¿Qué es la migración de datos?

Almacenar datos es una cosa, pero ¿qué pasa si necesitas moverlos?

Una persona migrando datos entre dos portátiles

¿Qué es la migración de datos?

La migración de datos es el proceso de mover grandes cantidades de datos de una ubicación a otra. Podemos decir que mover los archivos del ordenador a un disco duro externo es una forma de migración de datos en el sentido más simple, pero, en general, la migración de datos ocurre a una escala mucho más grande.

¿Para qué sirve la migración de datos?

La migración de datos se utiliza para actualizar las tecnologías empresariales, ya sea por eficiencia o por seguridad. La ley de Moore establece que podemos esperar un desarrollo significativo en cuanto a la velocidad y las capacidades de la tecnología cada dos años, lo que significa que siempre es importante mantenerse a la vanguardia.

Mantenerse al día con la tecnología y dejar atrás los sistemas heredados es una tarea inevitable de las empresas modernas. También implica pasar todos los datos de un sistema a otro, y aquí es donde entra en juego la migración de datos.

¿Qué tipos de migración de datos existen?

Hay varios tipos diferentes de migraciones de datos, cada una con diferentes aplicaciones:

  • Migración de almacenamiento: se produce cuando los datos se mueven de un formato de almacenamiento a otro; por ejemplo, cuando se digitalizan registros en papel para su almacenamiento en línea.

  • Migración de aplicaciones: tiene lugar cuando se cambia una aplicación por otra nueva. Por ejemplo, cuando una empresa pasa de los programas heredados de su empresa a Xero para las finanzas.

  • Migración de bases de datos: es cuando se mueve toda una base de datos a una nueva ubicación, como cuando se pasa de los ordenadores de la oficina local a un entorno completamente en la nube.

¿La migración a la nube y la migración de datos son lo mismo?

La migración a la nube es un tipo de migración de datos, y hace referencia al traslado de los datos del servidor de archivos de la oficina a la nube. También es el término que se usa cuando se pasa de una nube a otra.

¿La nube es la misma para todas las empresas?

La nube es, esencialmente, Internet, pero la forma de acceder a ella depende del servicio que elijas. Dropbox, por ejemplo, es diferente de Google Drive. Ambos ofrecen almacenamiento en la nube, pero tener acceso a uno de ellos no te da automáticamente acceso a los archivos almacenados en el otro. La migración a la nube consistiría en mover los datos de uno a otro.

¿Cómo se diseña un plan de migración de datos?

Es esencial crear un plan de acción para una correcta migración de datos. Si no se planifica con antelación, se pueden acabar perdiendo todos los datos o pasar un largo tiempo de inactividad nada conveniente para la empresa.

Estos son solo algunos de los pasos esenciales que debes seguir antes de pasar a la acción:

Conoce la calidad de tus datos

Analiza el estado actual de los datos. ¿Son confidenciales? ¿En qué formato están? ¿La migración supondrá cambios en ese sentido? Al reconocer los posibles problemas antes de que se produzcan, puedes hacer excepciones y adaptar tu plan de migración para evitar la pérdida de datos.

Haz una copia de seguridad

Puede que ya tengas alguna, pero si no la tienes, crea una. La migración de datos es una tarea enorme y, por si las cosas van mal, necesitas saber que los datos de tu empresa seguirán estando seguros en algún lugar y que pueden ayudar en una recuperación ante desastres. En el caso de los archivos del día a día de tu equipo, como los documentos de Word, es mejor que cada miembro del equipo haga su propia transferencia de archivos a la nube, para que sepa exactamente dónde están almacenados sus documentos personales.

Conoce los plazos de tiempo

La migración de datos implica un compromiso masivo, por lo que no esperes aparecer solo una mañana y marcar la tarea como completada antes de la hora de comer. Recuerda que estás moviendo todos los datos de tu empresa, y eso significa que todo tu equipo se verá afectado, así como las partes interesadas. Es posible que tengas que prepararte y estimar las pérdidas del tiempo de inactividad o que tengas que encargarte de completar el proceso de migración durante el fin de semana. En cualquier caso, no presiones el botón "Siguiente" hasta que no sepas exactamente todo lo que implica.

Conoce a tu personal

¿Quién está dirigiendo en realidad la migración? ¿Tu equipo profesional de TI o se la has encargado a tu programador para que haga todo lo posible? Mover tus datos es tan vital como trasladar las finanzas de tu empresa: perderlos o dañarlos tiene un precio. Usar las mejores herramientas de migración de datos es igual de importante para tu empresa que usar las herramientas de administración adecuadas o de cualquier otro proceso crucial, así que escógelas juiciosamente. Afortunadamente, el complemento de migración de datos Cloud FastPath de Dropbox puede proporcionar a tu empresa la orientación experta que buscas y simplificar todo el proceso para tu equipo.

¿Cuáles son las mejores estrategias de migración de datos?

¿Lo tienes todo listo? Asegúrate de tener en cuenta estos consejos:

Concede los permisos correctos

Este es un paso que podrías pasar por alto, pero en la primera parte de cualquier migración debería bloquearse el acceso a las personas que no tengan que participar en ella y conceder acceso a aquellas que sí que deban hacerlo. Es como hacerle un trasplante de corazón a tu empresa, por lo que no querrás que nadie pulse accidentalmente lo que no debe. Del mismo modo, no querrás tener que preocuparte de quién tiene acceso y quién no en medio de una crisis. Asegúrate de que todos conozcan su rol y tengan las herramientas que necesitan.

Asegúrate de que alguien esté supervisándolo todo

Una migración de datos, realizada correctamente, debería ser un proceso sin complicaciones, pero no lo des por hecho. Asegúrate de tener a alguien a quien recurrir para resolver cualquier problema que surja. Incluso aunque estés utilizando un software o servicio dedicados, es importante que te mantengas alerta.

Prueba el sistema

No avises en seguida a todos cuando la migración se haya completado. Primero deberás probar que todo funciona, y eso también debes tenerlo en cuenta cuando calcules el tiempo de inactividad. Es posible que quieras incorporar a una pequeña selección de personal para discernir si la migración ha afectado a alguna de sus tareas cotidianas. Si se encuentran problemas, es posible que se tarde unos días en solucionarlos.

Realiza tareas de mantenimiento y haz una copia de seguridad

Algunos problemas pueden no ser evidentes de inmediato, por lo que es importante tener una copia de seguridad disponible. Cuando tengas claro que la migración ha sido todo un éxito y que se han resuelto todos los problemas, actualiza la copia de seguridad a los formatos de archivo actuales para que lo tengas todo listo para la fecha de la próxima migración.

La preparación es esencial

La migración de datos es probablemente la mayor tarea de TI a la que se enfrentará tu empresa, así que asegúrate de completarla correctamente, equipando a toda la empresa con las mejores herramientas para ello. El complemento de migración de datos de Dropbox es la solución ideal para una migración de datos fácil y profesional. Te ayuda a gestionar el acceso y los permisos, sus análisis avanzados te mantienen al día en cada paso del proceso y tienes siempre disponible ayuda de expertos.

Es posible que tu empresa haya llegado a un punto en el que la migración de datos es inevitable, pero no hay por qué preocuparse: sin duda, la pérdida de datos es algo que puedes evitar si lo preparas todo correctamente.

Evita las complicaciones en el proceso de migración de datos

Primeros pasos