У липні 2021 року в журналі Atlantic вийшла друком стаття під назвою «Чому керівники бояться віддаленої роботи». Її автор кинув виклик усталеним нормам культури на робочому місці та навів аргумент, що ми є свідками неминучої еволюції своїх робочих звичок.
Ця стаття справила неабияке враження в момент публікації, привернувши увагу як керівників, так і їхніх підлеглих. Вона з'явилася в слушний момент, коли працівники прагнули зберегти право на гнучку роботу, а багато керівників хотіли, щоб вони працювали в офісах.
Хоча глобальні локдауни можуть залишитися в минулому, дебати щодо віддаленої роботи тривають і досі. Із одного боку, ми бачимо, як деякі з найвідоміших компаній світу дотримуються політики повернення в офіс. У червні 2022 року Ілон Маск попросив співробітників компанії Tesla повернутися в офіси під загрозою звільнення з компанії, що привернуло увагу провідних ЗМІ.
Водночас роботодавці, які почали використовувати віддалену модель роботи, отримали можливість приймати на роботу більше кандидатів на вакансії, не прив'язані до географічних регіонів.
Тож залишається відкритим запитання: позаяк модель віддаленої роботи дедалі частіше використовується в сучасній офісній культурі, як керівники та команди можуть застосувати її для як ніколи ефективної співпраці?
Ми розглянемо це все в цьому вичерпному посібнику, присвяченому кращому використанню рішень для віддаленої роботи.
Чи є майбутнє у віддаленої моделі роботи?
Перейдімо до суті: якщо ви сподіваєтеся знайти докази того, що експеримент із віддаленою роботою завершився та працівники масово повертатимуться в офіси, ви навряд чи знайдете їх.
Як і прогнозувалося в згаданій вище статті в журналі Atlantic, віддалена робота залишається головною тенденцією культури в робочому середовищі.
І, чесно кажучи, це має сенс. Ураховуючи її переваги, як‑от зменшення обсягу поїздок на роботу чи повна їх відсутність, комфортніше робоче середовище, кращий баланс між роботою та особистим життям тощо, не дивно, що так багато людей обрали модель віддаленої чи гібридної роботи.
Крім того, можливості сучасних технологій дають змогу легко виконувати завдання у віддаленому режимі, коли раніше для цього працівник мав перебувати в офісі. Наприклад, завдяки інструментам підвищення продуктивності Dropbox ви можете як ніколи швидко ділитися проєктами та працювати над ними віддалено.
Хоча ніхто не може бути впевнений у майбутньому, важко уявити повернення до традиційного підходу, що передбачає роботу тільки в офісі.
Переваги віддаленої роботи для компаній
Від віддаленої роботи можуть отримати зиск не лише співробітники, а й компанії та керівники.
Нижче наведено лише деякі переваги, які отримують роботодавці, що впроваджують модель віддаленої роботи.
- Зменшення витрат: позаяк в офісі працює менше людей, ви можете обрати більш компактні офіси за нижчою ціною.
- Сприяння розвитку: завдяки віддаленим працівникам бізнес може швидко розширюватися навіть за межі поточних регіонів без потреби орендувати додаткові офісні приміщення.
- Краща співпраця: завдяки хмарним інструментам співпраці учасники команд ефективніше працюють над документами, обговорюючи їх під час дзвінків або залишаючи відгуки через інші канали.
Тож чому деякі компанії все одно утримуються від віддаленої роботи попри всі її переваги?
Чому деякі компанії не дозволяють співробітникам працювати вдома
Існує низка причин, чому певний керівник або компанія не дозволяють продовжити роботу вдома, що залежать від конкретних випадків.
Ці проблеми зазвичай можна згрупувати за такими трьома категоріями:
- потреба в контролі: керівникам стає важче контролювати свої команди, якщо ті працюють віддалено;
- менша видимість співробітників і, як наслідок, її вплив на відзначення досягнень, підвищення на службі та прихильність;
- культура: дехто непокоїться, що команди, які не зустрічаються особисто, не зможуть ефективно спілкуватися чи співпрацювати.
Чим виправдати роботу вдома
Хочете запровадити модель віддаленої чи гнучкої роботи для своєї команди?
