Як вибрати найкраще онлайн‑рішення з резервного копіювання для малого бізнесу

У світі малого бізнесу необхідність захисту файлів і даних від загроз безпеці або відмов обладнання стає дедалі більш нагальною. Але з чого почати? Ми допоможемо у всьому розібратися, щоб ви змогли знайти оптимальне рішення з резервного копіювання, що відповідає потребам вашого бізнесу.

Власник малого бізнесу, який вибирає рішення із хмарного резервного копіювання замість локального резервного копіювання

У сучасному світі цифрових технологій малому бізнесу доводиться нелегко. У той час як ви зайняті боротьбою за потенційних клієнтів і забезпеченням своєчасної здачі проєктів замовникам, вам також доводиться мати справу з цілком реальною можливістю втрати даних.

Незалежно від того, стали ви жертвою кіберзлочинності, випадкового видалення файлів або стихійного лиха, як‑от пожежа або повінь, втрата критично важливих для бізнесу даних може бути руйнівною.

Саме тут на допомогу приходить програмне забезпечення для хмарного резервного копіювання. Регулярно зберігаючи актуальний архів своїх файлів і систем у хмарі, ви зможете швидко й легко відновити їх у разі втрати даних. Але як вибрати рішення з резервного копіювання?

У цьому посібнику ми розберемо всі тонкощі сервісів хмарного резервного копіювання, щоб ви змогли вибрати оптимальний варіант для свого малого бізнесу.

Чому резервне копіювання даних є важливим для малого бізнесу

Перш ніж поговорити про те, «як» здійснювати резервне копіювання, спочатку коротко розгляньмо «чому» це потрібно робити.

Через низку чинників наявність системи резервного копіювання швидко стає необхідністю для кожного малого бізнесу.

Почнімо з однієї з найсерйозніших загроз даним — з кіберзлочинів. З розвитком технологій і цифрових систем розвиваються і злочинці, які хочуть скористатися їхніми перевагами.

Хоча в компанії можуть використовуватися превентивні заходи, як‑от захисне програмне забезпечення, достатньо однієї лазівки (збою в програмному забезпеченні), щоб ваш бізнес зазнав атаки.

І, якщо кібератака або частина шкідливого програмного забезпечення зможе прослизнути повз вашого захисту, це наразить на небезпеку крадіжки дані вашої компанії або клієнтів. Подібне порушення може виявитися згубним для малого бізнесу, наражаючи величезному ризику його професійну й комерційну репутацію. Але є спосіб захистити себе. 

За наявності системи резервного копіювання ви зможете легко відновити свої системи й дані. Це створює для вашого бізнесу найкращі умови для вжиття всіх необхідних заходів безпеки.

Ілюстрація збереження файлів в архіві, що символізує резервне копіювання цифрових файлів

Крім кримінального аспекту, існує й нормативна необхідність резервного копіювання. Збереження записів даних може бути необхідним для дотримання законів і нормативних актів, наприклад Закону Каліфорнії про захист персональних даних споживачів (CCPA) або Загального регламенту щодо захисту персональних даних (GDPR). З резервною копією даних ви можете бути впевнені, що завжди матимете записи, необхідні для дотримання нормативних вимог, навіть якщо оригінали буде втрачено.

Звичайно, резервне копіювання — це не лише боротьба з кіберзлочинами або дотримання вимог. Іноді найбільша загроза може виходити зсередини. Зрештою, людині властиво помилятися. Практично неминуче виникає ситуація, коли в якийсь час файл або папку може бути випадково видалено або перезаписано.

Завдяки автоматичному хмарному резервному копіюванню ви зможете швидко відновити видалені файли до останньої правильної версії. Це дуже просто!

Для яких даних необхідно створювати резервні копії?

Для ведення бізнесу потрібні типи даних.

У вас може виникнути спокуса створювати резервні копії лише найбільш значущих і критично важливих для бізнесу файлів і папок. Але, вчиняючи так, ви ризикуєте випустити з уваги файли, які не здаються важливими, доки не станеться непоправне.

Зазвичай ми рекомендуємо створювати резервні копії таких даних:

  • особисті справи співробітників;
  • документи з керування бізнесом;
  • документи обліку (наприклад, майнові, податкові або фінансові);
  • системні файли комп’ютера.

На що треба звернути увагу під час вибору онлайн-рішення з резервного копіювання

Використання онлайн-системи резервного копіювання відрізняється від локального резервного копіювання у фізичне сховище, наприклад на жорсткий диск, тим, що дані зберігаються у хмарі. Це може бути корисним з низки причин.

  • Створювати резервні копії можна з будь‑якого місця та з будь‑якого пристрою.
  • Резервні копії надійно захищено від пожеж та інших стихійних лих, які можуть знищити як ваш пристрій, так і диски з резервними копіями.
  • Можна автоматизувати створення резервних копій онлайн, і для цього не потрібно підключати зовнішнє сховище.

