Gérer une petite entreprise n'a rien de facile dans notre monde numérique hyper connecté. Alors même que vous vous démenez pour décrocher des leads et livrer vos projets aux clients dans les temps, vous devez également vous prémunir contre une éventuelle perte de données.
Cybercriminalité, suppression accidentelle de fichiers ou catastrophe telle qu'un incendie ou une inondation… la perte de données essentielles à votre activité peut être dévastatrice.
C'est là qu'un logiciel de sauvegarde cloud prouve son utilité. En stockant régulièrement dans le cloud une archive à jour de vos fichiers et systèmes, vous serez en mesure de les récupérer rapidement en cas de perte de données. Mais comment choisir votre solution de sauvegarde ?
Ce guide vise à démystifier les services de sauvegarde cloud pour vous aider à choisir la solution la mieux adaptée à votre petite entreprise.
L'importance de la sauvegarde de données pour les petites entreprises
Avant d'aborder le “comment”, revoyons d'abord “pourquoi” sauvegarder vos données.
La mise en place d'un système de sauvegarde devient rapidement essentielle pour les petites entreprises, et ce en raison d'un certain nombre de facteurs.
Parlons d'abord de l'une des plus grandes menaces qui pèsent sur vos données : la cybercriminalité. Les pirates qui cherchent à profiter de vos ressources évoluent aussi vite que les technologies et systèmes numériques.
Et même si votre entreprise a déployé des mesures préventives, comme un logiciel de défense, il suffit d'une seule faille ou défaillance logicielle pour que vos données se retrouvent exposées à une attaque.
Et lorsqu'un logiciel malveillant ou une cyberattaque franchit vos mécanismes de défense, vos données et celles de vos clients se retrouvent exposées au risque de vol. Une violation de ce genre peut être dévastatrice pour une petite entreprise, car elle représente un énorme risque pour sa réputation professionnelle et commerciale. Mais rassurez-vous, il existe un moyen de vous protéger.
Lorsque vous mettez en place un système de sauvegarde, vous pouvez restaurer vos systèmes et vos données en quelques clics, et votre entreprise est mieux équipée pour prendre les mesures de sécurité nécessaires.
En plus de la cybercriminalité, la loi vous oblige à mettre en place une sauvegarde. La préservation des données peut être essentielle pour se mettre en conformité avec les règlements CCPA et RGPD, par exemple. Avec une sauvegarde de vos données, vous avez l'assurance de toujours disposer des enregistrements requis pour la conformité réglementaire, même en cas de perte des originaux.
Évidemment, la sauvegarde n'est pas uniquement utile pour les situations de criminalité ou de conformité. Il arrive parfois que la plus grande menace vienne de l'intérieur. En effet, l'erreur est humaine ! C'est inévitable, l'un de vos fichiers ou dossiers sera un jour supprimé ou écrasé par accident.
Mais avec la sauvegarde cloud automatique, vous pourrez restaurer la dernière version des fichiers supprimés en quelques clics. Rien de plus facile !
Quel type de données dois-je sauvegarder ?
Pour fonctionner, les entreprises exploitent toutes sortes de données.
Même s'il peut être tentant de sauvegarder uniquement les fichiers et dossiers les plus critiques pour votre activité, vous courez le risque d'oublier des fichiers qui se révéleront importants bien plus tard.
En règle générale, nous vous recommandons de sauvegarder les données suivantes :
- Dossiers du personnel
- Documents administratifs de l'entreprise
- Documents immobiliers, fiscaux, financiers, etc.
- Fichiers système de votre ordinateur
Quels aspects privilégier dans une solution de sauvegarde en ligne ?
Un système de sauvegarde en ligne est différent d'une sauvegarde locale sur un support physique, comme un disque dur, car les données sont stockées dans le cloud. Il peut vous être utile pour différentes raisons :
- Vous pouvez sauvegarder vos données de partout et depuis n'importe quel appareil.
- Votre sauvegarde est à l'abri des incendies et autres catastrophes qui pourraient détruire votre appareil et vos disques de sauvegarde.
- Vous pouvez automatiser la sauvegarde en ligne sans avoir à connecter de stockage externe.
Voici les aspects à étudier lorsque vous recherchez une solution de sauvegarde en ligne :
- Fiabilité : le fournisseur a-t-il fait ses preuves en matière de stabilité ?
