Los PDF son casi tan universales como los correos electrónicos. Ideales tanto para el trabajo como para el juego, son igualmente fáciles de usar para contratos y para leer revistas. Los beneficios principales de los archivos PDF para las empresas se dividen en tres categorías importantes.
Es probable que, si envías un PDF a la computadora de 20 años de tus abuelos, podrán abrirlo sin problemas: como formato de archivo, es bastante sólido.
Los PDF son cruciales para las empresas grandes o pequeñas. ¿Tienes un documento importante? Puedes usar Dropbox Sign para obtener una firma legalmente vinculante. ¿Ves? ¡Los PDF ya están mejorando tu empresa!
15 beneficios de los PDF para tu empresa
Los PDF son fáciles de crear, leer y compartir. ¿Sabías que puedes leer y editar PDF con Dropbox? Lee Cómo editar PDF en Dropbox para obtener más información.
Pero, ¿por qué son tan buenos para las empresas? Las siguientes son algunas formas prácticas en las que el uso de archivos PDF puede ayudar a mejorar tu productividad:
Los PDF son mejores para la compatibilidad
Escuchamos mucho la frase: “Los PDF son tan compatibles”, pero ¿qué tan compatibles son? No hay otra respuesta más que “muy”. Si un extraterrestre encuentra una computadora portátil dentro de mil años, es probable que pueda cargar un PDF sin problemas.
Lo entendemos, la compatibilidad puede ser un concepto amplio y difícil de entender. Es por eso que aquí te presentamos algunas formas prácticas en las que el uso del PDF supercompatible aumentará la eficiencia y el flujo de trabajo dentro de una empresa:
Nunca más tengas problemas para abrir un documento
No todas las empresas usan los mismos sistemas, lo que hace que sea una verdadera molestia intentar compartir archivos.
¿Cuál es la solución? Los PDF. Prácticamente todas las personas pueden abrirlos en sus computadoras o dispositivos, así que es una frustración menos del día. ¡Verificado!
Conquista el mundo con idiomas y escrituras múltiples
Los PDF te ofrecen un traductor universal en tu bolsillo y hacen que la colaboración global sea muy fácil.
Ya sea que estés creando, leyendo o compartiendo archivos, los PDF te acompañan en varios idiomas, escrituras y alfabetos. Adiós a las barreras idiomáticas, ¡hola negocios internacionales sin problemas!
Conviértete en profesional de la persuasión durante las ventas y las presentaciones
Los PDF son muy fáciles de enviar, lo que le ofrecerá a cada persona un asiento en primera fila para tu cautivadora presentación.
Puedes personalizar esos PDF con hipervínculos que llevarán a tu audiencia a otros documentos y archivos esenciales para cerrar el trato. Es como compartir un mapa del tesoro con toda la información que necesitan para decir “¡sí!”
Mejora tu flujo de trabajo con las integraciones de aplicaciones
No tienes que ser especialista en tecnología para saber que tus aplicaciones favoritas y los PDF están hechos el uno para el otro.
Muchas aplicaciones tienen la característica de Guardar como o Exportar a PDF, que te permiten convertir tu contenido a un formato confiable. Al hacerlo, tendrás un formato universal para todas tus creaciones digitales.
Conviértete en la persona de confianza y destruye las barreras
Este formato sobresaliente te permite fomentar la colaboración y la eficiencia y mantener un frente unido.
Los PDF son increíbles creadores de puentes para la comunicación entre departamentos. Puedes compartir documentos importantes sin problemas y asegurarte de que todos estén en la misma página, ¡literalmente! No más barreras.
Los PDF funcionan en teléfonos o en computadoras con Windows o macOS y en otras tecnologías o sistemas operativos, por lo que su compatibilidad los convierte en un formato sólido, sin importar qué dispositivo uses.
Gracias a algunas poderosas características de conversión, Dropbox también ayuda con la compatibilidad. Consulta Convertir archivos de Dropbox para obtener más información sobre cómo convertir archivos a PDF.
Los PDF ofrecen una excelente seguridad de datos
Puedes configurar características de seguridad de un PDF para evitar que las personas compartan, copien, impriman y realicen otras acciones con el archivo. La seguridad es la característica más prometedora del formato para las empresas. Haz que ninguna persona pueda husmear en tu contenido o evita las intromisiones.
En un PDF, las escalas de pago, la información laboral, los datos personales, los datos confidenciales de los clientes y otro tipo de información están a salvo de las miradas curiosas. La seguridad de los PDF puede beneficiar a tu negocio de las siguientes maneras:
Sé un agente secreto de la protección de datos
Los PDF tienen una característica excelente: el cifrado Aplica la configuración y mantén tus datos seguros.
Las personas de confianza que reciben el código pueden acceder y ver tus archivos más secretos, pero tú estás a cargo de quién obtiene el pase VIP. Es lo mejor de artilugios y mecanismos, combinados con eficiencia de alta tecnología.
Resguarda la integridad de los documentos
Cuando se trata de proteger tus archivos de ediciones no deseadas, los PDF son el formato indicado.
Con un batallón de configuraciones de seguridad a tu alcance, puedes proteger esos documentos importantes, como contratos, haciendo que sean intocables para las personas no deseadas.
Genera confianza como todo un profesional
Las identificaciones digitales y los certificados de seguridad les dan a tu archivo una insignia reluciente que grita “Esto es legítimo”.
