PDF-filer är nästan lika universella som e-post. De är perfekta för både arbete och fritid och lika enkla att använda för kontrakt som för att läsa tidningar. De största fördelarna med PDF-filer för företag finns i tre viktiga kategorier.
Du kan förmodligen skicka en PDF-fil till den 20 år gamla datorn hemma hos dina morföräldrar, och de kommer att kunna öppna den utan problem. Som filformat är det ganska robust.
PDF-filer är avgörande för både små och stora företag. Har du ett viktigt dokument? Du kan använda Dropbox Sign för en juridiskt bindande signatur. Ser du? PDF-filer hjälper redan din verksamhet på traven.
15 fördelar med PDF-filer för ditt företag
PDF-filer är enkla att skapa, läsa och dela. Visste du att du kan läsa och redigera PDF-filer med Dropbox? Du kan läsa mer i "Så här redigerar du PDF i Dropbox".
Men varför är de så bra för företag? Här följer några praktiska tips på hur du kan öka din produktivitet med hjälp av PDF-filer:
PDF-filer är bättre för kompatibilitet
Visst, ”PDF-filer är så kompatibla”, det hör vi ofta – men hur kompatibla är de egentligen? Det finns inget annat svar än ”mycket”. Om en utomjording hittar en bärbar dator om tusen år är chansen stor att den kan ladda upp en PDF-fil utan problem.
Tack vare att PDF-formatet är så stabilt kan konvertering av filer till PDF vara ett utmärkt sätt att framtidssäkra ditt färdiga arbete. För att hjälpa dig att komma igång har vi skapat kostnadsfria onlineverktyg som gör att du kan konvertera filer från Word, PPT, JPG eller PNG till PDF – inget Dropbox-konto krävs
Som du vet kan kompatibilitet låta brett och vara svårt att precisera. Nedan följer därför några praktiska sätt att använda den mycket kompatibla PDF-filen för att förbättra effektiviteten och arbetsflödet inom ett företag:
Aldrig mer krångel med att öppna ett dokument
Olika företag använder olika system, vilket gör det mycket besvärligt att dela filer.
Lösningen? PDF-filer. I stort sett alla kan öppna dem på sin dator eller enhet, vilket leder till mindre frustration. Check!
Erövra världen med flera språk och skript
PDF-filer ger dig en universell översättare i fickan, vilket gör globalt samarbete till en enkel match.
Oavsett om du skapar, läser eller delar kan du använda PDF-filer på flera språk och med olika skript och alfabet. Hejdå, språkbarriärer! Hej, smidig internationell verksamhet!
Bli en mästare på att övertyga vid försäljning och pitchar
PDF-filer är enkla att skicka ut och ger alla möjlighet att se din fängslande presentation från första parkett.
Du kan strössla PDF-filerna med hyperlänkar som leder din publik till andra viktiga dokument och filer som avslutar affären. Det är som att dela en skattkarta med all information de behöver för att säga "ja!"
Förbättra ditt arbetsflöde med appintegreringar
Du behöver inte vara tekniskt kunnig för att se att dina favoritappar och PDF-filer är som gjorda för varandra.
Många appar har en funktion för att "Spara som" eller "Exportera till" PDF, som låter dig konvertera ditt material till ett pålitligt format. På så sätt har du ett universellt format för alla dina digitala skapelser.
Bli den ultimata lagspelaren och motverka silos
Med detta kraftfulla format kan du främja samarbete och effektivitet – och hålla en enad front.
PDF-filer är fantastiska brobyggare för kommunikation mellan olika avdelningar. Du kan enkelt dela viktiga dokument och se till att alla är på samma våglängd. Detta är slutet för siloarbete.
PDF-filer fungerar på en telefon eller dator, Windows eller macOS och andra tekniska system eller operativsystem, så deras kompatibilitet gör dem till ett mycket robust format – oavsett vilken enhet du använder.
Dropbox hjälper också till med kompatibilitet, tack vare kraftfulla konverteringsfunktioner. Läs ”Konvertera Dropbox-filer” om du vill veta mer om hur du konverterar filer till PDF.
PDF-filer ger utmärkt datasäkerhet
Du kan ställa in PDF-filens säkerhetsfunktioner för att hindra andra från att dela, kopiera, skriva ut och göra andra saker med filen. Säkerhet kan vara formatets mest lovande egenskap för företag. Håll nyfikna ögon borta eller gör oavsiktlig inblandning omöjlig.
Löneskalor, jobbinformation, personuppgifter, känsliga kunddata och annat är skyddat från nyfikna ögon i en PDF-fil. PDF-säkerhet kan gynna ditt företag på följande sätt:
Bli en hemlig agent för dataskydd
PDF-filer har en fantastisk funktion – kryptering. Använd inställningarna och håll dina data i säkert förvar.
De som har tillgång till koden kan komma åt och se dina topphemliga filer, men det är du som bestämmer vem som får åtkomst. Detta är moderna prylar kombinerat med högteknologisk effektivitet.
Skydda dokumentintegriteten
När det gäller att skydda dina filer från oönskad redigering har PDF-filer mycket att erbjuda.
Med en mängd säkerhetsinställningar till hands kan du skydda viktiga dokument som kontrakt och göra dem oåtkomliga för obehöriga.
Samla förtroendepoäng som ett proffs
Digitala ID:n och säkra certifikat ger dina filer ett tydligt bevis som säger "Det här är äkta".
