PDF는 거의 이메일만큼 보편적으로 사용됩니다. 업무와 사적인 용무 모두에 적합한 PDF는 계약서를 작성할 때든, 잡지를 읽을 때든 간편하게 사용할 수 있죠. PDF 파일이 업무에 제공하는 주요 이점은 크게 세 가지 범주로 구분할 수 있습니다.
PDF는 할아버지 댁에 있는 20년 된 구식 컴퓨터에서도 문제없이 열 수 있습니다. 매우 강력한 파일 형식이라고 할 수 있죠.
PDF는 소규모 비즈니스와 대형 비즈니스 모두에 필수적인 파일 형식입니다. 중요한 문서가 있을 때는 Dropbox Sign을 사용해 문서에 법적 구속력이 있는 서명을 받을 수 있습니다. 이처럼 PDF는 비즈니스의 효율성을 높여줍니다.
PDF가 비즈니스에 제공하는 15가지 이점
PDF는 손쉽게 만들고, 읽고, 공유할 수 있습니다. 혹시 Dropbox로도 PDF를 읽고 수정할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요? 더 자세한 정보는 'Dropbox에서 PDF를 수정하는 방법'에서 확인할 수 있습니다.
그렇다면 PDF의 어떤 점이 비즈니스에 그렇게 유용한 것일까요? 아래에서 PDF를 사용해 생산성을 향상하는 실용적인 방법을 살펴보도록 하죠.
PDF는 호환성이 좋다
"PDF는 호환성이 정말 좋다"는 말, 다들 많이 들어보셨을 겁니다. 그렇다면 실제로 호환성이 얼마나 좋은 것일까요? "정말" 좋다는 말 외에는 다른 정답이 없을 것 같습니다. 천년 후에 외계인이 노트북을 찾는다고 해도 아마 PDF는 문제없이 열 수 있을 겁니다.
호환성이라는 말이 정의를 분명하게 설명하기에는 너무 광범위하고 어려울 수 있습니다. 그래서 PDF의 호환성을 활용해 회사의 효율성/워크플로를 향상하는 실용적인 방법을 아래에서 살펴보도록 하겠습니다.
번거로움 없이 문서 열기
모든 비즈니스가 똑같은 시스템을 사용하지는 않습니다. 그래서 파일을 공유할 때 문제가 발생할 수도 있죠.
해결책은 간단합니다. PDF를 사용하는 것이죠. PDF는 거의 모든 사람이 기존에 사용하는 컴퓨터나 장치로 열 수 있습니다. 그래서 파일을 열지 못해 스트레스받을 일이 없습니다.
다양한 언어/스크립트로 세계를 정복
PDF는 주머니 속 범용 번역기와도 같은 역할을 하며 글로벌 협업을 간편하게 만들어줍니다.
PDF는 여러 가지 언어와 스크립트, 알파벳을 사용해 작성하고, 읽고, 공유하는 것이 가능합니다. 그래서 언어의 장벽을 허물고 국제적으로 원활하게 비즈니스를 펼칠 수 있죠.
영업 및 피칭 시 설득의 달인 되기
PDF는 전송이 간편해 누구에게나 매력적인 프레젠테이션을 1열에서 관람할 기회를 제공할 수 있습니다.
PDF에 하이퍼링크를 연결해 사람들을 거래 성사에 필요한 다른 필수적인 문서와 파일로 안내할 수도 있습니다. 마치 "예스!"라는 말을 끌어내는 데 필요한 모든 정보가 담긴 보물 지도를 공유하는 것과도 같죠.
앱 통합으로 워크플로 개선
기술에 정통하지 않은 사람도 본인이 즐겨 사용하는 앱과 PDF가 호환된다는 사실은 알 수 있습니다.
많은 앱이 '다음으로 저장' 또는 '내보내기' 기능을 통해 콘텐츠를 PDF로 변환하는 기능을 제공합니다. 이 기능을 사용해 모든 디지털 창작물을 PDF라는 보편적인 파일 형식으로 변환할 수 있죠.
사일로를 없애 팀워크 극대화
이 강력한 파일 형식은 협업과 효율성을 촉진해 팀이 단합을 유지할 수 있도록 도와줍니다.
PDF는 부서 간 커뮤니케이션을 증진하는 가교 역할을 합니다. 중요한 문서를 간편하게 공유할 수 있어 모두가 같은 진행 상황을 공유할 수 있죠. 그래서 더 이상 사일로가 발생하지 않습니다.
