Cara memilih solusi pencadangan online terbaik untuk bisnis kecil Anda

Dalam dunia bisnis kecil, kebutuhan untuk melindungi file dan data Anda dari ancaman keamanan atau kegagalan peralatan adalah hal penting. Namun, dari mana Anda harus mulai? Kami hadir untuk membantu mewujudkannya, sehingga Anda dapat menemukan solusi pencadangan terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.

Pemilik bisnis kecil memilih solusi pencadangan awan untuk menggantikan pencadangan lokal

Memiliki bisnis kecil di dunia yang terhubung secara digital saat ini rasanya cukup berat. Saat Anda sibuk berjuang untuk mendapatkan prospek dan memastikan Anda melakukan pengiriman ke pelanggan dengan tepat waktu, Anda juga harus menghadapi kemungkinan kehilangan data yang sangat nyata.

Baik Anda telah mengalami kerugian karena kejahatan siber, penghapusan file yang tidak disengaja, atau bencana seperti kebakaran atau banjir—kehilangan data penting bisnis adalah hal yang fatal.

Di sinilah peran perangkat lunak cadangan awan. Dengan menyimpan arsip file dan sistem terbaru secara teratur di awan, Anda dapat memulihkannya dengan cepat dan mudah jika terjadi kehilangan data. Namun, bagaimana caranya memilih solusi pencadangan?

Dalam panduan ini, kami akan membeberkan seluk-beluk layanan pencadangan awan, sehingga Anda dapat memilih opsi terbaik untuk bisnis kecil Anda.

Mengapa pencadangan data penting untuk bisnis kecil

Sebelum menjawab pertanyaan “bagaimana”, mari merangkum “alasan” pencadangan terlebih dahulu.

Berkat sejumlah faktor, memiliki sistem cadangan di tempat dengan cepat menjadi hal penting untuk setiap bisnis kecil.

Mari mulai dengan salah satu ancaman paling menonjol terhadap data Anda—kejahatan. Ketika teknologi dan sistem digital terus berkembang, begitu pula aktor jahat yang ingin memanfaatkannya.

Meskipun bisnis mungkin memiliki tindakan pencegahan seperti perangkat lunak pertahanan, hanya perlu satu celah—atau kegagalan perangkat lunak—untuk membuat bisnis Anda terkena serangan.

Jika serangan siber atau perangkat lunak berbahaya dapat menembus pertahanan Anda, hal itu membuat data perusahaan atau pelanggan Anda hilang dicuri. Pelanggaran keamanan seperti ini dapat menghancurkan bisnis kecil, yang menghadapkan reputasi profesional dan komersialnya pada risiko besar. Namun, ada cara untuk melindungi diri Anda. 

Dengan sistem pencadangan di tempat, sistem dan data Anda dapat dipulihkan hanya dengan beberapa klik, sehingga bisnis Anda memiliki posisi terbaik untuk melakukan tindakan keamanan yang diperlukan.

Ilustrasi file yang disimpan dalam arsip, menggambarkan cadangan file digital

Selain aspek kriminal, ada juga kebutuhan regulasi untuk pencadangan. Menyimpan catatan data dapat menjadi aspek penting untuk mematuhi undang-undang dan peraturan—seperti CCPA atau GDPR. Dengan cadangan data, Anda tak perlu merasa khawatir karena Anda akan selalu memiliki catatan yang diperlukan untuk mematuhi peraturan, bahkan jika data aslinya hilang.

Tentu saja, cadangan bukan hanya terkait masalah kejahatan atau kepatuhan—terkadang ancaman terbesar dapat datang dari dalam. Lagi pula, manusia tak pernah lepas dari kesalahan, dan itu hal yang wajar. Menimpa atau menghapus file maupun folder secara tidak sengaja, pada titik tertentu, adalah hal yang tidak dapat dihindari.

Dengan pencadangan awan otomatis, Anda dapat memulihkan file yang dihapus ke versi terakhir yang benar hanya dalam beberapa klik. Semudah itu!

