何もかもがデジタルで接続されたこの世界で、スモール ビジネスを経営していくのは大変なことです。見込み顧客を巡って競争を繰り広げ、期限までに商品やサービスを提供することで忙しいにもかかわらず、現実的な危機となっているデータ損失のリスクにも対処しなければなりません。
これまでに、サイバー犯罪、意図せぬファイル削除、火災や洪水といった自然災害に見舞われたことがなくても、ビジネスクリティカルなデータを失う被害が甚大であることは想像に難くありません。
そこで頼りになるのがクラウド バックアップ ソフトウェアです。クラウドにファイルやシステムの最新アーカイブを定期的に保存することで、データが失われた場合は迅速かつ簡単にファイルを復元することができます。では、バックアップ ソリューションはどのように選べばよいのでしょうか？
このガイドでは、複雑なクラウド バックアップ サービス選びをわかりやすく説明し、皆さんが自身のスモール ビジネスに最適なソリューションを選べるようにするヒントをご紹介します。
スモール ビジネスでデータ バックアップが重要な理由
「どのように」選ぶかをお話しする前に、「なぜ」重要なのかをおさらいしておきましょう。
多くの理由から、どのスモール ビジネスでもバックアップ システムを導入するのは必須であると考えられています。その傾向は、この数年で急激に強くなったと言えるでしょう。
まずは、データにとって最大の脅威である犯罪について考えてみましょう。テクノロジーやデジタル システムはますます進歩していますが、同時にそうした技術を悪用しようとする人の手口も巧妙化しています。
企業はセキュリティ ソフトを導入するなどの対策を講じているはずですが、それだけで完璧な防御にはなりません。攻撃を仕掛けるには、たった 1 つの抜け穴（たとえば、ソフトウェアの欠陥）があるだけでも十分なのです。
サイバー攻撃や悪意あるソフトウェアが企業の防衛線を突破してしまったら、会社や顧客のデータが盗み出されるリスクがあります。この種のセキュリティ侵害は、スモール ビジネスにとって致命的です。企業としての評判が地に落ちてしまう危険をはらんでいます。しかし、ビジネスを守る方法はあります。
バックアップ システムを導入しておけば、データやシステムをわずか数回のクリックで復元できます。どのセキュリティ対策を講じる場合でも、最適な環境を作ることができます。
犯罪対策の他にも、規制要件に応えるためにバックアップを導入するケースもあります。CCPA や GDPR などの法律や規制に準拠するためには、データの保存が欠かせません。データのバックアップを取っておけば、たとえ元のデータがなくなってしまった場合でも、規制要件で求められるデータを残しておくことができます。
もちろん、バックアップは犯罪対策やコンプライアンス以外にも役立ちます。致命的な事故は、社内で発生することもあるのです。人は誰でもミスをします。これは、人間である以上は仕方ありません。ファイルやフォルダを誤って削除したり、上書きしたりといったリスクを完全にゼロにすることはできません。
こんなときにも自動のクラウド バックアップがあれば、削除してしまったファイルを数回のクリックで正しいバージョンに戻すことができます。その操作は驚くほど簡単です。
バックアップすべきデータの種類は？
企業経営ではあらゆる種類のデータが必要になります。
人によっては、目に付きやすいビジネスクリティカルなファイルやフォルダだけをバックアップしようと思うかもしれません。しかしそのような方法だと、一見すると重要ではなさそうなファイルが実は必要で、復元できずに手遅れになってしまうというリスクが発生します。
一般論としては、以下のデータをバックアップすることをおすすめします。
- 個人のファイル
- 企業経営に関わるドキュメント
- 記録（会社の資産、税金、財務などのデータ）
- パソコンのシステム ファイル
オンライン バックアップ ソリューションを選ぶ際のポイント
オンライン バックアップ システムが、ハード ドライブなどの物理的なストレージを使ったローカル バックアップと異なるのは、クラウドにデータを保存するという点です。クラウドに保存すると、以下のようなメリットがあります。
- 場所を問わず、どのデバイスのデータでもバックアップできます。
- 火災や自然災害が発生してもクラウドのバックアップ データは安全に残ります。ローカル バックアップの場合は、デバイスとバックアップ ドライブの両方が破損してしまうかもしれません。
- オンライン バックアップは自動で実行でき、その都度外部ストレージを接続する必要がありません。
上記の点を踏まえて、オンライン バックアップ ソリューションを検討する際に注意すべきポイントを以下にまとめました。
- 信頼性：これまでにシステムの安定性と可用性を維持してきたことがわかるデータをプロバイダが公開していますか？
