PDF's zijn haast zo universeel als e-mails. Ze zijn net zo eenvoudig te gebruiken voor contracten als voor het lezen van tijdschriften en zijn dus ideaal voor zowel werk als ontspanning. De belangrijkste voordelen van PDF-bestanden voor bedrijven zijn onder te verdelen in drie belangrijke categorieën.
Je kunt waarschijnlijk een PDF naar de 20 jaar oude computer van je grootouders sturen, waarna ze het zonder problemen kunnen openen. PDF's zijn bestandsindeling behoorlijk robuust.
PDF's zijn cruciaal voor kleine en grote bedrijven. Heb je een belangrijk document? Je kunt Dropbox Sign gebruiken voor een juridisch bindende handtekening. Zie je wel? PDF's geven je bedrijf nu al een boost!
15 voordelen van PDF's voor je bedrijf
PDF's zijn eenvoudig te maken, te lezen en te delen. Wist je dat je PDF's kunt lezen en bewerken met Dropbox? Ga voor meer informatie naar 'PDF-bestanden bewerken in Dropbox'.
Maar waarom zijn ze zo handig voor bedrijven? Hieronder volgen enkele praktische manieren waarop je je productiviteit kunt verhogen met PDF's:
PDF's zorgen voor betere compatibiliteit
We horen vaak 'PDF's zijn zo compatibel', maar hoe compatibel zijn ze eigenlijk? Er is geen ander antwoord dan 'heel erg'. Als een buitenaards wezen over duizend jaar een laptop vindt, is de kans groot dat het probleemloos een PDF kan laden.
We snappen het, 'compatibiliteit' klinkt misschien breed en is lastig te omschrijven. Hier zijn enkele praktische manieren waarop het gebruik van de uiterst compatibele PDF de efficiëntie/workflow binnen een bedrijf verbetert:
Nooit meer gedoe met het openen van een document
Niet elk bedrijf gebruikt dezelfde systemen, waardoor het lastig kan zijn om bestanden te delen.
De oplossing? PDF's. Vrijwel iedereen kan ze openen op zijn of haar computer of apparaat, dus dat scheelt weer een hoop frustratie. Check!
Verover de wereld met meerdere talen/scripts
Met PDF's heb je een universele vertaler op zak, waardoor wereldwijde samenwerking een fluitje van een cent wordt.
Of je nu iets maakt, leest of deelt: PDF's zijn er in meerdere talen, verschillende scripts en alfabetten. Vaarwel taalbarrières, hallo naadloos internationaal zakendoen!
Word een meester in het overtuigen tijdens verkopen en pitches
PDF's zijn eenvoudig te versturen, zodat iedereen je boeiende presentatie kan volgen.
Je kunt PDF's verrijken met hyperlinks, die je doelgroep naar andere belangrijke documenten en bestanden brengen om de deal te sluiten. Het is alsof je een schatkaart deelt met alle informatie die ze nodig hebben om 'ja' te zeggen.
Verbeter je workflow met app-integraties
Je hoeft geen techneut te zijn om te zien dat je favoriete apps en PDF's voor elkaar zijn gemaakt.
Veel apps hebben een functie 'Opslaan als' of 'Exporteren naar' voor PDF's, waarmee je je materiaal kunt omzetten naar een betrouwbare indeling. Zo krijg je een universele indeling voor al je digitale creaties.
Wees de ultieme teamspeler en sla gegevenssilo's aan gruzelementen
Met deze supersterke indeling kun je samenwerking en efficiëntie bevorderen, zodat iedereen op één lijn zit.
PDF's zijn geweldige bouwstenen voor communicatie tussen afdelingen. Deel eenvoudig belangrijke documenten zodat iedereen met exact hetzelfde materiaal werkt. Geen gegevenssilo's meer.
PDF's werken op een telefoon of computer, Windows of macOS en andere technologieën of besturingssystemen. Dankzij deze compatibiliteit is PDF een erg robuuste indeling, ongeacht welk apparaat je gebruikt.