Jenis data apa yang harus saya "cadangkan"?

Untuk menjalankan bisnis, semua jenis data sangat diperlukan.

Meskipun Anda mungkin tergoda untuk hanya mencadangkan file dan folder yang paling signifikan dan penting bagi bisnis, melakukan hal itu dapat menimbulkan risiko mengabaikan file yang tampaknya tidak penting sampai semuanya terlambat

Sebagai aturan umum, kami sarankan untuk mencadangkan data berikut:

  • File personel
  • Dokumen administrasi bisnis
  • Catatan (seperti properti, pajak, atau keuangan)
  • File sistem komputer

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam solusi pencadangan online

Sistem pencadangan online berbeda dengan pencadangan lokal ke penyimpanan fisik, seperti hard drive, karena data dalam sistem tersebut disimpan di awan. Sistem ini memiliki beberapa kelebihan:

  • Anda dapat mencadangkan dari mana saja dan dari perangkat apa saja
  • Cadangan Anda aman dari kebakaran dan bencana lainnya, yang dapat menghancurkan perangkat dan drive cadangan Anda
  • Anda dapat mengotomatiskan pencadangan online, tanpa perlu menghubungkan penyimpanan eksternal apa pun

Oleh karena itu, pertimbangkan beberapa hal berikut saat mencari solusi pencadangan online:

  • Keandalan—apakah penyedia memiliki rekam jejak yang terbukti menjaga sistem tetap stabil dan online?
  • Keamanan—bagaimana data Anda dilindungi di awan?
  • Skalabilitas—seberapa mudah untuk memperluas ke banyak pengguna dan perangkat?
  • Retensi dan pengarsipan data jangka panjang—berapa banyak yang dapat Anda simpan?
  • Pemulihan data—seberapa mudah untuk mendapatkan kembali data Anda?
  • Kemudahan penggunaan—apakah Anda dapat menggunakannya dengan benar tanpa perlu banyak pelatihan? 
  • Dukungan teknis—apa yang terjadi ketika Anda membutuhkan bantuan?
  • Rasio biaya terhadap kinerja yang baik—apakah yang Anda dapatkan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan?

Solusi pencadangan online untuk bisnis kecil: apa saja pilihan Anda?

Setelah kita membahas dasar-dasar pencadangan dan hal-hal penting yang harus diperhatikan, mari gali lebih dalam mengenai opsinya. Meskipun mudah untuk mengasumsikan bahwa semua pencadangan adalah sama, sebenarnya ada berbagai jenis pencadangan yang dapat dipilih, yang disertai fungsi khusus dan kasus penggunaan yang dapat dipertimbangkan.

Hard drive eksternal dapat digunakan untuk pencadangan hibrida

Pencadangan penuh vs. inkremental vs. diferensial

Sampai saat ini, kita lebih berfokus pada lokasi cadangan disimpan, sedangkan ketiga rute ini semuanya berhubungan dengan cara data itu sendiri dicadangkan.

Mari kita uraikan:

  • Pencadangan penuh—salinan lengkap dari semua data yang telah Anda pilih untuk pencadangan
  • Pencadangan inkremental—mencadangkan perubahan pada data sejak pencadangan terakhir
  • Pencadangan diferensial—menyalin semua perubahan yang dibuat, tetapi hanya sejak pencadangan penuh yang terakhir

Jika kecepatan dan efisiensi waktu adalah prioritas utama bisnis Anda, pilih solusi pencadangan inkremental. Karena pencadangan inkremental hanya akan memperbarui perubahan yang dibuat pada file Anda sejak pencadangan terakhir, Anda tidak perlu memproses ulang file yang tidak berubah di antara pencadangan.

Selain itu, metode inkremental mengurangi risiko kehilangan data karena dapat mengurangi risiko kesenjangan antara cadangan secara signifikan. Dropbox Backup menyediakan layanan pencadangan inkremental—memperbarui perubahan pada file yang dicadangkan, bukan memproses ulang seluruh file lagi.