Незалежно від того, чи сподіваєтеся ви переконати своїх колег, керівників або себе, найкращий спосіб раціонально обґрунтувати віддалену роботу — продемонструвати її переваги, показавши шляхи вирішення типових проблем, перелічених у попередньому розділі.
Зокрема, це може допомогти представити рішення як частину дієвої пропозиції. Зважаючи на це, основою ефективної віддаленої роботи є хмарні технології та продуктивні робочі процеси, які вони забезпечують.
Продемонструймо це на прикладі: довгий тиждень наближається до кінця, і ви щойно отримали опис нової ділової пропозиції. Це надто гарна можливість, щоб її пропустити. Проте щоб устигнути до крайнього терміну, вам потрібна допомога фахівців із кожного з відділів компанії протягом наступних 24 годин. У них напружений графік роботи, а термін виконання такий короткий, що зібрати їх в одному місці на нараду просто неможливо. У такому разі слід скористатися хмарними технологіями.
За допомогою хмарного рішення, як‑от Dropbox, ви можете створити єдиний документ із чітким описом плану й клієнта у вступі та розділами для кожного з учасників команди, які міститимуть короткий опис дій, які вони мають виконати.
Завдяки цьому кожному учаснику команди не доведеться збирати всі версії документів, надісланих електронною поштою. Натомість ви можете створити єдиний центральний файл, над яким зможе одночасно працювати вся команда.
Це не лише спростить керування проєктом, але й допоможе кожному учаснику стежити за роботою їхніх колег, а потім відповідним чином адаптувати власні файли. У такому разі системи віддаленої роботи забезпечують як ніколи ефективну співпрацю.
Шукаєте інші джерела натхнення? У нашій спеціальній колекції ресурсів із віддаленої роботи для керівників ви знайдете додаткові рекомендації та перевірені часом ідеї.
Стратегії успішної віддаленої роботи
За допомогою хмарних технологій можна по‑різному створити середовище для ефективної віддаленої роботи.
Віддалена співпраця над документами
Завдяки хмарному сховищу й просторам для співпраці, як‑от Dropbox Paper, команди можуть легко співпрацювати над документами в режимі реального часу.
Такі функції, як відгуки з примітками, прив'язування подій календаря до документів і розширені функції керування спільним доступом, максимально спрощують співпрацю в команді.
Керування підлеглими, які працюють із дому
Для керування співробітниками, які працюють із дому, потрібна певна довіра, але вам як керівнику потрібно бачити ознаки виконання поставлених завдань. Це обсяг і якість виконаної роботи? Показники продуктивності? Чи щось інше?
Замість того щоб витрачати час і енергію на відстеження того, чи ваші підлеглі наразі працюють, зосередьтеся на їхній продуктивності. Порівнюючи продуктивність співробітників із очікуваннями, ви швидко визначите, хто з учасників команди не реалізує свій потенціал на повну.
Завдяки таким інструментам, як інтеграція Dropbox зі Slack і можливість стежити за роботою користувачів у документах у режимі реального часу, ви відчуватимете зв'язок із колегами, навіть коли не під'єднані до них.
Щоб дізнатися про передові методи й отримати поради експертів щодо віддаленого керування командами, перегляньте серію вебінарів «Зіткнення з невідомим» від Dropbox.
Наради та взаємодія з командами у випадку віддаленої роботи
Може бути корисним організувати регулярні наради на кшталт щоденних планерок, під час яких учасники вашої команди зможуть коротко розповісти, над чим вони працюватимуть сьогодні, заощаджуючи максимум часу.
Завдяки інтеграції Dropbox із Zoom ви можете з легкістю проводити регулярні наради та навіть пов'язувати документи Paper із подіями, переглядаючи найновіші статуси й хід виконання проєктів.
І якщо учасники команди не можуть потрапити на наради, у пригоді стануть асинхронні наради, що проводяться за допомогою інструментів для записування, як‑от Dropbox Capture.
Будьте готові до віддаленої роботи з Dropbox
Як би ви не ставилися до віддаленої роботи, вам доведеться зіштовхнутися з нею в тій або іншій формі. Як наслідок, компаніям дедалі частіше потрібно впроваджувати робочі процеси, що передбачають віддалену роботу.