Los PDF son casi tan universales como los correos electrónicos. Ideales tanto para el trabajo como para el juego, son igualmente fáciles de usar para contratos y para leer revistas. Los beneficios principales de los archivos PDF para las empresas se dividen en tres categorías importantes.
Es probable que si envías un archivo PDF a la computadora de veinte años de antigüedad que se encuentra en la casa de tus abuelos, ellos puedan abrirlo sin problemas: como formato de archivo, es bastante robusto.
Los archivos PDF son cruciales para las pequeñas o grandes empresas. ¿Tienes un documento importante? Puedes usar Dropbox Sign para obtener una firma legalmente vinculante. ¿Te fijas? ¡Los archivos PDF ya están impulsando tu empresa!
Y son muchos más los beneficios que obtendrás al usar archivos PDF en tu negocio...
Los archivos PDF son mejores en cuanto a la compatibilidad
Una frase que escuchamos con mucha frecuencia es: “Los PDF son muy compatibles”, pero ¿qué tan compatibles son? No hay otra respuesta más que “muy compatibles”. Si un extraterrestre encuentra una computadora portátil dentro de mil años, es probable que pueda cargar un PDF sin problemas.
Gracias a su resiliencia como formato, convertir los archivos a PDF puede ser una excelente manera de hacer que tu trabajo terminado esté preparado para el futuro. Para ayudarte a comenzar, hemos creado herramientas online gratuitas que te permiten convertir archivos de Word, PPT, JPG o PNG a PDF sin necesidad de tener una cuenta de Dropbox.
Ciertamente, la compatibilidad puede sonar como algo amplio y difícil de definir. Por eso, a continuación detallamos algunas formas prácticas en las que el uso del super compatible PDF contribuirá a aumentar la eficiencia y optimizar el flujo de trabajo en una empresa:
1. Di adiós para siempre a los problemas para abrir un documento
No todas las empresas utilizan los mismos sistemas, lo que hace que tratar de compartir archivos sea un verdadero dolor de cabeza.
¿La solución? Los archivos PDF. Prácticamente todas las personas pueden abrirlos en sus computadoras o dispositivos, así que será una frustración menos durante el día. ¡Listo!
2. Conquista el mundo con múltiples idiomas y sistemas de escritura
Los archivos PDF ponen un traductor universal en tu bolsillo, lo que hace que la colaboración global resulte muy fácil.
Ya sea que estés creando, leyendo o compartiendo, los archivos PDF te respaldan en múltiples idiomas, diversos sistemas de escritura y alfabetos. ¡Adiós a las barreras idiomáticas y hola a la fluidez en los negocios internacionales!
3. Conviértete en un maestro de la persuasión en las ventas y presentaciones
Los PDF son muy fáciles de enviar, lo que le ofrecerá a cada persona un asiento en primera fila para tu cautivadora presentación.
Puedes personalizar esos archivos PDF con hipervínculos que lleven a tu público a otros documentos y archivos esenciales para cerrar el trato. Es como compartir un mapa del tesoro con toda la información que necesitan para decir “¡sí!”.
4. Mejora tu flujo de trabajo con las integraciones de aplicaciones
No tienes que ser especialista en tecnología para saber que tus aplicaciones favoritas y los PDF están hechos el uno para el otro.
Muchas aplicaciones tienen la característica de "Guardar como" o "Exportar a" PDF, que te permiten convertir tu contenido a un formato confiable. Al hacerlo, tendrás un formato universal para todas tus creaciones digitales.
5. Conviértete en el mejor colaborador en equipo y derriba los silos
Este formato sobresaliente te permite fomentar la colaboración y la eficiencia y mantener un frente unido.
Los archivos PDF son increíbles creadores de puentes para la comunicación entre departamentos. Puedes compartir fácilmente documentos importantes y asegurarte de que todos estén en la misma página, ¡literalmente! No más silos.
Los archivos PDF funcionan en teléfonos o en computadoras con Windows o macOS y en otras tecnologías o sistemas operativos, por lo que su compatibilidad los convierte en un formato robusto, sin importar qué dispositivo utilices.
Gracias a algunas potentes características de conversión, Dropbox también ayuda con la compatibilidad. Para más información sobre cómo convertir archivos a PDF, consulta "Cómo convertir los archivos de Dropbox".
Los archivos PDF ofrecen una excelente seguridad de los datos
Puedes configurar características de seguridad de un PDF para evitar que las personas compartan, copien, impriman y realicen otras acciones con el archivo. La seguridad es la característica más prometedora del formato para las empresas. Haz que ninguna persona pueda husmear en tu contenido o evita las intromisiones.
En un PDF, las escalas salariales, la información laboral, los datos personales, los datos confidenciales de los clientes y otros tipos de contenido están protegidos de las miradas indiscretas. La seguridad de los archivos PDF puede beneficiar a tu negocio de las siguientes maneras:
6. Sé un agente secreto de la protección de datos
Los PDF tienen una característica excelente: el cifrado Aplica la configuración y mantén tus datos seguros.
Las personas a las que confías el código pueden acceder y ver tus archivos más secretos, pero tú estás a cargo de quién obtiene el pase VIP. Es lo mejor de la innovación y los artilugios, combinado con la eficiencia de la alta tecnología.
7. Resguarda la integridad de los documentos
Cuando se trata de proteger tus archivos de ediciones no deseadas, los PDF son el formato indicado.
Con un gran número de ajustes de seguridad a tu alcance, puedes proteger esos documentos tan importantes, como los contratos, haciendo que sean intocables para las manos no autorizadas.
8. Inspira confianza como todo un profesional
Las identificaciones digitales y los certificados de seguridad les dan a tu archivo una insignia reluciente que grita “Esto es legítimo”.