- Sécurité : comment vos données sont-elles protégées dans le cloud ?
- Évolutivité : la solution est-elle facile à étendre à plusieurs utilisateurs et appareils ?
- Conservation et archivage des données sur le long terme : quel volume pouvez-vous stocker ?
- Récupération des données : pouvez-vous facilement récupérer vos données ?
- Facilité d'utilisation : serez-vous capable d'utiliser la solution sans formation approfondie ?
- Assistance technique : quelqu'un est-il disponible si vous avez besoin d'aide ?
- Rapport coût/performance : en avez-vous pour votre argent ?
Quelles sont les solutions de sauvegarde en ligne pour les petites entreprises ?
Maintenant que nous avons vu les bases de la sauvegarde et les aspects à prendre en compte, passons au détail des options disponibles. Même si l'on pourrait penser que toutes les formes de sauvegarde se ressemblent, il en existe en vérité une grande variété, avec des fonctions et des cas d'usage précis.
Sauvegarde incrémentielle, différentielle ou complète ?
Jusqu'ici, nous avons parlé de l'emplacement où est stockée votre sauvegarde, tandis que ces trois concepts décrivent la façon dont les données sont sauvegardées.
Voyons cela plus en détail :
- Sauvegarde complète : copie l'intégralité des données que vous avez choisi de sauvegarder.
- Sauvegarde incrémentielle : copie uniquement les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde.
- Sauvegarde différentielle : copie toutes les modifications apportées, mais uniquement celles réalisées depuis la dernière sauvegarde complète.
Si vous privilégiez la rapidité et l'efficacité, optez pour une solution de sauvegarde incrémentielle : comme elle copie uniquement les modifications apportées à vos fichiers depuis la dernière sauvegarde, les fichiers qui n'ont pas été modifiés ne sont pas traités.
De même, étant donné que les sauvegardes ont lieu régulièrement, vous êtes moins exposé à une perte de données. Dropbox Backup propose un service de sauvegarde incrémentielle qui met à jour les modifications apportées à vos fichiers sauvegardés au lieu de traiter à nouveau le fichier complet.
La solution que vous choisissez doit dépendre de vos besoins et de la fréquence à laquelle vos fichiers sont mis à jour. C'est un sujet que nous vous conseillons de bien étudier !
Sauvegarde hybride
La sauvegarde hybride permet aux entreprises de combiner sauvegarde en ligne et sauvegarde locale.
Dans le cadre d'une sauvegarde hybride, une copie de sauvegarde est stockée dans le cloud et une autre sur site, sur un disque dur externe par exemple.
Quel est l'intérêt pour une petite entreprise de réaliser à la fois des sauvegardes en ligne et locales ? Voici quelques avantages à prendre en compte :
- Meilleure protection dans toutes les situations : même si vous ne pouvez pas accéder à votre sauvegarde physique en raison de dommages ou de vols, par exemple, vous pourrez toujours accéder aux copies dans le cloud.
- Atténue les problèmes de connexion Internet et de lenteur du réseau : si vous sauvegardez régulièrement plusieurs ordinateurs dans le cloud, par exemple, votre connexion Internet pourrait se retrouver ralentie.
Malgré tous ces avantages, la sauvegarde hybride présente quelques inconvénients :
- Nécessite un emplacement de stockage sécurisé pour votre sauvegarde sur site.
- N'est pas particulièrement adaptée au télétravail, car vous ne pouvez pas raisonnablement demander à tous les employés à distance d'utiliser un périphérique de sauvegarde local.
- La sauvegarde sur site nécessite une intervention manuelle, et il est facile d'oublier de sauvegarder régulièrement vos fichiers.
La sauvegarde hybride n'est pas une solution universelle, et de nombreuses entreprises peuvent largement se contenter d'une sauvegarde cloud. Cependant, si la sécurité supplémentaire qu'elle offre vous convient, c'est une possibilité à envisager.
Sauvegarde DRaaS (Disaster Recovery as a Service)
Votre petite entreprise s'appuie-t-elle sur un réseau complexe d'appareils, de serveurs et d'utilisateurs ? Si tel est le cas, la sauvegarde DRaaS (ou reprise après sinistre en tant que service) pourrait vous convenir.
La DRaaS repose sur un modèle de service de cloud computing. Les entreprises qui l'adoptent peuvent sauvegarder leur infrastructure informatique et leurs données dans un environnement cloud tiers.
