W lipcu 2021 roku magazyn The Atlantic opublikował artykuł „Dlaczego menedżerowie boją się, że przyszłość będzie oparta na pracy zdalnej”. Zakwestionowano w nim ustalone normy kultury miejsca pracy i przedstawiono argument, że jesteśmy świadkami nieuchronnej ewolucji naszych nawyków w pracy.
Artykuł wywarł na czytelnikach spore wrażenie i przyciągnął uwagę pracowników po obu stronach hierarchii zarządzania. Uderzył w czuły punkt – pracownicy chcieli zachować prawo do elastycznej pracy, podczas gdy wielu menedżerów dążyło do przywrócenia pracy stacjonarnej.
Choć globalne lockdowny mogą należeć do przeszłości, debata na temat pracy zdalnej trwa nadal. Z jednej strony widzimy, jak niektóre z najbardziej rozpoznawalnych na świecie firm egzekwują politykę powrotu do biura. Dobitny tego przykład trafił na pierwsze strony gazet w czerwcu 2022 roku, kiedy Elon Musk kazał pracownikom firmy Tesla wrócić do biura. W przeciwnym razie musieli liczyć się z utratą pracy.
Tymczasem pracodawcy, którzy zdecydowali się na pracę zdalną, mają do dyspozycji szerszą pulę potencjalnych kandydatów, bez ograniczeń związanych z miejscem zamieszkania.
Pozostaje więc pytanie – jako że praca zdalna staje się integralną częścią współczesnej kultury pracy, jak menedżerowie i zespoły mogą wykorzystać ją jako okazję do współpracy, która będzie efektywniejsza niż kiedykolwiek wcześniej?
Przeanalizujemy to wszystko w tym wyczerpującym przewodniku, który pozwoli na lepsze wykorzystanie rozwiązań z zakresu pracy zdalnej.
Czy praca zdalna zostanie z nami na zawsze?
Przejdźmy od razu do sedna – jeśli liczysz na znalezienie dowodów na to, że eksperyment z pracą zdalną dobiegł końca i szykuje się masowy powrót do biura, prawdopodobnie ich nie znajdziesz.
Zgodnie z przewidywaniami zawartymi w cytowanym wcześniej artykule opublikowanym na łamach magazynu The Atlantic praca zdalna w dalszym ciągu stanowi filar kultury miejsca pracy.
Nie ma w tym nic dziwnego. Biorąc pod uwagę korzyści, jakie ten model zapewnia pracownikom, takie jak m.in. rzadsze dojazdy do pracy lub ich brak, bardziej komfortowe środowisko pracy czy lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, nic dziwnego, że tak wielu z nich decyduje się na pozostanie przy pracy zdalnej lub hybrydowej.
Co więcej, możliwości współczesnej technologii sprawiają, że zadania można z łatwością wykonywać zdalnie, podczas gdy wcześniej wymagały obecności pracownika w biurze. Na przykład dzięki narzędziom zwiększającym produktywność oferowanym przez Dropbox zdalne udostępnianie i współpraca nad projektami nigdy nie były szybsze.
Nikt nie może być pewien, co przyniesie przyszłość, ale trudno wyobrazić sobie powrót do tradycyjnego modelu, czyli pracy wyłącznie w biurze.
Jakie korzyści odnoszą firmy, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki zdalnie
Na pracy zdalnej mogą skorzystać nie tylko pracownicy, ale także firmy i menedżerowie.
Oto niektóre z zalet, z jakich korzystają pracodawcy, którzy decydują się na pracę zdalną:
- Niższe koszty ogólne – przy mniejszej liczbie osób w biurze można zdecydować się na mniejsze, bardziej przystępne cenowo środowisko biurowe.
- Łatwiejszy rozwój – pracownicy zdalni umożliwiają firmom szybki rozwój bez ograniczeń geograficznych i konieczności zakupu większego biura.
- Skuteczniejsza współpraca – chmurowe narzędzia do współpracy ułatwiają zespołom jednoczesną pracę nad dokumentami, a także omawianie ich podczas połączeń lub za pośrednictwem innych kanałów przekazywania opinii.
Skoro więc można wiele zyskać, dlaczego niektóre firmy się przed tym bronią?
Dlaczego niektóre firmy nie pozwalają na pracę z domu
Istnieje wiele różnych i powiązanych z danym przypadkiem powodów, dla których menedżer lub firma może wahać się, czy pozwolić na kontynuowanie pracy z domu.
Wyzwania te wiążą się zazwyczaj z następującymi trzema kwestiami:
- Potrzeba kontroli – w przypadku pracy zdalnej menedżerom trudniej jest utrzymać kontrolę nad swoimi zespołami i zaufać ich członkom.
- Wgląd w aktywność pracowników – i wynikający z niego wpływ na pochwały, awanse i przychylność.
- Kultura – istnieje obawa, że zespoły, których członkowie nie spotykają się osobiście, nie będą skutecznie współpracować.
Jak uzasadnić pracę z domu
Chcesz wprowadzić w swoim zespole pracę zdalną lub elastyczną?
