PDF 幾乎就跟電子郵件一樣，是人人都會使用的工具。無論是職場簽約或消遣時閱讀雜誌，PDF 的簡易功能總讓人愛不釋手。PDF 檔案對於辦公的最大好處，在於三項重要類別。
就算您把 PDF 寄到祖父母家有 20 年歷史的舊電腦，檔案依然能順利開啟。以檔案格式來說，PDF 真的很可靠。
PDF 對大小企業來說都是必不可少的工具。需要處理重要文件嗎？您可以用 Dropbox Sign 獲取具法律效力的簽名。您瞧，PDF 早已在不知不覺中提升企業的工作效率了！
PDF 能為企業帶來的 15 個好處
建立及閱讀 PDF 非常容易，與人共享也絕非難事。您知道 Dropbox 也能用來閱讀與編輯 PDF 嗎？詳情請參閱「如何在 Dropbox 中編輯 PDF」。
但對企業來說，PDF 最大的優勢到底是什麼？以下列舉幾個實際案例，說明使用 PDF 為何有助提升生產力：
PDF 能提高相容性
沒錯，常有人說 PDF 的相容性真的很高，但具體來說究竟有多高？答案只有一個，那就是「超級高」。假設外星人在一千年後發現一台筆電，應該還是能順利開啟 PDF。
由於 PDF 格式非常可靠，將檔案轉換為 PDF 能有效確保您的成品長久保存。為了協助您迅速上手，我們提供免費的線上工具，讓您無須使用 Dropbox 帳戶，即可將 Word、PPT、JPG 或 PNG 檔案轉換為 PDF 格式。
的確，相容性聽起來很抽象，要具體描述並不容易。因此，以下列舉幾個實用做法，說明公司如何利用相容度極高的 PDF 來提高生產力或改善工作流程：
開啟文件輕鬆自在
各家企業使用的系統往往各有不同，因此共享檔案就成了一件令人頭痛的事。
怎麼辦呢？答案就是使用 PDF。幾乎每部電腦或裝置都能順利開啟 PDF，這樣麻煩事就少一件了，讚！
用各種語言及文字行遍天下
PDF 具備通用翻譯功能，就算跨國協作專案，也能輕鬆進行。
無論是建立、閱讀還是共享，PDF 都能讓您流暢切換各種語言、文字和字母。您可以從此告別語言障礙，迎接無縫接軌的國際事業！
讓自己在銷售和提案時更具說服力
傳送 PDF 很簡單，任何人都能仔細審閱您引人入勝的簡報。
您可以在 PDF 內加入超連結，帶領讀者瀏覽其他有助成交的必要文件和檔案。這麼做就像展開一張記錄詳盡的藏寶圖，讓看過的人忍不住想加入！
用應用程式整合功能加速工作流程
就算不是科技專家，您應該也能看出自己愛用的應用程式和 PDF 相輔相成。
很多應用程式都有「另存為 PDF」或「匯出為 PDF」功能，方便您將內容轉換成深受信賴的格式。只要善用這些功能，您就能將所有數位內容轉換為通用的 PDF 格式。
成為團隊合作大師，消除人與人之間的藩籬
這個功能強大的格式能促進協作並提升工作效率，同時讓工作檔案保持一致。
PDF 能有效促進不同部門間的溝通。您可以輕鬆共享重要文件，讓所有人掌握最新進度，消弭認知上的落差。
您可以使用手機、電腦、Windows、macOS 及其他科技或作業系統開啟 PDF，廣泛的相容性相當可靠，無論使用什麼裝置都能順利運作。
Dropbox 還具備幾項強大的轉換功能，能進一步提升相容性。請參閱「如何轉換 Dropbox 檔案」，瞭解如何將檔案轉換為 PDF。
PDF 具備高度資料安全性
您可以設定 PDF 的安全性功能，防止他人分享、複製、列印或針對檔案進行其他操作。對企業來說，安全性可說是 PDF 格式最具發展潛力的功能。有心人士無法窺探 PDF 的內容，也不能隨意竄改。
只要將付款規模、工作資訊、個人資料、敏感客戶資料等內容製成 PDF，就能防止有心人士窺伺。您可以透過以下方式善用 PDF 安全性功能，讓您的企業獲益：
暗中保護您的資料
PDF 有一項無與倫比的超強功能，那就是加密。只要啟用加密設定，就能保證資料安全無虞。
擁有密碼的受信任對象能存取並檢視您的機密檔案，但發出密碼的決定權掌握在您手上。這項終極保密功能，可謂小技巧與高科技效能的絕妙結合。
保護文件內容的完整性
說到保護檔案不受竄改，PDF 絕對是這個領域的佼佼者。
您可以透過 PDF 各式各樣的安全性設定來區隔合約等重要文件，避免檔案遭到未經授權的存取。
