如何使用 Dropbox Paper 简化员工入职流程

正在 Dropbox Paper 上创建的员工入职时间表模板

作为新员工入职工作的负责人,为了让第一天的入职顺利进行,您需要确保一切事务有条不紊,因此面临很大压力。所有员工都指望您来帮助他们快速上手。

“如果员工对如何使用会议室、如何登记福利或何时发放第一份薪资不甚了解,他们就很难全身心地投入工作,为公司创造更多价值,”Dropbox 人力资源运营分析师 Joe Topasna 表示。

一些人力资源专家正在寻找新方法来减少重复性任务,着力打造个性化体验。在 Dropbox 内部,我们的人力资源团队使用 Dropbox Paper 来简化员工入职流程。Paper 是一个协作型工作空间,可有效提升入职流程各个阶段的效率。为了进一步说明实现方法,我们与 Dropbox 内部负责将新员工培养为明星员工的一些同事进行了交谈。

1. 模板化文档

W-4 表格。I-9 表格。国家/地区合规性文档。以这样的方式表达“欢迎您入职”好像没那么激励人心,对吗?幸运的是,我们有办法将一部分文书工作从所有繁杂的文书工作中抽离出来。

每个人力资源专家都知道,入职流程并非总是一成不变。几年前适用的内容在今天可能已不再适用。例如,每个月的福利信息会有所不同。因此,即时更新所有相关文档可能成为一个难题。

但是,每当 Dropbox 人力资源团队与新入职员工分享 Paper 文档时,他们都能确保让新员工看到最新更新,方法就是更新文本或向相关 Paper 文档添加链接。

“有了 Paper,我们就可以在文档中进行更改,而且大家可以实时看到这些更改,因此我们不必发送修订版本,”Dropbox 福利员工体验分析师 Dorena Sanchez 表示。“我们还可以直接在文档中发表评论,让员工查看文档中的不同内容,这对我们的团队很有帮助。我们可以随时更改操作说明。新员工甚至不需要点击“刷新”即可查看这些更改。”

通过使用这些模板,他们不用再为每一批新入职员工重建一整批新文档,从而节省了宝贵时间。当 Dorena 的团队需要重复使用某类文档时,他们会利用 Paper 的“模板化”功能。

Dropbox Paper 中的“模板化”功能

通过 Paper 文档创建自己的模板非常简单。您也可以使用我们提供的现成模板,通过会议笔记、项目计划、创意简报等功能来帮助您的团队快速启动项目。

本周,我们推出了一个全新的员工入职模板(如下所示),供所有公司的人力资源团队使用。该模板专为简化人力资源团队的员工入职工作而设计。目前模板仅提供英文版,很快就会在移动设备上推出。

Dropbox Paper 新员工入职模板

Dropbox Paper 新员工入职模板

2. 提供简易清单

在员工入职的第一天,需要处理的事务有很多,所以很容易遗漏需要完成的任务和对应时间。这就是为什么我们的人力资源团队大量使用清单的原因。借助 Paper,您可以快速制作待办事项列表,向员工分配各项任务,并利用“@提及”功能向他们发送电子邮件通知,告知他们完成任务的最后期限。

显示 Dropbox Paper 清单功能的动画屏幕截图

“我们刚在去年年底实施了这一福利清单,”Dorena 表示。“在此之前,我们需要与员工分享包含多达 60 张幻灯片的演示文稿,并希望他们能够记住其中的每一个细节。”Dorena 表示,她很快意识到这对新员工来说并非易事,特别是在其他团队要求他们注意填写表格的时候。除了所有这些文书工作以外,他们还需要学习新业务。

实施 Paper 文档清单后,Dorena 和她的团队发现,这样做不仅简化了流程,还能帮助新员工将注意力集中在最重要的事务上。“现在,我们会在演示开始前直接说,‘别想记住所有内容。参考清单就够了。’这时,人们会报以笑声,但的确是这样,他们只要记住清单就够了。"

显示 Dropbox Paper 福利清单的屏幕截图

在 Dropbox Paper 中分配任务和设置到期日期

显示 Dropbox Paper 任务分配功能的屏幕截图

3. 增加可见性和透明度

通过 Paper 中的查看者信息功能(如下所示),人力资源团队可以向新员工发送文档,然后查看谁打开了(或没有打开)文档。Dorena 表示,通过这种方式,他们可以确保每个需要跟上进度的员工都能成功收到信息。“有时,员工会问我们这样的问题:‘我在哪里可以找到这些信息?’我们会回复,‘您好像还没有打开这个文档。这个文档能为您提供所需的所有信息。只要按步骤操作,您就不会遗漏任何信息。’”