Cuando agregas las firmas digitales a tus archivos PDF, eres como un asesor de confianza con un sello oficial de autenticidad. ¡Adiós a la desconfianza! Los destinatarios sabrán que tus archivos PDF son auténticos.
9. Haz de la discreción un factor primordial
Los PDF son un compañero confiable para la propiedad intelectual, los derechos de autor o las interesantes historias embargadas.
Las características de seguridad te permiten bloquear el contenido valioso o confidencial. Ya no tendrás que preocuparte por accesos no autorizados o filtraciones de datos accidentales: todo se mantendrá seguro hasta el gran momento de la revelación.
10. Nutre a tu gurú interno en materia de RGPD
Los PDF te permiten administrar datos sensibles, proteger la privacidad y mantenerte en la buena disposición de los reguladores.
Te ayudan a cumplir con todas esas normas importantes de protección de datos. Garantizan que estés del lado correcto de la ley y evites molestas sanciones, ¡algo a lo que las empresas pueden estar muy expuestas!
Puedes almacenar tus PDF y muchos otros tipos de archivos en tu cuenta de Dropbox para una mayor seguridad.
Elige un plan de Dropbox y mantén todos tus archivos bajo cifrado seguro.
Los archivos PDF son más pequeños y fáciles de comprimir
Los PDF son pequeños. En PDF, una novela completa apenas ocupará espacio en el almacenamiento en la nube. ¡Son muy compactos! En Project Gutenberg, la novela épica ‘Guerra y Paz’ pesa menos de 5 MB. Es por esto que los PDF son el formato preferido.
Ya sea que se trate de extensos registros de transacciones de clientes, perfiles de clientes o simplemente datos históricos, el reducido tamaño de los archivos PDF hace que sean muy prácticos. Las siguientes son las formas en que los archivos de pequeño tamaño contribuyen a facilitar los negocios:
11. Optimiza para una distribución rápida
Los PDF son los velocistas del mundo digital y recorren las redes con su forma ágil.
Supera las dificultades que suponen una conexión lenta a Internet o los problemas de compatibilidad de archivos. Los archivos PDF hacen que sea muy fácil para los destinatarios recibir documentos, imágenes u otros archivos. ¡Es un turboimpulsor de archivos adjuntos!
12. Gestiona tu almacenamiento en la nube
Con los PDF, no tendrás que esperar a que se terminen de cargar los archivos voluminosos ni preocuparte de que ocupen todo tu valioso espacio de almacenamiento.
Ya sea que estés transfiriendo, cargando o descargando esos archivos PDF de confianza, son como ágiles acróbatas que se deslizan sin problemas a través de tu Dropbox.
13. Dirige los equipos como una máquina bien lubricada
Los archivos PDF hacen que los equipos estén en sintonía. Las actualizaciones se sincronizan a la velocidad de la luz en tu cuenta de Dropbox.
Imagina que una persona actualiza un PDF a una nueva versión importante o realiza algunos cambios de estilo. ¿Adivina qué? Podrá compartir y sincronizar sus archivos PDF sin esfuerzo. Ya no habrá que actualizar una y otra vez.
14. Haz el trabajo mientras estás en movimiento
Con archivos de tamaño pequeño, puedes realizar tu trabajo sin problemas.
Los archivos PDF son auténticos salvavidas para los emprendedores independientes y los nómadas digitales, sobre todo cuando se cuenta con una conexión a Internet más lenta o poco confiable. Di adiós a las frustraciones.
15. Comparte tu increíble contenido con el mundo
Los PDF son una de las mejores herramientas para tener en tu búsqueda por el máximo alcance y exposición.
Ya sea una oferta de empleo, un fantástico clip de video o algo que quieras compartir con tu lista de correo electrónico, los archivos PDF son el formato ideal. Puedes enviar archivos a cualquier lugar sabiendo que todas las personas podrán descargarlos y verlos.
En general, gracias a su pequeño tamaño, los archivos PDF son muy manejable. Los archivos de menor tamaño pueden ayudar a aumentar la productividad, ahorrar espacio y hacer que la interacción con los archivos sea más fluida. ¡Los PDF permiten almacenar mucho en un archivo compacto!
¿Hay alguna desventaja al usar PDF?
No hay muchas desventajas en usar PDF para las empresas, pero a veces sus características beneficiosas pueden causar problemas. Algunas posibles desventajas de usar PDF para las empresas incluyen las siguientes:
- Los PDF pueden ser difíciles de editar, aunque esto no es un problema con la característica integrada de Dropbox de edición de PDF, disponible en todos los planes.
- Usar un archivo PDF para una presentación puede resultar mucho menos atractivo que una presentación de diapositivas.
- El aspecto de ‘carta’ de un PDF puede dificultar su lectura y, a menudo, requiere de mucho desplazamiento en la pantalla por parte del lector.
Entonces, es posible que surjan algunos problemas al usar archivos PDF, pero son fáciles de resolver. No hay ninguna posibilidad de que los archivos PDF se vuelvan obsoletos en un futuro cercano, ya que las ventajas superan ampliamente a las desventajas.
Para trabajar mejor con el formato PDF en tu empresa, consulta "Larga vida al PDF", un recurso en el que se muestra cómo las características de Dropbox pueden ayudarte a aprovechar al máximo tus archivos.
Obtén más de tus archivos con Dropbox
El tamaño, la seguridad y la compatibilidad hacen que los PDF sean excelentes para las empresas. Si usas PDF o algún otro tipo de archivo puedes aprovechar tus datos al máximo con Dropbox. Es la herramienta perfecta para los buenos negocios.
Obtendrás características intuitivas de almacenamiento de datos, uso compartido y colaboración que son adecuadas para cualquier empresa. Elige un plan y mejora tu productividad con Dropbox para aprovechar al máximo tus archivos PDF.
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