Como escolher a melhor solução de backup on-line para sua pequena empresa

A necessidade de proteger seus arquivos e dados contra ameaças à segurança ou falhas de equipamento é essencial no mundo das pequenas empresas. Mas por onde começar? Estamos aqui para explicar tudo isso, para que você encontre a melhor solução de backup para suas necessidades empresariais.

Um proprietário de pequena empresa escolhendo uma solução de backup em nuvem para substituir o backup local

É difícil ser uma pequena empresa no mundo digital de hoje. Enquanto você está ocupado batalhando por leads e se certificando de fazer as entregas aos clientes dentro do prazo, também precisa lidar com a possibilidade muito real de perder dados.

Seja como vítima de um crime cibernético, exclusão acidental de arquivos ou desastres como incêndio ou inundação, perder seus dados empresariais críticos pode ser devastador.

É aqui que entra em cena o software de backup na nuvem. Ao armazenar regularmente um arquivamento atualizado dos seus arquivos e sistemas na nuvem, é possível recuperá-los de maneira rápida e fácil em caso de perda de dados. Mas como escolher uma solução de backup?

Neste guia, desmistificamos as complexidades dos serviços de backup na nuvem, para que você possa escolher a melhor opção para sua pequena empresa.

Por que o backup de dados é importante para as pequenas empresas

Antes de chegarmos ao "como", vamos primeiro recapitular o "porquê" do backup.

Graças a uma série de fatores, ter um sistema de backup é essencial para as pequenas empresas.

Vamos começar com uma das mais proeminentes ameaças aos seus dados, o crime. Assim como a tecnologia e os sistemas digitais estão em constante evolução, o mesmo acontece com as pessoas mal intencionadas que querem se aproveitar deles.

Embora uma empresa tenha adotado medidas preventivas como softwares de defesa, basta uma brecha, uma falha no software, para expor sua empresa a um ataque.

E se um ataque cibernético ou um software malicioso conseguir driblar as suas defesas, ele expõe os dados da sua empresa ou do cliente ao roubo. Uma violação como essa pode ser devastadora para uma pequena empresa, além de colocar sua reputação profissional e empresarial em grande risco. Mas há uma maneira de se proteger. 

Com um sistema de backup estabelecido, você pode restaurar seus sistemas e dados com apenas alguns cliques, colocando sua empresa na melhor posição para tomar as medidas de segurança necessárias.

Uma ilustração de documentos sendo armazenados em um arquivo, simbolizando o backup de arquivos digitais

Além do aspecto criminal, há também uma necessidade regulamentar para o backup. A preservação de registros de dados pode ser essencial para o cumprimento de leis e regulamentos, como CCPA ou GDPR. Com um backup dos seus dados, você pode ter certeza de que sempre terá os registros necessários para a conformidade regulamentar, mesmo que os originais sejam perdidos.

É claro que o backup não se trata apenas de crime ou conformidade, algumas vezes a maior ameaça pode vir de dentro. Afinal de contas, errar é humano. É praticamente inevitável que, em algum momento, um arquivo ou pasta seja acidentalmente excluído ou substituído.

Com o backup em nuvem automatizado, você pode restaurar os arquivos excluídos para a última versão correta em apenas alguns cliques. Fácil!

De que tipo de dados eu devo fazer backup?

Para administrar uma empresa são necessários todos os tipos de dados.

Embora seja tentador fazer backup apenas dos arquivos e pastas mais importantes e críticos para os negócios, ao fazer isso você corre o risco de ignorar os arquivos que não parecem importantes até que seja tarde demais.

Como regra geral, recomendamos fazer backup dos seguintes dados:

  • Arquivos de pessoal
  • Documentos de administração da empresa
  • Registros (como bens, impostos ou financeiros)
  • Arquivos do sistema de computador

O que buscar em uma solução de backup on-line

Um sistema de backup on-line é diferente do backup local para armazenamento físico, como um disco rígido, pois os dados são armazenados na nuvem. Isso pode ser útil por algumas razões:

  • Você pode fazer backup de qualquer lugar e de qualquer dispositivo.
  • Seu backup está a salvo de incêndios e outros desastres, que poderiam destruir tanto seu dispositivo quanto suas unidades de backup.
  • Você pode automatizar o backup on-line, sem precisar conectar qualquer armazenamento externo.