Ce type de service permet de restaurer l'accès et les fonctionnalités de leur infrastructure informatique en cas de sinistre. Nous vous la conseillons si votre entreprise repose sur un système informatique avancé.
En toute logique, l'avantage principal de la sauvegarde DRaaS est qu'elle permet à une entreprise de continuer à fonctionner malgré un sinistre.
Autre avantage de ce modèle de services : les entreprises qui utilisent la sauvegarde DRaaS n'ont pas besoin de fournir ou de posséder les ressources nécessaires pour exécuter ce système, ni même de gérer elles-mêmes le processus de reprise après sinistre.
Il faut distinguer la sauvegarde DRaaS de la sauvegarde en tant que service (BaaS). Dans cette dernière, seules les données sont sauvegardées dans le cloud, mais pas l'infrastructure informatique (autrement dit, la capacité à traiter les données).
BaaS (Backup as a Service)
La sauvegarde en tant que service (BaaS), également appelée sauvegarde cloud, est une méthode de copie des données vers un référentiel de données hors site et sécurisé dans le cloud, via Internet.
C'est l'un des types de sauvegarde les plus plébiscités par les petites entreprises, car il permet d'abord et surtout de protéger les données contre les erreurs humaines, les cyberattaques, les catastrophes naturelles et le vol d'appareils.
Au lieu de sauvegarder les données dans un département informatique centralisé, les systèmes BaaS les envoient vers un environnement de cloud privé, public ou hybride. En général, ces référentiels de cloud hybride appartiennent à des fournisseurs de services tiers qui assurent également leur gestion.
La sauvegarde en tant que service présente de nombreux avantages pour les petites entreprises :
- Efficacité : possibilité de configurer une sauvegarde automatique ou continue sur laquelle vous n'aurez ensuite plus à intervenir.
- Normes de sécurité élevées : les données sont chiffrées avant d'être envoyées au serveur de sauvegarde.
- Accès à distance : la sauvegarde cloud facilite la récupération des fichiers en cas de besoin, à condition de disposer d'une connexion Internet.
- Solution pratique : plus économique, flexible et évolutif que les autres solutions.
- Tranquillité d'esprit : le BaaS offre une vraie tranquillité d'esprit aux utilisateurs de solutions SaaS, car les systèmes de sauvegarde SaaS ne garantissent pas toujours une récupération rapide ou complète des données perdues.
Il s'agit de l'option parfaite si vous travaillez souvent en déplacement sur votre mobile ou votre tablette. Avec un service de sauvegarde cloud, tout votre travail est synchronisé sur vos appareils, et vous pouvez ainsi reprendre un projet dès que vous avez de l'inspiration.
Dropbox Backup
Si vous pensez que la sauvegarde cloud est la solution idéale pour protéger vos fichiers et données, Dropbox Backup est sûrement fait pour vous.
Dropbox Backup est une solution de sauvegarde en tant que service (BaaS) pensée pour les petites entreprises. Elle offre une gamme de fonctionnalités utiles à destination des entreprises :
- Sauvegarde automatiquement vos données dans des dossiers système.
- Sauvegarde les fichiers et dossiers de votre PC ou Mac (y compris les dossiers “Documents”, “Téléchargements” et “Bureau”) directement dans votre compte Dropbox.
- La sauvegarde cloud incrémentielle, automatique et continue, synchronise uniquement les dernières modifications de vos fichiers (et non l'intégralité du fichier).
- Permet de transférer les fichiers de sauvegarde vers un nouvel ordinateur.
- Offre un même endroit où suivre la progression, afficher l'historique et donner la priorité à des fichiers spécifiques.
- Une fois Backup configuré, vous pouvez continuer à utiliser normalement vos dossiers et les fichiers qu'ils contiennent, sur le Web et depuis votre téléphone mobile.
- Récupère rapidement les fichiers dans le cadre d'un plan de reprise après sinistre.
- Simple et rapide à utiliser.
Sauvegardez les contenus de votre entreprise sans attendre
La sélection d'un logiciel de sauvegarde cloud pour votre petite entreprise n'a pas à être un chemin semé d'embûches.
Protégez votre vie numérique avec Dropbox Backup, afin de récupérer vos contenus facilement et rapidement en cas de problème.