如何使用 Dropbox Spaces 管理分散式工作型態

使用 Dropbox Spaces 建立的客戶提案預覽

COVID-19 爆發前,您日常生活中最大的壓力,便是每天進城上班時,繁忙的交通狀況;而現在,您要面對的是更難預測的混亂局面。除了令人不安的消息外,您還得努力學習如何遠離工作團隊,並在家裡以全新的方式工作。

您或許已十分熟悉遠端工作,也認為偶而能夠在家辦公還蠻不錯的。但當您的整個工作團隊都無限期離開辦公室時,情況就完全不同了。

這個月稍早,標普全球市場財智 (S&P Global Market Intelligence) 旗下的 451 Research 研究總監 Chris Marsh 探討了遠端工作與分散式工作型態的關鍵差異。他認為,採用分散式工作型態的新公司通常太過仰賴即時通訊軟體,如聊天和視訊會議,因為他們沒有更好的系統能組織工作。

在疫情中斷我們的生活,並立即改變工作方式之前,我們也曾花費大量時間來回瀏覽電子郵件、聊天串、狀態更新、雲端文件與檔案,要追蹤所有詳細資訊的確是個艱鉅的挑戰。在各個溝通管道內,您也只能按時間順序檢視幾位團隊成員間交換的訊息。

這將造成無數的隔閡,讓您難以看清整個網路的脈絡,以及全組織的專案。分散式工作型態已成為全新的現實,這將加劇問題的嚴重性。因此,我們也試圖組建智慧協作空間來解決這些問題。

有了 Spaces,您只需使用一套,而非數十套組織系統即可完成工作。您也可以搜尋各種檔案類型,快速找到所需資訊。

目前,世界各地的工作團隊都必須因應在家工作所帶來的混亂與連結中斷;因此,我們在溝通與協作方面也將遭遇更大的挑戰。現在,我們將為您介紹分散式團隊如何透過 Dropbox Spaces 補足背景資訊並改善能見度,進而減少混亂、恢復秩序。

保持您的工作檔案井然有序

當所有的檔案、資料夾和文件四散在多個應用程式,您很容易就會忘記該去哪裡尋找所需資訊。而現在,您的文件與備忘錄堆積的速度超越以往,這個問題便會更加嚴重。

當所有的內容都儲存於同步和非同步工具組合中,情況只越來越複雜。您可能會記得檔案的名稱 (或至少主題),但如果您忘了檔案是用電子郵件附件、Slack 訊息或 Zoom 聊天連結傳送,您就得將所有位置都搜尋一遍。這麼做的結果,就是您耗費太多時間在這些分散的工作流程間進行切換,只為了找到一個檔案。

不過,有了 Spaces,您就能在相同位置儲存所有不同類型的內容,且只需使用一套系統即可整理所有工作成果。PDF 與 Photoshop 檔案也可與 Google 文件或 Figma 檔案等雲端文件放在一起。在 Spaces 中,本機檔案與雲端文件不再是兩個獨立的世界,反而能在相同位置存取。這代表您只需使用一套,而非數十套組織系統,即可完成工作。您也可以搜尋各種檔案類型,快速找到所需資訊。

系統匣將顯示您最近處理的文件,以及未來會議中可能需要的建議內容,所有檔案都可在單一位置集中管理。

補足內容的背景資訊

當聊天串、電子郵件和視訊通話成為溝通工作的預設工具時,就會造成背景資訊問題。專案目標、進度意見及實際工作互相獨立,便可能造成混淆、誤會和偏差。

人人都有自己的工作方式。有些人偏好使用電子郵件對話,因為易於搜尋內容,有些人則喜歡在 Slack 聊天中快速得到回應。但工作團隊的人數越多,需要查看的溝通管道就會越多,要整合與專案相關的數十個對話也就越費力。

請試著想像把一個 Space 協作區作為專案的中心位置。與其根據專案的溝通方式,讓訊息互動各自獨立,不如在背景資訊充足的環境下進行所有交流。您可以在內容旁看到專案概覽與時程,方便您進一步瞭解專案範圍,以及決定工作項目優先順序的方法。

這就是 Spaces 的設計理念。將人員與內容連結至相同位置,便可讓正確的人員跟上專案進度,且所有人都能掌握背景資訊,有效做出貢獻。

當您在 Space 協作區概述專案策略與交付期限後,就能輕鬆地在單一位置指派工作項目給團隊成員、追蹤進度,並檢視內容上的註解。

更有效地管理時間

分散式團隊合作很容易導致您收到過多通知。當您的工作團隊基本仰賴聊天等即時工具溝通時,您就會不斷收到通知。如果自己沒有立即回覆,別人便可能會覺得您很無禮。這讓您難以專心完成重要的事情。

這也可能降低整個工作團隊的績效,並拖慢進度。您曾經在參加 Zoom 會議時忘記關閉 Slack 通知嗎?在會議途中,您聽到通知響起,便下意識地看了一眼。因為您已看過訊息,紅色的通知圖示就會消失,但在您將焦點轉回會議後,您就完全忘了這封 Slack 訊息。兩天後,您的團隊成員提醒您,她還在等您回覆一項專案決定。若將這種互動方式乘以與您共事的同事數量,全組織的工作流程就會因為這種單純忘記回覆的問題而延宕。

Dropbox 的設計是為了支援工作的進行,而非與工作相關的對話。您可以根據自己的時間,在準備好的時候回覆留言。這讓您與團隊有空間工作並組織思緒,而非急匆匆地在行事曆上安排另一場會議。

正如 Daniel Kahnema 在《快思慢想 (Thinking Fast and Slow)》 一書中所說,許多人以緩慢、刻意的模式進行思考時,所達到的成效通常會比即時對話好得多。當您可以參考完專案概覽,再為內容下註解時,無須再次釐清背景資訊的您,便能省下交談和開會所需的時間。這讓您得以更有效、更有影響力地運用工作時間。

減少摩擦

當我們的團隊轉向分散式工作型態時,大多數人都放棄了辦公室內的大螢幕,而選擇把筆電帶回家。這是一個合理的取捨,但我們不知道居家辦公竟然會成為新常態。現在,我們已透過這種方式工作數週,當我們必須在 13 吋的螢幕上持續切換不同的應用程式時,認知摩擦的問題便顯而易見。

把畫面從內容創作切換至溝通軟體已經夠難了,但要在小視窗中完成這一切,更是一大挑戰。不過,將所有工具整合至相同位置可能會有所幫助。Spaces 將 Slack、Zoom、Google Cloud、Microsoft、Salesforce、Adobe、HelloSign 與眾多您依賴的工具整合至單一工作空間。這讓您可以在單一位置完成更多工作,不必來回切換不同的畫面。

Dropbox 行事曆建議檔案附件的動畫

四種運用 Dropbox Spaces 減少摩擦的方式:

  • 為即將召開的 Zoom 會議附加檔案,好讓與會者一加入便可取得
  • 直接在文件中透過 Slack 溝通相關事項
  • 附加檔案至 Trello 看板
  • 使用 HelloSign 傳送合約或文件以供簽署

就算 COVID-19 危機解除,我們的工作方式仍會持續變革,並朝更流暢、更動態的方向發展。隨著愈來愈多人使用不同的溝通管道和裝置工作,擁有可在單一位置集中管理的工作空間,是確保工作團隊掌握相同資訊的關鍵。

如需瞭解詳情,請參閱 Dropbox Spaces 簡介,或造訪我們的說明中心,快速瀏覽內容概要

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