Vorbei sind die Zeiten, in denen wir Papierdokumente mit Digitalkameras fotografieren, die Bilder über Speicherkarten auf unsere Computer übertragen und die Dateien dann langsam in Programmen wie Paint bearbeiten mussten.
Jetzt ist es viel einfacher, Dokumente zu digitalisieren, um Papierverschwendung zu reduzieren und den kreativen Prozess zu optimieren. Sie müssen nur ein Bild Ihres Dokuments mit Ihrem Mobiltelefon erstellen und dann Ihre Datei im Cloud-Speicher hinterlegen, damit Sie von jedem Gerät aus darauf zugreifen können.
Was aber, wenn Ihr gescanntes Dokument mehrere Seiten umfasst, z. B. ein Artikel oder ein Storyboard? Nehmen diese einzelnen Scans nicht viel Cloud-Speicherplatz in Anspruch? Und was, wenn Ihr Dokument ein Formular ist, das weiterhin ausfüllbar oder einfach zu bearbeiten sein muss?
Hier kommen PDFs ins Spiel. Papierdokumente wie Verträge oder Rechnungen in das PDF-Format zu konvertieren, macht sie zuverlässiger und leichter freizugeben und zu bearbeiten.
Wir zeigen Ihnen, wie schnell ein gescanntes Dokument in ein bearbeitbares PDF-Format konvertiert werden kann. Gehen wir zunächst aber einige Best Practices für das Scannen von Dokumenten durch.
Tipps zum Konvertieren gescannter Dokumente in PDFs
Mit ein paar einfachen Schritten können Sie sicherstellen, dass das Dokument, das Sie scannen möchten, problemlos in ein PDF konvertiert werden kann. Dies beginnt mit Ihrer Herangehensweise an das Scannen Ihres Dokuments.
Stellen Sie beim Einrichten des Dokuments zum Scannen Folgendes sicher:
- Legen Sie das Dokument flach hin und achten Sie darauf, dass es nicht zerknittert ist.
- Art und Richtung der Beleuchtung müssen geeignet sein, damit kein Blendlicht durch Reflexionen von der Oberfläche entsteht, auf der sich Ihr Dokument befindet.
- Halten Sie die Kamera oder das Mobilgerät direkt über das Dokument, nicht schräg.
- Fotografieren Sie nur, was Sie scannen möchten – die Oberfläche muss frei von anderen Objekten sein.
So konvertieren Sie ein gescanntes Dokument in ein PDF
Dokumente zu scannen und in ein bearbeitbares PDF-Format zu konvertieren ist heute viel einfacher als früher. Sie brauchen nur noch ein Mobiltelefon und eine Plattform wie Dropbox, um Notizen, Storyboards und andere physische Unterlagen zu scannen und in ein PDF umzuwandeln und so mit Kollegen oder Kunden zu teilen.
Sehen wir uns einige einfache Methoden zum Scannen von Dokumenten mit Dropbox an.
Dokumente in Ihr Dropbox-Konto scannen
Die mobile Dropbox-App verfügt über eine Dokumentenscan-Funktion, mit der Sie Dokumente ganz einfach direkt in Ihr Dropbox-Konto scannen können.
So nutzen Sie diese Funktion:
- Öffnen Sie die Dropbox-App auf Ihrem Mobilgerät.
- Tippen Sie auf das Pluszeichen (+).
- Wählen Sie Dokument scannen.
- Machen Sie ein Bild von dem Dokument, das Sie scannen möchten.
- Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor oder fügen Sie Ihrem Dokument zusätzliche Seiten hinzu.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Nehmen Sie Anpassungen an den Speichereinstellungen vor.
- Legen Sie einen Dateinamen fest.
- Stellen Sie sicher, dass das Dateiformat auf PDF und nicht auf PNG eingestellt ist.
- Stellen Sie die Bildqualität ein.
- Wählen Sie den Ordner aus, in dem Ihr Scan gespeichert werden soll.
- Klicken Sie auf Speichern, um Ihre PDF-Datei in Ihrem Dropbox-Konto zu speichern.
Dank optischer Zeichenerkennung (OCR) können Nutzer von Dropbox Professional und Teamkonten Text in ihren Scans durchsuchen.
Ein Bild in Ihrem Dropbox-Konto in einen PDF-Scan konvertieren
Mit der mobilen Dropbox-App können Sie auch Bilder, die bereits in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert sind, in das PDF-Format konvertieren. Dazu muss es sich bei dem Bild um eine JPG-, JPEG- oder PNG- Datei handeln.
So konvertieren Sie ein Bild in einen PDF-Scan:
- Öffnen Sie die Dropbox-App auf Ihrem Mobilgerät.
- Tippen Sie auf das „...“-Symbol (Ellipse) neben dem Namen der Bilddatei, die Sie konvertieren möchten.
- Klicken Sie auf Als Scan speichern.
- Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor oder fügen Sie Ihrem Dokument zusätzliche Seiten hinzu.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Stellen Sie sicher, dass das Dateiformat in den Speichereinstellungen auf PDF eingestellt ist.
- Tippen Sie auf Speichern, um Ihre PDF-Datei in Ihrem Dropbox-Konto zu speichern.
Scan bearbeiten, neu anordnen oder zusätzliche Seiten hinzufügen
Nachdem Sie Ihren Scan in der mobilen Dropbox-App erstellt haben, können Sie in der Ansicht Bearbeiten Änderungen an der Datei vornehmen.
Dazu zählen:
- Scan bearbeiten oder Filter hinzufügen
- Tippen Sie auf das Symbol mit drei Schiebereglern am unteren Bildschirmrand.
- Seiten neu anordnen
- Tippen Sie auf Anordnen (neben Bearbeiten), halten Sie eine Seite gedrückt und ziehen Sie die Seite an eine neue Position.
- Weitere Seiten hinzufügen
- Tippen Sie auf das Symbol mit zwei Seiten mit einem Pluszeichen und folgen Sie den Anweisungen.
So machen Sie Ihr gescanntes PDF bearbeitbar
Wenn Sie ein Dokument mit der mobilen Dropbox-App scannen, können Sie kleinere Änderungen direkt vornehmen.
Wenn Sie lieber an einem größeren Bildschirm an Ihrem Laptop oder Computer bearbeiten möchten, können Sie PDFs in Ihrem Dropbox-Konto auf dropbox.com bearbeiten. Dropbox bietet auch Integrationen mit Tools wie pdfFiller und Adobe Acrobat für umfassendere PDF-Bearbeitung.
PDFs mit Dropbox bearbeiten
Sobald Sie unsere PDF-Datei haben, können Sie mit Dropbox eine neue Seite einfügen, Seiten drehen, Seiten neu anordnen und vieles mehr.
Melden Sie sich bei dropbox.com an, öffnen Sie die gewünschte PDF und klicken Sie oberhalb der Dateivorschau auf Bearbeiten. So bearbeiten Sie Ihre Datei:
- Tippen Sie auf Seite einfügen und folgen Sie den Anweisungen, um weitere Seiten zu Ihrer PDF-Datei hinzuzufügen.
- Alle Ihre Seiten werden in der linken Seitenleiste Ihres Fensters in einer Liste als Miniaturansichten angezeigt.
- Wählen Sie in der linken Seitenleiste die Miniaturansicht einer Seite aus und ziehen Sie sie, um ihre Position in der Seitenreihenfolge zu ändern.
- Klicken Sie auf die Miniaturansicht einer Seite und dann auf Seite löschen, um die Seite aus Ihrer PDF-Datei zu löschen.
- Klicken Sie auf die Miniaturansicht einer Seite und dann auf Nach rechts drehen oder Nach links drehen, um die Seite zu drehen.
Auf dropbox.com können nur interaktive PDF-Formulare mit ausfüllbaren Feldern ausgefüllt werden. Um ein interaktives Formular auszufüllen, klicken Sie auf ein ausfüllbares Feld und schreiben Sie in das angezeigte Textfeld.
PDFs mit der Dropbox + PDFfiller-Integration bearbeiten
Mit der Dropbox- und pdfFiller-Integration können Sie PDFs in Ihrem Dropbox-Konto sofort in ein bearbeitbares Format konvertieren.
Verbinden Sie Ihr Dropbox-Konto mit pdfFiller, importieren Sie eine PDF-Datei in das Tool und beginnen Sie direkt mit der Bearbeitung. Die Tools und Funktionen umfassen:
- Text zum Eingeben und Platzieren von neuem Text auf einer Seite
- Bild zum Einfügen von Bildern
- Unterschrift zum elektronischen Signieren Ihrer PDF-Datei
- Hinzufügen ausfüllbarer Felder, um Ihre PDF-Datei in ein bearbeitbares Dokument oder Formular zu verwandeln. Fügen Sie ausfüllbare Felder für Text, Signaturen, Bilder und mehr ein.
Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie Ihre bearbeitete PDF-Datei in Ihr Dropbox-Konto exportieren, auf Ihrem Gerät speichern oder per E-Mail teilen.
PDFs mit der Dropbox + Adobe Acrobat-Integration bearbeiten
Die Dropbox-Integration mit Adobe Acrobat ermöglicht es Ihnen, PDFs auf Mobilgeräten und Tablets sowie Desktops zu bearbeiten.
Mit der kostenlosen Acrobat Reader-App können Sie Text in Ihren PDFs hervorheben und kommentieren. Mit Acrobat Pro DC können Sie PDFs erstellen, konvertieren, schützen, signieren und bearbeiten.
Wenn Sie Adobe Acrobat mit Dropbox verbinden, werden alle Änderungen, die Sie an Ihren PDFs vornehmen, in Ihrem Dropbox-Konto gespeichert.