- セキュリティ：クラウドに保存したデータはどのように保護されていますか？
- 拡張性：複数のユーザーやデバイスをバックアップの対象とするのはどのくらい簡単ですか？
- 長期にわたるデータ保持とアーカイブ：データを保存できる期間はどのくらいですか？
- データの復元：どのくらい簡単にデータを復元できますか？
- 使いやすさ：大がかりなトレーニングを行わなくても、正しく使えそうですか？
- テクニカル サポート：サポートが必要なときの対応はどうなっていますか？
- コストと性能のバランス：費用対効果の面で優れた価値が得られますか？
スモール ビジネス向けのオンライン バックアップ ソリューション
ここまでで、バックアップの基礎知識とバックアップ ソリューションを選ぶ際の重要なポイントを見てきました。次は、実際にどのような選択肢があるかを詳しく見てみましょう。どのバックアップ ソリューションも同じに見えるかもしれませんが、そのタイプは実にさまざまです。特殊な機能を備えているものや、特別なユース ケースを念頭に置いているものもたくさんあります。
3 つのアプローチ：フル バックアップ、増分バックアップ、差分バックアップ
ここまでは、「どこに」バックアップを保存するかを主に考えてきました。ここからは、データを「どのように」バックアップするかを見ていきましょう。
バックアップ方法は、以下の 3 種類に分類できます。
- フル バックアップ：バックアップ対象として選んだデータのすべてを完全にバックアップします。
- 増分バックアップ：最後にバックアップしたデータに加えられた変更内容をバックアップします。
- 差分バックアップ：最後に行ったフル バックアップ以降で、変更された部分のみをすべてバックアップします。
速度や時間効率がビジネスにおける最重要事項であれば、増分バックアップを検討してください。増分バックアップは最後のバックアップに加えられた変更内容のみを更新するので、前回から変更されていないファイルを処理せずに済みます。
また増分バックアップでは、バックアップ間の差が非常に小さくなるため、データ損失のリスクを減らすことができます。Dropbox Backup では、増分バックアップを行います。前回のバックアップと比較して変更されたデータのみを更新するので、ファイル全体を再処理する必要がありません。
どの方法を採用すべきかは、ニーズとファイル更新の頻度によって異なります。この点をよく考えたうえで、ビジネスに適したバックアップ サービスを選ぶのがよいでしょう。
ハイブリッド バックアップ
ハイブリッド バックアップとは、オンライン バックアップとローカル バックアップを組み合わせたアプローチです。
ハイブリッド バックアップでは、クラウド上にバックアップすると同時に、オンサイトでも外付けハード ドライブなどの媒体に別のバックアップを作成します。
スモール ビジネスでオンラインとローカルの両方にバックアップを作成すべきなのは、なぜでしょうか？それは、一般に以下に挙げるような利点があるからです。
- より強固な保護対策で、あらゆる事態に備えます。たとえば、何らかの物理的被害や盗難などによってオンサイトのバックアップにアクセスができない場合でも、クラウドに保存したバックアップは引き続き利用できます。
- インターネット接続や速度の問題を軽減できます。たとえば複数のパソコンを定期的にクラウドにバックアップしている場合は、インターネット回線が圧迫される可能性があります。
上記のようにメリットがたくさんあるのですが、ハイブリッド バックアップにはデメリットもあります。
- オンサイト バックアップ用に安全な保管場所が必要になります。
- リモート ワーク環境に最適とは言えません。関係者全員がローカル バックアップ用のデバイスにアクセスできる環境を整えることは難しいためです。
- オンサイト バックアップは手動での操作が必要です。そのため、定期的なファイルのバックアップを忘れやすいという側面があります。
ハイブリッド バックアップには不向きな環境もあり、クラウド バックアップのみでやりくりしている企業もたくさんあります。ただし、前述のセキュリティ面でのメリットが魅力的に感じられるのであれば、検討する価値があるでしょう。
サービスとしてのディザスタ リカバリ（DRaaS）を利用したバックアップ
あなたのスモール ビジネスでは、デバイス、サーバー、ユーザーが複雑に関係するネットワークを使っていますか？その場合は、サービスとしてのディザスタ リカバリ（Disaster Recovery as a Service、略して DRaaS）を利用したバックアップがニーズに適しているかもしれません。
DRaaS とは、クラウド コンピューティングのサービス モデルです。DRaaS では、企業のデータだけでなく IT インフラストラクチャもサードパーティのクラウド コンピューティング環境にバックアップします。