使用 Dropbox Paper 中的查看者信息功能跟踪进度

显示 Dropbox Paper 查看者信息功能的动画屏幕截图

此外,Paper 可以让任何受邀查看文档的人看到文档编辑的完整过程。被授予编辑权限的团队成员可以对文档进行更改,而且支持两人或多人同时进行。只被授予查看权限的用户可以添加评论,就内容提问或提出更改意见。在评论和回复内容旁的上下文中,还可以看到电子邮件会话中容易遗漏的对话。

在 Dropbox Paper 中添加评论

显示 Dropbox Paper 评论功能的动画屏幕截图

在 Dropbox 内部,我们支持员工在一起共事的过程中互相学习,吸取经验教训,不断成长。Paper 可以帮助新员工快速熟悉业务,他们只需在 Paper 中简单搜索,就能找到整个组织的所有项目文档。

“我们是一家十分透明的公司,也非常愿意和员工分享以往的经验教训,以进一步改善我们的产品,”Joe 表示。“任何人都可以搜索历史资料,我们对此没有任何限制,我们的公司文化就是这样的,员工感觉这样棒极了。新员工会找到我说‘我以前在 XYZ 科技公司工作时,这些信息都是保密的。’这对员工来说是一种全新的体验。”

当然,每家公司的公司文化都不尽相同,对信息的公开程度也有不同的要求。对于那些只想公开某些内容的公司,Paper 允许 IT 管理员通过每个 Paper 文档上的自定义设置来调整谁可以查看文档,以及可以查看哪些文档。

“我在其他非科技公司工作时看到过他们的新员工入职流程,”Dorena 表示。“整个过程涉及各种纸质文件,而且操作步骤很单调。我觉得,这里和其他公司在新员工入职方面的不同之处在于,这里可以实现自动化,且操作步骤更为直观。在其他公司,他们会说,‘这是您登记福利的方式。祝您一切顺利。’而在这里,我们会说,‘这是您登记福利的方式。这是您咨询医生的方式。这是您进行预约的方式。’”

4. 简化新员工咨询响应流程

人力资源团队每天处理的最常见任务之一是响应员工咨询。“我一天可能会收到 30-40 个咨询,”Dorena 表示。“但其中的很多问题都与医疗健康有关,所以很难快速解答。一周可能会收到 40-50 个标准问题,而且这些问题会循环重复出现:‘我如何登记这个项目?’一周后:‘我什么时候可以拿到医疗身份证。’”

“Paper 极大简化了这一流程,过去我们每天需要 3 个小时才能回复完这些问题,而现在只需要 15 分钟,”她表示。“因为这些自动化内容已经非常丰富,所以我们不必重复输入这些相同的信息,也不必为每位员工专门提供定制信息。我只需分享 Paper 文档,然后回复他们‘您可以在这里找到所需信息。’”

邀请团队成员查看共享 Paper 文档

显示如何共享 Dropbox Paper 文档的动画屏幕截图

5. 让枯燥的工作变得轻松有趣

为了让新员工能够更轻松地浏览文档,提高他们的参与度,Dropbox 人力资源团队决定以游戏的形式呈现这个流程。为此,他们制作了一款寻宝游戏,以此来引导新员工完成注册过程,并向他们介绍公司用来协调项目和进行员工间沟通的一个重要工具 — Dropbox Paper。

“我通过寻宝游戏引导员工浏览我们的福利页面和了解 Paper,”Dorena 表示。“我们使用 Paper 文档中的福利信息向他们展示其初始注册信息。然后,我们会向他们发送一份在特定日期之前必须完成的待办事项清单。我认为这很好地体现了协作的价值。因为通过查看者信息功能,您可以看到查看文档的其他新员工的头像和姓名。”

新员工寻宝游戏 Paper 文档

显示 Dropbox Paper 文档中为新员工提供的寻宝游戏的屏幕截图

“我是最近加入的团队,非常喜欢这款寻宝游戏,”Dropbox 生命周期营销经理 Tony Hue 表示。“直到现在,我还因团队没有在寻宝游戏中获胜而惋惜,但这可能的确是快速掌握 Paper 基本操作和熟悉 Dropbox 的最好方式。”

要了解 Dropbox Paper 如何帮助您的团队更轻松地完成新员工入职和其他任务,请访问 dropbox.com/paper

了解 Dropbox 还能为您的人力资源团队做些什么。

联系 Dropbox