Nel mondo di oggi, caratterizzato dalla connessione digitale, essere una piccola impresa non è affatto semplice. Mentre dedichi i tuoi sforzi per trovare nuovi clienti e garantire la consegna puntuale dei lavori, devi anche affrontare la concreta possibilità di una perdita di dati.
Che tu rimanga vittima di criminalità informatica, di una cancellazione accidentale di file o di un disastro come un incendio o un'alluvione, la perdita di dati aziendali critici può essere devastante.
È qui che entra in gioco il software di backup su cloud. Eseguendo regolarmente l'archiviazione di file e sistemi aggiornati nel cloud, potrai recuperarli in modo rapido e semplice in caso di perdita di dati. Ma come scegliere una soluzione di backup?
In questa guida chiariamo gli aspetti più complessi dei servizi di backup su cloud, in modo che tu possa scegliere l'opzione migliore per la tua piccola impresa.
Perché il backup dei dati è importante per le piccole imprese
Prima di passare al "come", ricapitoliamo innanzitutto il "perché" del backup.
Per una serie di ragioni, disporre di un sistema di backup sta diventando rapidamente un elemento essenziale per ogni piccola impresa.
Iniziamo con una delle minacce più rilevanti per i tuoi dati: la criminalità. Con la continua evoluzione della tecnologia e dei sistemi digitali, si moltiplicano anche i malintenzionati che vogliono trarne vantaggio.
Sebbene un'azienda possa disporre di misure preventive come i software di difesa, è sufficiente una sola falla o un errore del software per esporre la tua impresa a un attacco.
E se un attacco informatico o un software dannoso riuscisse a eludere le tue difese, esporrebbe i tuoi dati aziendali o i dati dei clienti al rischio di furto. Una violazione di questo tipo potrebbe essere avere conseguenze disastrose per una piccola impresa, poiché ne comprometterebbe notevolmente la reputazione professionale e commerciale. Ma esiste un modo per tutelarsi.
Con un sistema di backup attivo, è possibile ripristinare i sistemi e i dati in pochi clic, garantendo all'azienda la condizione migliore per adottare tutte le misure di sicurezza necessarie.
Oltre alla questione legata alla criminalità, il backup è necessario anche dal punto di vista normativo. La conservazione dei dati può essere essenziale per la conformità a leggi e regolamenti come il CCPA o il GDPR. Con un backup dei dati, avrai la certezza di avere sempre a disposizione i registri necessari per la conformità alle normative, anche in caso di perdita degli originali.
Naturalmente, il backup non riguarda solo la criminalità o la conformità: a volte la minaccia più grande può venire dall'interno. Dopotutto, le persone commettono errori, come è umano che sia. È quasi inevitabile che, a un certo punto, un file o una cartella vengano accidentalmente eliminati o sovrascritti.
Con il backup automatico sul cloud, puoi ripristinare i file eliminati all'ultima versione corretta in pochi clic. Facilissimo!
Di quali tipi di dati dovrei eseguire il "backup"?
Per gestire un'azienda sono necessari dati di ogni tipo.
Sebbene si possa essere tentati di eseguire il backup solo dei file e delle cartelle più importanti e critiche per l'azienda, in questo modo si corre il rischio di trascurare file apparentemente irrilevanti finché non è troppo tardi per recuperarli.
Come regola generale, ti consigliamo di eseguire il backup dei seguenti dati:
- File del personale
- Documenti di amministrazione aziendale
- Registri (come quelli di proprietà, fiscali o finanziari)
- File di sistema del computer
Cosa cercare in una soluzione di backup online
Un sistema di backup online è diverso dal backup locale su un supporto di archiviazione fisico, come un disco rigido, perché i dati vengono archiviati nel cloud. Questa soluzione può essere utile per diverse ragioni:
- Puoi eseguire il backup ovunque e da qualsiasi dispositivo
- Il tuo backup è protetto da incendi e altri incidenti che potrebbero altrimenti distruggere sia il dispositivo che le unità di backup
- Puoi automatizzare un backup online, senza la necessità di collegare uno spazio di archiviazione esterno.
Tenendo conto di questi aspetti, ecco cosa valutare quando si cerca una soluzione di backup online:
- Affidabilità: il fornitore ha una comprovata esperienza nel mantenere i sistemi stabili e online?
