Mengapa menggunakan PDF untuk pekerjaan Anda? 15 manfaat PDF untuk bisnis Anda

PDF hampir sama universalnya dengan email. Ideal untuk bekerja dan bermain, mereka mudah digunakan untuk kontrak dan juga untuk membaca majalah. Manfaat utama file PDF untuk bisnis terbagi dalam tiga kategori penting.

Anda mungkin dapat mengirim PDF ke komputer berusia 20 tahun di rumah kakek-nenek Anda dan mereka akan dapat membukanya tanpa masalah: Sebagai format file, ini cukup kuat.

PDF sangat penting untuk bisnis kecil atau besar. Punya dokumen penting? Anda dapat menggunakan Dropbox Sign untuk memberikan tanda tangan yang mengikat secara hukum. Terbukti, bukan? PDF berhasil meningkatkan bisnis Anda!

Dan masih banyak lagi manfaat menggunakan PDF dalam bisnis Anda…

PDF lebih baik dalam hal kompatibilitas

Tentu saja, “PDF sangat kompatibel”, kita sering mendengarnya—tetapi sebenarnya, seberapa kompatibelkah mereka? Tidak ada jawaban lain selain "sangat". Jika alien menemukan laptop dalam seribu tahun, kemungkinan besar mereka dapat memuat PDF dengan baik.

Berkat formatnya yang stabil, mengonversi file ke PDF dapat menjadi cara terbaik untuk melindungi hasil kerja Anda. Untuk membantu Anda memulai, kami telah menciptakan alat online gratis yang dapat Anda gunakan untuk mengonversi file dari Word, PPT, JPG, atau PNG ke PDF, tanpa memerlukan akun Dropbox.

Anda mengerti, kompatibilitas mungkin terdengar luas dan sulit dijelaskan. Jadi, berikut ini adalah beberapa cara praktis yang akan meningkatkan efisiensi/alur kerja dalam perusahaan dengan memanfaatkan PDF yang sangat kompatibel:

1. Tidak perlu repot atau repot membuka dokumen

Tidak semua bisnis menggunakan sistem yang sama, sehingga menyulitkan saat mencoba berbagi berkas.

Solusinya? PDF. Hampir semua orang dapat membukanya di komputer atau perangkat mereka, jadi itu mengurangi satu rasa frustrasi hari itu. Memeriksa!

2. Kuasai dunia dengan berbagai bahasa/aksara

PDF memberi Anda penerjemah universal di saku Anda, yang membuat kolaborasi global menjadi mudah.

Baik Anda membuat, membaca, atau berbagi, PDF mendukung Anda dalam berbagai bahasa, beragam skrip, dan alfabet. Selamat tinggal kendala bahasa, halo bisnis internasional yang lancar!

3. Menjadi ahli persuasi selama penjualan dan promosi

PDF sangat mudah untuk dikirim, memberikan setiap orang lisensi baris depan untuk presentasi Anda yang menawan.

Anda dapat menaburkan hyperlink pada PDF tersebut, yang akan mengarahkan audiens Anda ke dokumen dan berkas penting lainnya yang akan menutup kesepakatan. Ini seperti berbagi peta harta karun dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk mengatakan "ya!"

4. Percepat alur kerja Anda dengan integrasi aplikasi

Anda tidak perlu paham teknologi untuk melihat aplikasi dan PDF favorit Anda dibuat untuk satu sama lain.

Banyak aplikasi memiliki fitur 'Simpan sebagai' atau 'Ekspor ke' PDF, yang memungkinkan Anda mengonversi konten ke dalam format terpercaya. Lakukan itu dan Anda akan mendapatkan format universal untuk semua kreasi digital Anda.

5. Jadilah pemain tim terbaik dan hancurkan silo-silo

Format canggih ini memungkinkan Anda mendorong kolaborasi dan efisiensi—dan mempertahankan kesatuan.

PDF adalah jembatan yang hebat untuk komunikasi lintas departemen. Anda dapat dengan mudah berbagi dokumen penting, memastikan semua orang berada di halaman yang sama, secara harfiah! Tidak ada lagi silo.

