Cómo gestionar el trabajo distribuido con Dropbox Spaces

Una vista previa de la propuesta de un cliente que se ha creado con Dropbox Spaces

Antes de la COVID-19, la parte más estresante de tu día podría haber sido el viaje de ida y vuelta a la oficina. Ahora te enfrentas a un tipo de caos menos predecible. A las noticias inquietantes hay que añadir la lucha por aprender a trabajar de una forma totalmente nueva, en casa y lejos de tu equipo.

Es posible que ya tengas experiencia en el teletrabajo y que te sientas a gusto realizando ocasionalmente tareas desde casa. Sin embargo, cuando todo tu equipo está fuera de la oficina por tiempo indefinido, se trata de un trabajo diferente.

A principios de mes, Chris Marsh, director de investigación en 451 Research, una unidad de S&P Global Market Intelligence,  habló de la diferencia crucial entre el teletrabajo y el trabajo distribuidoArgumenta que las empresas que son distribuidas desde hace poco tienden a depender demasiado de la comunicación en tiempo real, como el chat y las videoconferencias, porque no disponen de mejores sistemas para organizar su trabajo.

Incluso antes de que la pandemia modificara nuestras vidas y cambiara al instante nuestra forma de trabajar, dedicábamos mucho tiempo a saltar entre el correo electrónico, las conversaciones de chat, las actualizaciones de estado, los documentos en la nube y los archivos; era difícil hacer un seguimiento de todos los detalles. Y en cada uno de estos canales, solo obtienes una vista cronológica de los intercambios con algunos miembros del equipo. 

Esto termina creando silos interminables, lo que dificulta ver el contexto dentro de tu red, así como tus proyectos dentro de la organización. Estos problemas se agudizan en nuestra nueva realidad laboral distribuida. También son los problemas que intentamos resolver construyendo un espacio de trabajo inteligente.

Con Spaces, puedes tener un sistema de organización en lugar de una docena. Asimismo, puedes buscar entre los diferentes tipos de archivo para encontrar rápidamente lo que necesitas.

Ahora que los equipos de todo el mundo tienen que adaptarse a la falta de desplazamiento y a la desconexión que supone trabajar desde casa, los retos de comunicación y colaboración son aún mayores. Hoy te mostraremos cómo tu equipo distribuido puede utilizar Dropbox Spaces para reducir el caos y restaurar el orden creando un contexto y mejorando la visibilidad.

Mantén todo tu trabajo en orden 

Cuando todos tus archivos, carpetas y documentos están diseminados por varias aplicaciones, es fácil olvidarse de dónde ir para encontrar lo que necesitas. Eso es especialmente cierto ahora que los documentos y las notas se están acumulando más rápido que nunca. 

Cuando todo ese contenido se encuentra en una combinación de herramientas síncronas y asíncronas, las cosas se complican aún más. Puede que recuerdes el nombre del archivo (o al menos el tema), pero, si no recuerdas si se envió como archivo adjunto por correo electrónico, en un mensaje de Slack o en un enlace de chat de Zoom, tienes que hacer la misma búsqueda en todos esos lugares. Terminas dedicando demasiado tiempo a moverte dentro y fuera de estos flujos de trabajo fragmentados solo para localizar un archivo.

No obstante, en Spaces puedes mantener todos los tipos de contenido diferentes en el mismo lugar, de manera que tengas un sistema que organice todo tu trabajo. Los archivos PDF y de Photoshop pueden alojarse junto a documentos en la nube como Documentos de Google o archivos Figma. En Spaces, los archivos locales y los documentos en la nube ya no son dos mundos separados: se accede a ellos en el mismo lugar. Esto significa que puedes tener un sistema de organización en lugar de una docena. Asimismo, puedes buscar entre los diferentes tipos de archivo para encontrar rápidamente lo que necesitas.

La bandeja muestra los documentos recientes en los que estabas trabajando, así como el contenido sugerido que probablemente necesites para las próximas reuniones, todo en un lugar organizado.

Pon el contenido en contexto

Cuando lo estándar son conversaciones de chat, cadenas de correo y videollamadas para comunicarnos sobre el trabajo, se crea un problema de contexto. Los objetivos del proyecto y los comentarios sobre el progreso están separados del trabajo real, lo que crea confusión, malentendidos y desviaciones.

Cada uno tiene su propia forma de trabajar. Algunos prefieren las conversaciones por correo electrónico porque son fáciles de buscar. A otros les gustan las respuestas rápidas en los chats de Slack. No obstante, cuantas más personas haya en tu equipo, más canales tendrás que comprobar, y más trabajo tendrás que hacer para recopilar docenas de conversaciones sobre tu proyecto. 

