Wat is datamigratie?

Gegevens opslaan is één ding, maar wat als je ze moet verplaatsen?

Iemand die gegevens migreert van de ene naar de andere laptop

Wat is datamigratie?

Datamigratie is het proces waarbij grote hoeveelheden gegevens van de ene locatie naar de andere worden verplaatst. Je pc-bestanden naar een externe harde schijf verplaatsen, zou je kunnen zien als een simpele vorm van datamigratie, maar over het algemeen vindt datamigratie op een veel, veel grotere schaal plaats.

Waar wordt datamigratie voor gebruikt?

Datamigratie wordt gebruikt om bedrijfstechnologieën bij te werken, hetzij voor efficiëntie of voor veiligheid. Volgens de wet van Moore kunnen we elke twee jaar een aanzienlijke ontwikkeling in de snelheid en mogelijkheden van technologie verwachten, wat betekent dat het altijd belangrijk is om voorop te blijven lopen.

Up-to-date blijven met technologie en je oude systemen achterlaten, is een onvermijdelijk onderdeel van modern zakendoen. Het betekent ook dat je al je gegevens van het ene systeem oppakt en naar een ander verplaatst. En dat is datamigratie.

Welke soorten datamigratie zijn er?

Er zijn verschillende soorten datamigratie, elk met verschillende toepassingen:

  • Opslagmigratie: dit is wanneer gegevens van de ene opslagindeling naar de andere worden verplaatst, bijvoorbeeld het digitaliseren van papieren documenten voor online opslag.

  • Applicatiemigratie: dit is wanneer je een applicatie vervangt door een nieuwe. Bijvoorbeeld als je overstapt van de oude accounting-programma's van je bedrijf naar Xero.

  • Databasemigratie: dit is wanneer je je hele database naar een nieuwe locatie verplaatst, bijvoorbeeld van je lokale kantoor-pc's naar een volledig cloudgebaseerde oplossing.

Is cloudmigratie hetzelfde als datamigratie?

Cloudmigratie is een vorm van datamigratie en betreft het verplaatsen van gegevens van je desktopserver op kantoor naar de cloud. Het is ook de term die wordt gebruikt wanneer je van de ene cloud naar de andere gaat.

Is de cloud niet voor elk bedrijf hetzelfde?

'De cloud' is in wezen het internet, maar de manier waarop je toegang krijgt tot de cloud hangt af van de dienst die je kiest. Dropbox is bijvoorbeeld anders dan Google Drive. Beide bieden cloudopslag, maar toegang hebben tot de een geeft je niet automatisch toegang tot bestanden die op de andere zijn opgeslagen. Cloudmigratie houdt in dat je gegevens van de ene naar de andere verplaatst.

Hoe maak je een datamigratieplan?

Een plan is essentieel voor een succesvolle datamigratie. Als je niet vooruitplant, kun je uiteindelijk je gegevens verliezen of in ieder geval een lange downtime hebben en dat zou zonde zijn voor je bedrijf.

Hier noemen wij enkele van de essentiële stappen die je moet nemen voordat je de daadwerkelijke verplaatsing uitvoert:

Begrijp de kwaliteit van je gegevens

Kijk naar de huidige status van je gegevens: hoe gevoelig zijn ze, in welk formaat zijn ze, gaat de migratie dit veranderen? Door potentiële problemen te herkennen voordat ze zich voordoen, kun je hier rekening mee houden en je migratieplan aanpassen om gegevensverlies te voorkomen.

Een back-up maken

Je zou er al een moeten hebben, maar als je dat niet hebt, maak er dan een. Datamigratie is een enorm project en als het allemaal mis zou gaan, moet je er zeker van zijn dat de gegevens van je bedrijf nog ergens veilig zijn opgeslagen en je kunnen helpen bij noodherstel. Voor de bestanden waar je team dagelijks mee bezig is, zoals Word-documenten, is het het beste dat elk teamlid ook zijn/haar eigen bestandsoverdracht naar de cloud doet, zodat ze precies weten waar hun persoonlijke documenten zijn opgeslagen.