- Sicurezza: come sono protetti i tuoi dati nel cloud?
- Scalabilità: è facile estendere la soluzione a più utenti e dispositivi?
- Archiviazione e conservazione dei dati a lungo termine: quanti dati puoi archiviare?
- Recupero dati: quanto è semplice recuperare i dati?
- Facilità di utilizzo: sarai in grado di utilizzarlo correttamente senza molta formazione?
- Supporto tecnico: cosa succede se hai bisogno di aiuto?
- Buon rapporto tra costo e prestazioni: stai investendo al meglio il tuo denaro?
Soluzioni di backup online per le piccole imprese: quali sono le opzioni disponibili?
Ora che abbiamo illustrato le basi del backup e gli aspetti fondamentali da tenere in considerazione, entriamo più nel dettaglio e vediamo quali sono le opzioni disponibili. Sebbene sia facile pensare che tutti i backup siano uguali, in realtà esiste un'ampia varietà di tipologie tra cui scegliere, molte delle quali rispondono a funzioni e casi d'uso specifici.
Backup completo, incrementale e differenziale a confronto
Fino ad ora ci siamo concentrati principalmente sul dove viene memorizzato un backup, mentre questi tre percorsi riguardano tutti la modalità con cui viene eseguito il backup dei dati stessi.
Entriamo nel dettaglio:
- Backup completo: una copia completa di tutti i dati scelti per il backup
- Backup incrementale: esegue il backup delle modifiche apportate ai dati dall'ultimo backup
- Backup differenziale: copia tutte le modifiche apportate, ma solo dall'ultimo backup completo
Se le principali priorità della tua azienda sono la velocità e l'efficienza, allora scegli una soluzione di backup incrementale. Un backup incrementale, infatti, aggiornerà solo le modifiche apportate ai file dall'ultimo backup, così non avrai bisogno di rielaborare i file che non sono stati modificati tra un backup e l'altro.
Peraltro, dato che gli intervalli tra i backup vengono significativamente ridotti, il metodo incrementale riduce il rischio di perdita di dati. Dropbox Backup offre un servizio di backup incrementale, che aggiorna le modifiche apportate ai file di backup anziché rielaborare l'intero file.
La scelta del servizio dipenderà quindi dalle tue esigenze e dalla frequenza con cui aggiorni i tuoi file. È bene valutare a fondo le opzioni e scegliere un servizio che esegua il backup dei dati nel modo più adatto alle proprie necessità.
Backup ibrido
Il backup ibrido consente alle aziende di combinare il backup online con il backup locale.
Con un backup ibrido, una copia di backup viene archiviata nel cloud, mentre un'altra viene archiviata localmente su un disco rigido esterno o un supporto equivalente.
Perché una piccola impresa potrebbe voler disporre di backup sia online che locali? Ecco alcuni dei vantaggi più comuni da considerare:
- Offre una protezione più efficace per qualsiasi evenienza: ad esempio, se non puoi accedere al backup in loco a causa di danni o furto, puoi comunque accedere alle copie di backup dei tuoi dati nel cloud
- Attenua i problemi di connessione a Internet e di velocità della rete: ad esempio, se esegui regolarmente il backup di diversi computer sul cloud, ciò potrebbe sovraccaricare la connessione a Internet
Nonostante questi vantaggi, il backup ibrido presenta anche alcuni aspetti negativi:
- Richiede una posizione di archiviazione sicura per il backup in loco
- Non si presta particolarmente bene al lavoro da remoto, poiché non è plausibile aspettarsi che tutti i lavoratori da remoto abbiano accesso a un dispositivo di backup locale
- Il backup in loco richiede un intervento manuale: è facile dimenticarsi di eseguire regolarmente il backup dei file
Il backup ibrido non è adatto a tutti e molte aziende possono decidere di avvalersi del solo backup sul cloud. Tuttavia, se ritieni che la sicurezza supplementare offerta da una soluzione ibrida sia adatta alla tua azienda, allora è una strategia che vale la pena considerare.
Backup Disaster Recovery as a service (DRaaS)
La tua piccola impresa si basa su una rete complessa di dispositivi, server e utenti? In tal caso, il backup Disaster Recovery as a Service, ovvero Ripristino di emergenza come servizio, noto anche come DRaaS, potrebbe essere la soluzione ideale per le tue esigenze.