Dropbox draagt ook bij aan de compatibiliteit, dankzij een aantal krachtige conversiefuncties. Zie 'Dropbox-bestanden converteren' voor meer informatie over hoe je bestanden naar PDF converteert.
PDF's bieden uitstekende gegevensbeveiliging
Je kunt de beveiliging van een PDF zo instellen dat mensen het bestand niet kunnen delen, kopiëren of afdrukken of andere dingen met het bestand kunnen doen. Voor bedrijven is de beveiliging misschien wel de meest veelbelovende functie van deze indeling. Houd pottenkijkers uit de buurt of maak onbedoelde bemoeienis gewoon onmogelijk.
Salarisschalen, functie-informatie, persoonlijke gegevens, gevoelige klantgegevens en andere zaken zijn in een PDF beschermd tegen ongewenste blikken. PDF-beveiliging kan je bedrijf op de volgende manieren ten goede komen:
Wees een geheim agent voor gegevensbescherming
PDF's hebben een geweldige functie: versleuteling. Pas de instellingen toe en houd je gegevens achter slot en grendel.
Degenen aan wie de code wordt toevertrouwd, kunnen je topgeheime bestanden openen en bekijken, maar jij bepaalt wie VIP-toegang krijgt. Het zijn de beste snufjes en gadgets in combinatie met technisch geavanceerde efficiëntie.
Waarborg de integriteit van documenten
Als het aankomt op het beschermen van je bestanden tegen ongewenste bewerkingen, hebben PDF's heel wat in hun mars.
Dankzij een groot aantal beveiligingsinstellingen kun je belangrijke documenten zoals contracten afschermen, zodat ze onaantastbaar worden voor onbevoegden.
Schep vertrouwen als een pro
Digitale ID's en beveiligde certificaten laten zien dat je bestanden compleet legitiem zijn.
Als je digitale handtekeningen toevoegt aan je PDF's, ben je net een vertrouwde adviseur met een officieel stempel van echtheid. Zeg maar dag tegen enige vorm van scepsis! Ontvangers weten dat je PDF's het echte werk zijn.
Houd geheimhouding hoog in het vaandel
PDF's zijn een trouwe hulp voor intellectueel eigendom, auteursrecht of belangrijke nieuwsberichten onder embargo.
Met de beveiligingsfunctie kun je je waardevol of gevoelig materiaal vergrendelen. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over onbevoegde toegang of onbedoelde gegevenslekken: alles blijft verborgen tot de grote onthulling.
Koester je innerlijke AVG-goeroe
Met PDF's kun je gevoelige gegevens verwerken, privacy beschermen en toezichthouders te vriend houden.
Ze helpen je te voldoen aan de o zo belangrijke regels voor gegevensbescherming. Zo zorg je ervoor dat je de wet naleeft en voorkom je vervelende boetes, die voor bedrijven enorm hoog kunnen worden.
Voor extra beveiliging kun je PDF's en vele andere bestandstypen opslaan op je Dropbox-account.
Kies een Dropbox-abonnement en versleutel al je bestanden.
PDF's zijn zeer kleine bestanden en eenvoudig te comprimeren
PDF's zijn klein. Een hele roman in PDF-vorm neemt nauwelijks ruimte in je cloudopslag in. Ze zijn dus enorm compact. In Project Gutenberg neemt de epische roman 'Oorlog en vrede' minder dan 5 MB in beslag. Daarom zijn PDF's de meest gebruikte indeling.
Of het nu gaat om uitgebreide records van klanttransacties, klantprofielen of historische gegevens: het kleine formaat van PDF's is erg handig. Dit zijn de zakelijke voordelen van kleine bestanden:
Optimaliseer voor snelle distributie
PDF's zijn pioniers in de digitale wereld, die door hun handige formaat door de interwebs zoeven.
