Hvordan velge den beste sikkerhetskopieringsløsningen for din lille bedrift

Det er tøft å være en liten bedrift i dagens digitalt tilkoblede verden. Mens du er opptatt med å kjempe om potensielle kunder og sørge for å levere til kundene i tide, må du også forholde deg til den reelle muligheten for tap av data.

Enten du har blitt offer for nettkriminalitet, utilsiktet sletting av filer eller en katastrofe som brann eller flom – det kan være ødeleggende å miste forretningskritiske data.

Det er her skysikkerhetskopiering-programvare kommer inn i bildet. Ved å jevnlig lagre et oppdatert arkiv av filene og systemene dine i skyen, kan du gjenopprette dem raskt og enkelt i tilfelle tap av data. Men hvordan velger du en sikkerhetskopiløsning?

I denne veiledningen avmystifiserer vi forviklingene ved skysikkerhetskopieringstjenester, slik at du kan velge det beste alternativet for din lille bedrift.

Hvorfor sikkerhetskopiering av data er viktig for små bedrifter

Før vi kommer til «hvordan», la oss først oppsummere «hvorfor» for sikkerhetskopiering.

Takket være en rekke faktorer blir det raskt viktig for enhver liten bedrift å ha et backup-system på plass.

La oss starte med en av de mest fremtredende truslene mot dataene dine – kriminalitet. Ettersom teknologi og digitale systemer fortsetter å utvikle seg, gjør også de dårlige aktørene som ønsker å dra nytte av dem.

Selv om en virksomhet kan ha forebyggende tiltak som forsvarsprogramvare på plass, tar det bare ett smutthull – eller programvarefeil – for å utsette virksomheten din for et angrep.

Og hvis et nettangrep eller et stykke skadelig programvare klarer å skli forbi forsvaret ditt, utsetter det bedriftens eller kundedataene dine for tyveri. Et brudd som dette kan være ødeleggende for en liten bedrift, og sette dens profesjonelle og kommersielle omdømme i en stor risiko. Men det er en måte å beskytte seg selv på. 

Med et sikkerhetskopisystem på plass kan du gjenopprette systemene og dataene dine med noen få klikk, og sette bedriften din i den beste posisjonen til å ta nødvendige sikkerhetstiltak.

I tillegg til det kriminelle aspektet, er det også et regulatorisk behov for sikkerhetskopiering. Oppbevaring av dataregistreringer kan være avgjørende for overholdelse av lover og forskrifter – som CCPA eller GDPR. Med en sikkerhetskopi av dataene dine kan du være sikker på at du alltid vil ha journalene som kreves for overholdelse av forskrifter, selv om originalene går tapt.

Sikkerhetskopiering handler selvfølgelig ikke bare om kriminalitet eller overholdelse – noen ganger kan den største trusselen komme innenfra. Tross alt gjør folk feil, det er bare menneskelig å gjøre det. Det er nesten uunngåelig at en fil eller mappe på et tidspunkt kan bli slettet eller overskrevet ved et uhell.

Med automatisert skysikkerhetskopiering kan du gjenopprette de slettede filene til siste korrekte versjon med bare noen få klikk. Enkelt!

Hva slags data bør jeg «sikkerhetskopiere»?

Det krever alle typer data for å drive en bedrift.

Selv om du kan bli fristet til å bare sikkerhetskopiere de mest fremtredende og forretningskritiske filene og mappene, risikerer du å overse filer som ikke virker viktige før det er for sent.

Som en generell regel, anbefaler vi at du sikkerhetskopierer følgende data:

• Personalmapper
• Bedriftsøkonomiske dokumenter
• Oppføringer (som eiendom, skatt eller finans)
• Datasystemfiler

Hva du skal se etter i en sikkerhetskopi på nett-løsning

Et online backup-system er forskjellig fra lokal sikkerhetskopi til fysisk lagring, som en harddisk, fordi dataene er lagret i skyen. Dette kan være nyttig av flere grunner:

• Du kan sikkerhetskopiere fra hvor som helst og fra hvilken som helst enhet
• Sikkerhetskopien din er trygg mot branner og andre katastrofer, som ellers kunne ha ødelagt både enheten din og sikkerhetskopieringsstasjonene dine
• Du kan automatisere en online sikkerhetskopiering uten å måtte koble til ekstern lagringsplass

Med dette i tankene, her er hva du skal se etter når du leter etter en sikkerhetskopi på nett-løsning:

• Pålitelighet – har leverandøren en dokumentert oversikt over å holde systemene stabile og online?
• Sikkerhet – hvordan er dataene dine beskyttet i skyen?
• Skalerbarhet – hvor enkelt er det å utvide til flere brukere og enheter?
• Langsiktig datalagring og arkivering – hvor mye kan du lagre?
• Datagjenoppretting – hvor enkelt er det å få tilbake dataene dine?
• Brukervennlighet – vil du kunne bruke den riktig uten mye trening? 
• Teknisk støtte — hva skjer når du trenger hjelp?
• Godt kostnad-til-ytelse-forhold — får du forventet ytelse for pengene dine?

