Penggunaan PDF boleh dikatakan universal seperti e-mel. Sesuai untuk bekerja dan bermain, ia mudah digunakan untuk kontrak serta untuk membaca majalah. Manfaat utama fail PDF untuk perniagaan datang dalam tiga kategori penting.
Anda mungkin boleh menghantar PDF ke komputer berusia 20 tahun di rumah datuk dan nenek anda dan mereka boleh membuka fail PDF tanpa masalah: Sebagai format fail, PDF agak mantap.
PDF penting untuk perniagaan kecil atau besar. Ada dokumen penting? Anda boleh menggunakan Dropbox Sign untuk tandatangan yang sah di sisi undang-undang. Nampak? PDF telah pun meningkatkan perniagaan anda!
15 manfaat PDF untuk perniagaan anda
PDF adalah mudah untuk dicipta, dibaca dan dikongsi. Tahukah anda bahawa anda boleh membaca dan menyunting PDF dengan Dropbox? Baca tentang ‘Cara menyunting PDF dalam Dropbox’ untuk mendapatkan butiran lanjut.
Tetapi apakah yang sangat hebat tentang PDF untuk perniagaan? Berikut ialah beberapa cara praktikal yang menunjukkan bahawa menggunakan PDF boleh membantu untuk meningkatkan produktiviti anda:
PDF lebih baik untuk keserasian
Sudah pasti, “PDF sangat serasi”, kita sering mendengar tentang perkara ini—namun sebenarnya, sejauh manakah ia serasi? Tiada jawapan selain “sangat.” Jika makhluk asing menemukan sebuah komputer riba dalam seribu tahun, kemungkinan besar mereka dapat memuatkan fail PDF tanpa masalah.
Kami faham, keserasian mungkin kedengaran meluas dan sukar untuk dikhususkan. Maka, berikut ialah beberapa cara praktikal yang menggunakan PDF yang serasi uber yang akan meningkatkan kecekapan/aliran kerja dalam syarikat:
Tidak perlu bersusah payah atau kecoh semasa membuka dokumen
Namun, tidak semua perniagaan menggunakan sistem yang sama, menjadikan ia satu kesukaran yang menyakitkan ketika cuba berkongsi fail.
Penyelesaian? PDF. Hampir semua orang boleh membuka PDF pada komputer atau peranti mereka, maka perkara itu mengurangkan kekecewaan untuk hari tersebut. Periksa!
Menakluki dunia dengan pelbagai bahasa/skrip
PDF memberi anda penterjemah universal dalam poket anda, membuatkan kerjasama global menjadi mudah.
Sama ada anda mencipta, membaca atau berkongsi, PDF telah menyokong anda dalam berbilang bahasa, pelbagai skrip dan abjad. Selamat tinggal kepada rintangan bahasa, selamat datang kepada perniagaan antarabangsa yang lancar!
Jadi pakar dalam pemujukan semasa melakukan jualan dan pembentangan
Menghantar PDF adalah sesuatu yang mudah dilakukan, memberikan semua orang tempat duduk di barisan hadapan untuk pembentangan menarik anda.
Anda boleh memberikan hiperpautan pada fail PDF tersebut, membawa khalayak anda kepada dokumen dan fail penting lain yang memeterai perjanjian tersebut. Ini seperti berkongsi peta harta karun dengan semua maklumat yang mereka perlukan untuk mengatakan “ya!”
Pertingkatkan aliran kerja anda dengan integrasi apl
Anda tidak perlu mahir dalam teknologi untuk melihat bahawa apl kegemaran dan PDF merupakan pasangan yang serasi.
Banyak apl mempunyai ciri 'Simpan sebagai' atau 'Eksport ke' PDF, yang membolehkan anda menukarkan kandungan anda ke dalam format yang boleh dipercayai. Lakukan perkara itu dan anda mempunyai format universal untuk semua ciptaan digital anda.
Jadilah pemain pasukan yang terhebat dan hancurkan silo
Format yang dipertingkatkan ini membolehkan anda menggalakkan kerjasama dan kecekapan—dan mengekalkan satu kumpulan yang bersatu.
PDF ialah pembina jambatan yang hebat untuk komunikasi antara jabatan. Anda boleh berkongsi dokumen penting dengan mudah, memastikan setiap orang berada pada halaman yang sama, secara harfiah! Tiada lagi silo.
