作为新员工入职工作的负责人，为了让第一天的入职顺利进行，您需要确保一切事务有条不紊，因此面临很大压力。所有员工都指望您来帮助他们快速上手。
“如果员工对如何使用会议室、如何登记福利或何时发放第一份薪资不甚了解，他们就很难全身心地投入工作，为公司创造更多价值，”Dropbox 人力资源运营分析师 Joe Topasna 表示。
一些人力资源专家正在寻找新方法来减少重复性任务，着力打造个性化体验。在 Dropbox 内部，我们的人力资源团队使用 Dropbox Paper 来简化员工入职流程。Paper 是一个协作型工作空间，可有效提升入职流程各个阶段的效率。为了进一步说明实现方法，我们与 Dropbox 内部负责将新员工培养为明星员工的一些同事进行了交谈。
1. 模板化文档
W-4 表格。I-9 表格。国家/地区合规性文档。以这样的方式表达“欢迎您入职”好像没那么激励人心，对吗？幸运的是，我们有办法将一部分文书工作从所有繁杂的文书工作中抽离出来。
每个人力资源专家都知道，入职流程并非总是一成不变。几年前适用的内容在今天可能已不再适用。例如，每个月的福利信息会有所不同。因此，即时更新所有相关文档可能成为一个难题。
但是，每当 Dropbox 人力资源团队与新入职员工分享 Paper 文档时，他们都能确保让新员工看到最新更新，方法就是更新文本或向相关 Paper 文档添加链接。
“有了 Paper，我们就可以在文档中进行更改，而且大家可以实时看到这些更改，因此我们不必发送修订版本，”Dropbox 福利员工体验分析师 Dorena Sanchez 表示。“我们还可以直接在文档中发表评论，让员工查看文档中的不同内容，这对我们的团队很有帮助。我们可以随时更改操作说明。新员工甚至不需要点击“刷新”即可查看这些更改。”
通过使用这些模板，他们不用再为每一批新入职员工重建一整批新文档，从而节省了宝贵时间。当 Dorena 的团队需要重复使用某类文档时，他们会利用 Paper 的“模板化”功能。
Dropbox Paper 中的“模板化”功能
通过 Paper 文档创建自己的模板非常简单。您也可以使用我们提供的现成模板，通过会议笔记、项目计划、创意简报等功能来帮助您的团队快速启动项目。
本周，我们推出了一个全新的员工入职模板（如下所示），供所有公司的人力资源团队使用。该模板专为简化人力资源团队的员工入职工作而设计。目前模板仅提供英文版，很快就会在移动设备上推出。
Dropbox Paper 新员工入职模板
2. 提供简易清单
在员工入职的第一天，需要处理的事务有很多，所以很容易遗漏需要完成的任务和对应时间。这就是为什么我们的人力资源团队大量使用清单的原因。借助 Paper，您可以快速制作待办事项列表，向员工分配各项任务，并利用“@提及”功能向他们发送电子邮件通知，告知他们完成任务的最后期限。
“我们刚在去年年底实施了这一福利清单，”Dorena 表示。“在此之前，我们需要与员工分享包含多达 60 张幻灯片的演示文稿，并希望他们能够记住其中的每一个细节。”Dorena 表示，她很快意识到这对新员工来说并非易事，特别是在其他团队要求他们注意填写表格的时候。除了所有这些文书工作以外，他们还需要学习新业务。
实施 Paper 文档清单后，Dorena 和她的团队发现，这样做不仅简化了流程，还能帮助新员工将注意力集中在最重要的事务上。“现在，我们会在演示开始前直接说，‘别想记住所有内容。参考清单就够了。’这时，人们会报以笑声，但的确是这样，他们只要记住清单就够了。"
在 Dropbox Paper 中分配任务和设置到期日期
3. 增加可见性和透明度
通过 Paper 中的查看者信息功能（如下所示），人力资源团队可以向新员工发送文档，然后查看谁打开了（或没有打开）文档。Dorena 表示，通过这种方式，他们可以确保每个需要跟上进度的员工都能成功收到信息。“有时，员工会问我们这样的问题：‘我在哪里可以找到这些信息？’我们会回复，‘您好像还没有打开这个文档。这个文档能为您提供所需的所有信息。只要按步骤操作，您就不会遗漏任何信息。’”