PDF berfungsi di ponsel atau komputer, Windows atau macOS, dan sistem teknologi atau operasi lainnya, sehingga kompatibilitasnya menjadikannya format yang sangat tangguh—apa pun perangkat yang Anda gunakan.

Dropbox juga memudahkan kompatibilitas file ke perangkat berkat beberapa fitur konversi yang canggih. Lihat ‘Cara mengonversi file Dropbox’ untuk mempelajari proses mengonversi file ke PDF.

PDF menawarkan keamanan data yang sangat baik

Anda dapat mengatur fitur keamanan PDF untuk menghentikan orang berbagi, menyalin, mencetak, dan melakukan hal lain pada file tersebut. Keamanan mungkin merupakan fitur format bisnis yang paling menjanjikan. Jauhkan mata-mata atau buatlah campur tangan yang tidak disengaja menjadi mustahil.

Skala gaji, informasi pekerjaan, rincian pribadi, data pelanggan yang sensitif, dan hal-hal lainnya aman dari mata-mata dalam PDF. Keamanan PDF dapat menguntungkan bisnis Anda dengan cara berikut:

6. Jadilah agen rahasia perlindungan data

PDF memiliki fitur pamungkas—enkripsi. Terapkan pengaturan dan data Anda akan tersimpan dan terkunci.

Mereka yang dipercaya dengan kode tersebut dapat mengakses dan melihat berkas rahasia Anda, tetapi Anda yang bertanggung jawab menentukan siapa yang mendapat tiket VIP. Ini adalah perpaduan terbaik antara gadget dan gizmologi, yang dipadukan dengan efisiensi teknologi tinggi.

7. Jaga integritas dokumen

Dalam hal melindungi file Anda dari pengeditan yang tidak diinginkan, PDF memiliki kekuatan yang serius.

Dengan berbagai pengaturan keamanan di ujung jari Anda, Anda dapat memagari dokumen-dokumen penting seperti kontrak, membuatnya tidak dapat disentuh oleh tangan-tangan tak berwenang.

8. Dapatkan poin kepercayaan seperti seorang profesional

ID digital dan sertifikat aman memberi file Anda lencana berkilau yang bertuliskan “Ini hebat”.

Saat Anda menambahkan tanda tangan digital ke PDF Anda, Anda seperti penasihat tepercaya dengan stempel keaslian resmi. Selamat tinggal skeptisisme! Penerima akan tahu bahwa PDF Anda asli.

9. Tetapkan kebijaksanaan sebagai hal yang utama

PDF adalah mitra tepercaya untuk kekayaan intelektual, hak cipta, atau berita menarik yang diembargo.

Fitur keamanan memungkinkan Anda mengunci konten yang berharga atau sensitif. Tidak perlu khawatir lagi tentang akses tidak sah atau kebocoran yang tidak disengaja—semuanya dirahasiakan hingga pengungkapan besar.

10. Beri nutrisi pada guru GDPR dalam diri Anda

PDF memungkinkan Anda menangani data sensitif, melindungi privasi, dan tetap mematuhi regulator.

Mereka membantu Anda mematuhi semua aturan perlindungan data yang penting itu. Memastikan Anda mematuhi hukum dan terhindar dari hukuman yang memberatkan—sesuatu yang sangat rentan dialami oleh para pebisnis!

Anda dapat menyimpan PDF dan banyak jenis file lainnya di akun Dropbox Anda untuk keamanan ekstra.

Pilih paket Dropbox dan simpan semua file Anda dalam enkripsi yang aman.

PDF memiliki ukuran file yang sangat kecil dan mudah dikompresi

PDF berukuran kecil. Dalam PDF, keseluruhan novel tidak akan mengurangi penyimpanan awan Anda. Jadi mereka sangat kompak! Di Project Gutenberg, novel epik ‘War and Peace’ berukuran kurang dari 5 MB. Inilah sebabnya PDF adalah format pilihan.

Baik berupa catatan transaksi pelanggan yang luas, profil klien, atau sekadar data historis, ukuran PDF yang kecil membuatnya praktis. Berikut ini adalah bagaimana ukuran file kecil membantu memfasilitasi bisnis yang lebih baik:

11. Optimalkan untuk distribusi cepat

PDF adalah pelari cepat dunia digital, menerobos jalinan web dengan bentuknya yang gesit.