När du lägger till digitala signaturer i dina PDF-filer blir du som en betrodd rådgivare med en officiell äkthetsstämpel. Hejdå, misstro! Mottagarna kommer att veta att dina PDF-filer är äkta.
Ge diskretion högsta prioritet
PDF-filer är en pålitlig följeslagare för immateriella rättigheter, upphovsrätt eller saftiga nyheter med embargo.
Med säkerhetsfunktionerna kan du låsa ditt värdefulla eller känsliga material. Du slipper oroa dig för obehörig åtkomst eller oavsiktliga läckor – allt är hemligt fram till det stora avslöjandet.
Stärk din inre GDPR-guru
Med PDF-filer kan du hantera känsliga uppgifter, skydda din integritet och hålla dig väl med tillsynsmyndigheterna.
De hjälper dig att följa de viktiga reglerna för dataskydd. Se till att du håller dig på rätt sida av lagen och undviker böter – något som företag kan ha stor risk att drabbas av.
Du kan lagra dina PDF-filer och många andra filtyper i ditt Dropbox-konto för extra säkerhet.
Välj en Dropbox-plan och förvara alla dina filer under säker kryptering.
PDF-filer har mycket små filstorlekar och är lätta att komprimera
PDF-filer är små. I PDF-format gör till och med en hel roman knappt någon skillnad i din molnlagring. De är alltså ultrakompakta! På Project Gutenberg är den episka romanen "Krig och fred" mindre än 5 MB. Det är därför PDF-filer är det bästa formatet.
Oavsett om det handlar om omfattande register över kundtransaktioner, kundprofiler eller bara historiska data är PDF-filer praktiska eftersom de är så små. Så här kan små filstorlekar bidra till bättre affärer:
Optimera för snabb distribution
PDF-filer är den digitala världens sprinters, som med sin smidiga form susar fram genom internet.
Undvik långsamma internethastigheter eller problem med filkompatibilitet. PDF-filer gör det enkelt för dina mottagare att ta emot dokument, bilder och annat smått och gott. Det är en turboboost för bilagor.
Hantera din molnlagring
PDF-filer gör att du slipper vänta på att skrymmande filer ska laddas eller irritera dig på att de tar upp ditt dyrbara lagringsutrymme.
Oavsett om du överför, laddar upp eller laddar ner dessa pålitliga PDF-filer är de som smidiga akrobater, som utan ansträngning glider genom din Dropbox.
Driv team som en väloljad maskin
PDF-filer hjälper team att arbeta i samma takt. Uppdateringar synkas blixtsnabbt i ditt Dropbox-konto.
Tänk dig att någon uppdaterar en PDF-fil till en viktig ny version eller gör några snygga ändringar. Vad händer sedan? Det är enkelt att dela och synka dessa PDF-mästerverk. Och detta utan att hela tiden behöva uppdatera sidan.
Få saker gjorda när du är på språng
Med små filstorlekar kan du jobba på utan att behöva svettas.
PDF-filer är räddningen för soloprenörer och digitala nomader, särskilt när du räknar med mindre tillförlitliga internetanslutningar eller lägre bandbredd. Nu slipper du den frustrationen.
Dela dina fantastiska grejer med världen
PDF-filer är ett av de bästa verktygen du kan ha i din strävan efter maximal räckvidd och exponering.
Oavsett om det handlar om en jobbannons, ett coolt videoklipp eller något du vill dela med dig av till din e-postlista är PDF det bästa formatet. Du kan skicka filer ut i det fria i vetskap om att praktiskt taget alla kan ladda ner och titta på dem.
Den lilla storleken på en PDF gör den överlag lätthanterlig. Mindre filer kan bidra till att öka produktiviteten, spara utrymme och göra det smidigare att interagera med filer. PDF-filer kan rymma mycket i ett litet paket.
Finns det några nackdelar med att använda PDF?
Det finns inte många nackdelar med att använda PDF-filer för företag, men ibland kan deras fördelaktiga funktioner orsaka problem. Möjliga nackdelar med att använda PDF-filer i verksamheten kan vara följande:
- PDF-filer kan vara svåra att redigera – men det är inget problem med Dropbox inbyggda funktioner för PDF-redigering, som finns tillgängliga i alla planer.
- Att använda en PDF för att presentera kan kännas mycket mindre engagerande än en presentation med bilder.
- PDF-filernas "brevutseende" kan göra dem svåra att läsa, eftersom de ofta kräver mycket skrollning.
Det finns alltså några potentiella problem med PDF-filer, men de är ganska enkla att hantera. PDF-filer kommer inte att försvinna från marknaden inom den närmaste tiden – fördelarna överväger nackdelarna.
Om du vill arbeta bättre med PDF-formatet i ditt företag kan du läsa "Länge leve PDF-filen" – en resurs som visar hur Dropbox-funktioner kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av dina filer.
Få ut mer av dina filer med Dropbox
Storlek, säkerhet och kompatibilitet gör PDF-filer utmärkta för företag. Om du använder PDF-filer eller någon annan filtyp kan du få ut mesta möjliga av dina data med Dropbox. Det är det perfekta verktyget för bra affärer.
Du får intuitiva funktioner för datalagring, delning och samarbete som passar alla företag. Välj en plan och förbättra din produktivitet med Dropbox för att få ut mesta möjliga av dina PDF-filer.