Dari pilihan-pilihan ini, jenis pencadangan yang Anda gunakan akan bergantung pada kebutuhan Anda dan frekuensi pembaruan file. Sebaiknya pikirkan hal ini dan pilih layanan yang mencadangkan data dengan cara yang sesuai untuk Anda.

Pencadangan hibrida

Pencadangan hibrida memungkinkan bisnis memadukan antara pencadangan online dan lokal.

Dengan pencadangan hibrida, satu salinan cadangan disimpan di awan, dan salinan lainnya disimpan secara lokal di tempat, menggunakan hard drive eksternal atau alat sejenisnya.

Mengapa bisnis kecil ingin memiliki cadangan online dan lokal? Berikut adalah beberapa manfaat umum yang perlu dipertimbangkan:

  • Memberi Anda perlindungan yang lebih kuat untuk segala kemungkinan—jika Anda tidak dapat mengakses cadangan di tempat karena kerusakan atau pencurian, misalnya, Anda masih dapat mengakses salinan cadangan data Anda di awan
  • Mengatasi masalah koneksi internet dan kecepatan jaringan—misalnya, jika Anda memiliki beberapa komputer yang dicadangkan secara teratur ke awan, hal ini dapat membebani koneksi internet Anda

Terlepas dari segala kelebihan ini, pencadangan hibrida juga memiliki beberapa kelemahan:

  • Memerlukan lokasi penyimpanan yang aman untuk cadangan di tempat
  • Tidak cocok untuk bekerja jarak jauh, karena tidak mungkin mengharapkan semua pekerja jarak jauh memiliki akses ke perangkat cadangan lokal
  • Pencadangan di tempat memerlukan input manual—sangat mudah untuk lupa mencadangkan file Anda secara teratur

Pencadangan hibrida bukan untuk semua orang, dan banyak bisnis dapat bertahan hanya dengan pencadangan awan. Namun, jika keamanan ekstra dari solusi hibrida terasa tepat untuk bisnis Anda, ini adalah pilihan yang layak dipertimbangkan.

Pencadangan Pemulihan Bencana sebagai layanan (DRaaS)

Apakah bisnis kecil Anda bergantung pada jaringan perangkat, server, dan pengguna yang rumit? Jika demikian, pencadangan Pemulihan Bencana sebagai layanan, yang disebut juga sebagai DRaaS, mungkin cocok untuk kebutuhan Anda.

DRaaS adalah model layanan komputasi awan. Layanan memungkinkan bisnis untuk mencadangkan infrastruktur TI, serta datanya, ke lingkungan komputasi awan pihak ketiga.

Jenis layanan ini membantu bisnis memulihkan akses dan fungsionalitas ke infrastruktur TI mereka jika terjadi bencana dan dapat bermanfaat jika bisnis Anda mengandalkan sistem TI yang canggih.

Pemulihan Bencana sebagai Layanan (DRaaS) membantu bisnis dengan infrastruktur TI yang rumit

Umumnya, keuntungan terbesar dari pencadangan DRaaS adalah memungkinkan bisnis untuk terus beroperasi, bahkan jika bisnis terkena bencana.

Keuntungan lain, berkat model "sebagai layanan", bisnis yang menggunakan cadangan DRaaS tidak harus menyediakan atau memiliki sumber daya untuk menjalankan sistem ini. Bisnis tersebut bahkan tidak perlu mengelola sendiri proses pemulihan bencana.

Pencadangan DRaaS berbeda dengan Pencadangan Sebagai Layanan (BaaS), di mana hanya data—bukan infrastruktur TI, atau kemampuan untuk memproses data—yang akan disalin dan disimpan di awan.

Pencadangan sebagai Layanan (BaaS)

Pencadangan sebagai Layanan (BaaS), juga disebut sebagai pencadangan awan, adalah metode menyalin data ke penyimpanan data berbasis awan yang aman di luar situs melalui internet.

