Apa itu migrasi data?

Menyimpan data itu satu hal, namun bagaimana jika ingin memindahkannya?

Seseorang yang melakukan migrasi data antara dua laptop

Apa itu migrasi data?

Migrasi data adalah proses memindahkan data dalam jumlah besar dari satu lokasi ke lokasi lain. Anda mungkin mempertimbangkan memindahkan file PC Anda ke hard drive eksternal sebagai bentuk dari migrasi data dalam arti paling sederhana, namun secara umum, migrasi data terjadi dalam skala yang jauh lebih besar.

Untuk apa memindahkan data?

Migrasi data digunakan untuk memperbarui teknologi bisnis, baik untuk efisiensi atau keamanan. Hukum Moore menyatakan bahwa kita dapat mengharapkan perkembangan signifikan dalam kecepatan dan kemampuan teknologi sekitar setiap dua tahun, ini berarti bahwa Anda harus selalu terus mengikuti perkembangannya dengan menjadi yang di depan.

Memperbarui teknologi dan meninggalkan sistem lama adalah bagian yang tidak bisa dihindari dalam bisnis modern. Ini juga berarti bahwa mengambil semua data Anda dari satu sistem dan memindahkannya ke sistem yang lain, dan itulah migrasi data.

Apa saja jenis-jenis migrasi data?

Ada beberapa jenis migrasi data yang berbeda, masing-masing dengan aplikasi yang berbeda:

  • Migrasi penyimpanan: Ini adalah ketika data dipindahkan dari satu format penyimpanan ke format lainnya, misalnya mendigitisasi catatan kertas untuk penyimpanan online.

  • Migrasi aplikasi:  Ini adalah ketika Anda mengganti aplikasi dengan aplikasi yang baru. Misalnya, beralih dari program lama bisnis Anda ke Xero untuk keuangan Anda.

  • Migrasi basis data:  Ini terjadi ketika anda memindahkan seluruh database Anda ke lokasi baru, seperti dari PC kantor lokal Anda ke penyimpan yang sepenuhnya ke berbasis awan.

Apakah cloud migration sama dengan migrasi data?

Cloud migration adalah bentuk migrasi data, dan terkait memindahkan data dari desktop, server file berbasis kantor ke cloud. Istilah ini juga digunakan ketika Anda memindahkan dari satu cloud ke cloud lainnya.

Apakah cloud sama untuk setiap bisnis?

"Awan" pada intinya adalah internet, namun cara Anda memperoleh akses ke awan bergantung ada layanan pilihan Anda. Dropbox, misalnya, berbeda dengan Google Drive. Keduanya menawarkan penyimpanan awan, namun memiliki akses ke salah satunya tidak otomatis memberikan Anda akses ke file yang tersimpan di tempat yang lain. Migrasi awan adalah memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain.

Bagaimana cara membuat rencana migrasi data?

Rencana eksekusi sangat penting untuk melakukan migrasi data yang berhasil. Jika Anda tidak merencanakan di muka, Anda bisa kehilangan data kedua-duanya, atau paling tidak aktivitas Anda akan terhenti dan ini merupakan sesuatu yang sangat dihindari oleh bisnis.

Berikut beberapa langkah penting sebelum benar-benar melaksanakannya:

Memahami mutu data Anda

Lihat status data Anda saat ini—seberapa sensitif data tersebut, apa formatnya, apakah migrasi akan mengubah ini? Dengan mengenali potensi masalah sebelum terjadi, Anda dapat memberikan kelonggaran dan mengadaptasikan rencana migrasi Anda untuk mencegah kehilangan data.

Buat cadangan

Anda sudah harus mempersiapkannya, namun jika belum, buatlah. Migrasi data adalah tindakan yang sangat penting, dan jika terjadi masalah, Anda harus memastikan bahwa data bisnis Anda masih aman di suatu tempat dan dapat membantu saat melakukan pemulihan dari bencana. Untuk file tim Anda sehari-hari seperti dokumen Word, sebaiknya setiap anggota tim juga melakukan transfer filenya sendiri ke awan sehingga mereka tahu dengan tepat tempat  dokumen pribadi mereka disimpan.

