Så väljer du den bästa lösningen för säkerhetskopiering online för ditt småföretag

Det är tufft att driva ett småföretag i dagens digitalt uppkopplade värld. Medan du är upptagen med att leverera till dina kunder i tid och hitta nya potentiella sådana, måste du också hantera den påtagliga risken för dataförlust.

Vare sig du har drabbats av cyberbrottslighet, oavsiktlig radering av filer eller en katastrof som en brand eller översvämning, kan det vara förödande att förlora dina verksamhetskritiska data.

Det är här programvara för säkerhetskopiering till molnet kan komma till undsättning. Genom att regelbundet lagra ett uppdaterat arkiv med dina filer och system i molnet kan du snabbt och enkelt återställa dem om de skulle gå förlorade. Men vilken säkerhetskopieringslösning ska du välja?

I den här guiden reder vi ut begreppen runt molntjänster för säkerhetskopiering så att du kan välja det bästa alternativet för ditt företag.

Därför är säkerhetskopiering viktigt för småföretag

Innan vi börjar besvara frågan ”hur” ska vi kort rekapitulera svaret på frågan ”varför”.

Av ett antal olika skäl blir det allt viktigare för småföretag att upprätta ett system för säkerhetskopiering.

Låt oss börja med ett av de största hoten mot dina data: brottslighet. Teknik och digitala system utvecklas hela tiden, och det finns illasinnade aktörer som intresserat följer utvecklingen för att kunna dra nytta av dessa.

Även om ett företag har vidtagit förebyggande åtgärder, som till exempel skyddande programvara, krävs det bara ett litet kryphål – eller ett programfel – för att riskera att företaget utsätts för en attack.

Om en cyberattack eller en bit skadlig programvara kan ta sig igenom ditt försvar ökar risken för stöld av företags- och kunddata. Ett sådant intrång kan vara förödande för ett litet företag och riskerar att kraftigt påverka dess professionella och kommersiella rykte. Men det finns ett sätt på vilket du kan skydda dig själv. 

Genom att upprätta en säkerhetskopieringslösning kan du återställa dina system och data med några få klick, så att ditt företag har de bästa förutsättningarna för att kunna vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder.

Förutom den brottslighetsrelaterade aspekten finns det också regler och bestämmelser som ställer krav på säkerhetskopiering. Att bevara dataregister kan vara avgörande för att uppfylla lagar och bestämmelser – såsom California Consumer Privacy Act (CCPA) eller den allmänna dataskyddsförordningen. Om du har en säkerhetskopia av dina data kan du vara säker på att du alltid har de register som krävs för att uppfylla efterlevnadskraven, även om originalen skulle gå förlorade.

Naturligtvis handlar säkerhetskopiering inte bara om brottslighet och efterlevnad – ibland kan det största hotet komma inifrån. När allt kommer omkring är det mänskligt att göra misstag – alla gör det ibland. Det är nästan oundvikligt att en fil eller mapp någon gång av misstag raderas eller skrivs över.

Med automatiserad säkerhetskopiering till molnet kan du med några få klick återskapa de raderade filerna till den senaste korrekta versionen. Så enkelt är det!

Vilken typ av data ska jag säkerhetskopiera?

När man driver ett företag behöver man hantera många olika typer av data.

Det kan vara lockande att bara säkerhetskopiera de viktigaste och mest verksamhetskritiska filerna och mapparna. Men om du gör det är det lätt att du förbiser filer som inte verkar ha någon större betydelse förrän det är för sent.

Som regel rekommenderar vi att du säkerhetskopierar följande data:

• personalakter
• företagsadministrativa dokument
• register (egendom, taxering, bokföring osv.)
• datorers systemfiler.

Viktiga egenskaper hos en lösning för säkerhetskopiering online

Ett system för säkerhetskopiering online skiljer sig från lokal säkerhetskopiering till ett fysiskt lagringsmedium såsom en hårddisk i det att data lagras i molnet. Detta kan vara praktiskt av flera skäl:

• Du kan säkerhetskopiera var som helst ifrån och från valfri enhet.
• Din säkerhetskopia är skyddad mot bränder och andra katastrofer som annars kunde ha förstört dina enheter, både de där originalen finns och de som innehåller säkerhetskopiorna.
• Du kan automatisera säkerhetskopiering online utan att behöva ansluta någon extern lagring.