Menentang kecepatan internet yang lambat atau masalah kompatibilitas file. PDF memudahkan penerima untuk menerima dokumen, gambar, atau barang lainnya. Itu adalah penguat turbo tambahan!

12. Kelola penyimpanan cloud Anda

PDF mencegah Anda menunggu file besar dimuat atau merasa kesal karena file tersebut memenuhi ruang penyimpanan Anda yang berharga.

Baik Anda mentransfer, mengunggah, atau mengunduh PDF terpercaya tersebut, mereka seperti akrobat yang lincah, meluncur dengan mudah melalui Dropbox Anda.

13. Jalankan tim seperti mesin yang diminyaki dengan baik

File PDF membuat tim terus bergerak dengan kecepatan yang sama. Pembaruan disinkronkan secepat kilat di akun Dropbox Anda.

Bayangkan seseorang memperbarui PDF ke versi baru yang penting atau membuat beberapa perubahan menarik. Tebak apa? Mereka dapat dengan mudah berbagi dan menyinkronkan karya PDF mereka. Tidak perlu lagi menekan tombol segarkan.

14. Selesaikan berbagai hal saat bepergian

Dengan ukuran file yang kecil, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan Anda tanpa bersusah payah.

PDF adalah penyelamat bagi para solopreneur dan pekerja lepas digital, terutama saat Anda mengandalkan koneksi internet yang kurang bisa diandalkan atau bandwidth-nya rendah. Tidak ada lagi rasa frustrasi.

15. Bagikan hal-hal menakjubkan Anda dengan dunia

PDF adalah salah satu alat terbaik untuk mencapai jangkauan dan publikasi maksimal.

Baik itu daftar pekerjaan, klip video keren, atau hal yang ingin Anda bagikan dengan milis Anda, PDF adalah format yang tepat. Anda dapat menyebarkan berkas ke mana-mana dengan mengetahui hampir semua orang dapat mengunduh dan melihatnya.

Secara keseluruhan, ukuran PDF yang kecil membuatnya mudah dikelola. File yang lebih kecil dapat membantu meningkatkan produktivitas, menghemat ruang, dan membuat interaksi dengan file lebih lancar. PDF dapat memuat banyak hal dalam paket kecil!

Apakah ada kekurangan menggunakan PDF?

Tidak banyak kekurangan dalam menggunakan PDF untuk bisnis, namun terkadang fitur bermanfaatnya dapat menyebabkan masalah. Kemungkinan kerugian menggunakan PDF dalam bisnis adalah sebagai berikut:

• PDF mungkin sulit untuk diedit—walaupun ini bukan masalah dengan fitur pengeditan PDF bawaan Dropbox, tersedia di semua paket
• Menggunakan PDF untuk presentasi bisa terasa kurang menarik dibandingkan dengan dek slide
• Tampilan PDF yang berbentuk 'huruf' dapat membuatnya sulit dibaca, dan sering kali memerlukan banyak menggulir

Jadi, ada beberapa masalah potensial saat menggunakan PDF—tetapi ini cukup mudah diatasi. Kita tidak akan melihat PDF kehilangan peminatnya dalam waktu dekat—kelebihannya lebih besar daripada kekurangannya.    

Untuk bekerja lebih baik dengan format PDF di bisnis Anda, baca artikel berjudul ‘Long live the PDF’, sumber daya yang menunjukkan cara fitur Dropbox membantu Anda memaksimalkan file.

Dapatkan lebih banyak manfaat dari file Anda dengan Dropbox

Ukuran, keamanan, dan kompatibilitas menjadikan PDF sempurna untuk bisnis. Jika Anda menggunakan PDF atau jenis file lainnya, Anda dapat memaksimalkan data Anda dengan Dropbox. Ini adalah alat yang sempurna untuk bisnis yang baik.

Anda akan mendapatkan fitur penyimpanan data, berbagi, dan kolaborasi intuitif yang cocok untuk perusahaan mana pun. Pilih paket dan tingkatkan produktivitas Anda dengan Dropbox untuk mendapatkan hasil maksimal dari file PDF Anda.