Ini adalah salah satu jenis cadangan yang lebih umum digunakan untuk bisnis kecil, karena tujuan utamanya adalah untuk melindungi data dari risiko kesalahan manusia, serangan siber, bencana alam, dan pencurian perangkat.

Sistem BaaS mengirim data ke lingkungan awan pribadi, publik, atau hibrida, bukan mencadangkan ke departemen TI terpusat. Repositori awan hibrida ini biasanya dimiliki dan dikelola oleh penyedia layanan pihak ketiga.

Pencadangan sebagai Layanan hadir dengan banyak keuntungan untuk bisnis kecil:

  • Kenyamanan—dapat dikonfigurasi untuk menjadi pencadangan otomatis atau berkelanjutan, jadi Anda tidak perlu melakukan apa-apa lagi setelah semuanya siap
  • Standar keamanan yang tinggi—data dienkripsi sebelum dikirim ke server untuk dicadangkan
  • Akses jarak jauh—cadangan awan memudahkan pemulihan file kapan pun dan di mana pun dibutuhkan, asalkan ada koneksi internet untuk mengaksesnya
  • Praktis—lebih hemat biaya, fleksibel, dan dapat diskalakan dibandingkan solusi alternatif
  • Jaminan—BaaS memberikan ketenangan pikiran bagi pengguna perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), karena sistem pencadangan yang disediakan oleh SaaS sendiri tidak selalu menjamin pemulihan data yang hilang dengan cepat atau lengkap

Ini adalah pilihan yang tepat jika Anda sering bekerja menggunakan ponsel atau tablet saat sedang bepergian. Layanan pencadangan awan akan memastikan semua kemajuan Anda disinkronkan di seluruh perangkat, sehingga Anda dapat mengambil proyek kapan pun Anda mendapatkan inspirasi.

Dropbox Backup

Jika pencadangan awan dirasa cocok untuk melindungi file dan data Anda, Dropbox Backup dapat menjadi solusi ideal bagi Anda.

Animasi komputer desktop yang dicadangkan ke Dropbox Backup.

Dirancang dengan mempertimbangkan bisnis kecil, Dropbox Backup adalah suatu penyedia Pencadangan sebagai Layanan (BaaS) yang menawarkan sejumlah fitur yang berguna dan berorientasi bisnis:

  • Mencadangkan data Anda ke dalam folder sistem secara otomatis
  • Mencadangkan file dan folder di PC atau Mac Anda—termasuk dokumen, unduhan, dan desktop—langsung ke akun Dropbox Anda
  • Pencadangan awan inkremental otomatis yang selalu aktif membuat file selalu mengikuti perubahan terbaru Anda, tanpa perlu memproses seluruh file setiap kali pencadangan dilakukan
  • Memigrasikan file dari Backup ke komputer baru
  • Memeriksa kemajuan, melihat riwayat, dan memprioritaskan file tertentu dari satu tempat
  • Setelah Backup disiapkan, Anda dapat terus menggunakan folder seperti biasa, serta file apa pun yang tersimpan di dalamnya, di web, dan dari ponsel Anda
  • Pemulihan file dengan cepat yang membantu mendapatkan kembali file Anda yang hilang sebagai bagian dari rencana pemulihan bencana
  • Cepat dan mudah digunakan

Cadangkan bisnis Anda hari ini

Meskipun memilih perangkat lunak pencadangan awan untuk bisnis kecil Anda mungkin terasa sangat berat pada awalnya, tetapi seharusnya tidak perlu demikian.

Dengan Dropbox Backup, kami memudahkan dalam menjaga keamanan aktivitas digital Anda—sehingga Anda dapat memulihkan dengan cepat dan lancar dari segala rintangan yang menghadang.

Lanjutkan tepat di bagian terakhir yang Anda tinggalkan.

Ketahui lebih lanjut tentang Dropbox Backup