З огляду на це, ось на що треба звертати увагу під час пошуку онлайн-рішення з резервного копіювання.

  • Надійність. Чи є в постачальника документально підтверджений досвід підтримки стабільної роботи систем онлайн?
  • Безпека. Як захищаються дані у хмарі?
  • Масштабованість. Наскільки легко розширити систему на кілька користувачів і пристроїв?
  • Довгострокове зберігання даних і архівування. Як довго ви можете зберігати дані?
  • Відновлення даних. Наскільки легко повернути дані?
  • Простота використання. Чи зможете ви правильно використовувати це рішення без особливої підготовки? 
  • Технічна підтримка. Що відбувається, коли вам потрібна допомога?
  • Хороше співвідношення ефективності й вартості. Чи отримуєте ви свою вигоду?

Онлайн-рішення з резервного копіювання для малого бізнесу: які є варіанти?

Тепер, коли ми розглянули основи резервного копіювання та ключові моменти, на які треба звертати увагу, докладніше зупинімося на варіантах. Хтось може подумати, що всі рішення з резервного копіювання однакові. Однак насправді існує велика різноманітність типів, багато з яких мають специфічні функції та особливості використання.

Для гібридного резервного копіювання можна використовувати зовнішній жорсткий диск

Порівняння повного, інкрементного й диференціального резервного копіювання

До цього моменту ми приділяли основну увагу тому, де зберігається резервна копія, тоді як ці три концепції пов’язано з тим, як саме створюються резервні копії даних.

Розберімо це за пунктами.

  • Повне резервне копіювання — це повне копіювання всіх даних, вибраних для резервного копіювання.
  • Інкрементне резервне копіювання — це копіювання змін, які відбулися з моменту останнього резервного копіювання.
  • Диференціальне резервне копіювання — це копіювання всіх змін, але лише з моменту останнього повного резервного копіювання.

Якщо швидкість і ефективність використання часу є головними пріоритетами у вашому бізнесі, зверніть увагу на рішення з інкрементного резервного копіювання. Оскільки інкрементне резервне копіювання оновлює лише зміни, внесені до файлів із моменту останнього резервного копіювання, вам не доведеться повторно обробляти файли, які не змінилися.

Крім того, оскільки проміжки між резервними копіями значно скорочуються, інкрементний метод знижує ризик втрати даних. Dropbox Backup забезпечує інкрементне резервне копіювання — оновлення змін у резервних копіях файлів замість повторної обробки всього файлу.

Вибір варіанта залежить від ваших потреб і частоти оновлення файлів. Добре все продумайте й виберіть сервіс, який створюватиме резервні копії даних оптимальним для вас способом.

Гібридне резервне копіювання

Гібридне резервне копіювання дає підприємствам змогу поєднувати онлайнове й локальне резервне копіювання.

Під час гібридного резервного копіювання одна резервна копія зберігається у хмарі, а інша — локально (на зовнішньому жорсткому диску або аналогічному пристрої).

Чому власники малого бізнесу можуть захотіти створювати онлайнові та локальні резервні копії одночасно? Ось деякі із загальних переваг.

  • Забезпечення надійнішого захисту на випадок будь‑яких непередбачених обставин. Наприклад, якщо локальна резервна копія буде недоступна через пошкодження або крадіжку, ви все одно матимете доступ до резервних копій даних у хмарі.
  • Пом’якшення проблем із підключенням до Інтернету та швидкістю мережі. Наприклад, якщо ви маєте кілька комп’ютерів і дані з них регулярно копіюються у хмару, це може призводити до перевантаження інтернет-з’єднання.

Крім цих переваг, гібридне резервне копіювання також має деякі недоліки.

  • Для локальної резервної копії потрібне безпечне локальне сховище.
  • Не зовсім підходить для віддаленої роботи, оскільки навряд можна очікувати, що у всіх віддалених працівників буде доступ до локального пристрою з резервними копіями.
  • Локальне резервне копіювання потребує виконання операцій вручну, і легко забути про необхідність регулярного створення резервних копій файлів.

Гібридне резервне копіювання підходить не всім, і багато компаній можуть обійтися лише хмарним резервним копіюванням. Однак, якщо додаткова безпека, яку забезпечує гібридне рішення, здається придатною для вашого бізнесу, варто розглянути цей варіант.

Аварійне відновлення як послуга (DRaaS)

Ваш малий бізнес спирається на складну мережу пристроїв, серверів і користувачів? Якщо це так, модель резервного копіювання «Аварійне відновлення як послуга» (Disaster Recovery as a Service, DRaaS) може цілком підійти для ваших потреб.