PDF berfungsi pada telefon atau komputer, Windows atau macOS, dan teknologi atau sistem pengendalian lain, maka keserasian itu menjadikan ia sebagai format yang sangat mantap—tanpa mengira jenis peranti yang anda gunakan.
Dropbox turut membantu dalam keserasian, terima kasih kepada beberapa ciri penukaran yang berkuasa. Lihat ‘Cara untuk menukar fail Dropbox’ untuk mengetahui tentang cara menukar fail kepada PDF.
PDF menawarkan keselamatan data yang terbaik
Anda boleh menetapkan ciri-ciri keselamatan PDF untuk menghalang orang daripada berkongsi, menyalin, mencetak dan melakukan perkara lain pada fail. Keselamatan mungkin menjadi ciri yang paling menjanjikan bagi format ini dalam perniagaan. Jauhkan pengintip atau hanya jadikan campur tangan yang tidak disengajakan menjadi mustahil.
Skala gaji, maklumat pekerjaan, butiran peribadi, data pelanggan yang sensitif dan perkara lain adalah selamat daripada pengintip dalam PDF. Keselamatan PDF boleh memberi manfaat kepada perniagaan anda melalui cara berikut:
Menjadi ejen rahsia perlindungan data
PDF mempunyai ciri istimewa—penyulitan. Gunakan tetapan ini dan pastikan data anda terkunci dengan selamat.
Mereka yang diamanahkan dengan kod boleh mengakses dan melihat fail rahsia anda, tetapi anda yang mengawal dan menentukan individu yang mendapat pas VIP. Ini merupakan yang terbaik dalam alat dan gizmologi, dipadankan dengan kecekapan berteknologi tinggi.
Melindungi integriti dokumen
Apabila melibatkan perlindungan fail anda dari penyuntingan yang tidak diingini, PDF mempunyai kelebihan yang ketara.
Dengan pelbagai tetapan keselamatan di hujung jari anda, anda boleh menghalang akses kepada dokumen penting seperti kontrak, menjadikan dokumen tersebut tidak boleh disentuh oleh pihak yang tiada kebenaran.
Mendapatkan mata kepercayaan seperti seorang profesional
ID digital dan sijil keselamatan memberikan fail anda lambang bersinar yang menyatakan “Ini adalah sah”.
Apabila anda tambah tandatangan digital pada PDF anda, anda seolah-olah menjadi penasihat yang dipercayai dengan cap rasmi kesahihan. Selamat tinggal keraguan! Penerima akan tahu bahawa PDF anda adalah perkara yang sebenar.
Memastikan budi bicara diutamakan
PDF merupakan teman sampingan yang boleh dipercayai untuk harta intelektual, hak cipta atau berita embargo yang menarik.
Ciri-ciri keselamatan membolehkan anda mengunci kandungan anda yang berharga atau sensitif. Tiada lagi kebimbangan tentang akses tanpa kebenaran atau kebocoran tanpa sengaja—semuanya disembunyikan sehingga saat pendedahan penting.
Kembangkan kebijaksanaan GDPR dalam diri anda
PDF membolehkan anda mengendalikan data sensitif, melindungi privasi dan menjaga hubungan baik dengan pengawal selia.
Mereka membantu anda mematuhi semua peraturan perlindungan data yang sangat penting itu. Memastikan anda kekal di sisi undang-undang yang sah dan mengelakkan denda yang menjengkelkan—sesuatu yang boleh memberi pendedahan besar kepada perniagaan!
Anda boleh menyimpan PDF dan pelbagai jenis fail lain pada akaun Dropbox anda untuk keselamatan tambahan.
Pilih pelan Dropbox dan simpan semua fail anda di bawah penyulitan yang selamat.
PDF mempunyai saiz fail yang sangat kecil dan mudah dimampatkan
PDF adalah kecil. Dalam PDF, novel keseluruhan itu hampir tidak memberi kesan ketara dalam penyimpanan awan anda. Oleh itu, ia sangat padat! Pada Projek Gutenberg, novel epik ‘War and Peace’ adalah kurang daripada 5 MB. Inilah sebab yang menjadikan PDF sebagai format pilihan.
Sama ada rekod transaksi pelanggan yang meluas, profil pelanggan atau hanya data sejarah, saiz kecil PDF menjadikan ia mudah digunakan. Begini cara saiz fail kecil membantu untuk memudahkan perniagaan yang lebih baik:
Optimumkan untuk pengedaran yang pantas
PDF merupakan pelari cepat dalam dunia digital, yang meluncur melalui Internet dalam bentuk yang tangkas.