使用 Dropbox Paper 中的查看者信息功能跟踪进度
此外，Paper 可以让任何受邀查看文档的人看到文档编辑的完整过程。被授予编辑权限的团队成员可以对文档进行更改，而且支持两人或多人同时进行。只被授予查看权限的用户可以添加评论，就内容提问或提出更改意见。在评论和回复内容旁的上下文中，还可以看到电子邮件会话中容易遗漏的对话。
在 Dropbox Paper 中添加评论
在 Dropbox 内部，我们支持员工在一起共事的过程中互相学习，吸取经验教训，不断成长。Paper 可以帮助新员工快速熟悉业务，他们只需在 Paper 中简单搜索，就能找到整个组织的所有项目文档。
“我们是一家十分透明的公司，也非常愿意和员工分享以往的经验教训，以进一步改善我们的产品，”Joe 表示。“任何人都可以搜索历史资料，我们对此没有任何限制，我们的公司文化就是这样的，员工感觉这样棒极了。新员工会找到我说‘我以前在 XYZ 科技公司工作时，这些信息都是保密的。’这对员工来说是一种全新的体验。”
当然，每家公司的公司文化都不尽相同，对信息的公开程度也有不同的要求。对于那些只想公开某些内容的公司，Paper 允许 IT 管理员通过每个 Paper 文档上的自定义设置来调整谁可以查看文档，以及可以查看哪些文档。
“我在其他非科技公司工作时看到过他们的新员工入职流程，”Dorena 表示。“整个过程涉及各种纸质文件，而且操作步骤很单调。我觉得，这里和其他公司在新员工入职方面的不同之处在于，这里可以实现自动化，且操作步骤更为直观。在其他公司，他们会说，‘这是您登记福利的方式。祝您一切顺利。’而在这里，我们会说，‘这是您登记福利的方式。这是您咨询医生的方式。这是您进行预约的方式。’”
4. 简化新员工咨询响应流程
人力资源团队每天处理的最常见任务之一是响应员工咨询。“我一天可能会收到 30-40 个咨询，”Dorena 表示。“但其中的很多问题都与医疗健康有关，所以很难快速解答。一周可能会收到 40-50 个标准问题，而且这些问题会循环重复出现：‘我如何登记这个项目？’一周后：‘我什么时候可以拿到医疗身份证。’”
“Paper 极大简化了这一流程，过去我们每天需要 3 个小时才能回复完这些问题，而现在只需要 15 分钟，”她表示。“因为这些自动化内容已经非常丰富，所以我们不必重复输入这些相同的信息，也不必为每位员工专门提供定制信息。我只需分享 Paper 文档，然后回复他们‘您可以在这里找到所需信息。’”
邀请团队成员查看共享 Paper 文档
5. 让枯燥的工作变得轻松有趣
为了让新员工能够更轻松地浏览文档，提高他们的参与度，Dropbox 人力资源团队决定以游戏的形式呈现这个流程。为此，他们制作了一款寻宝游戏，以此来引导新员工完成注册过程，并向他们介绍公司用来协调项目和进行员工间沟通的一个重要工具 — Dropbox Paper。
“我通过寻宝游戏引导员工浏览我们的福利页面和了解 Paper，”Dorena 表示。“我们使用 Paper 文档中的福利信息向他们展示其初始注册信息。然后，我们会向他们发送一份在特定日期之前必须完成的待办事项清单。我认为这很好地体现了协作的价值。因为通过查看者信息功能，您可以看到查看文档的其他新员工的头像和姓名。”
新员工寻宝游戏 Paper 文档
“我是最近加入的团队，非常喜欢这款寻宝游戏，”Dropbox 生命周期营销经理 Tony Hue 表示。“直到现在，我还因团队没有在寻宝游戏中获胜而惋惜，但这可能的确是快速掌握 Paper 基本操作和熟悉 Dropbox 的最好方式。”
要了解 Dropbox Paper 如何帮助您的团队更轻松地完成新员工入职和其他任务，请访问 dropbox.com/paper。