Imagina tener un único espacio que sirva como la ubicación central del proyecto. En lugar de tener interacciones aisladas sobre el proyecto, las interacciones se producen en contexto. Las vistas generales del proyecto y las líneas de tiempo se pueden ver junto al contenido, de manera que puedas comprender mejor el alcance del proyecto y ver cómo priorizar las tareas.

Esa es la idea de Spaces. Al conectar personas y contenido en el mismo lugar, te aseguras de que las personas adecuadas estén al día de los proyectos y de que todo el mundo tenga el contexto que necesita para contribuir con eficacia.  

Cuando vives en un espacio que resume la estrategia del proyecto y los plazos de entrega, resulta fácil asignar tareas a los miembros del equipo, seguir el progreso y ver los comentarios sobre el contenido; todo en un solo lugar.

Gestiona tu tiempo de forma eficiente

El trabajo en equipos distribuidos puede provocar con facilidad una sobrecarga de notificaciones. Cuando tu equipo depende de herramientas en tiempo real, como el chat, como base de su trabajo, recibes notificaciones constantemente. Te parece que debes responder de inmediato, o te arriesgas a parecer borde. Esto dificulta centrarte en tus prioridades. 

También provoca que todo el equipo sea menos eficiente y ralentiza el progreso. ¿Alguna vez has estado en una reunión de Zoom y has olvidado desactivar las notificaciones de Slack? En medio de la reunión, oyes una notificación y la miras de reojo. La insignia roja desaparece porque has visto el mensaje, pero, cuando vuelves a la reunión, te olvidas del mensaje de Slack. Dos días más tarde, tu compañera de trabajo te recuerda que está a la espera de una decisión sobre ese proyecto. Multiplica esta dinámica por todas las personas con las que trabajas y obtendrás embotellamientos en toda la organización que son sencillamente preguntas olvidadas. 

Dropbox está diseñado en torno al trabajo, y no en torno a la conversación sobre el trabajo. Puedes responder a los comentarios a tu ritmo, cuando puedas. De esta forma, tanto tú como tu equipo tendréis el espacio para trabajar y formular ideas en lugar de apresurarse a apuntar otra reunión en la agenda. 

Tal y como Daniel Kahneman señala en Thinking Fast and Slow, muchos de nosotros tenemos las mejores ideas cuando podemos pensarlas de forma tranquila y deliberada en lugar de en una conversación en tiempo real. Si puedes hacer comentarios sobre el contenido con el contexto de la vista general del proyecto, ahorras el tiempo que solías dedicar a conversaciones y reuniones para intentar aclarar el contexto. De esta forma, puedes usar el tiempo de trabajo de forma más eficaz y productiva.

Reduce las fricciones

Cuando nuestro equipo pasó al trabajo distribuido, la mayoría de nosotros dejó los grandes monitores en la oficina y se llevó a casa los portátiles. Era un intercambio que tenía sentido cuando no sabíamos que el teletrabajo podría ser nuestra nueva normalidad. Ahora que llevamos semanas trabajando de esta manera, es fácil ver el esfuerzo cognitivo que supone tener que ir cambiando de aplicación en una pantalla de 13".

Pasar de la creación de contenidos a la comunicación ya era difícil, pero lo es aún más cuando se mira por una ventana más pequeña. No obstante, integrar todas tus herramientas en un mismo lugar puede ayudarte. Spaces reúne Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign y muchas otras herramientas en las que confías en un solo espacio de trabajo. Esto te permite hacer más cosas en un mismo sitio, en lugar de tener que pasar de una superficie a otra.

Animación de archivos adjuntos sugeridos para los calendarios en Dropbox

Hay cuatro formas de reducir las fricciones con Dropbox Spaces:

  • Adjunta archivos para las próximas reuniones de Zoom para que estén esperándote cuando te conectes.
  • Chatea sobre un documento a través de Slack directamente desde el documento. 
  • Adjunta un archivo a un tablero de Trello.
  • Envía un contrato o un documento para su firma con HelloSign.

Incluso cuando la crisis de la COVID-19 haya terminado, nuestra forma de trabajar seguirá evolucionando para ser más fluida y dinámica. Asimismo, como cada vez más personas trabajan a través de múltiples canales en varios dispositivos, tener un espacio de trabajo unificado será crucial para tener a los equipos en el mismo barco.

Para obtener más información, lee Introducción a Dropbox Spaces o visita nuestro Centro de ayuda para echar un vistazo a la información general.

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