Als kleines Unternehmen hat man es in der heutigen digital vernetzten Welt nicht leicht. Neben dem Kampf um Interessenten und die Einhaltung von Lieferzusagen müssen Sie sich auch mit der sehr realen Möglichkeit eines Datenverlusts auseinandersetzen.
Ganz gleich, ob Sie von Cyberkriminalität, dem versehentlichen Löschen von Dateien oder einer Katastrophe wie einem Brand oder einer Überschwemmung betroffen sind – der Verlust Ihrer geschäftskritischen Daten kann verheerende Folgen haben.
Hier kommt Cloud-Backup-Software ins Spiel. Indem Sie regelmäßig ein aktuelles Archiv Ihrer Dateien und Systeme in der Cloud speichern, können Sie diese im Falle eines Datenverlusts schnell und einfach wiederherstellen. Wie aber wählen Sie eine passende Backup-Lösung aus?
In diesem Leitfaden erläutern wir die Feinheiten von Cloud-Backup-Diensten, damit Sie die für Ihr kleines Unternehmen beste Option auswählen können.
Darum ist Datensicherung für kleine Unternehmen wichtig
Lassen Sie uns zunächst die Gründe für ein Backup zusammenfassen, bevor wir uns mit den Verfahren befassen.
Diverse Faktoren machen ein Backup-System für jedes kleine Unternehmen zunehmend unverzichtbar.
Beginnen wir mit einer der wichtigsten Bedrohungen für Ihre Daten – Kriminalität. Während sich die Technologie und die digitalen Systeme weiterentwickeln, entwickeln sich auch die bösartigen Akteure weiter, die davon profitieren wollen.
Während ein Unternehmen möglicherweise über vorbeugende Maßnahmen verfügt, z. B. Verteidigungssoftware, braucht es nur eine einzige Lücke – oder einen Softwarefehler – damit ein Angriff auf Ihr Unternehmen möglich wird.
Und wenn ein Cyberangriff oder eine kleine bösartige Software es schafft, Ihre Abwehrmaßnahmen zu überwinden, können Ihre Unternehmens- oder Kundendaten gestohlen werden. Ein solcher Einbruch kann für ein kleines Unternehmen verheerende Folgen haben und seinen professionellen und kommerziellen Ruf enorm gefährden. Es gibt aber eine Möglichkeit, wie Sie sich schützen können.
Mit einem funktionierenden Backup-System können Sie Ihre Systeme und Daten mit wenigen Klicks wiederherstellen. So ist Ihr Unternehmen immer in der Lage, alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.
Abgesehen vom kriminellen Aspekt ist ein Backup auch aus juristischen Gründen erforderlich. Die Aufbewahrung von Daten kann für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften unerlässlich sein, z. B. des CCPA oder der DSGVO. Mit einem Backup Ihrer Daten können Sie sicher sein, dass Sie stets über die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlichen Daten verfügen, selbst dann, wenn die Originale nicht mehr vorhanden sind.
Natürlich geht es bei Backups nicht nur um Verbrechen oder um Compliance – manchmal sitzt die größte Bedrohung mitten im Unternehmen. Menschen machen Fehler, das ist einfach nur menschlich. Es ist nahezu unvermeidlich, dass irgendwann versehentlich eine Datei oder ein Ordner gelöscht oder überschrieben wird.
Mit einem automatisierten Cloud-Backup können Sie gelöschte Dateien mit nur wenigen Klicks in der letzten richtigen Version wiederherstellen. Ganz einfach!
Welche Datenarten sollte ich sichern?
Für die Führung eines Unternehmens benötigt man eine Vielzahl unterschiedlicher Daten.