PDF는 휴대폰과 컴퓨터, Windows와 macOS, 기타 기술과 운영 체제에서 모두 사용할 수 있습니다. 어떤 장치를 사용하든 상관없는 이러한 호환성이 PDF를 강력한 파일 형식으로 만들어줍니다.
Dropbox는 강력한 파일 변환 기능을 통해 호환성을 한층 더 개선해줍니다. 파일을 PDF로 변환하는 방법은 'Dropbox 파일을 변환하는 방법'에서 자세히 확인할 수 있습니다.
PDF는 뛰어난 데이터 보안을 제공한다
PDF의 경우 보안 기능을 설정해 사람들이 파일을 공유하고, 복사하고, 인쇄하고, 그 외의 다른 작업을 수행하는 것을 막을 수 있습니다. 보안은 PDF가 제공하는 기능 중에서 아마 비즈니스에 가장 도움이 되는 기능일 겁니다. 이러한 보안 설정을 통해 정보가 새어 나가거나 실수로 정보가 수정되는 것을 막을 수 있죠.
PDF를 사용하면 급여 체계, 직무 정보, 개인정보, 민감한 고객 데이터 및 그 외의 다양한 정보가 새어 나가는 것을 막을 수 있습니다. PDF의 보안은 비즈니스에 다음과 같은 방식으로 이점을 제공합니다.
비밀 요원처럼 안전하게 데이터 보호
PDF에는 암호화라는 매우 유용한 기능이 탑재되어 있는데요, 이 설정을 적용하면 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다.
코드를 가지고 있는 사람들은 일급비밀 파일에 액세스해 내용을 볼 수 있지만, 누구에게 이러한 VIP 패스를 줄 것인지는 여러분이 결정할 수 있습니다. 그야말로 최첨단 장비와 최첨단 효율성을 결합한 방식이죠.
문서 무결성 보호
PDF는 파일을 원치 않는 수정으로부터 보호할 때 굉장히 효율적인 방식입니다.
간단하게 적용할 수 있는 다양한 보안 설정을 통해 계약서 등의 중요한 문서를 안전하게 보호해 무단 액세스를 방지하세요.
전문가다운 신뢰 구축
디지털 ID와 보안 인증서는 파일이 '진짜 파일'이라는 것을 입증하는 배지 역할을 합니다.
공식적인 정품 인증처럼 PDF에 디지털 서명을 추가해보세요. 그러면 의심할 여지 없이 파일을 받은 사람이 PDF가 진짜라는 것을 알 수 있습니다.
신중함을 요하는 기밀 파일 보호
PDF는 지식 재산권, 저작권, 보도가 유예된 특종 뉴스에 사용할 수 있는 신뢰할 수 있는 파일 형식입니다.
PDF의 보안 기능을 사용해 중요하거나 민감한 콘텐츠를 안전하게 잠그면 무단 액세스나 우발적인 유출에 대해 더 이상 걱정할 필요가 없습니다. 공개 시점이 될 때까지 모든 것을 비밀에 부칠 수 있죠.
GDPR 컴플라이언스 개선
PDF는 민감한 데이터를 처리하고, 개인정보를 보호하고, 규제를 준수할 때도 유용합니다.
PDF는 모든 주요 데이터 보호 규정을 준수하도록 도와줍니다. 법 규정을 준수해 불필요한 처벌을 피하는 것은 모든 비즈니스가 원하는 바죠!
PDF와 그 외의 다양한 파일 형식을 Dropbox 계정에 보관하면 보안을 한층 더 강화할 수 있습니다.
알맞은 Dropbox 요금제를 선택해 모든 파일을 암호화된 상태로 보관하세요.
PDF는 파일 크기가 작고 압축이 간편하다
PDF는 크기가 작습니다. 한 권의 소설을 PDF로 저장한다고 해도 클라우드 스토리지가 줄어든 것이 티가 안 날 정도로 용량을 적게 차지하죠. Project Gutenberg에서 장편 서사 소설인 '전쟁과 평화'가 차지하는 용량은 5MB도 채 되지 않습니다. PDF가 인기 있는 이유도 바로 이 때문이죠.
고객 거래 기록, 클라이언트 프로필, 과거 데이터 등 어떤 콘텐츠를 저장하든 PDF의 작은 용량 덕분에 저장이 간편합니다. 그럼, 작은 파일 크기가 비즈니스 운영에 어떤 도움이 되는지 아래에서 살펴보도록 하죠.
