什麼是資料移轉?

儲存資料是一回事,但如果您需要移動資料該怎麼辦?

一個人在兩部筆記型電腦間移轉資料

什麼是資料移轉?

資料移轉指的是將大量資料從一個位置移動至另一個位置的流程。資料移轉最簡單的形式就是將 PC 檔案移至外部硬碟,但一般而言,資料移轉的規模通常要大上不少。

資料移轉的目的是什麼?

資料移轉可用於更新業務技術,如提升效率或安全。摩爾定律表示我們可以預期技術的速度與功能每兩年就有顯著提升,因此我們得隨時掌握先機。

取得最新技術並放棄舊有系統是現代企業無可避免的過程。這表示您必須將一套系統中的所有資料收集起來,然後移動至另一套系統,而這就叫做資料移轉。

有哪些類型的資料移轉?

資料移轉的類型眾多,每種都有不同用途:

  • 儲存空間移轉:這是將資料從一種儲存空間格式移動至另一種,例如:數位化紙本記錄,以供線上儲存

  • 應用程式移轉:這指的是您要改用新的應用程式。例如:管理財務資料時,從您企業的舊有程式移動至 Xero。

  • 資料庫移轉:也就是將您的整個資料庫移動至新位置,像是將您的辦公室本機 PC 完全移至雲端。

雲端移轉與資料移轉相同嗎?

雲端移轉是資料移轉的一種形式,涉及將資料從桌面辦公室檔案伺服器移動至雲端。這也可以指將您的資料從一個雲端移至另一個雲端。

每個企業使用的雲端不都相同嗎?

「雲端」基本上指的是網路,但您存取雲端的方式取決於您選擇使用哪種服務。舉例來說,Dropbox 就與 Google Drive 不同。兩者都提供雲端儲存,但能夠存取其中一個儲存空間,不代表您能自動獲得另一個儲存空間的檔案存取權。雲端移轉指的是將資料從一個雲端移至另一個雲端。

您如何擬定資料移轉計畫?

若要成功完成資料移轉,您必須制定計畫。若未事先規劃,就很可能徹底遺失資料,或至少造成您的業務無法負擔的冗長停機時間。

以下是在您實際移動資料前,並須採取的必要步驟:

瞭解您的資料品質

檢視目前的資料狀態,像是資料的敏感程度、使用格式以及移轉是否會改變資料狀態?在發生前釐清潛在問題,可讓您有餘裕調整移轉計畫,避免遺失資料。

進行備份

您應已準備好備份,但還沒有,現在就做好準備。資料移轉耗費大量資源,若發生錯誤,您需要知道自己的資料仍安全儲存於某處,且可執行災難復原。針對工作團隊的日常檔案,像是 Word 文件,最好讓每位工作團隊成員自行將檔案傳輸至雲端,以便他們清楚個人文件的儲存方式

瞭解您的時程

資料移轉是一項艱鉅的任務,不可能早上上班時開始移轉,中午吃飯前就完成。切記,您要移動的是所有業務的資料,這也就表示整個工作團隊還有利益相關人士都會受到影響。您必須為停機時間做好準備並撥出預算,或者安排讓移轉流程在週末期間完成。無論您怎麼做,都務必先掌握清楚情況,才開始「執行」。

瞭解您的員工

誰實際負責移轉?是由您的 IT 工作團隊負責,還是您任由程式編寫人員盡力嘗試?移轉資料就跟移轉公司的資金一樣關鍵,若資料遺失或毀損,您可能得付出慘痛代價。對您的業務來說,使用最佳資料移轉工具和使用正確的管理工具或其他關鍵業務流程來說一樣重要,所以務必慎選。多虧有 Dropbox 雲端 FastPath資料移轉擴充功能,您的業務可以取得所需的專家支援,也能夠為整個工作團隊簡化移轉流程。

最佳資料移轉策略是什麼?

準備好了嗎?務必將這些小提示銘記在心:

授予正確權限

這是個您可能輕忽的步驟,但任何移轉的第一步都是鎖定任何無需參與者的權限,並為需要參與的人員授予權限。資料移轉基本上就像是為您的業務動換心手術,因此您不希望有人不小心按錯了什麼按鍵,影響整體流程。同樣的,您也不希望在危機發生當下,還得煩惱存取權的問題。確保人都知道自己的職務,以及所需要的工具。

確保有人負責監督

資料移轉若正確執行應該相當流暢,但別把這當成理所當然。請務必安排人員待命,處理任何可能出現的問題。就算您使用專用軟體與服務,保持警覺也能為您帶來好處。

測試您的系統

別在完成移轉後,立即讓所有人重新使用系統。您必須先進行測試,在您計算停機時間時,請務必考量這一點。您可能得邀請一小群員工幫助您判斷移轉的結果是否會影響任何日常工作項目。若您發現問題,可能得花費數天時間修正。

執行維護並保留備份

有些問題可能並非立即顯而易見,這也就是為什麼您需要保留備份。若確定移轉徹底成功,並已處理所有問題,即可將您的備份更新成目前的檔案格式,以便您下次進行移轉時使用。

準備是關鍵

資料移轉大概是您的業務所面臨的最大 IT 工作項目,因此請務必做好充分準備,讓您自己與您的業務握有完成此工作的最佳工具。Dropbox 資料移轉擴充功能是一套理想解決方案,可幫助您輕鬆完成專業資料移轉。這套解決方案可幫助您管理存取與權限、提供穩固的分析資訊,讓您掌握每一個步驟,此外也有人工支援。

您的業務可能已達到必須進行資料移轉的地步,但若您確實做好準備,就不必擔心在過程中遺失資料。

讓資料移轉流程順暢無比

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