PDF-er er nesten like universelle som e-post. De er ideelle for både arbeid og lek, de er like enkle å bruke for kontrakter som de er for å lese magasiner. De viktigste fordelene med PDF-filer for forretninger kommer i tre viktige kategorier.
Du kan sannsynligvis sende en PDF til den 20 år gamle datamaskinen hjemme hos besteforeldrene dine, og de vil kunne åpne den uten problemer: Som filformat er den ganske robust.
PDF-er er avgjørende for små eller store bedrifter. Har du et viktig dokument? Du kan bruke Dropbox Sign for en juridisk bindende signatur. Ser du? PDF-er forbedrer bedriften din allerede!
15 fordeler med PDF-er for din bedrift
PDF-er er enkle å opprette, lese og dele. Visste du at du kan lese og redigere PDF-er med Dropbox? Les om 'Slik redigerer du PDF-er i Dropbox' for mer informasjon.
Men hva er så bra med dem for bedrifter? Her følger noen praktiske måter der bruk av PDF-er kan hjelpe med å forbedre produktiviteten din:
PDF-er er bedre for kompatibilitet
Ja, «PDF-er er så kompatible», vi hører dette mye – men hvor kompatible er de egentlig? Det er ikke noe annet svar enn «veldig». Hvis et romvesen finner en bærbar PC om tusen år, er sjansen stor for at de kan laste opp en PDF helt greit.
Vi skjønner det, kompatibilitet kan høres bredt ut og vanskelig å sette fingeren på. Så her er noen praktiske måter som bruk av den über-kompatible PDF-en vil forbedre effektiviteten/arbeidsflyten i et selskap på:
Aldri stress eller mas med å åpne et dokument
Ikke alle bedrifter bruker de samme systemene, noe som gjør det vanskelig når du prøver å dele filer.
Løsningen? PDF-er. Stort sett alle kan åpne dem på datamaskinene eller enhetene sine, så det er én frustrasjon mindre den dagen. Check!
Erobre verden med flere språk/skript
PDF-er gir deg en universell oversetter i lommen, noe som gjør globalt samarbeid til en lek.
Enten du lager, leser eller deler, støtter PDF-er deg på flere språk, forskjellige skript og alfabeter. Farvel til språkbarrierer, og hallo til sømløse internasjonale forretninger!
Bli en mester til å overtale under salg og pitcher
PDF-er er en lek å sende ut, og gir alle plass på første rad til den fengslende presentasjonen din.
Du kan strø hyperkoblinger på de PDF-ene, noe som leder publikum til andre viktige dokumenter og filer som får avtalen i boks. Det er som å dele et skattekart med all informasjonen de trenger for å si «ja!»
Få i gang arbeidsflyten din med app-integreringer
Du trenger ikke å være teknisk kunnskapsrik for å se at favorittappene dine og PDF-er er som skapt for hverandre.
Mange apper har en 'Lagre som'- eller 'Eksporter til' PDF-funksjon, som lar deg konvertere innholdet ditt til et pålitelig format. Gjør det, og du har et universelt format for alle dine digitale kreasjoner.
Vær den ultimate lagspilleren og knus siloer
Dette superladde formatet lar deg fremme samarbeid og effektivitet – og opprettholde en samlet front.
PDF-filer er fantastiske brobyggere for kommunikasjon på tvers av avdelinger. Du kan enkelt dele viktige dokumenter og sikre at alle er på samme side, bokstavelig talt! Ingen flere siloer.
PDF-filer fungerer på en telefon eller datamaskin, Windows eller macOS og annen teknologi eller operativsystemer, så kompatibiliteten deres gjør dem til et veldig robust format – uansett hvilken enhet du bruker.
Dropbox hjelper også med kompatibilitet, takket være noen sterke konverteringsfunksjoner. Se 'Slik konverterer du Dropbox-filer' for å lære om konvertering av filer til PDF.
PDF-er tilbyr utmerket datasikkerhet
Du kan angi en PDF sine sikkerhetsfunksjoner for å stoppe folk fra å dele, kopiere, skrive ut og gjøre andre ting med filen. Sikkerhet kan være den mest lovende funksjonen i formatet for bedriften. Hold nysgjerrige øyne unna eller gjør utilsiktet innblanding umulig.
Lønnstabeller, jobbinformasjon, personlige detaljer, sensitive kundedata og andre ting er trygt unna nysgjerrige øyne i en PDF. PDF-sikkerhet kan være til nytte for bedriften din på følgende måter:
Vær en hemmelig agent for databeskyttelse
PDF-er har en fantastisk funksjon – kryptering. Ta i bruk innstillingene, så holder du dataene trygge.
De som er klarert med koden, kan få tilgang til og se dine topphemmelige filer, men du bestemmer hvem som får VIP-passet. Det er det beste av nips og dingser, sammen med høyteknologisk effektivitet.
Sikre dokumentintegriteten
Når det gjelder å beskytte filene dine mot uønsket redigering, har PDF-er noen ordentlige muskler.
Med en legion av sikkerhetsinnstillinger for hånden kan du gjerde av viktige dokumenter som kontrakter, slik at de ikke kan berøres av ikke-godkjente hender.
Tjen tillitspoeng som en proff
Digitale ID-er og sikre sertifikater gir filen din et skinnende merke som skriker «Dette er legitimt».