Begrijp je tijdskader

Datamigratie is een enorm project, dus verwacht niet dat je de klus voor de lunch van je lijst kan afvinken. Denk eraan: je gaat al je bedrijfsgegevens verplaatsen en dat betekent dat dat invloed heeft op je hele team evenals al je belanghebbenden. Mogelijk moet je je voorbereiden op downtime en daar budget voor vrijmaken of misschien moet je ervoor zorgen dat het migratieproces in het weekend uitgevoerd kan worden. Hoe dan ook: druk pas op 'start' als je precies weet waar je aan begint.

Begrijp je personeel

Wie voert deze migratie eigenlijk uit? Gaat je professionele IT-team het doen of heb je het aan je programmeur overgelaten met de instructie 'Doe je best'? Het verplaatsen van je gegevens is net zo belangrijk als het verplaatsen van de financiële administratie van je bedrijf: als ze verloren gaan of beschadigd raken, betaal jij de prijs. Het gebruik van de beste tools voor gegevensmigratie is net zo belangrijk voor je bedrijf als het gebruik van de juiste beheertools of een ander cruciaal proces, dus kies verstandig. Gelukkig kan Dropbox Cloud FastPath, onze add-on voor gegevensmigratie, je bedrijf de deskundige begeleiding bieden waarnaar je op zoek bent en het hele proces voor je team vereenvoudigen.

Wat zijn de beste strategieën voor datamigratie?

Klaar voor de start? Zorg ervoor dat je deze tips in gedachten houdt:

Verleen de juiste machtigingen

Dit is een stap die je misschien over het hoofd ziet, maar het allereerste deel van elke migratie zou moeten zijn om iedereen buiten te sluiten die niet betrokken hoeft te zijn en alleen toegang te geven aan degenen die dat wel zijn. Je bent in wezen een transplantatie van het hart van je bedrijf aan het uitvoeren, dus je wilt niet dat iemand per ongeluk iets verkeerds indrukt. Je wilt je net zo min zorgen maken over toegang midden in een crisis. Zorg ervoor dat iedereen zijn rol kent en over de tools beschikt die hij nodig heeft.

Zorg ervoor dat iemand toezicht houdt

Datamigratie, indien goed uitgevoerd, zou een soepel proces moeten zijn. Maar ga daar niet vanuit. Zorg ervoor dat je iemand bij de hand hebt om eventuele problemen op te lossen. Zelfs als je speciale software of services gebruikt, loont het om waakzaam te blijven.

Test je systeem

Roep niet iedereen terug aan het werk zodra de migratie is voltooid. Je moet het testen en je moet hier rekening mee houden bij het berekenen van de downtime. Misschien wil je een kleine selectie van medewerkers inschakelen om je te helpen achterhalen of de migratie gevolgen heeft gehad voor hun dagelijkse taken. Als je problemen vindt, kan het enkele dagen duren voordat deze zijn opgelost.

Voer onderhoud uit en bewaar een back-up

Sommige problemen zijn misschien niet meteen duidelijk. Daarom is het belangrijk dat je over een back-up beschikt. Wanneer je zeker weet dat de migratie met succes is afgerond en alle problemen zijn opgelost, is het raadzaam om je back-up bij te werken naar je huidige bestandsindelingen. Zo ben je er klaar voor wanneer de volgende migratiedatum nadert.

Voorbereiding is cruciaal

Datamigratie is waarschijnlijk de grootste IT-taak waarmee je bedrijf te maken krijgt dus zorg ervoor dat je het op de juiste manier aanpakt en dat jij en je bedrijf de beste tools voor de klus in huis halen. De Dropbox-add-on voor gegevensmigratie is de ideale oplossing voor gemakkelijke, professionele gegevensmigratie. Deze helpt je bij het beheren van toegang en machtigingen, robuuste analyses houden je op de hoogte van elke stap en menselijke hulp is altijd bij de hand.

Je bedrijf heeft misschien een punt bereikt waarop gegevensmigratie onvermijdelijk is, maar gegevensverlies kun je zeker vermijden als je je goed voorbereidt.

Maak van je datamigratieproces een soepel proces

Aan de slag