Här är några viktiga egenskaper att hålla utkik efter när du letar efter en lösning för säkerhetskopiering online:

• Tillförlitlighet – Har leverantören ett dokumenterat rykte av att hålla system stabila och tillgängliga?
• Säkerhet – Hur skyddas data i molnet?
• Skalbarhet – Hur enkelt är det att expandera till fler användare och enheter?
• Långsiktig datalagring och arkivering – Hur mycket kan du lagra?
• Dataåterställning – Hur lätt är det att få tillbaka dina data?
• Användarvänlighet – Kan systemet användas utan någon särskild utbildning? 
• Teknisk support – Vad händer när du behöver hjälp?
• Bra förhållande mellan kostnad och prestanda – Är tjänsten du får värd de pengar du investerar?

Lösningar för säkerhetskopiering online för småföretag: Vilka alternativ finns?

Nu när vi har gått igenom grunderna för säkerhetskopiering och de viktigaste sakerna att hålla utkik efter ska vi studera de olika alternativen lite mer ingående. Det är lätt att tro att all säkerhetskopiering är likadan, men det finns faktiskt en mängd olika typer att välja mellan, många av dem med specifika funktioner och användningsfall i åtanke.

Jämförelse mellan fullständig, inkrementell och differentiell säkerhetskopiering

Än så länge har vi framför allt fokuserat på var en säkerhetskopia lagras, medan dessa tre möjligheter alla relaterar till hur det går till när data säkerhetskopieras.

Låt oss förklara:

• Fullständig säkerhetskopiering – en fullständig kopia av alla data du har valt att säkerhetskopiera
• Inkrementell säkerhetskopiering – säkerhetskopierar ändringar som gjorts i data sedan den senaste säkerhetskopieringen
• Differentiell säkerhetskopiering – kopierar alla ändringar som gjorts, men bara sedan den senaste fullständiga säkerhetskopieringen

Om hastighet och tidseffektivitet är av högsta prioritet för ditt företag ska du överväga en lösning med inkrementell säkerhetskopiering. Eftersom inkrementell säkerhetskopiering bara uppdaterar ändringar som gjorts i dina filer sedan den senaste säkerhetskopieringen, krävs ingen ny kopiering av de filer som inte har ändrats mellan säkerhetskopieringarna.

På samma sätt minskar den inkrementella metoden risken för dataförlust tack vare att mellanrummet mellan säkerhetskopior är avsevärt kortare. Dropbox Backup är en tjänst för inkrementell säkerhetskopiering eftersom den uppdaterar ändringarna i dina säkerhetskopierade filer i stället för att kopiera hela filen på nytt.

Vilket av alternativen du ska välja beror på dina behov och hur ofta dina filer uppdateras. Det kan vara bra att tänka igenom detta och välja en tjänst som säkerhetskopierar dina data på ett sätt som fungerar för dig.

Hybrid säkerhetskopiering

Med hybrid säkerhetskopiering kan företag använda en kombination av lokal och molnbaserad säkerhetskopiering.

Lösningen med hybrid säkerhetskopiering lagrar en säkerhetskopia i molnet och en annan lokalt hos kunden, på en extern hårddisk eller motsvarande.

Varför kan det vara en bra idé för ett mindre företag att ha säkerhetskopior både online och lokalt? Här är några av fördelarna:

• Det ger dig ett starkare skydd i alla situationer: Om du till exempel på grund av skada eller stöld inte kan komma åt den lokala säkerhetskopian kan du fortfarande komma åt säkerhetskopior av dina data i molnet.
• Det minskar problem med internetanslutningen och nätverkshastigheten: Om du till exempel har flera datorer som regelbundet säkerhetskopieras till molnet kan detta överbelasta din internetanslutning.

Trots dessa fördelar finns det även några nackdelar med hybrid säkerhetskopiering:

• Den kräver en säker lagringsplats för lokala säkerhetskopior.
• Den lämpar sig inte särskilt bra för distansarbete eftersom man inte kan förvänta sig att alla distansarbetare har tillgång till en lokal säkerhetskopieringsenhet.
• Lokal säkerhetskopiering kräver manuella åtgärder och det är lätt att glömma att säkerhetskopiera filer regelbundet.

Hybrid säkerhetskopiering passar inte alla, och många företag kan klara sig med enbart säkerhetskopiering till molnet. Men om den extra säkerheten i en hybrid lösning känns rätt för ditt företag är den verkligen värd att överväga.

Säkerhetskopiering genom katastrofåterställning som tjänst (Disaster Recovery as a Service – DRaaS)

Arbetar ditt småföretag med ett invecklat nätverk av enheter, servrar och användare? I så fall kan katastrofåterställning som tjänst, även kallat DRaaS, passa bra för dina behov.

DRaaS är en molntjänstmodell. Med den kan företag säkerhetskopiera sin IT-infrastruktur och sina data till en tredjeparts molnmiljö.