展現專家風範，贏得客戶信任
數位 ID 和安全認證就像合格標章一樣，能讓人對文件的正當性感到放心。
在 PDF 上新增數位簽章時，感覺就像備受信任的顧問用官方大印蓋上授權章。向半信半疑的感覺告別吧！您 PDF 的嚴謹格式，肯定能獲得收件人信賴。
持續保持謹慎的態度
PDF 是您可靠的幫手，能協助您傳遞智慧財產、版權或令人眼紅的限時禁發報導。
安全性功能可保障其中珍貴或敏感的內容，您永遠不必擔心有心人士竊取或資訊不小心外流；在您公諸於世之前，文件裡的內容絕對安全。
滿足您對遵守資料保護規則的渴望
您可以透過 PDF 處理敏感資料、保護隱私性，同時遵守法規的各項要求。
PDF 符合各種重要的資料保護規則，您絕不會有觸法的風險，也無須擔憂惱人的罰則；畢竟企業若是觸法，那後果可不是開玩笑的！
您可以把 PDF 和其他各種檔案類型儲存在 Dropbox 帳戶內，為自己多添加一層安全性。
只要選擇一項 Dropbox 方案，就能為所有檔案安全加密。
PDF 的檔案很小，而且容易壓縮
PDF 檔案不大。就算把整本小說轉換成 PDF，也只會占用雲端儲存空間的一點點容量，真的非常小巧！在古騰堡計畫中，傳奇小說《戰爭與和平》才占了不到 5 MB，這就是 PDF 為檔案首選的原因。
無論是大量客戶交易紀錄、客戶檔案，抑或是單純的歷史資料，小巧的 PDF 檔都能讓您隨時取用。以下是小型檔案有助促進企業運作的原因：
加快檔案傳輸速度
PDF 能迅速在數位網路上傳輸，由於檔案小，處理起來毫不費力。
PDF 能克服網速緩慢及檔案相容性的問題。只要使用這種格式，您的收件人就能輕鬆取得文件、圖片或其他資料，附加速度超級快！
方便管理雲端儲存空間
使用 PDF，您就不必苦等大型檔案載入，或為檔案占掉大量珍貴儲存空間而煩惱。
無論是在 Dropbox 上傳輸、上傳或下載，您都能輕鬆迅速地處理可靠的 PDF 檔案。
讓工作團隊合作無間
PDF 檔案能讓工作團隊的步調保持一致。只要一有更新，Dropbox 帳戶就會迅速進行同步。
試想有人將 PDF 更新為重要的全新版本，或做了一些絕妙變更。您想會發生什麼事？他們能輕鬆分享並同步這些厲害的 PDF 成品，再也不必等待系統重新整理了。
出門在外照樣完成工作
由於 PDF 檔案小巧，瀏覽工作內容可說是小事一樁。
PDF 是一人創業家和數位遊牧工作者的救星，尤其當使用的網路連線不穩或頻寬不足時，PDF 更是可靠。您再也不用為網路費心了。
盡情與他人共享絕妙內容
若想儘量為作品爭取更多觸及和曝光機會，PDF 肯定是首選工具之一。
無論是工作清單、精彩的影片片段還是其他想與聯絡人分享的內容，PDF 都是您的首選格式。您可放心送出檔案，心知每個人都能下載並查看。
整體來說，小巧的 PDF 非常容易管理。檔案越小，越有助於提高生產力、節省儲存空間，使檔案處理起來更為流暢。PDF 檔案雖小，包含的內容卻是無比豐富！
那 PDF 有什麼缺點嗎？
用 PDF 辦公的缺點寥寥可數，但有時優點也可能成為問題所在。用 PDF 辦公可能導致的缺點如下所述：
- PDF 不易編輯，但只要透過 Dropbox 內建的 PDF 編輯功能，就能解決這個問題 (Dropbox 所有方案皆有提供)
- 簡報時使用 PDF，吸引人的程度不如投影片
- PDF 生硬的介面不易閱讀，常須不斷捲動畫面
如上所述，使用 PDF 的確可能產生一些問題，但這些問題都很容易解決。PDF 的普及程度應該還會維持很長一段時間，畢竟 PDF 的優點很多，就算有一些缺點，也是瑕不掩瑜。
若要進一步將 PDF 格式用於辦公，請參閱「PDF 萬歲」；這項資源說明 Dropbox 功能如何有助您充分發揮檔案的效能。
用 Dropbox 發掘檔案的厲害之處
檔案大小、安全性和相容性都是 PDF 適合用於辦公的原因。如果您使用 PDF 或其他檔案類型，那 Dropbox 就能協助您充分運用資料，堪稱輔助企業經營的完美工具。
Dropbox 能提供直覺易懂的資料儲存空間，以及適合任何公司的共享與協作功能。立刻選擇一項方案，用 Dropbox 提升工作效率，發揮 PDF 檔案的所有潛能吧。