Når du legger til digitale signaturer til PDF-ene dine, er du som en pålitelig rådgiver med et offisielt ekthetsstempel. Farvel til skepsis! Mottakere vil vite at PDF-ene dine er skikkelige.
Hold diskresjon i høysetet
PDF-er er en pålitelig sidekick for åndsverk, copyright eller saftige nyhetssaker som er underlagt embargo.
Sikkerhetsfunksjonene lar deg låse ned verdifullt eller sensitivt innhold. Ikke mer bekymringer rundt uautorisert tilgang eller utilsiktede lekkasjer – alt er skjult inntil den store avsløringen.
Gi næring til din indre GDPR-guru
PDF-er lar deg håndtere sensitive data, beskytte personvern og beholde regulatorenes gode nåde.
De hjelper deg med å overholde disse viktige reglene for databeskyttelse. Forsikre deg om at du holder deg på rett side av loven og at du unngår irriterende straffer – noe bedrifter kan være veldig utsatt for!
Du kan lagre PDF-ene dine og mange andre filtyper på Dropbox-kontoen din for ekstra sikkerhet.
Velg et Dropbox-abonnement og hold alle filene dine under sikker kryptering.
PDF-er har svært små filstørrelser og enkel komprimering
PDF-er er små. Som PDF vil en hel roman knapt gjøre et innhugg i nettskylagringen din. Så de er ultrakompakte! I prosjekt Gutenberg er den episke romanen 'Krig og fred' under 5 MB. Dette er grunnen til at PDF-er er det beste formatet.
Enten det er omfattende registreringer av kundetransaksjoner, kundeprofiler eller bare historiske data, gjør den lille størrelsen på PDF-er dem praktiske. Slik bidrar små filstørrelser med å tilrettelegge for bedre forretninger:
Optimaliser for rask distribusjon
PDF-er er sprinterne i den digitale verden, og de snirkler seg gjennom nettet med sin smidige form.
Tross svake internetthastigheter eller problemer med filkompatibilitet. PDF-er gjør det til en lek for mottakerne dine å motta dokumenter, bilder eller andre godsaker. Det er en turboboost til vedlegg!
Administrer nettskylagringen din
PDF-er hindrer deg i å vente på at store filer skal lastes inn, eller at du blir irritert over at de tar opp din dyrebare lagringsplass.
Enten du overfører, laster opp eller laster ned disse pålitelige PDF-filene, er de som kvikke akrobater som enkelt glir gjennom Dropbox-en din.
Styr team som en velsmurt maskin
PDF-filer holder team gående i samme takt. Oppdateringer synkroniseres med lynets hastighet i Dropbox-kontoen din.
Se for deg at noen oppdaterer en PDF til en viktig ny versjon eller gjør noen smarte endringer. Vet du hva? De deler og synkroniserer PDF-mesterverkene sine enkelt. Ikke noe mer trykking på «oppdater».
Få ting gjort mens du er på farten
Med små filstørrelser kan du komme gjennom arbeidet ditt uten å svette.
PDF-er er redningsmennene til soloprenører og digitale nomader, spesielt når du regner med internettforbindelsene som er mindre pålitelige eller som har mindre båndbredde. Ingen flere frustrasjoner.
Del de fantastiske tingene dine med verden
PDF-er er noen av de beste verktøyene du kan ha i din søken etter maksimal rekkevidde og eksponering.
Enten det er en stillingsannonse, et kult videoklipp eller ting du vil dele med e-postlisten din, er PDF-er det beste formatet. Du kan få filer ut i villmarken og vite at praktisk talt alle kan laste ned og se dem.
Totalt sett gjør den lille størrelsen til en PDF den håndterbar. Mindre filer kan bidra til å øke produktiviteten, spare plass og gjøre samhandlingen med filer lettere. PDF-er kan pakke mye inn i en liten pakke!
Finnes det noen ulemper med å bruke PDF?
Det finnes ikke mange ulemper med å bruke PDF-er for bedrifter, men noen ganger kan deres fordelaktige funksjoner forårsake et problem. Mulige ulemper ved å bruke PDF-er i forretninger inkluderer følgende:
- PDF-er kan være vanskelige å redigere – selv om dette ikke er et problem med Dropbox sin innebygde PDF-redigeringsfunksjon , som er tilgjengelig i alle abonnementer
- Å bruke en PDF til å presentere kan føles mye mindre engasjerende enn en lysbildeserie
- Brevutseendet til en PDF kan gjøre dem vanskelige å lese, for de krever ofte mye scrolling
Så det er et par potensielle problemer med å bruke PDF-er – men disse er ganske enkle å håndtere. Vi vil ikke se at PDF-er går av moten med det første – fordelene oppveier ulempene.
For å jobbe bedre med PDF-formatet i bedriften din kan du lese 'Lenge leve PDF-en'–en ressurs som viser hvordan Dropbox-funksjonene kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av filene dine.
Få mer ut av filene dine med Dropbox
Størrelse, sikkerhet og kompatibilitet gjør PDF-er utmerket for forretninger. Hvis du bruker PDF-er eller en annen filtype, kan du få mest mulig ut av dataene dine med Dropbox. Det er det perfekte verktøyet for gode forretninger.
Du vil få intuitiv datalagring, -deling og -samarbeidsfunksjoner som passer for enhver bedrift. Velg et abonnement og øk produktiviteten din med Dropbox for å få mest mulig ut av PDF-ene dine.