Optimales ortsunabhängiges Arbeiten mit Dropbox Spaces

Vorschau eines Kundenangebots, das mit Dropbox Spaces erstellt wurde

Vor COVID‑19 war der Stau auf dem Weg zum Büro für viele Arbeitnehmer der stressigste Teil des Tages. Doch heute haben wir nicht mehr mit Verkehrschaos, sondern mit einer ganz anderen, weniger vorhersagbaren Art von Chaos zu kämpfen. Erst kommt die beunruhigende Nachricht und plötzlich müssen wir alle lernen, in einer völlig neuen Umgebung zu arbeiten – zu Hause, isoliert von unserem Team.

Vielleicht haben Sie bereits einige Erfahrung mit dem Home-Office und es bereitet Ihnen keine großen Probleme, hier und da Arbeit von zu Hause aus zu erledigen. Doch wenn Ihr gesamtes Team plötzlich und auf unbestimmte Zeit nicht mehr ins Büro kommen kann, ist das eine ganz andere Geschichte.

Anfang diesen Monats erklärte Chris Marsh, Research Director bei 451 Research, einer Einheit von S&P Global Market Intelligence, den entscheidenden Unterschied zwischen Remote-Arbeit und ortsunabhängigem ArbeitenSeiner Meinung nach verlassen sich verteilte Unternehmen häufig zu stark auf Echtzeit-Kommunikation, wie z. B. über Chat- und Video-Meetings. Laut Marsh ist der Grund hierfür, dass sie nicht über bessere Systeme verfügen, um ihre Arbeit zu organisieren.

Selbst bevor die Pandemie unser Leben bestimmte und unsere Arbeitsweise veränderte, haben wir viel Zeit damit verbracht, zwischen E‑Mails, Chat-Threads, Statusupdates, Cloud-Dokumenten und Dateien hin- und herzuspringen. Schon damals war es schwer, alle Details im Blick zu behalten. Und in all diesen Kanälen erhält man nur eine chronologische Ansicht der Interaktionen mit einigen wenigen Teammitgliedern. 

So entstehen endlose Silos im Netzwerk, mit denen sich nur schwer der richtige Kontext erkennen lässt – und das gilt für Projekte im gesamten Unternehmen. Die Pandemie und das damit einhergehende ortsunabhängige Arbeiten haben diese Probleme noch verschärft. Und genau diese Probleme wollen wir durch den Aufbau eines Smart Workspace, also eines intelligenten Arbeitsplatzes lösen.

Mit Spaces nutzen Sie nur noch ein Organisationssystem statt Dutzenden. Und Sie können alle Dateitypen durchsuchen, um schnell das zu finden, was Sie brauchen.

Jetzt, wo sich Teams auf der ganzen Welt an die Isolation des Home-Office anpassen müssen, sind die Herausforderungen in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit noch größer. Heute zeigen wir Ihnen, wie Ihr virtuelles Team mit Dropbox Spaces den nötigen Kontext schaffen und die Transparenz steigern kann, um das Chaos zu bändigen und die Ordnung wiederherzustellen.

Optimale Organisation Ihrer Arbeit 

Wenn Dateien, Ordner und Dokumente auf mehrere Anwendungen verstreut sind, vergisst man schnell, wo die gesuchten Elemente zu finden sind. Das gilt vor allem jetzt, wo sich Dokumente und Memos höher stapeln als je zuvor. 

Und wenn all diese Inhalte in einer Kombination aus synchronen und asynchronen Tools gespeichert sind, wird das Ganze noch komplizierter. Vielleicht erinnern Sie sich an den Namen der Datei (oder zumindest das Thema?), aber wissen nicht mehr, ob sie als E‑Mail-Anhang, Slack-Nachricht oder Link im Zoom-Chat gesendet wurde. Also müssen Sie in all diesen Kanälen die gleiche Suche durchführen. Am Ende verbringen Sie viel zu viel Zeit mit verschiedenen fragmentierten Workflows – alles nur, um eine Datei zu finden.

Mit Spaces finden Sie jedoch alle verschiedenen Inhaltstypen an einem Ort. So erhalten Sie ein System, über das Sie Ihre gesamte Arbeit organisieren können. PDF- und Photoshop-Dateien befinden sich gleich neben Cloud-Dokumenten aus Google Docs und Figma. In Spaces sind lokale Dateien und Cloud-Dokumente nicht länger voneinander getrennt – sie alle können am selben Ort aufgerufen werden. Das bedeutet, dass Sie nur noch ein Organisationssystem nutzen statt Dutzende. Und Sie können alle Dateitypen durchsuchen, um schnell das zu finden, was Sie brauchen.

In der Taskleiste werden neben aktuellen Dokumenten, die Sie zuletzt bearbeitet haben, auch vorgeschlagene Inhalte angezeigt, die Sie wahrscheinlich für bevorstehende Meetings benötigen – alles an einem gut organisierten Ort.

Der richtige Kontext

Wenn wir uns auf Chat-Threads, E‑Mail-Ketten und Videoanrufe verlassen, um für die Arbeit zu kommunizieren, entsteht hierdurch ein Kontextproblem. Die Ziele des Projekts und das Feedback zum Fortschritt sind getrennt von der eigentlichen Arbeit, was zu Verwirrung, Missverständnissen und fehlender Ausrichtung führt.

Alle erledigen die Arbeit auf eigene Weise. Einige bevorzugen Unterhaltungen per E‑Mail, weil sie sich einfach durchsuchen lassen. Andere wollen schnelle Antworten per Slack-Chat. Je mehr Mitglieder Ihr Team hat, desto mehr Kanäle müssen Sie überprüfen und desto mehr Arbeit fällt an, um die Dutzenden Unterhaltungen zu Ihrem Projekt zu führen. 

