Cómo elegir la mejor solución de copia de seguridad en línea para tu pequeña empresa

En el mundo de la pequeña empresa, la necesidad de proteger tus archivos y datos frente a amenazas de seguridad o fallas de los equipos se hace imprescindible. Pero ¿por dónde empiezas? Estamos aquí para darle sentido a todo, para que puedas encontrar la mejor solución de copia de seguridad para tus necesidades empresariales.

Propietario de una pequeña empresa eligiendo una solución de copia de seguridad en la nube para reemplazar la copia de seguridad local

Es difícil ser una pequeña empresa en el mundo actual, conectado digitalmente. Mientras estás ocupado luchando por clientes potenciales y asegurándote de entregar a los clientes a tiempo, también tienes que lidiar con la posibilidad real de pérdida de datos.

Ya sea que hayas sido víctima de un ciberdelito, una eliminación accidental de archivos o un desastre como un incendio o una inundación, perder los datos críticos de tu empresa puede ser devastador.

Aquí es donde entra en juego el software de copia de seguridad en la nube. Al actualizar y almacenar regularmente tus archivos y sistemas en la nube, puedes recuperarlos de forma rápida y sencilla en caso de pérdida de datos. Pero ¿cómo elegir una solución de copia de seguridad?

En esta guía, desmitificamos las complejidades de los servicios de copia de seguridad en la nube, para que puedas elegir la mejor opción para tu pequeña empresa.

Por qué la copia de seguridad de los datos es importante para las pequeñas empresas

Antes de pasar al "cómo", recapitulemos el "por qué" de las copias de seguridad.

Gracias a una serie de factores, disponer de un sistema de copia de seguridad se está volviendo esencial rápidamente para todas las pequeñas empresas.

Empecemos por una de las amenazas más importantes para tus datos: el delito. A medida que la tecnología y los sistemas digitales siguen evolucionando, también lo hacen los malhechores que quieren aprovecharlos.

Aunque una empresa pueda contar con medidas preventivas como el software de defensa, solo hace falta un resquicio, o una falla del software, para exponer a tu empresa a un ataque.

Y si un ciberataque o una pieza de software malicioso es capaz de burlar tus defensas, expone los datos de tu empresa o de tus clientes al robo. Una infracción de este tipo podría ser devastadora para una pequeña empresa, ya que pondría en gran riesgo tu reputación profesional y comercial. Pero hay una manera de protegerte. 

Con un sistema de copia de seguridad instalado, puedes restaurar tus sistemas y datos en pocos clics, poniendo a tu empresa en la mejor posición para tomar las medidas de seguridad necesarias.

Ilustración de ficheros almacenados en un archivo, que simboliza la copia de seguridad de archivos digitales

Además del aspecto criminal, también existe una necesidad regulatoria de realizar copias de seguridad. La conservación de los registros de datos puede ser esencial para el cumplimiento de las leyes y reglamentos, como la CCPA o el GDPR. Con una copia de seguridad de tus datos, puedes estar seguro de que siempre tendrás los registros necesarios para el cumplimiento normativo, incluso si se pierden los originales.

Por supuesto, la copia de seguridad no se trata solo de delitos o cumplimiento: a veces la mayor amenaza puede provenir del interior. Después de todo, la gente comete errores, es humano. Es casi inevitable que, en algún momento, un archivo o carpeta se elimine o sobrescriba accidentalmente.

Con la copia de seguridad automatizada en la nube, puedes restaurar los archivos eliminados a la última versión correcta en tan solo unos clics. ¡Fácil!

¿Qué tipo de datos debo "respaldar"?

Se necesitan todo tipo de datos para dirigir una empresa.

Aunque pueda tentarte hacer una copia de seguridad solo de los archivos y carpetas más importantes y críticos para la empresa, al hacerlo corres el riesgo de pasar por alto archivos que no parecen importantes hasta que es demasiado tarde

Como regla general, recomendamos hacer una copia de seguridad de los siguientes datos:

  • Legajos del personal
  • Documentos de administración empresarial
  • Registros (como los de propiedad, fiscales o financieros)
  • Archivos del sistema informático

Qué buscar en una solución de copia de seguridad en línea

Un sistema de copia de seguridad en línea es diferente de la copia de seguridad local en unidades de almacenamiento físico, como un disco duro, porque los datos se almacenan en la nube. Esto puede ser útil por varios motivos:

  • Puedes hacer copias de seguridad desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
  • Tu copia de seguridad está a salvo de incendios y otros desastres, que de otro modo podrían haber destruido tanto tu dispositivo como tus unidades de copia de seguridad
  • Puedes automatizar una copia de seguridad en línea, sin necesidad de conectar ningún dispositivo de almacenamiento externo