Vielleicht sind Sie versucht, nur die wichtigsten und geschäftskritischsten Dateien und Ordner zu sichern. Damit laufen Sie jedoch Gefahr, weniger wichtig erscheinende Dateien zu übersehen, für die es dann irgendwann zu spät ist
Als allgemeine Regel empfehlen wir die Sicherung der folgenden Daten:
- Personaldateien
- Betriebswirtschaftliche Dokumente
- Datensätze (z. B. zu Eigentum, Steuern oder Finanzen)
- Computersystemdateien
Darauf sollten Sie bei einer Online-Backup-Lösung achten
Ein Online-Backup-System unterscheidet sich von einem lokalen Backup auf einem physischen Speicher wie einer Festplatte dahingehend, dass die Daten in der Cloud gespeichert werden. Dies kann aus mehreren Gründen hilfreich sein:
- Sie können ein Backup von überall und von jedem Gerät erstellen
- Ihr Backup ist vor Bränden und anderen Katastrophen geschützt, die andernfalls sowohl Ihr Gerät als auch Ihr Backup-Laufwerk zerstören können
- Sie können ein Online-Backup automatisieren, da die Notwendigkeit entfällt, einen externen Speicher anzuschließen
Vor diesem Hintergrund sollten Sie bei der Auswahl einer Online-Backup-Lösung auf Folgendes achten:
- Zuverlässigkeit – Ist der Anbieter nachweislich in der Lage, seine Systeme stabil und online zu halten?
- Sicherheit – Wie werden Ihre Daten in der Cloud geschützt?
- Skalierbarkeit – Wie können weitere Benutzer und Geräte hinzugefügt werden?
- Langfristige Datenspeicherung und Archivierung – Wie viel kann gespeichert werden?
- Datenwiederherstellung – Wie einfach können Sie Ihre Daten wiederherstellen?
- Benutzerfreundlichkeit – Kann das System ohne umfangreiche Schulung ordnungsgemäß verwendet werden?
- Technischer Support – Was passiert, wenn Sie Unterstützung benötigen?
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis – Erhalten Sie genug für Ihr Geld?
Online-Backup-Lösungen für kleine Unternehmen: Welche Optionen sind verfügbar?
Nachdem wir uns die Grundlagen der Datensicherung und die wichtigsten Dinge angesehen haben, auf die Sie achten sollten, befassen wir uns jetzt ein wenig eingehender mit den Optionen. Man könnte zwar annehmen, dass alle Backups gleich sind, tatsächlich steht aber tatsächlich eine Vielzahl von Typen zur Auswahl, von denen viele für bestimmte Funktionen und Anwendungsfälle ausgelegt sind.
Vollständige vs. inkrementelle vs. differenzielle Backups
Bis jetzt haben wir uns hauptsächlich damit befasst, wo ein Backup gespeichert wird. Diese drei Backup-Verfahren beziehen sich jedoch darauf, wie die Daten als solche gesichert werden.
Sehen wir uns die Unterschiede an:
- Vollständiges Backup – Eine vollständige Kopie aller Daten, die Sie für die Sicherung ausgewählt haben
- Inkrementelles Backup – Eine Sicherung aller Änderungen an den Daten, die seit dem letzten Backup erfolgt sind
- Differenzielles Backup – Eine Kopie aller Änderungen, die seit dem letzten vollständigen Backup vorgenommenen wurden
Wenn Geschwindigkeit und Effizienz in Ihrem Unternehmen höchste Priorität haben, sehen Sie sich nach einer inkrementellen Backup-Lösung um. Da ein inkrementelles Backup nur die Änderungen an Ihren Dateien aktualisiert, die seit dem letzten Backup erfolgt sind, müssen Dateien, die zwischen beiden Backups nicht geändert wurden, nicht erneut verarbeitet werden.
Und da die Abstände zwischen den Backups erheblich geringer sind, verringert das inkrementelle Verfahren auch das Risiko eines Datenverlusts. Dropbox Backup bietet einen inkrementellen Backupdienst, der die Änderungen an den gesicherten Dateien aktualisiert, statt erneut die gesamten Dateien zu verarbeiten.