Menentang kelajuan Internet yang lambat atau isu keserasian fail. PDF menjadikan proses menerima dokumen, imej, atau perkara lain dengan mudah untuk penerima anda. Ini merupakan peningkatan turbo untuk lampiran!
Menguruskan penyimpanan awan anda
PDF menghalang anda daripada menunggu fail yang besar untuk dimuatkan atau terganggu kerana ia mengambil ruang simpanan anda yang berharga.
Sama ada anda membuat penghantaran, muat naik atau muat turun PDF yang boleh dipercayai itu, ia seperti akrobat yang lincah, yang meluncur dengan mudah melalui Dropbox anda.
Pimpin pasukan seperti mesin yang berfungsi lancar
Fail PDF memastikan pasukan bergerak mengikut rentak yang sama. Kemas kini diselaraskan dengan kelajuan kilat dalam akaun Dropbox anda.
Bayangkan seseorang mengemas kini PDF ke versi baru yang penting atau membuat beberapa perubahan yang hebat. Cuba teka apa? Ia berkongsi dan membuat penyelarasan karya agung PDF mereka dengan mudah. Tidak perlu lagi menekan muat semula.
Selesaikan tugasan di mana-mana sahaja
Dengan saiz fail yang kecil, anda boleh menyiapkan kerja anda tanpa mengeluarkan peluh.
PDF merupakan penyelamat bagi usahawan solo dan digital nomad, terutama sekali apabila anda bergantung pada sambungan Internet yang kurang stabil atau berkapasiti rendah. Tiada lagi rasa kecewa.
Kongsikan pencapaian menarik anda dengan dunia
PDF merupakan salah satu alat terbaik yang perlu anda miliki dalam usaha untuk mencapai jangkauan dan pendedahan yang maksimum.
Sama ada iklan jawatan kosong, klip video menarik, atau perkara yang ingin anda kongsikan dengan senarai e-mel anda, PDF merupakan format pilihan. Anda boleh mengedarkan fail ke pelbagai pihak, dengan mengetahui secara maya yang semua orang boleh memuat turun dan melihat fail itu.
Secara keseluruhan, saiz PDF yang kecil menjadikan ia boleh diurus. Fail yang lebih kecil boleh membantu meningkatkan produktiviti, menjimatkan ruang dan menjadikan interaksi dengan fail lebih lancar. PDF boleh memuatkan banyak perkara ke dalam pakej yang kecil!
Adakah terdapat sebarang kekurangan dalam menggunakan PDF?
Tidak banyak kelemahan dalam menggunakan PDF untuk perniagaan, tetapi kadangkala, ciri-ciri yang bermanfaat itu mungkin menyebabkan masalah. Kekurangan yang mungkin berlaku kerana menggunakan PDF dalam perniagaan termasuk yang berikut:
- PDF mungkin sukar untuk disunting—walaupun ini bukan isu dengan ciri-ciri penyuntingan PDF terbina dalam Dropbox, tersedia pada semua pelan
- Menggunakan PDF untuk membuat pembentangan boleh berasa kurang menarik, berbanding menggunakan dek slaid
- Penampilan ‘huruf’ PDF boleh menyukarkan untuk dibaca, selalunya ia perlu banyak menatal
Jadi, terdapat beberapa kemungkinan masalah kerana menggunakan PDF—tetapi ini agak mudah untuk diuruskan. Kami tidak akan melihat PDF tidak lagi disukai dalam masa terdekat—kelebihan mengatasi kekurangan.
Untuk bekerja lebih baik dengan format PDF dalam perniagaan anda, baca ‘Hidup PDF’—sumber yang mempamerkan cara untuk ciri Dropbox membantu anda memanfaatkan sepenuhnya fail anda.
Dapatkan lebih banyak daripada fail anda dengan Dropbox
Saiz, keselamatan dan keserasian menjadikan PDF hebat untuk perniagaan. Jika anda menggunakan PDF atau jenis fail lain, anda boleh memanfaatkan sepenuhnya penggunaan data anda dengan Dropbox. Ini merupakan alat yang sempurna untuk perniagaan yang baik.
Anda akan mendapat ciri-ciri penyimpanan data yang intuitif, perkongsian dan kerjasama yang sesuai untuk mana-mana syarikat. Pilih pelan dan tingkatkan produktiviti anda dengan Dropbox untuk memanfaatkan sepenuhnya fail PDF anda.