Com isso em mente, confira o que procurar em uma solução de backup on-line:

  • Confiabilidade — O fornecedor tem um registro comprovado para manter os sistemas estáveis e on-line?
  • Segurança — Como seus dados estão protegidos na nuvem?
  • Escalabilidade — É fácil expandir para vários usuários e dispositivos?
  • Retenção e arquivamento de dados a longo prazo — Quanto é possível armazenar?
  • Recuperação de dados — É fácil recuperar seus dados?
  • Facilidade de uso — Você consegue usar corretamente sem muito treinamento? 
  • Atendimento técnico — O que acontece quando você precisa de ajuda?
  • Boa relação custo/desempenho — Você está recebendo pelo valor que pagou?

Soluções de backup on-line para pequenas empresas: quais são suas opções?

Agora que já abordamos o básico do backup e o que é essencial procurar, vamos detalhar um pouco mais as opções. Embora seja fácil supor que todos os backups são iguais, na verdade há uma grande variedade de tipos para escolher, muitos com funções específicas e casos de uso específicos a considerar.

Um disco rígido externo pode ser usado para backup híbrido

Backup completo x incremental x diferencial

Até este ponto, nos concentramos principalmente em onde um backup é armazenado, enquanto essas três variedades estão relacionadas à forma como os dados propriamente ditos são copiados em backup.

Vamos explicar melhor:

  • Backup completo — Uma cópia completa de todos os dados que você escolheu para fazer backup.
  • Backup incremental — Backup das alterações que ocorreram nos dados desde o último backup.
  • Backup diferencial — Copia todas as mudanças feitas, mas somente desde o último backup completo.

Se velocidade e eficiência são as principais prioridades da sua empresa, procure uma solução de backup incremental. Como o backup incremental atualiza somente as alterações feitas nos arquivos desde o último backup, você não precisa processar novamente os arquivos que não foram alterados entre os backups.

Da mesma forma, como os intervalos entre os backups são significativamente reduzidos, o método incremental diminui o risco de perda de dados. O Dropbox Backup oferece um serviço de backup incremental, atualizando as alterações em seus arquivos armazenados em backup em vez de processar o arquivo inteiro novamente.

A escolha depende das suas necessidades e da frequência em que os arquivos são atualizados. É importante pensar bem e escolher um serviço que faça backup dos seus dados da maneira que funcione para você.

Backup híbrido

O backup híbrido permite às empresas misturar tanto o backup on-line quanto o local.

Com um backup híbrido, uma cópia de backup é armazenada na nuvem e outra é armazenada no local, em um disco rígido externo ou equivalente.

Por que uma pequena empresa vai escolher o backup on-line e backup local? Confira alguns dos benefícios a serem considerados:

  • Oferece proteção mais robusta para toda e qualquer eventualidade: se você não puder acessar seu backup no local devido a danos ou roubo, por exemplo, ainda pode acessar as cópias do backup dos seus dados na nuvem.
  • Reduz os problemas de conexão com a internet e velocidade da rede. Por exemplo, se você tiver vários computadores fazendo backup regularmente para a nuvem, sua conexão com a internet pode ficar sobrecarregada.

Apesar destas vantagens, o backup híbrido também tem algumas desvantagens:

  • Requer um local de armazenamento seguro para o backup no local.
  • Não serve para circunstâncias de trabalho remoto, pois não é viável esperar que todos os funcionários remotos tenham acesso a um dispositivo local de backup.
  • O backup no local requer entrada manual e é fácil esquecer de fazer backup dos arquivos regularmente.

O backup híbrido não é para todos e muitas empresas sobrevivem apenas com o backup em nuvem. No entanto, se a segurança extra de uma solução híbrida for adequada para sua empresa, vale a pena considerar essa opção.

Backup DRaaS (recuperação de desastres como serviço)

Sua pequena empresa depende de uma rede intrincada de dispositivos, servidores e usuários? Caso dependa, o backup de recuperação de desastres como serviço, também conhecido como DRaaS, pode atender às suas necessidades.

O DRaaS é um modelo de serviço de computação na nuvem. Ele permite que uma empresa faça backup da infraestrutura de TI, além dos dados, em um ambiente de computação na nuvem de terceiros.