この種のサービスを利用することで、災害発生時に IT インフラストラクチャへのアクセスと機能性を回復することができます。高度な IT システムを利用している企業にとってはメリットになる場合があります。
当然のことながら、DRaaS バックアップの最大のメリットは、災害発生時にもビジネスを継続できるという点です。
もう 1 つのメリットは、「as-a-service」というモデルです。DRaaS バックアップを利用する企業は、システムを稼働させるためのリソースを自社で用意する必要がありません。ディザスタ リカバリ プロセスさえも、自分たちで管理する必要がないのです。
DRaaS バックアップは、サービスとしてのバックアップ（Backup as a Service、略して BaaS）とは異なります。BaaS はデータをコピーしてクラウドに保存するのに対し、DRaaS はデータを処理する機能自体、つまり IT インフラストラクチャごとバックアップしてクラウドに保存することができます。
サービスとしてのバックアップ（BaaS）
サービスとしてのバックアップ（BaaS）は、クラウド バックアップとも呼ばれています。インターネット経由で、元データとは別の場所にある安全なクラウドベースのリポジトリにデータをコピーする方法です。
これは、スモール ビジネスで特に普及しているバックアップ方式です。人的ミス、サイバー攻撃、自然災害、デバイスの盗難などからデータを保護することが主な目的です。
一元化された IT 部門にデータをバックアップするのではなく、BaaS システムはプライベート、パブリック、またはハイブリッドのクラウド環境にデータを送信します。このようなクラウドのリポジトリは一般に、サードパーティのサービス プロバイダが所有および管理しています。
次に挙げるように、BaaS はスモール ビジネスにとって多くの利点があります。
- 利便性：自動バックアップや継続的バックアップを選べば、以降は手動での操作を行わなくてもバックアップされるように設定できます。
- 高度なセキュリティ基準：データはバックアップ先のサーバーに送信される前に暗号化されます。
- リモート アクセス：クラウド バックアップの場合、データにアクセスするためのインターネット接続さえあれば、いつでも、どこからでも簡単にファイルを復元できます。
- 実用的：他のソリューションと比べても、コスト効率、柔軟性、拡張性に優れています。
- 安心：SaaS 自体が提供するバックアップ システムでは、データが失われた場合に迅速な復元や完全な復元を保証していないこともあります。この点、SaaS ユーザーは BaaS を利用することで安心感が得られます。
外出先でスマートフォンやタブレットを使って仕事をする機会が多い場合は、最適なソリューションになります。クラウド バックアップ サービスは複数のデバイス間で作業内容をすべて同期してくれるので、アイデアがひらめいたときに、手元のデバイスを使って最新状態のプロジェクトに取りかかることができます。
Dropbox Backup
ファイルやデータの保護にクラウド バックアップが適していると感じるなら、Dropbox Backup が理想的なソリューションになるかもしれません。
スモール ビジネスを念頭に設計された Dropbox Backup は、便利なビジネス機能がたくさん用意された BaaS（バックアップとしてのサービス）です。以下のような機能が利用できます。
- システム フォルダのデータを自動でバックアップできます。
- Windows パソコンと Mac の両方に対応しています。「ドキュメント」「ダウンロード」「デスクトップ」などの場所にあるファイルやフォルダを直接 Dropbox アカウントにバックアップできます。
- 自動かつ常時稼働するクラウド型の増分バックアップです。バックアップのたびにファイル全体を処理しなくても、最新の変更点のみを処理することで、バックアップを最新の状態に維持できます。
- Backup に保存されているファイルを新しいパソコンに移行できます。
- 一元的な場所から、バックアップの進捗や履歴を確認したり、特定のファイルの優先順位を上げたりすることができます。
- Backup を設定した後は、対象に指定したフォルダを通常どおり使用できます。そこに含まれているファイルも同様です。ウェブ上でも、スマートフォンでも、操作はいつもと変わりません。
- 失われたファイルを迅速に復元できるので、ディザスタ リカバリ計画の一部を担うことができます。
- 簡単かつシンプルに操作できます。
今すぐビジネスをバックアップ
一見すると、スモール ビジネスで使うクラウド バックアップ ソフトウェア選びは大変そうに感じるかもしれませんが、実は思っている以上にシンプルです。
デジタル ライフを保護し、簡単かつ迅速に復元ができる Dropbox Backup があれば、どんな事態が起きても安心です。