I juli 2021 publiserte The Atlantic en artikkel med tittelen «Why Managers Fear a Remote-Work Future». Den utfordret de etablerte normene for arbeidskultur og hevdet at vi er vitner til en uunngåelig utvikling av arbeidsvanene våre.
Artikkelen fikk stor oppmerksomhet da den ble publisert, fra medarbeidere på begge sider av ledelseshierarkiet. Den traff på et tidspunkt da medarbeidere ønsket å beholde retten til å jobbe fleksibelt, mens mange ledere forsøkte å få arbeidsstyrken tilbake til kontoret.
Globale nedstengninger kan være en saga blott, men debatten om fjernarbeid raser. På den ene siden ser vi at noen av verdens mest anerkjente selskaper gjennomfører retur til kontoret. Et kjent eksempel på dette havnet i overskriftene i juni 2022, da Elon Musk ga Tesla-ansatte valget mellom å komme tilbake til kontoret eller miste jobben i selskapet.
I mellomtiden har arbeidsgivere som går inn for fjernarbeid fått et bredere utvalg av kandidater når de skal ansette nye medarbeidere, fordi de ikke trenger å begrense seg til nærområdet.
Så da blir spørsmålet – ettersom fjernarbeid får stadig større fotfeste i moderne arbeidskultur, hvordan kan ledere og team bruke det som en mulighet til å samarbeide mer effektivt enn noensinne?
I denne omfattende veiledningen til full utnyttelse av fjernarbeidsløsninger, ser vi nærmere på dette.
Har fjernarbeid kommet for å bli?
Vi sier det som det er – hvis du håper å finne bevis på at fjernarbeidseksperimentet er over og en masseretur til kontoret på vei, kommer du sannsynligvis til å bli skuffet.
Som tidligere nevnte artikkel i The Atlantic spådde, er fjernarbeid fortsatt en fast del av arbeidskulturen.
Og det er forståelig. Med tanke på fordelene det gir de ansatte, blant annet redusert eller ingen pendling, mer komfortable arbeidsmiljøer og bedre balanse mellom jobb og privatliv, er det ikke rart at så mange har valgt å holde seg til fjernarbeid eller en hybrid arbeidskultur.
Dessuten har moderne teknologi egenskaper som gjør det enkelt å utføre oppgaver eksternt i stedet for på kontoret, som tidligere. Med produktivitetsverktøy fra Dropbox går det for eksempel raskere å dele og samarbeide om prosjekter eksternt.
Selv om ingen kan være sikre på hva fremtiden vil bringe, er det vanskelig å forestille seg en retur til den tradisjonelle kontorhverdagen.
Slik drar bedrifter nytte av medarbeidere som jobber eksternt
Det er ikke bare de ansatte som kan dra nytte av fjernarbeid, men også bedrifter og ledere.
Dette er noen av fordelene for arbeidsgivere som legger til rette for fjernarbeid:
- Reduserte faste kostnader – med færre personer på kontoret, kan du velge et mindre og rimeligere kontormiljø.
- Tilrettelegging for vekst – med eksterne medarbeidere kan bedrifter utvide raskere, selv utover gjeldende geografiske begrensninger, uten å gå til anskaffelse av mer kontorplass.
- Økt samarbeid – nettskybaserte samarbeidsverktøy gjør det enkelt for team å jobbe med dokumenter samtidig, mens de diskuterer dem i telefonsamtaler eller andre tilbakemeldingskanaler.
Hvis det er så mye å vinne, hvorfor er enkelte bedrifter avventende?
Derfor lar ikke alle bedrifter medarbeidere jobbe hjemmefra
Det er en rekke årsaker til at en bestemt leder eller bedrift kan være nølende til å tillate fortsatt arbeid hjemmefra, og de kan variere i hvert enkelt tilfelle.
Disse opplevde utfordringene kan vanligvis grupperes i følgende tre temaer:
- Kontrollbehov – ledere synes det er vanskeligere å holde oversikt over og stole på team som jobber eksternt.
- Synligheten til ansatte – og hvordan det virker inn på ros, forfremmelser og velvilje.
- Kultur – kan team som ikke møtes personlig knyttes sammen eller samarbeide på en effektiv måte?
Slik berettiger du jobbing hjemmefra
Ønsker du å introdusere eksternt eller fleksibelt arbeid for teamet ditt?