Zo heb je veel minder last van trage internetsnelheden of compatibiliteitsproblemen met bestanden. Met PDF's kunnen ontvangers in een handomdraai documenten, afbeeldingen of andere nuttige zaken ontvangen. Ze zijn ideaal om als bijlage te verzenden.
Beheer je cloudopslag
Met PDF's hoef je niet langer te wachten tot omvangrijke bestanden zijn geladen of je te ergeren omdat ze je kostbare opslagruimte in beslag nemen.
Of je die vertrouwde PDF's nu overdraagt, uploadt of downloadt: deze behendige bestanden bewegen zich moeiteloos door je Dropbox.
Leid teams als een goed geoliede machine
PDF-bestanden houden teams op één lijn. Updates worden razendsnel gesynchroniseerd in je Dropbox-account.
Stel je voor dat iemand een PDF bijwerkt naar een belangrijke nieuwe versie of een paar slimme wijzigingen aanbrengt. Raad eens? Je kunt hun PDF-meesterwerken moeiteloos delen en synchroniseren. Zo hoef je nooit meer op Vernieuwen te drukken.
Krijg taken onderweg gedaan
Dankzij de beperkte bestandsgroottes kun je moeiteloos doorwerken.
PDF's zijn de redders van solopreneurs en digitale nomaden, vooral als je afhankelijk bent van een minder betrouwbare of trage internetverbinding. Geen frustraties meer.
Deel je geweldige materiaal met de wereld
PDF's vormen een van de beste tools in je streven naar maximaal bereik en maximale bekendheid.
Of het nu gaat om een vacature, een mooie videoclip of iets wat je wilt delen met je mailinglijst: PDF's zijn de meest gebruikte indeling. Verspreid bestanden en vertrouw erop dat vrijwel iedereen ze kan downloaden en bekijken.
Over het algemeen maakt het kleine formaat van een PDF het hanteerbaar. Kleinere bestanden kunnen de productiviteit verhogen, ruimte besparen en de interactie met bestanden soepeler laten verlopen. Er past veel informatie in een klein PDF-pakketje!
Zitten er nadelen aan het gebruik van PDF's?
Er zitten niet veel nadelen aan het gebruik van PDF's voor bedrijven, maar soms kunnen hun voordelen een probleem veroorzaken. Dit zijn enkele mogelijke nadelen van het gebruik van PDF's in het bedrijfsleven:
- PDF's kunnen moeilijk te bewerken zijn, maar dit is geen probleem met de ingebouwde functies voor PDF-bewerking van Dropbox, die in alle abonnementen zijn inbegrepen.
- Als je een PDF gebruikt om iets te presenteren, kan dit veel minder boeiend aanvoelen dan een powerpointpresentatie
- Doordat een PDF vaak veel tekst bevat, kan het bestand moeilijk te lezen zijn en moet je mogelijk veel scrollen.
Het gebruik van PDF's brengt dus een paar mogelijke problemen met zich mee, maar die zijn vrij eenvoudig op te lossen. PDF's zullen niet snel aan populariteit verliezen, omdat de voordelen groter zijn dan de nadelen.
Wil je de PDF-indeling effectiever inzetten in je bedrijf? Lees dan 'Lang leve de PDF', een hulpbron die laat zien hoe Dropbox-functies je kunnen helpen het meeste uit je bestanden te halen.
Haal meer uit je bestanden met Dropbox
Door hun formaat, beveiliging en compatibiliteit zijn PDF's zeer geschikt voor bedrijven. Als je PDF's of een ander bestandstype gebruikt, kun je alles uit je gegevens halen met Dropbox. Het is de perfecte tool voor een goede bedrijfsvoering.
Maak gebruik van intuïtieve functies voor gegevensopslag, delen en samenwerken, die geschikt zijn voor elk bedrijf. Kies een abonnement en verbeter je productiviteit met Dropbox om het meeste uit je PDF-bestanden te halen.