Cuando agregas firmas digitales a tus PDF, eres como un asesor de confianza con un sello oficial de autenticidad. ¡Adiós desconfianza! Los destinatarios sabrán que tus PDF son reales.
Haz que la discreción sea primordial
Los PDF son un compañero confiable para la propiedad intelectual, los derechos de autor o las interesantes historias embargadas.
Las características de seguridad te permiten bloquear el contenido valioso o sensible. Ya no tendrás que preocuparte por accesos no autorizados o filtración de datos accidentales: todo está seguro hasta el gran momento.
Nutre a tu gurú interno del RGPD
Los PDF te permiten administrar datos sensibles, proteger la privacidad y mantenerte en la buena disposición de los reguladores.
Te ayudan a cumplir con todas esas normas importantes de protección de datos. Garantizan que estés del lado correcto de la ley y evites las sanciones molestas, ¡algo a lo que las empresas pueden estar muy expuestas!
Puedes almacenar tus PDF y muchos otros tipos de archivos en tu cuenta de Dropbox para una mayor seguridad.
Elige un plan de Dropbox y mantén todos tus archivos bajo cifrado seguro.
Los PDF son archivos de tamaño pequeño y fáciles de comprimir
Los PDF son pequeños. En PDF, una novela completa apenas ocupará espacio en el almacenamiento en la nube. ¡Son muy compactos! En Project Gutenberg, la novela épica ‘Guerra y Paz’ pesa menos de 5 MB. Es por esto que los PDF son el formato preferido.
Ya sean registros extensos de transacciones de clientes, perfiles de clientes o solo datos históricos, el tamaño pequeño de los archivos PDF los hace útiles. Así es como los tamaños de archivos pequeños ayudan a facilitar mejores negocios:
Optimiza para una distribución rápida
Los PDF son los velocistas del mundo digital y recorren las redes con su forma ágil.
Desafía las velocidades lentas de Internet o los problemas de compatibilidad de archivos. Los PDF hacen que sea muy fácil para los destinatarios recibir documentos, imágenes u otros archivos. ¡Es un turboimpulsor de adjuntos!
Administra el almacenamiento en la nube
Los PDF te evitan esperar a que se carguen archivos pesados o que te molestes porque ocupan todo tu valioso espacio de almacenamiento.
Ya sea que estés transfiriendo, cargando o descargando esos PDF de confianza, son como acróbatas ágiles que circulan sin problemas a través de tu Dropbox.
Administra equipos de manera eficiente
Los archivos PDF hacen que los equipos estén en sintonía. Las actualizaciones se sincronizan a la velocidad de la luz en tu cuenta de Dropbox.
Imagina que una persona actualiza un PDF a una versión importante o realiza algunos cambios elegantes. ¿Adivina qué? Se comparte y sincroniza sin esfuerzo en sus archivos PDF. Ya no deberán actualizar el documento.
Haz tu trabajo mientras estás en movimiento
Con archivos de tamaño pequeño, puedes realizar tu trabajo sin problemas.
Los PDF son los salvadores de los emprendedores en solitario y los nómadas digitales, en especial cuando se cuenta con esas conexiones de Internet menos confiables o de un menor ancho de banda. Dile adiós a las frustraciones.
Comparte tus cosas increíbles con el mundo
Los PDF son una de las mejores herramientas para tener en tu búsqueda por el máximo alcance y exposición.
Ya sea una oferta de empleo, un clip de video interesante o algo que quieras compartir con tu lista de correo electrónico, los PDF son el formato ideal. Puedes enviar archivos a cualquier lugar sabiendo que todas las personas podrán descargarlos y verlos.
En general, el tamaño pequeño de un PDF lo hace manejable. Los archivos de menor tamaño pueden ayudar a aumentar la productividad, ahorrar espacio y hacer que la interacción con otros archivos sea más fluida. ¡Los PDF pueden almacenar mucho en poco espacio!
¿Hay alguna desventaja al usar PDF?
No hay muchas desventajas en usar PDF para las empresas, pero a veces sus características beneficiosas pueden causar problemas. Algunas posibles desventajas de usar PDF para las empresas incluyen las siguientes:
- Los PDF pueden ser difíciles de editar, aunque esto no es un problema con la característica integrada de Dropbox de edición de PDF, disponible en todos los planes.
- Usar un archivo PDF para una presentación puede resultar mucho menos atractivo que una presentación de diapositivas.
- El aspecto de ‘carta’ de un PDF puede dificultar su lectura y, a menudo, requiere de mucho desplazamiento en la pantalla por parte del lector.
Por lo tanto, hay algunos posibles problemas al usar PDF, pero son fáciles de abordar. No veremos el fin de los PDF pronto debido a que las ventajas superan las desventajas.
Para trabajar mejor con el formato PDF en tu negocio, lee Larga vida al PDF, un recurso en el que se muestra cómo las características de Dropbox te pueden ayudar a aprovechar al máximo tus archivos.
Aprovecha tus archivos al máximo con Dropbox
El tamaño, la seguridad y la compatibilidad hacen que los PDF sean excelentes para las empresas. Si usas PDF o algún otro tipo de archivo puedes aprovechar tus datos al máximo con Dropbox. Es la herramienta perfecta para los buenos negocios.
Obtendrás características intuitivas de almacenamiento de datos, uso compartido y colaboración adecuadas para cualquier empresa. Elige un plan y mejora tu productividad con Dropbox para aprovechar al máximo tus archivos PDF.