Con esto en mente, he aquí lo que hay que tener en cuenta cuando buscamos una solución de copia de seguridad en línea:

  • Confiabilidad: ¿el proveedor tiene un registro comprobado de mantener los sistemas estables y en línea?
  • Seguridad: ¿cómo se protegen tus datos en la nube?
  • Escalabilidad: ¿cuán fácil es expandirse a múltiples usuarios y dispositivos?
  • Retención y archivado de datos a largo plazo: ¿cuánto puedes almacenar?
  • Recuperación de datos: ¿cuán fácil es recuperar tus datos?
  • Facilidad de uso: ¿podrás usarlo correctamente sin demasiada capacitación? 
  • Soporte técnico: ¿qué ocurre cuando necesitas ayuda?
  • Buena relación costo-rendimiento: ¿estás aprovechando tu dinero?

Soluciones de copia de seguridad en línea para pequeñas empresas: ¿cuáles son tus opciones?

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de las copias de seguridad y los aspectos clave a tener en cuenta, profundicemos un poco más en las opciones. Aunque es fácil suponer que todas las copias de seguridad son iguales, en realidad hay una gran variedad de tipos entre los que elegir, muchos de ellos con funciones específicas y pensados para usos específicos.

Se puede utilizar un disco duro externo para realizar copias de seguridad híbridas

Copias de seguridad completas vs. incrementales vs. diferenciales

Hasta este momento, nos hemos centrado principalmente en dónde se almacena una copia de seguridad, mientras que estas tres rutas se relacionan con la forma en que los datos mismos se respaldan en primer lugar.

Vamos a desglosarlo:

  • Copia de seguridad completa: una copia completa de todos los datos que has elegido para la copia de seguridad
  • Copia de seguridad incremental: recupera los cambios en los datos desde la última copia de seguridad
  • Copia de seguridad diferencial: copia todos los cambios realizados, pero solo desde la última copia de seguridad completa

Si la velocidad y la eficiencia en el tiempo son las principales prioridades de tu empresa, busca una solución de copia de seguridad incremental. Dado que una copia de seguridad incremental solo actualizará los cambios realizados en tus archivos desde la última copia de seguridad, no tendrás que volver a procesar los archivos que no hayan cambiado entre copias de seguridad.

Del mismo modo, debido a que las brechas entre las copias de seguridad se reducen significativamente, el método incremental reduce el riesgo de pérdida de datos. Dropbox Backup ofrece un servicio de copia de seguridad incremental, que actualiza los cambios en los archivos de la copia de seguridad en lugar de volver a procesar todo el archivo.

Cuál de estas opciones utilices dependerá de tus necesidades y de la frecuencia con la que tus archivos se actualicen. Es una buena idea pensar en esto con detenimiento y elegir un servicio que haga una copia de seguridad de tus datos de la manera que más te convenga.

Copia de seguridad híbrida

La copia de seguridad híbrida permite a las empresas combinar la copia de seguridad en línea y la local.

Con una copia de seguridad híbrida, una copia de seguridad se almacena en la nube y otra se almacena localmente, en un disco duro externo o equivalente.

¿Por qué una pequeña empresa podría querer tener copias de seguridad tanto en línea como locales? Pues bien, a continuación exponemos algunas de las ventajas más comunes a tener en cuenta:

  • Ofrece una protección más sólida para todos y cada uno de los eventos; si no puedes acceder a tu copia de seguridad in-situ debido a daños o robos, por ejemplo, puedes seguir accediendo a copias de seguridad de tus datos en la nube.
  • Mitiga los problemas de conexión a Internet y de velocidad de la red; si tienes varias computadoras que realizan regularmente copias de seguridad en la nube, por ejemplo, esto podría saturar tu conexión a Internet

A pesar de estas ventajas, la copia de seguridad híbrida también incluye algunos aspectos negativos:

  • Requiere un lugar de almacenamiento seguro para tu copia de seguridad in-situ
  • No se presta especialmente bien para el trabajo remoto, ya que no es factible esperar que todos los trabajadores remotos tengan acceso a un dispositivo de copia de seguridad local
  • La copia de seguridad in-situ requiere una entrada de datos manual. Es fácil olvidarse de realizar copias de seguridad de los archivos de forma regular.

La copia de seguridad híbrida no es para todo el mundo, y muchas empresas pueden arreglárselas solo con la copia de seguridad en la nube. Sin embargo, si la seguridad adicional de una solución híbrida resulta adecuada para tu empresa, entonces es una ruta que vale la pena considerar.

Copia de seguridad de recuperación después de un desastre como servicio (DRaaS)

¿Tu pequeña empresa depende de una intrincada red de dispositivos, servidores y usuarios? De ser así, la copia de seguridad de recuperación después de un desastre como servicio, también conocida como DRaaS (Disaster Recovery as a Service), podría ser una buena opción para tus necesidades.