Memahami kerangka waktu Anda

Migrasi data adalah komitmen yang besar, jadi jangan harap Anda muncul di suatu pagi dan menyelesaikannya saat makan siang. Ingatlah, Anda memindahkan seluruh data bisnis, dan ini berarti seluruh tim akan terkena dampaknya, serta pihak-pihak yang berkepentingan. Anda mungkin harus membuat persiapan dan menganggarkan waktu operasi yang terhenti atau mungkin mengatur untuk menyelesaikan proses migrasi selama akhir pekan. Apa pun itu, jangan memulai sampai Anda mengetahui dengan tepat apa yang Anda lakukan.

Memahami staf Anda

Siapa yang sebenarnya menjalankan migrasi ini? Apakah tim TI profesional Anda atau Anda menyerahkannya kepada programer Anda untuk melakukan yang terbaik? Memindahkan data Anda sama pentingnya dengan memindahkan keuangan bisnis Anda—jika hilang atau rusak, Anda akan menanggung akibatnya. Menggunakan alat bantu migrasi data yang terbaik sama pentingnya bagi bisnis Anda seperti memakai alat bantu manajemen yang tepat, atau proses penting lainnya, jadi pilihlah dengan bijak. Syukurlah, sebuah  add-on migrasi data yaitu Dropbox Cloud FastPath, dapat memberikan panduan ahli yang Anda cari bagi bisnis Anda dan menyederhanakan keseluruhan proses untuk tim Anda.

Apa strategi migrasi data terbaik?

Siap melakukannya? Pastikan Anda mengingat tips ini:

Berikan izin yang tepat

Ini adalah tahapan yang mungkin Anda lewatkan, namun bagian paling pertama dari setiap migrasi seharusnya adalah mengunci siapa saja yang tidak perlu terlibat dan memberikan akses kepada orang yang harus terlibat. Ini pada dasarnya adalah sebuah transplantasi pada jantung bisnis Anda, jadi Anda tidak ingin orang sembarangan secara tidak sengaja melakukan kesalahan. Selain itu, Anda tidak ingin berpikir tentang akses di tengah-tengah krisis. Pastikan semua orang tahu perannya masing-masing dan memiliki alat bantu yang mereka perlukan.

Pastikan ada yang memonitor

Migrasi data, jika dilakukan dengan benar, seharusnya menjadi sebuah proses yang lancar, namun jangan berasumsi seperti itu. Pastikan ada seseorang yang akan mengatasi setiap masalah yang muncul. Meskipun Anda memakai perangkat lunak atau layanan khusus, ada baiknya Anda waspada.

Uji sistem Anda

Jangan minta semua orang beristirahat setelah migrasi selesai. Anda harus mengujinya, dan Anda harus mengingatnya ketika menghitung waktu operasi yang terhenti. Anda mungkin dapat mengajak beberapa staf pilihan untuk membantu mengetahui apakah migrasi berdampak pada tugas sehari-hari. Jika Anda menemukan masalah, hal itu mungkin perlu beberapa hari untuk diperbaiki.

Lakukan pemeliharaan dan simpan cadangan

Sebagian masalah mungkin tidak segera diketahui, itulah mengapa Anda harus memiliki cadangan. Jika dan ketika Anda merasa yakin bahwa migrasi telah benar-benar sukses dan semua masalah telah teratasi, perbarui cadangan Anda ke format file saat ini agar Anda siap untuk tanggal migrasi berikutnya.

Persiapan adalah kunci

Migrasi data mungkin tugas TI terbesar yang harus dihadapi bisnis Anda, jadi pastikan dilakukan dengan benar, melindungi diri dan bisnis Anda dengan alat bantu terbaik untuk pekerjaan tersebut. Add-on migrasi data Dropbox adalah solusi ideal untuk migrasi data yang mudah dan profesional. Membantu Anda mengelola akses dan izin, analitik yang kuat akan membuat Anda tetap siap di setiap langkahnya, dan bantuan manusia selalu siap diterjunkan.

Bisnis Anda mungkin telah mencapai titik dimana migrasi data tidak dapat dihindari, namun kehilangan data adalah sesuatu yang dapat Anda hindari jika Anda mempersiapkannya dengan benar.

Muluskan proses migrasi data

Mulai