Den här typen av tjänst hjälper företag att återställa åtkomsten till sin IT-infrastruktur och dess funktioner i händelse av en katastrof, vilket kan vara avgörande för företag som bygger på avancerade IT-system.

Naturligtvis är den största fördelen med säkerhetskopiering genom DRaaS att den gör att ett företag kan fortsätta fungera, även i händelse av en katastrof.

En annan fördel – direkt relaterad till begreppet ”som tjänst” – är att företag som använder säkerhetskopiering genom DRaaS inte själva behöver stå för eller äga de resurser som krävs för att använda systemet. De behöver inte ens hantera själva katastrofåterställningsprocessen.

Säkerhetskopiering genom DRaaS skiljer sig från säkerhetskopiering som tjänst (Backup as a Service – BaaS), där endast data och inte IT-infrastrukturen, eller möjligheten att bearbeta data, kopieras till och lagras i molnet.

Säkerhetskopiering som tjänst (BaaS)

Säkerhetskopiering som tjänst (BaaS), även kallat säkerhetskopiering till molnet, är en metod för att via internet kopiera data till ett säkert molnbaserat datalager, någon annanstans än i kundens egna lokaler.

Det är en av de vanligaste typerna av säkerhetskopiering för småföretag, eftersom dess huvudsyfte är att skydda data från risker relaterade till den mänskliga faktorn, cyberattacker, naturkatastrofer och stöld.

I stället för att säkerhetskopiera till en centraliserad IT-avdelning skickar BaaS-system data till en privat, offentlig eller hybrid molnmiljö. Dessa hybrida lagringsplatser i molnet ägs och hanteras vanligtvis av en tredjepartsleverantör.

Säkerhetskopiering som tjänst har många fördelar för småföretag:

• Bekvämlighet – Den kan konfigureras för automatisk eller kontinuerlig säkerhetskopiering, så att du inte behöver lyfta ett finger när allt är konfigurerat.
• Hög säkerhetsstandard – Data krypteras innan de skickas till servern för säkerhetskopiering.
• Fjärråtkomst – Med säkerhetskopiering till molnet blir det lättare att återställa filer när och var de än behövs. Det enda som krävs är en internetanslutning.
• Praktiskt – Den är mer kostnadseffektiv, flexibel och skalbar än andra lösningar.
• Trygghet – BaaS ger sinnesro för användare av program som tjänst (Software as a Service –SaaS) eftersom de säkerhetskopieringssystem som tillhandahålls av SaaS-leverantörerna själva inte alltid garanterar en snabb eller fullständig återställning av förlorade data.

Det här är det perfekta alternativet om du ofta arbetar medan du är på språng, från mobilen eller surfplattan. Med en tjänst för säkerhetskopiering till molnet säkerställer du att alla dina ändringar synkroniseras mellan alla enheter, så att du kan fortsätta att arbeta på ett projekt närhelst inspirationen slår till.

Dropbox Backup

Om säkerhetskopiering till molnet känns rätt för att skydda dina filer och data kan Dropbox Backup vara den perfekta lösningen.

Dropbox Backup är utformat med småföretag i åtanke och är en lösning av typen säkerhetskopiering som tjänst (BaaS), som erbjuder ett antal användbara och företagsinriktade funktioner:

• Säkerhetskopiera dina data i systemmappar automatiskt.
• Säkerhetskopiera filer och mappar på din PC eller Mac – till exempel mapparna Dokument, Nedladdningar och Skrivbord – direkt till ditt Dropbox-konto.
• Automatisk inkrementell säkerhetskopiering till molnet, som alltid är tillgänglig och håller dina filer uppdaterade med de senaste ändringarna, utan att hela filen behöver kopieras varje gång.
• Överföra filer från en säkerhetskopia till en ny dator.
• Kontrollera framsteg, visa historik och prioritera specifika filer från en och samma plats.
• När säkerhetskopieringen har konfigurerats kan du fortsätta använda dina mappar som vanligt, liksom alla filer som lagras i dem, på webben och från din mobiltelefon.
• Snabb filåterställning hjälper dig att återskapa förlorade filer som en del av en katastrofåterställningsplan.
• Snabb och enkel att använda.

Säkerhetskopiera din verksamhet idag

Till en början kan det kännas som att gå genom ett minfält att välja programvara för molnbaserad säkerhetskopiering för ditt småföretag. Men det behöver det inte göra.

Med Dropbox Backup hålls ditt digitala liv säkert så att du snabbt och smidigt kan återhämta dig från allt som kan hända i livet.