Esse tipo de serviço ajuda as empresas a restaurar o acesso e a funcionalidade da sua infraestrutura de TI no caso de um desastre e pode ser vantajoso caso sua empresa dependa de um sistema de TI avançado.

Recuperação de desastres como Serviço (DRaaS) ajuda as empresas com infraestrutura de TI intrincada

Naturalmente, a maior vantagem do backup DRaaS é que ele permite que uma empresa continue operando, mesmo em caso de desastres.

Outra vantagem, graças ao modelo "como serviço", é que a empresa que usa o backup DRaaS não tem que ter um provedor ou os recursos para executar este sistema. Nem mesmo é necessário gerenciar o processo de recuperação de desastres por conta própria.

O backup DRaaS é diferente do Backup como serviço (BaaS), no qual apenas os dados e não a infraestrutura de TI, ou a capacidade de processar os dados, são copiados e armazenados na nuvem.

Backup como serviço (BaaS)

O backup como serviço (BaaS), também conhecido como backup na nuvem, é um método de cópia de dados em um repositório de dados fora do local, seguro e baseado em nuvem via internet.

É um dos tipos de backup mais usados para pequenas empresas, pois seu principal objetivo é proteger os dados dos riscos de erros humanos, ataques cibernéticos, desastres naturais e roubo de dispositivos.

Em vez de fazer backup em um departamento de TI centralizado, os sistemas BaaS enviam dados para um ambiente de nuvem privado, público ou híbrido. Esses repositórios híbridos em nuvem são tipicamente de propriedade e gerenciados por um prestador de serviços terceirizado.

O Backup como serviço tem muitas vantagens para as pequenas empresas:

  • Conveniência — Pode ser configurado para ser um backup automático ou contínuo, assim você não precisa fazer mais nada depois da configuração.
  • Altos padrões de segurança — os dados são criptografados antes de serem enviados ao servidor para backup.
  • Acesso remoto — o backup em nuvem facilita a recuperação de arquivos quando e onde forem necessários, desde que haja uma conexão com a internet para serem acessados.
  • Prático — mais econômico, flexível e escalável do que as soluções alternativas.
  • Garantia — o BaaS proporciona tranquilidade aos usuários de Software como serviço (SaaS), pois os sistemas de backup fornecidos pelo próprio SaaS nem sempre garantem uma recuperação rápida ou completa dos dados perdidos.

Esta é a opção perfeita se você trabalha com frequência usando seu celular ou tablet. Um serviço de backup na nuvem garante que todo o progresso seja sincronizado em todos os seus dispositivos, para que você possa retomar um projeto sempre que tiver uma explosão de inspiração.

Dropbox Backup

Se o backup na nuvem parece a opção certa para proteger seus arquivos e dados, então o Dropbox Backup pode ser sua solução ideal.

Uma animação de um computador desktop passando por backup no Dropbox Backup.

Desenvolvido com as pequenas empresas em mente, o Dropbox Backup é um Backup como Serviço (BaaS) que oferece uma série de recursos úteis e voltados para os negócios:

  • Faça o backup dos seus dados automaticamente em pastas do sistema.
  • Faça o backup de arquivos e pastas em seu PC ou Mac, incluindo documentos, downloads e desktop, diretamente em sua conta do Dropbox.
  • O backup em nuvem automático, incremental e sempre ativo mantém os arquivos atualizados com suas últimas mudanças, sem a necessidade de processar o arquivo inteiro todas as vezes.
  • Migre arquivos do Backup para um novo computador.
  • Um lugar para verificar o progresso, visualizar o histórico e priorizar arquivos específicos.
  • Depois que o Backup estiver configurado, você pode continuar usando suas pastas normalmente, assim como todos os arquivos armazenados nela, seja pela web ou pelo celular.
  • Recuperação rápida de arquivos, para ajudar a recuperar seus arquivos perdidos como parte de um plano de recuperação de desastres.
  • Rápido e simples de usar.

Faça o backup da sua empresa hoje mesmo

Embora a escolha do software de backup em nuvem para sua pequena empresa pareça um campo minado no início, não precisa ser assim.

Com o Dropbox Backup, é mais fácil manter sua vida digital segura, para que você possa se recuperar de forma rápida e tranquila de qualquer eventualidade.