Enten det er kollegaene dine, lederne eller deg selv du vil overbevise, er den beste måten å berettige fjernarbeid på å tydeliggjøre fordelene samtidig som du forsikrer om at bekymringene vi nevnte i forrige avsnitt er ubegrunnede.
Det kan være særlig nyttig å legge fram løsninger som en del av et gjennomførbart forslag. Med dette i tankene er nettskybasert teknologi – og produktivitetsarbeidsflytene den legger til rette for – ryggraden i effektivt fjernarbeid.
Her er et eksempel som illustrerer dette – en lang uke går mot slutten, og en presentasjon av en ny, stor forretningsidé har nettopp landet på kontorpulten din. Dette er en mulighet du ikke kan gå glipp av, men hvis du skal overholde tidsfristen, trenger du bidrag fra en spesialist fra hver avdeling i bedriften innen 24 timer. De har det travelt, og på så kort varsel vil det være umulig å samle dem i et rom for å samarbeide. Her kommer nettskyteknologi inn.
Med en nettskyaktivert løsning som Dropbox, kan du lage ett enkelt dokument med en tydelig oppsummering og kundekontekst i introduksjonen, etterfulgt av en del for hvert teammedlem med en kort oppsummering av hva de må produsere.
I stedet for å la hvert teammedlem jobbe isolert og deretter prøve å samle alle versjonene som sendes på e-post, kan du ha én enkelt sentral fil som hele teamet jobber med parallelt.
Dette gjør det ikke bare enklere å lede prosjektet, hver enkelt bidragsyter kan også se hva alle andre jobber med i sanntid og tilpasse egne innspill slik at de passer inn. I dette tilfellet legger fjernarbeidssystemer til rette for mer effektivt samarbeid enn det som var mulig før.
Trenger du mer inspirasjon? Du finner beste fremgangsmåter og tankeledelse i samlingen vår med fjernarbeidsressurser for ledere.
Strategier for å lykkes med fjernarbeid
Nettskyteknologi kan legge til rette for å lykkes med fjernarbeid på flere måter.
Fjernsamarbeid om dokumenter
Med nettskylagring og samarbeidsområder som Dropbox Paper er det enkelt for team å samarbeide om dokumenter i sanntid.
Med funksjoner som tilbakemeldinger direkte i teksten, sammenkobling av kalenderhendelser og dokumenter og avanserte delingskontroller, er det enklere enn noensinne å gjøre en best mulig jobb – sammen.
Ledelse av medarbeidere som jobber hjemmefra
Å lede medarbeidere som jobber hjemmefra krever en viss grad av tillit, men som leder må du også vite hvordan du kan se at jobbene blir utført. Er det kvantiteten og kvaliteten på arbeidet som gjelder? Prestasjonstallene? Eller noe annet?
I stedet for å bruke tid og energi på å bekymre deg for om ansatte holder seg på kontorplassen, kan du konsentrere deg om det de leverer. Ved å måle resultatene opp mot forventningene, vil du raskt se om det et teammedlem leverer ikke står i forhold til potensialet.
Med verktøy som Dropbox Slack-integrasjon og muligheten til å se brukere i dokumenter i sanntid, er det lett å føle seg som et samlet team – selv når det ikke er det.
For avanserte teknikker og eksperttips om hvordan du kan lede fjernteam, ta en titt på nettseminarserien Business as Unusual fra Dropbox.
Å møte og interagere med team når du jobber eksternt
Det kan være nyttig å gjennomføre faste møter, for eksempel et daglig ståmøte, der teamet helt kort forteller hva de skal jobbe med den dagen.
Takket være Zoom-integrasjon fra Dropbox er det enkelt å gjennomføre faste møter og til og med koble et papirdokument til arrangementet, med oppdateringer på status og prosjektfremdrift.
Hvis teammedlemmer ikke rekker møter, sørger asynkrone møter – aktivert av innspillingsverktøy som Dropbox Capture – for at alle kan dra nytte av økten når det passer dem.
Ikke vær redd for fjernarbeid – ta det imot med Dropbox
Uansett hvordan du ser på det, er fjernarbeid i en eller annen form kommet for å bli. Derfor blir det avgjørende for bedrifter å ta i bruk en arbeidsflyt som legger til rette for fjernarbeid som et alternativ.