DRaaS es un modelo de servicio de computación en la nube. Permite a una empresa hacer una copia de seguridad de su infraestructura informática, así como de sus datos, en un entorno de computación en la nube de terceros.

Este tipo de servicio ayuda a las empresas a restablecer el acceso y la funcionalidad de su infraestructura informática en caso de desastre y puede ser beneficioso si tu empresa depende de un sistema informático avanzado.

La recuperación después de un desastre como servicio (DRaaS) ayuda a las empresas con una infraestructura de TI compleja

Naturalmente, la mayor ventaja de la copia de seguridad DRaaS es que permite que una empresa siga operando, incluso si experimenta un desastre.

Otra ventaja, gracias al modelo "como servicio", es que la empresa que utiliza la copia de seguridad DRaaS no tiene que proporcionar ni poseer los recursos necesarios para ejecutar este sistema. Ni siquiera tiene que gestionar el proceso de recuperación de desastres por sí misma.

La copia de seguridad DRaaS es diferente a la copia de seguridad como servicio (Backup as a Service, BaaS), en la que solo se copian y almacenan en la nube los datos y no la infraestructura de TI, o la capacidad de procesar los datos.

Copia de seguridad como servicio (BaaS)

Backup as a Service (BaaS), también conocido como copia de seguridad en la nube, es un método para copiar datos en un repositorio de datos basado en la nube seguro y externo, a través de Internet.

Es uno de los tipos de copia de seguridad más utilizados por las pequeñas empresas, ya que su objetivo principal es proteger los datos de los riesgos de errores humanos, ciberataques, desastres naturales y robo de dispositivos.

En lugar de realizar copias de seguridad en un departamento de TI centralizado, los sistemas BaaS envían datos a un entorno de nube privada, pública o híbrida. Estos repositorios de nube híbrida suelen ser propiedad de un proveedor de servicios de terceros, y están gestionados por él.

Backup as a Service incluye muchas ventajas para las pequeñas empresas:

  • Comodidad: puede configurarse para que la copia de seguridad sea automática o continua, por lo que no tendrás que mover un dedo una vez que esté todo configurado
  • Altos estándares de seguridad: los datos se encriptan antes de ser enviados al servidor para la copia de seguridad
  • Acceso remoto: la copia de seguridad en la nube facilita la recuperación de archivos cuando y donde sea que se necesiten, siempre que haya una conexión a Internet para acceder a ellos.
  • Practicidad: más rentable, flexible y escalable que las soluciones alternativas
  • Tranquilidad: BaaS proporciona tranquilidad a los usuarios de software como servicio (SaaS), ya que los sistemas de copia de seguridad proporcionados por el propio SaaS no siempre garantizan una recuperación rápida o completa de los datos perdidos.

Esta es la opción perfecta si a menudo trabajas desde tu móvil o tablet, y no en un lugar fijo. Un servicio de copia de seguridad en la nube garantizará que la totalidad de tu progreso se sincronice en todos tus dispositivos, para que puedas retomar un proyecto cada vez que tengas una ráfaga de inspiración.

Dropbox Backup

Si la copia de seguridad en la nube parece la opción más adecuada para proteger tus archivos y datos, entonces Dropbox Backup podría ser tu solución ideal.

Animación de una computadora de escritorio con copia de seguridad en Dropbox Backup.

Diseñado pensando en las pequeñas empresas, Dropbox Backup es una copia de seguridad como servicio (BaaS) que ofrece una serie de funciones útiles y orientadas a las empresas:

  • Haz una copia de seguridad de tus datos en las carpetas del sistema de forma automática
  • Crea copias de seguridad de archivos y carpetas en tu PC o Mac, incluyendo documentos, descargas y escritorio, directamente en tu cuenta de Dropbox.
  • La copia de seguridad automática e incremental en la nube mantiene los archivos actualizados con los últimos cambios, sin necesidad de procesar todo el archivo cada vez
  • Migra archivos de Backup a una nueva computadora
  • Un solo lugar para comprobar el progreso, ver el historial y priorizar archivos específicos
  • Una vez configurado Backup, podrás seguir usando tus carpetas como de costumbre, así como cualquier archivo almacenado en él, en la Web y en tu teléfono móvil.
  • Recuperación rápida de archivos, que ayuda a recuperar tus archivos perdidos como parte de un plan de recuperación de desastres
  • Rápido y fácil de usar

Haz una copia de seguridad de tu empresa hoy mismo

Aunque elegir un software de copia de seguridad en la nube para tu pequeña empresa puede parecer un campo minado al principio, no tiene por qué ser así.

Con Dropbox Backup te ayudamos a mantener tu vida digital segura, para que puedas recuperarte rápida y fácilmente de cualquier situación que la vida te presente.