DRaaS — це модель послуги хмарних обчислень. Вона дає змогу компаніям здійснювати резервне копіювання ІТ-інфраструктури й даних у стороннє середовище хмарних обчислень.

Цей тип послуги допомагає компаніям відновити доступ до ІТ-інфраструктури та її функціональність після надзвичайних ситуацій і може бути корисним, якщо ваш бізнес покладається на передові ІТ-системи.

Аварійне відновлення як послуга (DRaaS) допомагає компаніям зі складною ІТ‑інфраструктурою

Звичайно, найбільша перевага DRaaS-моделі резервного копіювання полягає в тому, що компанія може продовжувати роботу навіть у разі непередбаченої події.

Ще одна перевага DRaaS-моделі резервного копіювання полягає в тому, що компаніям, які її використовують, не потрібно надавати власні ресурси для роботи цієї системи або володіти ними. Їм навіть не потрібно самим керувати процесом аварійного відновлення.

DRaaS-модель відрізняється від моделі «Резервне копіювання як послуга» (Backup as a Service, BaaS), у межах якої у хмару копіюються та зберігаються лише дані, але не ІТ‑інфраструктура, і відсутня можливість обробляти ці дані.

Резервне копіювання як послуга (BaaS)

BaaS-модель резервного копіювання, також відома як хмарне резервне копіювання, є методом копіювання даних у захищене хмарне сховище через Інтернет.

Це один із найчастіше використовуваних типів резервного копіювання для малого бізнесу, оскільки його основна мета — захистити дані від ризиків людських помилок, кібератак, стихійних лих і крадіжки пристроїв.

Замість резервного копіювання до централізованого сховища, яким керує ІT‑відділ, BaaS-системи надсилають дані до приватного, загальнодоступного або гібридного хмарного середовища. Ці гібридні хмарні сховища зазвичай належать сторонньому постачальнику послуг, який ними керує.

BaaS-модель має низку переваг для малого бізнесу.

  • Зручність. Можна налаштувати автоматичне або безперервне резервне копіювання, і після налаштування вам не доведеться навіть пальцем поворушити.
  • Високі стандарти безпеки. Перед надсиланням на сервер для резервного копіювання дані шифруються.
  • Віддалений доступ. Хмарне резервне копіювання забезпечує відновлення файлів у будь‑який час і в будь‑якому місці за умови наявності підключення до Інтернету.
  • Практичність. Більш економічне, гнучке й масштабоване рішення, як порівняти з альтернативними рішеннями.
  • Впевненість у майбутньому. BaaS-модель забезпечує спокій користувачам програмного забезпечення як послуги (SaaS), оскільки системи резервного копіювання, що надаються в межах SaaS, не завжди гарантують швидке або повне відновлення втрачених даних.

Якщо ви часто працюєте на ходу з мобільного телефону або планшета — це ідеальний варіант. Сервіс хмарного резервного копіювання забезпечить синхронізацію даних між усіма вашими пристроями, і ви зможете засісти за проєкт, щойно на вас зійде натхнення.

Dropbox Backup

Якщо хмарне резервне копіювання здається вам відповідним рішенням для захисту файлів і даних, тоді Dropbox Backup — це те, що вам потрібно.

Анімація резервного копіювання даних із комп’ютера за допомогою Dropbox Backup.

Dropbox Backup — це BaaS-система, розроблена з урахуванням потреб малого бізнесу, яка пропонує низку корисних бізнес-функцій:

  • автоматичне резервне копіювання даних до системних папок;
  • резервне копіювання файлів і папок на комп’ютері з ОС Windows або Mac, включно з папками «Документи», «Завантаження» та «Робочий стіл», безпосередньо в обліковку Dropbox;
  • автоматичне інкрементне хмарне резервне копіювання, яке підтримує файли в актуальному стані з урахуванням останніх змін без необхідності щоразу обробляти весь файл;
  • перенесення файлів із сервісу Backup на новий комп’ютер;
  • перевірка прогресу, перегляд історії та визначення пріоритетів певних файлів з одного місця;
  • можливість використовувати папки, а також будь‑які файли, що зберігаються в них, у звичайному режимі, в Інтернеті та з мобільного телефону;
  • швидке відновлення файлів, що допомагає повернути втрачені файли в межах плану аварійного відновлення;
  • швидкість і простота використання.

Створіть резервну копію бізнес‑даних уже сьогодні

Хоча вибір рішення із хмарного резервного копіювання для вашого малого бізнесу спочатку може здатися мінним полем, насправді це не так.

Dropbox Backup спрощує захист вашого цифрового життя. З цим сервісом ви можете швидко й безперешкодно відновлювати дані після будь‑яких життєвих ситуацій.

Продовжуйте роботу з того місця, де зупинилися.

Докладніше про Dropbox Backup