Stellen Sie sich vor, Sie hätten nur einen Ort, der als zentrale Anlaufstelle für das Projekt dient. So finden Interaktionen für die Kommunikation über das Projekt nicht mehr isoliert, sondern im Kontext statt. Projektübersichten und Zeitachsen können direkt neben dem Inhalt angezeigt werden, damit Sie besser den Projektumfang erkennen und Aufgaben priorisieren können.

Das ist die Idee, die hinter Spaces steckt. Indem Sie Personen und Inhalte an einem Ort zusammenführen, können Sie sicherstellen, dass die Projektbeteiligte stets auf dem Laufenden sind – und das jeder den nötigen Kontext erhält, um effektiv arbeiten zu können.  

Wenn Sie in einem dieser Spaces arbeiten, der eine Übersicht zu Projektstrategie und Lieferfristen bietet, können Sie ganz einfach Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Kommentare zum Inhalt anzeigen – alles an einem Ort.

Effektiveres Zeitmanagement

Die Zusammenarbeit virtueller Teams kann schnell zu einer wahren Flut an Benachrichtigungen führen. Wenn sich Mitarbeiter bei der Arbeit beispielsweise auf Echtzeit-Tools wie Chat verlassen, gehen ständig neue Nachrichten ein. Dadurch entsteht das Gefühl, schnell antworten zu müssen, um nicht unhöflich zu wirken. Doch hierdurch wird es schwieriger, sich auf die eigentlichen Prioritäten zu konzentrieren. 

Dieses Verhalten kann die Effektivität und Geschwindigkeit Ihres gesamten Teams beeinträchtigen. Hatten Sie schon einmal ein Zoom-Meeting, aber haben vergessen, die Slack-Benachrichtigungen zu deaktivieren? Mitten im Meeting hören Sie einen Ton und schauen reflexartig auf die angezeigte Benachrichtigung. Der rote Indikator verschwindet, weil Sie die Nachricht gesehen haben, doch nachdem Sie sich wieder ins Meeting zurückgefunden haben, ist die Slack-Nachricht schnell vergessen. Und zwei Tage später erinnert Ihr Teammitglied Sie daran, dass die Entscheidung für das Projekt immer noch aussteht. Wenn Sie diese Dynamik mit allen Personen multiplizieren, mit denen Sie zusammenarbeiten, erhalten Sie riesige Datenverkehrsstaus im ganzen Unternehmen, in denen unzählige Fragen verloren gehen. 

Dropbox ist auf die Arbeit ausgerichtet, nicht auf die Gespräche darüber. Sie können bequem auf Kommentare antworten, sobald Sie dazu bereit sind. So haben Sie und Ihr Team den nötigen Freiraum, um zu arbeiten und Gedanken zu formulieren, anstatt ständig neue Meetings in den Kalender einzutragen. 

Daniel Kahneman erwähnt in Thinking Fast and Slow, dass viele von uns in einem langsamen, bedachten Modus besser nachdenken als in Echtzeitunterhaltungen. Indem Sie den Inhalt direkt im Kontext der Projektübersicht kommentieren, sparen Sie die Zeit, die Sie früher damit verbracht haben, in Gesprächen und Meetings den Kontext zu erörtern. So können Sie Ihre Arbeitszeit effektiver nutzen und mehr erreichen.

Weniger Reibungspunkte

Als unser Team auf ortsunabhängiges Arbeiten umstellte, ließen die meisten von uns die großen Monitore im Büro und nahmen nur ihre Laptops mit nach Hause. Es war ein sinnvoller Kompromiss – schließlich wussten wir noch nicht, dass wir eine lange Zeit im Home-Office verbringen sollten. Doch jetzt, wo wir schon seit Wochen mit diesem Modell arbeiten, erkennt man die kognitiven Anstrengungen, die entstehen, wenn man auf einem 13‑Zoll-Bildschirm zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her wechseln muss.

Die Umstellung von Inhaltserstellung auf Kommunikation war schwierig genug. Das Letzte, was man in dieser Situation braucht, ist ein kleiner Bildschirm. Doch die Integration sämtlicher Tools kann hierbei hilfreich sein. Spaces vereint Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign und viele weitere Tools in einem einzigen Arbeitsbereich. So können Sie viele Aktionen an einem Ort durchführen und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Oberflächen hin und her wechseln.

Animation vorgeschlagener Dateianhänge für Kalender in Dropbox

Vier Möglichkeiten, mit Dropbox Spaces Reibungspunkte zu beseitigen:

  • Hängen Sie Dateien für anstehende Zoom-Meetings an, damit sie bereit sind, wenn Teilnehmer beitreten.
  • Wenn Sie mit Slack über ein Dokument chatten, tun Sie es direkt aus dem jeweiligen Dokument heraus. 
  • Hängen Sie Dateien an Trello-Boards an.
  • Nutzen Sie HelloSign, um Verträge oder Dokumente zum Unterzeichnen zu versenden.

Selbst nach Ende der COVID‑19-Pandemie wird die Art und Weise, wie wir arbeiten, immer flexibler und dynamischer werden. Und je mehr Menschen über verschiedene Kanäle und unterschiedliche Geräte zusammenarbeiten, desto wichtiger wird ein einheitlicher Arbeitsbereich, mit dem Teams auf dem gleichen Stand bleiben.

Lesen Sie Einführung in Dropbox Spaces, um mehr zu erfahren, oder besuchen Sie unser Hilfecenter, um einen kurzen Überblick zu erhalten.

Erfahren Sie mehr über Spaces und alle anderen Lösungen, mit denen Dropbox Ihr Unternehmen unterstützen kann.

Dropbox kontaktieren