DRaaS è un modello di servizio di cloud computing. Consente alle aziende di eseguire il backup della propria infrastruttura IT, nonché dei propri dati, in un ambiente di cloud computing di terze parti.
Questo tipo di servizio aiuta le aziende a ripristinare l'accesso e il funzionamento della loro infrastruttura IT in caso di incidenti e può essere vantaggioso se l'azienda si basa su un sistema IT avanzato.
Naturalmente, il vantaggio principale del backup DRaaS è che consente all'azienda di continuare a operare anche in caso di emergenza.
Un altro vantaggio, grazie al modello "as-a-service", è che l'azienda che utilizza il backup DRaaS non deve fornire o possedere le risorse per gestire questo sistema. Inoltre, non deve neppure gestire direttamente il processo di ripristino di emergenza.
Il backup DRaaS è diverso dal Backup as a Service (BaaS), che prevede che vengano copiati e archiviati nel cloud solo i dati, e non l'infrastruttura IT o la capacità di elaborare i dati.
Backup as a Service (BaaS)
Il Backup as a Service (BaaS), conosciuto anche come backup su cloud, è un metodo per copiare i dati in un archivio di dati fuori sede e sicuro basato su cloud via Internet.
È uno dei tipi di backup più comunemente utilizzati dalle piccole imprese, in quanto il suo scopo principale è proteggere i dati dai rischi di errori umani, attacchi informatici, disastri naturali e furto di dispositivi.
Invece di eseguire il backup in un reparto IT centralizzato, i sistemi BaaS inviano i dati a un ambiente cloud privato, pubblico o ibrido. Questi archivi cloud ibridi sono in genere di proprietà e gestiti da un fornitore di servizi di terze parti.
Il Backup as a Service presenta molti vantaggi per le piccole imprese:
- Comodità: può essere configurato come backup automatico o continuo, in questo modo, dopo aver impostato tutto non dovrai più preoccuparti di nulla
- Standard di sicurezza elevati: i dati vengono crittografati prima di essere inviati al server per il backup
- Accesso remoto: il backup su cloud facilita il recupero dei file ovunque e in qualsiasi momento, sarà sufficiente disporre di una connessione a Internet per accedervi
- Praticità: più economico, flessibile e scalabile rispetto alle soluzioni alternative
- Garanzia: BaaS offre la massima tranquillità agli utenti Software as a Service (SaaS), perché i sistemi di backup forniti dagli stessi SaaS non sempre garantiscono un recupero rapido o completo dei dati persi
Questa è l'opzione perfetta se lavori spesso fuori ufficio dal tuo cellulare o dal tablet. Un servizio di backup su cloud ti garantisce la sincronizzazione di tutti i progressi sui vari dispositivi; in questo modo potrai riprendere un progetto ogni volta che troverai l'ispirazione.
Dropbox Backup
Se il backup sul cloud ti sembra la scelta migliore per proteggere i tuoi file e dati, Dropbox Backup potrebbe essere la soluzione ideale.
Progettato pensando alle piccole imprese, Dropbox Backup è un servizio di Backup as a Service (BaaS) che offre una serie di funzionalità utili e orientate alle aziende:
- Esegui automaticamente il backup dei dati nelle cartelle di sistema
- Esegui il backup dei file e delle cartelle del tuo PC o Mac, tra cui Documenti, Download e Desktop, direttamente sul tuo account Dropbox
- Il backup su cloud incrementale, sempre attivo e automatico, mantiene i file aggiornati con le modifiche più recenti, senza la necessità di elaborare ogni volta l'intero file
- Esegui la migrazione dei file dal backup su un nuovo computer
- Un unico posto in cui monitorare l'avanzamento, visualizzare la cronologia e dare priorità a file specifici
- Una volta configurato il backup, puoi continuare a utilizzare le cartelle normalmente, così come tutti i file in esse contenuti, sul web e dal cellulare
- Recupero rapido dei file, che consente di ripristinare i file persi nell'ambito di un piano di ripristino d'emergenza
- Rapido e semplice da usare
Esegui oggi stesso il backup per la tua azienda
La scelta del software di backup sul cloud per la tua piccola impresa può sembrare un campo minato all'inizio, ma non deve necessariamente essere così.
Con Dropbox Backup è facile proteggere la tua vita digitale e recuperare i file in modo rapido e semplice, qualunque imprevisto si presenti.