade com o Dropbox para aproveitar ao máximo os arquivos PDF.