Sikkerhetskopi på nett-løsninger for små bedrifter: hva er alternativene dine?

Nå som vi har dekket det grunnleggende om sikkerhetskopiering og de viktigste tingene å se etter, la oss grave litt dypere inn i alternativene. Selv om det er lett å anta at all sikkerhetskopiering er den samme, er det faktisk et bredt utvalg av typer å velge mellom, mange med spesifikke funksjoner og brukstilfeller i tankene.

Full vs. inkrementell vs. differensiell sikkerhetskopi

Frem til dette punktet har vi først og fremst fokusert på hvor en sikkerhetskopi er lagret, mens disse tre rutene alle er relatert til hvordan selve dataene er sikkerhetskopiert i utgangspunktet.

La oss bryte det ned:

• Full sikkerhetskopiering — en fullstendig kopi av alle dataene du har valgt for sikkerhetskopiering
• Inkrementell sikkerhetskopiering — sikkerhetskopierer endringer i dataene siden siste sikkerhetskopiering
• Differensiell sikkerhetskopiering – kopierer alle endringene som er gjort, men bare siden siste fullstendige sikkerhetskopiering

Hvis hastighet og tidseffektivitet er bedriftens toppprioriteter, så se til en inkrementell sikkerhetskopiering-løsning. Siden en inkrementell sikkerhetskopiering bare vil oppdatere endringer som er gjort i filene dine siden forrige sikkerhetskopiering, trenger du ikke å behandle filene dine på nytt som ikke har endret seg mellom sikkerhetskopier.

På samme måte, fordi gapene mellom sikkerhetskopier er betydelig redusert, reduserer den inkrementelle metoden risikoen for tap av data. Dropbox Backup tilbyr en inkrementell sikkerhetskopieringstjeneste – oppdaterer endringene i de sikkerhetskopierte filene dine i stedet for å behandle hele filen på nytt.

Hvilken av disse du bruker vil avhenge av dine behov og hvor ofte filene dine oppdateres. Det er lurt å tenke gjennom dette og velge en tjeneste som sikkerhetskopierer dataene dine på en måte som fungerer for deg.

Hybrid sikkerhetskopi

Hybrid sikkerhetskopi lar bedrifter blande både sikkerhetskopi på nett og lokal sikkerhetskopi.

Med en hybrid sikkerhetskopi lagres én sikkerhetskopi i skyen, og en annen lagres lokalt på stedet, på en ekstern harddisk eller tilsvarende.

Hvorfor kan en liten bedrift ønske å ha både online og lokale sikkerhetskopier? Vel, her er noen av de vanlige fordelene å vurdere:

• Gir deg mer robust beskyttelse for alle eventualiteter – hvis du for eksempel ikke får tilgang til sikkerhetskopien på stedet på grunn av skade eller tyveri, kan du fortsatt få tilgang til sikkerhetskopier av dataene dine i skyen
• Reduserer problemer med Internett-forbindelse og nettverkshastighet – hvis du for eksempel har flere datamaskiner som regelmessig sikkerhetskopieres til skyen, kan dette overvelde Internett-forbindelsen din

Til tross for disse fordelene, kommer hybrid sikkerhetskopi også med noen ulemper:

• Krever en sikker lagringsplass for sikkerhetskopieringen på stedet
• Egner seg ikke spesielt godt til fjernarbeid, da det ikke er mulig å forvente at alle eksterne arbeidere har tilgang til en lokal sikkerhetskopienhet
• Sikkerhetskopiering på stedet krever manuell input – det er lett å glemme å sikkerhetskopiere filene dine med jevne mellomrom

Hybrid sikkerhetskopi er ikke for alle, og mange bedrifter kan klare seg med skysikkerhetskopi alene. Men hvis den ekstra sikkerheten til en hybridløsning føles riktig for virksomheten din, er det en rute verdt å vurdere.

Disaster Recovery as a Service (DRaaS) backup

Stoler din lille bedrift på et intrikat nettverk av enheter, servere og brukere? I så fall kan Disaster Recovery as a Service-sikkerhetskopi, også kjent som DRaaS, passe godt for dine behov.