Niezależnie od tego, czy chcesz przekonać swoich współpracowników, przełożonych, czy samego siebie – najlepszym sposobem na uzasadnienie pracy zdalnej jest wykazanie jej zalet przy jednoczesnym uspokojeniu typowych obaw wymienionych w poprzedniej sekcji.
Przede wszystkim może to pomóc w przedstawieniu rozwiązań jako części propozycji działań. Mając to na uwadze, można uznać, że technologia oparta na chmurze – wraz z umożliwianymi przez nią przepływami pracy – jest podstawą efektywnej pracy zdalnej.
Przeanalizujmy to na przykładzie. Zbliża się koniec tygodnia, a na Twoim biurku właśnie wylądował duży nowy pitch biznesowy. To zbyt dobra okazja, by ją przepuścić, ale jeśli zamierzasz dotrzymać terminu, w ciągu najbliższych 24 godzin do projektu będzie musiał się włączyć specjalista z każdego działu w firmie. Przy ich napiętych harmonogramach i tak krótkim terminie zebranie wszystkich w jednym pomieszczeniu w celu współpracy będzie niemożliwe, chyba że skorzystasz z technologii chmurowej.
Dzięki rozwiązaniu chmurowemu takiemu jak Dropbox możesz stworzyć pojedynczy dokument, w którego wstępie znajdują się jasny brief i kontekst klienta, a dalej sekcje dla poszczególnych członków zespołu z krótkim podsumowaniem tego, co muszą przygotować.
Członkowie zespołu nie muszą już pracować indywidualnie i gromadzić wszystkich wersji przesłanych pocztą elektroniczną – można utworzyć jeden centralny plik, nad którym równolegle pracuje cały zespół.
To nie tylko ułatwia zarządzanie projektami, ale pozwala też każdemu uczestnikowi zobaczyć bieżące efekty pracy innych, a następnie dostosować do nich swój własny przekaz. W tym przypadku systemy pracy zdalnej umożliwiają efektywniejszą współpracę, niż było to możliwe do tej pory.
Szukasz więcej inspiracji? Dodatkowe sprawdzone procedury i wskazówki znajdziesz w naszym zestawie materiałów o pracy zdalnej przeznaczonym dla liderów.
Strategie pozwalające osiągnąć sukces w pracy zdalnej
Istnieje wiele sposobów, w jakie technologia chmury może stworzyć środowisko umożliwiające skuteczną pracę zdalną.
Zdalna współpraca nad dokumentami
Dzięki przechowywaniu w chmurze i przestrzeniom do współpracy takim jak Dropbox Paper zespoły mogą łatwo współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym.
Funkcje takie jak opinie z adnotacjami, łączenie wydarzeń z kalendarza z dokumentami oraz zaawansowana kontrola udostępniania sprawiają, że skuteczna współpraca nigdy nie była łatwiejsza.
Zarządzanie pracownikami pracującymi z domu
Zarządzanie pracownikami pracującymi z domu wymaga pewnego zaufania, ale jako menedżer musisz również identyfikować oznaki, że praca faktycznie jest wykonywana. Czy jest to jej ilość i jakość? Dane dotyczące wydajności? Czy może jeszcze coś innego?
Zamiast poświęcać czas i energię na zastanawianie się, czy pracownicy siedzą przy biurkach, skup się na ich wydajności. Mierząc wydajność swoich pracowników w stosunku do oczekiwań, szybko zauważysz, czy któryś z członków zespołu nie pracuje na miarę swojego potencjału.
Dzięki funkcjom takim jak integracja Dropbox ze Slack i możliwości obserwowania użytkowników w dokumentach w czasie rzeczywistym można poczuć ducha współpracy z członkami zespołu, nawet wtedy, gdy dzieli Was duża odległość.
Aby poznać zaawansowane techniki i wskazówki ekspertów dotyczące zdalnego zarządzania zespołami, skorzystaj z serii webinariów Business as Unusual przygotowanej przez Dropbox.
Spotkania i kontakt z zespołami podczas pracy zdalnej
Pomocne może być zorganizowanie cyklicznego spotkania, np. codziennego stand-upu, podczas którego Twój zespół w jak najkrótszy sposób przedstawi, nad czym będzie danego dnia pracował.
Dzięki integracji Dropbox z Zoom można łatwo prowadzić cykliczne spotkania, a nawet połączyć z wydarzeniem dokument Paper z najnowszym statusem i postępami w realizacji projektów.
Jeśli członkowie zespołu nie mogą uczestniczyć w spotkaniu, można skorzystać ze spotkań asynchronicznych, które są możliwe dzięki narzędziom do nagrywania takim jak Dropbox Capture. W ten sposób każdy może wziąć udział w sesji w dogodnym dla siebie czasie.
Nie obawiaj się pracy zdalnej – przyjmij ją z otwartymi ramionami dzięki Dropbox
Jakkolwiek by na to nie spojrzeć, praca zdalna w takiej czy innej formie już z nami zostanie. Dlatego firmy muszą szybko wprowadzić odpowiednie procesy, które ułatwią prowadzenie działalności w tym modelu.