Welchen Dienst Sie verwenden, hängt von Ihren Anforderungen ab und davon, wie oft Ihre Dateien aktualisiert werden. Es empfiehlt sich, dies zu berücksichtigen und einen Dienst zu wählen, der Ihre Daten auf die für Sie geeignete Weise sichert.
Hybrides Backup
Mit einem hybriden Backup können Unternehmen Online-Backups und lokale Backups kombinieren.
Bei einem hybriden Backup wird eine Sicherungskopie in der Cloud und eine andere lokal vor Ort auf einer externen Festplatte oder einem entsprechenden Gerät gespeichert.
Warum sollte sich ein kleines Unternehmen für eine Kombination aus Online-Backups und lokalen Backups entscheiden? Diese Kombination bietet einige Vorteile:
- Robusterer Schutz gegen alle Arten von Ereignissen – Wenn Sie beispielsweise aufgrund von Schäden oder eines Diebstahls nicht auf Ihr lokales Backup zugreifen können, haben Sie weiterhin Zugriff auf die Backup-Kopien Ihrer Daten in der Cloud
- Reduziert Probleme mit der Internetverbindung und der Netzwerkgeschwindigkeit – Wenn Sie z. B. regelmäßig ein Backup mehrerer Computer in der Cloud erstellen, kann dies Ihre Internetverbindung überlasten
Trotz dieser Vorteile haben hybride Backups auch einige Nachteile:
- Erfordern einen sicheren Lagerort für Ihr lokales Backup
- Sind nicht besonders gut für Remote-Arbeit geeignet, da möglicherweise nicht alle Remote-Mitarbeiter Zugriff auf ein lokales Backup-Gerät haben
- Lokale Backups erfordern eine manuelle Eingabe – Man kann leicht vergessen, seine Dateien regelmäßig zu sichern
Hybride Backups eignen sich nicht für alle, viele Unternehmen kommen allein mit Cloud-Backups aus. Wenn die zusätzliche Sicherheit einer hybriden Lösung für Ihr Unternehmen jedoch Vorteile bringt, sollten Sie dieses Verfahren in Erwägung ziehen.
Disaster Recovery as a Service(DRaaS)-Backup
Muss Ihr kleines Unternehmen ein komplexes Netzwerk aus Geräten, Servern und Benutzern verwalten? In diesem Fall bildet ein DRaaS-Backup möglicherweise eine gute Lösung für Ihre Anforderungen.
DRaaS ist ein Cloud-Computing-Dienstmodell. Damit können Unternehmen ihre IT-Infrastruktur und ihre Daten in der Cloud-Computing-Umgebung eines externen Anbieters sichern.
Mit einem solchen Dienst können Unternehmen im Fall einer Katastrophe die Zugriffsfunktion und die Funktionalität ihrer IT-Infrastruktur wiederherstellen. Dies kann sich als vorteilhaft erweisen, wenn Ihr Unternehmen ein fortschrittliches IT-System einsetzt.
Der größte Vorteil von DRaaS-Backups besteht natürlich darin, dass ein Unternehmen seinen Geschäftsbetrieb selbst im Katastrophenfall aufrechterhalten kann.
Außerdem muss ein Unternehmen, das ein DRaaS-Backup nutzt, dank des As-a-Service-Modells die Ressourcen weder bereitstellen noch besitzen, die für dieses System benötigt werden. Es muss nicht einmal den Disaster Recovery-Prozess verwalten.
DRaaS-Backups unterscheiden sich vom BaaS-Vorgang (Backup as a Service), bei dem nur die Daten und nicht die IT-Infrastruktur bzw. die Datenverarbeitungsfähigkeit in die Cloud kopiert und dort gespeichert werden.
Backup as a Service (BaaS)
Backup as a Service (BaaS), das auch als Cloud-Backup bezeichnet wird, ist eine Methode, mit der Daten über das Internet in ein externes, sicheres cloudbasiertes Datenrepository kopiert werden.