신속한 배포에 최적화된 파일 형식
PDF는 민첩한 형태로 재빠르게 인터넷을 가로지르는 디지털 세상의 단거리 선수입니다.
답답한 인터넷 속도, 파일 호환성 문제는 잊어버리세요. PDF를 사용하면 간편하게 문서, 이미지, 기타 콘텐츠를 전송할 수 있습니다. 터보 엔진을 단 첨부파일처럼 말이죠.
클라우드 스토리지 관리
PDF를 사용하면 부피가 큰 파일이 로드될 때까지 기다리거나 소중한 저장 공간을 너무 많이 차지할까 봐 걱정하지 않아도 됩니다.
전송할 때든, 업로드할 때든, 다운로드할 때든, PDF는 민첩한 곡예사처럼 가뿐하게 Dropbox의 공간을 통과해 다니죠.
원활한 팀 운영
PDF 파일은 팀이 같은 속도로 일을 진행할 수 있도록 도와줍니다. 업데이트된 내용은 Dropbox 계정에서 빠르게 동기화되죠.
누군가가 PDF에 중요한 내용을 업데이트하거나 시선을 잡아끄는 변경사항을 적용하는 경우에도 PDF의 공유와 동기화는 무척이나 간단합니다. 새로 고침을 누를 필요도 없죠.
이동 중 작업 진행
작은 크기 덕분에 번거로움 없이 작업을 계속 이어나갈 수 있습니다.
PDF는 안정성이 떨어지거나 대역폭이 낮은 인터넷 환경에서 작업해야 하는 1인 기업가와 디지털 노마드에게는 생명의 은인과도 같은 존재입니다. 이제 스트레스 없이 작업하세요.
작업물을 세상과 공유
PDF는 도달 범위와 노출을 극대화하는 데에도 매우 유용합니다.
채용 공고를 게시할 때든, 근사한 동영상 클립을 게시할 때든, 메일링 리스트에 콘텐츠를 공유할 때든, PDF를 사용해보세요. PDF는 누구나 파일을 다운로드 및 열람할 수 있어 파일을 공유하기에 매우 적합한 파일 형식입니다.
전반적으로 PDF는 크기가 작기 때문에 관리하기가 쉽습니다. 파일 크기가 작을수록 생산성이 향상되고, 저장 공간이 절약되며, 파일 작업도 더 원활해집니다. 그리고 PDF는 크기는 작아도 많은 양의 콘텐츠를 담을 수 있습니다.
PDF를 사용할 때의 단점도 있을까?
비즈니스에서 PDF를 사용할 때의 단점은 그리 많지 않습니다. 하지만 때로는 PDF의 장점이 문제로 작용할 때도 있습니다. 비즈니스에서 PDF를 사용할 때 발생할 수 있는 단점은 다음과 같습니다.
- PDF는 수정이 어려울 수 있습니다. 하지만 모든 Dropbox 요금제에 탑재된 PDF 편집 기능을 사용하면 아무런 문제가 되지 않습니다.
- PDF로 저장된 프레젠테이션은 슬라이드 덱을 사용한 프레젠테이션보다 덜 매력적으로 느껴질 수 있습니다.
- PDF 특유의 '레터 사이즈' 디자인으로 인해 가독성이 떨어지고 종종 많은 스크롤이 필요합니다.
PDF를 사용할 때 몇 가지 문제가 발생할 수 있지만, 이러한 문제는 쉽게 해결할 수 있습니다. PDF는 단점보다 장점이 훨씬 커 당분간 인기가 떨어질 것 같지 않습니다.
비즈니스에서 PDF 형식을 더 효율적으로 활용하고 싶다면 'PDF여, 영원하라!'라는 글을 읽어보세요. 이 글에서 Dropbox 기능이 파일의 효율성을 극대화하는 데 어떤 도움이 되는지 살펴볼 수 있습니다.
Dropbox로 파일을 더 효율적으로 활용
PDF의 크기, 보안, 호환성은 비즈니스에 최적입니다. PDF를 사용하든, 다른 형식의 파일을 사용하든, Dropbox를 사용하면 데이터의 효율성을 극대화할 수 있습니다. Dropbox는 좋은 비즈니스를 위한 완벽한 도구입니다.
Dropbox가 제공하는 직관적인 데이터 스토리지, 공유, 협업 기능은 어느 회사에나 적합합니다. 원하는 요금제를 선택해 생산성을 높여주는 Dropbox를 사용하고 PDF 파일의 활용도를 극대화하세요.