DRaaS er en skybasert databehandlingstjenestemodell. Det gjør det mulig for en bedrift å sikkerhetskopiere IT-infrastrukturen sin, så vel som dataene deres, til et tredjeparts cloud computing-miljø.

Denne typen tjenester hjelper virksomheter med å gjenopprette tilgang og funksjonalitet til IT-infrastrukturen deres i tilfelle en katastrofe, og kan være fordelaktig hvis virksomheten din er avhengig av et avansert IT-system.

Naturligvis er den største fordelen med DRaaS-sikkerhetskopi at den lar en virksomhet fortsette å operere, selv om de opplever en katastrofe.

En annen fordel, takket være «as-a-service»-modellen, er at virksomheten som bruker DRaaS-sikkerhetskopiering ikke trenger å skaffe eller eie ressursene for å kjøre dette systemet. De trenger ikke engang å administrere katastrofegjenopprettingsprosessen selv.

DRaaS-sikkerhetskopiering er forskjellig fra Backup as a Service (BaaS), der bare dataene og ikke IT-infrastrukturen, eller muligheten til å behandle dataene, kopieres til og lagres i skyen.

Backup as a Service (BaaS)

Backup as a Service (BaaS), også kjent som skysikkerhetskopi, er en metode for å kopiere data til et off-site, sikkert skybasert datalager via Internett.

Det er en av de mest brukte typene sikkerhetskopiering for små bedrifter, siden hovedformålet er å beskytte data mot risikoen for menneskelige feil, nettangrep, naturkatastrofer og enhetstyveri.

I stedet for å sikkerhetskopiere til en sentralisert IT-avdeling, sender BaaS-systemer data til et privat, offentlig eller hybrid skymiljø. Disse hybride skydepotene eies og administreres vanligvis av en tredjeparts tjenesteleverandør.

Backup as a Service har mange fordeler for små bedrifter:

• Bekvemmelighet – kan konfigureres til å være automatisk eller kontinuerlig sikkerhetskopiering, slik at du ikke trenger å løfte en finger når alt er konfigurert
• Høye sikkerhetsstandarder – data krypteres før de sendes til serveren for sikkerhetskopiering
• Fjerntilgang – sikkerhetskopiering i skyen gjør det enklere å gjenopprette filer når og hvor de er nødvendig, forutsatt at det er en internettforbindelse for å få tilgang til dem
• Praktisk – mer kostnadseffektiv, fleksibel og skalerbar enn alternative løsninger
• Trygghet – BaaS gir trygghet til brukere av programvare som en tjeneste (SaaS), fordi sikkerhetskopieringssystemene som leveres av SaaS selv, ikke alltid garanterer rask eller fullstendig gjenoppretting av tapte data

Dette er et perfekt alternativ hvis du ofte jobber på farten fra mobilen eller nettbrettet. En skysikkerhetskopieringstjeneste vil sikre at all fremdriften din synkroniseres på tvers av enhetene dine, slik at du kan plukke opp et prosjekt når du får et utbrudd av inspirasjon.

Dropbox Backup

Hvis skysikkerhetskopiering føles riktig for å beskytte filene og dataene dine, kan Dropbox Backup være din ideelle løsning.

Dropbox Backup er designet med tanke på små bedrifter, og er en sikkerhetskopi som en tjeneste (BaaS) tilbyr en rekke nyttige og forretningsorienterte funksjoner:

• Sikkerhetskopier dataene dine til systemmapper automatisk
• Sikkerhetskopier filer og mapper på din PC eller Mac – inkludert dokumenter, nedlastinger og skrivebord – direkte til Dropbox-kontoen din
• Automatisk, alltid på inkrementell skysikkerhetskopiering holder filene oppdatert med de siste endringene dine, uten å måtte behandle hele filen hver gang
• Migrer filer fra sikkerhetskopien til en ny datamaskin
• Ett sted for å sjekke fremdrift, se historikk og prioritere spesifikke filer
• Når sikkerhetskopiering er satt opp, kan du fortsette å bruke mappene dine som normalt, så vel som alle filer som er lagret i den, på nettet og fra mobiltelefonen din
• Rask filgjenoppretting, hjelper deg med å gjenvinne tapte filer som en del av en katastrofegjenopprettingsplan
• Rask og enkel å bruke

Ta sikkerhetskopi av virksomheten din i dag

Selv om det kan føles som et minefelt å velge skybasert sikkerhetskopiering for småbedrifter i begynnelsen, trenger det ikke.

Med Dropbox Backup gjør vi det enkelt å holde det digitale livet ditt trygt – slik at du raskt og jevnt kan gjenopprette fra det livet du måtte ønske deg.