Diese Art des Backups wird häufiger für kleine Unternehmen genutzt, da der Hauptzweck darin besteht, Daten vor Risiken wie menschlichen Fehlern, Cyberangriffen, Naturkatastrophen und Gerätediebstahl zu schützen.
Statt Daten in einer zentralen IT-Abteilung zu sichern, senden BaaS-Systeme die Daten in eine private, öffentliche oder hybride Cloud-Umgebung. Diese hybriden Cloud-Repositorys befinden sich in der Regel im Besitz eines externen Dienstanbieters, der diese verwaltet.
Backup as a Service bietet kleinen Unternehmen viele Vorteile:
- Komfort – Kann so konfiguriert werden, dass das Backup automatisch oder fortlaufend erfolgt, sodass Sie nach dem Einrichten keinen Finger mehr rühren müssen
- Hohe Sicherheitsstandards – Daten werden verschlüsselt, bevor sie zum Sichern an den Server gesendet werden
- Remote-Zugriff – Ein Cloud-Backup erleichtert die jederzeitige Wiederherstellung von Dateien an dem Ort, wo sie benötigt werden, solange für den Zugriff eine Internetverbindung verfügbar ist
- Praktisch – Kostengünstiger, flexibler und skalierbarer als alternative Lösungen
- Absicherung: BaaS bietet Sicherheit für Software-as-a-Service (SaaS)-Benutzer, da die von SaaS-Anbietern bereitgestellten Backup-Systeme nicht immer eine schnelle und vollständige Wiederherstellung verlorener Daten garantieren
Diese Option eignet sich perfekt, wenn Sie häufig unterwegs auf Ihrem Handy oder Tablet arbeiten. Ein Cloud-Backup-Dienst sorgt dafür, dass Ihr gesamter Fortschritt auf all Ihren Geräten synchronisiert wird, sodass Sie jederzeit an einem Projekt weiterarbeiten können, sobald Ihnen eine Idee durch den Kopf geht.
Dropbox Backup
Wenn ein Cloud-Backup nach der passenden Lösung für den Schutz Ihrer Dateien und Daten klingt, könnte Dropbox Backup Ihre ideale Lösung sein.
Dropbox Backup wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt und bietet als Backup as a Service (BaaS) eine Reihe nützlicher, geschäftsorientierter Funktionen:
- Automatisches Backup Ihrer Daten in Systemordnern
- Backup der Dateien und Ordner auf Ihrem PC oder Mac – einschließlich „Dokumente“, „Downloads“ und „Desktop“ – direkt in Ihrem Dropbox-Konto
- Automatische, fortlaufend aktive inkrementelle Cloud-Backups halten Ihre Dateien mit Ihren neuesten Änderungen auf dem aktuellen Stand, ohne dass jedes Mal die gesamte Datei verarbeitet werden muss
- Migration von Dateien aus dem Backup auf einen neuen Computer
- Ein Ort, an dem der Fortschritt geprüft, der Verlauf angezeigt und bestimmte Dateien priorisiert werden können
- Sobald Dropbox Backup eingerichtet ist, können Sie Ihre Ordner mit allen in diesen, im Internet und auf Ihrem Mobiltelefon gespeicherten Dateien wie gewohnt verwenden
- Schnelle Dateiwiederherstellung, mit der Sie verlorene Dateien im Rahmen eines Disaster Recovery-Plans zurückholen können
- Einfache und schnelle Bedienung
Erstellen Sie ein Backup Ihres Unternehmens
Auch wenn sich die Auswahl einer Cloud-Backup-Software für Ihr kleines Unternehmen zunächst wie der Gang über ein Minenfeld anfühlen kann – das muss nicht so sein.
Mit Dropbox Backup machen wir es Ihnen leicht, Ihr digitales Leben zu schützen – damit Sie sich schnell und reibungslos von allem erholen können, was Ihnen das Leben in den Weg stellt.